liikekirjeen etiketti

Toimisto-kirjeenvaihto on hyvin erityinen genre, joka sinun on hallittava, jos aiot kiivetä yrityksen tikkaat. Hyvät liikekirjoittamisen taidot palvelevat sinua uskollisesti: ne auttavat sinua kommunikoimaan alaisten, esimiesten ja kumppaneiden kanssa, korostavat koulutustasi ja näkemyksiäsi. Viestinnän tyylin tulee olla hillitty, määrätietoinen, poikkeamatta tietystä aiheesta.

Kaikki viestintä, sekä henkilökohtainen että kirjallinen, on vuorovaikutusta ihmisten kanssa tietojen vaihtamiseksi, vaikutuksen tekemiseksi ja neuvottelemiseksi. Mikään inhimillinen ei ole meille vieras, annamme toisinaan tunteiden purkamisen, mutta liike-elämässä ei pitäisi olla sijaa tunteidemme, luonteenpiirteidemme ja temperamenttimme väkivaltaiselle ilmentymiselle.

Liikeviestinnän tärkeä piirre on, että sitä ei voi katkaista lauseen puolivälissä. Jokaiseen saamaasi kirjeeseen sinun on kirjoitettava vastaus, vaikka et tekisi mieli.Jos saat puhelun etkä ehdi nostaa puhelinta, muista soittaa takaisin. Tietysti kommunikointi joidenkin ihmisten kanssa on epämiellyttävää. Siksi esimiehen pakollisten ominaisuuksien luettelo sisältää stressinkestävyyden.

Liiketapaamisella, puhelinkeskustelulla tai yrityssähköpostin kirjeenvaihdolla on varmasti jokin tarkoitus. Seurauksena on, että osapuolten tulee tehdä johtopäätöksiä, keskustella hankkeesta, sopia strategisesta kumppanuudesta ja niin edelleen.

Kirjallisessa puheessa on ehkä jopa enemmän rajoituksia ja sopimuksia kuin suullisessa puheessa. Kommunikoimalla suoraan keskustelukumppanin kanssa henkilökohtaisessa tapaamisessa voimme painottaa intohimoisesti tätä tai tätä tosiasiaa, selventää jotain, jos keskustelukumppani ei ymmärtänyt meitä. Jos puhevirheitä tapahtuu, voimme korjata sen välittömästi. Mutta liikekirjeessä meidän on oltava erittäin selkeitä ja tarkkoja, jotta sanat eivät tarkoita kaksinkertaista tulkintaa.

Heillä oli tapana sanoa: ”Paperi kestää kaiken”, tarkoittaen, että epäluotettaviakin tosiasioita voidaan kirjoittaa. Olemme sitä mieltä liikekirjeen tulee olla mahdollisimman rehellistä. Muuten, nyt paperikirjeitä lähetetään yhä vähemmän. Periaatteessa he kuljettavat sopimuksia ja muita asiakirjoja. Tässä tapauksessa kirjelomakkeita käytetään todisteena organisaation korkeasta asemasta.

Nykyään yrityskirjeenvaihto tapahtuu useimmiten virtuaalitilassa, ja sillä on omat ominaisuutensa. Kun vuoropuhelu on vasta alkamassa, on tapana kirjoittaa tervehdys etiketin mukaan, esimerkiksi: "Hei, rakas Oleg Sergeevich! ". Ja seuraavassa osoitteessa työpäivän aikana tervehdys voidaan jättää pois.

Kirjallinen viestintä, myös sähköposti, edellyttää kielinormien noudattamista ja moitteetonta lukutaitoa. Loppujen lopuksi kirjeenvaihto paljastaa aukot koulutetulle keskustelukumppanille. Siksi suosittelemme tarkistamaan kirjoitetun erikoispalveluiden avulla, jos et ole täysin varma omasta tiedostasi.

Listaamme yleiset säännöt, jotka edellyttävät sähköisen viestinnän etiikkaa. Ne ovat melko yksinkertaisia, mutta valitettavasti monet laiminlyövät ne:

• jokaisen virkkeen alku kirjoitetaan isolla kirjaimella;
• lauseen loppuun laitetaan piste, jotta luetun merkitys on selvä;
• ongelman selvittämiseen ja ratkaisujen ehdottamiseen on hyödyllistä käyttää luettelomerkittyä tai numeroitua luetteloa;
• selvyyden vuoksi on hyvä käyttää taulukoita, kaavioita, kaavioita;
• älä yritä nimenomaan vaikuttaa älykkäältä, koulutetulta keskustelukumppanilta, älä vaikeuta yksinkertaisia ​​ajatuksia liiallisilla osallistumis- ja partisiipin käännöksillä;
• mitä yksinkertaisemmin ilmaiset ajatuksesi, sitä parempi;
• vaikka jokapäiväisessä puhekulttuurissa vaaditaan ammattikieltä välttämistä, yritysympäristössä ammattislangia ja lainauksia englannista pidetään nykyään hyvänä muotona (mutta älä liioittele!).

On olemassa seuraavan tyyppisiä viestejä:

• myynninedistämistarjoukset;
• kiitospäivä;
• mukana;
• takuu;
• muistutukset;
• varoitukset;
• yhteistyöehdotuksia.

Yleisten sääntöjen lisäksi on tärkeää tuntea joitain yrityskirjoituksen yksityiskohtia.Annamme säännöt, jotka ovat tarkoituksenmukaisia ​​useimmissa tapauksissa.

Sähköpostin alkua kutsutaan otsikoksi. Siinä on organisaation logo. On hyödyllistä, että sinulla on aina käsillä (eli tietokoneen työpöydällä) malli, johon tämä logo on kirjoitettu.

Toisin kuin offline-viestinnässä, nykyaikaiset säännöt eivät velvoita sinua tervehtimään vastaanottajaa, ja voit heti kertoa asian olemuksen kutsumalla häntä nimellä ja isännimellä. Monet kuitenkin jatkavat kirjoittamista viestin alkuun: ”Huomenta! ", "Hei! ", "Hyvää iltaa! ' tai 'Tervehdys'. Ja tässäkään ei ole poikkeamaa normista.

Kirjeen runkoa koskevat vaatimukset viittaavat siihen, että kirjeenvaihdon merkitys piilee siinä. Tekstin jakamista kappaleisiin pidetään hyvänä muotona, merkkinä tarkkaavaisesta asenteesta keskustelukumppania kohtaan. Jokaisessa kappaleessa aiheen yksi tai toinen puoli nimetään ja paljastetaan. Ongelman tunnistamisen lisäksi on tapana ehdottaa tapoja sen ratkaisemiseksi. Niin sanotusti paljastaa liikeidea pienoiskoossa.

Viestin viimeisessä osassa voit ilmaista sekä muodollisia että henkilökohtaisempia tunteita. Sanamuoto "Kunnioittavasti…", "Ystävällisin terveisin..." (englanniksi "parhain terveisin") tai tunteellisempi toive "Have a nice day! ".

Henkilökohtaisessa allekirjoituksessa on välttämätöntä ilmoittaa sukunimi ja etunimi (ja joissakin piireissä myös sukunimi). Siellä pitäisi olla myös puhelinnumeroita, joihin voit soittaa: matkapuhelin ja toimistokaupunki. Viime aikoina sähköinen allekirjoitus yrityksen logolla on tullut muotiin.

Lisälinkki organisaation sähköiseen portaaliin toimii lisämainoksena ja saattaa lisätä liikennettä tälle sivustolle tulevaisuudessa.

Useimmilla toimistotyöntekijöillä on sähköpostilaatikossaan erittäin laaja kirjearkisto. Jotta keskustelukumppani ei hämmentyisi pitkässä kirjeenvaihdossa, on suositeltavaa lähettää kirje vastauksen muodossa. Kun napsautat asianmukaista ruutua kirjeen aiheen alussa, englanninkielinen lyhenne “Re…” tulee näkyviin. Tämä on erittäin kätevää, koska vastaanottaja muistaa välittömästi kirjeenvaihdon etenemisen.

Voit tallentaa koko virtuaalisen viestinnän historian tämän keskustelukumppanin kanssa tai jättää vain viimeiset tai merkittävimmät lainaukset. Nykyaikainen liikeetiketti edellyttää, että vastaat nopeasti sähköposteihin. Loppujen lopuksi vietämme merkittävän osan päivästämme työtietokoneen ääressä. Lisäksi postia voi tarkistaa mobiililaitteista.

Jos viesti on erityisen tärkeä ja kiireellinen, voit kirjoittaa tekstiviestin tai soittaa puhelun muistuttamaan kirjeestä.

Luovien hahmojen joukossa postimerkkien käyttöä ei hyväksytä, ja lisäksi sitä pilkataan ja tuomitaan. Mutta liikekirjeenvaihdossa postimerkit auttavat heijastamaan vakiotilanteita.

On hyödyllistä olla virtuaalinen säästöpossu, jossa on joukko ilmauksia ja lauseita. Strukturoitu viestintä, toimistotyö ja muodollisten asioiden ratkaisu rakentuvatkin näiden kliseiden varaan. Sympatiaa ilmaisee esimerkiksi liikevaihto "Valitettavasti meidän on ilmoitettava sinulle ...".Arvostuksen tunne näkyy tässä velvollisuuskaavassa: "Kiitos korvaamattomasta panoksesta...". Ja lopuksi ilo: "Olemme ylpeitä voidessamme ilmoittaa, että ...". Mutta viimeinen lause: "Odotamme hedelmällistä yhteistyötä jatkossa" ilmaisee toivoa uusista liikekontakteista.

Joten puhuimme liikekirjeen etiketistä. Nämä säännöt ovat välttämättömiä, jotta viestintä olisi mahdollisimman mukavaa ja hedelmällistä. Käytä niitä ja näet, että työsi palvelussa on sujunut mutkattomasti!

Lisätietoja liikekirjeen, mukaan lukien sähköpostin, säännöistä on seuraavassa videossa.