Yritysviestinnän vaiheet

Viestintä on ihmisten välistä vuorovaikutusta, joka sisältää tiedon vaihdon, arvioinnin ja ymmärtämisen. Liikeviestinnässä käytetään tiettyjä normeja ja sääntöjä, jotta kumppanien vuorovaikutus olisi mahdollisimman mukavaa. Oikean järjestyksen huomioon ottaminen, joka koostuu liikeviestinnän välttämättömien vaiheiden tarkkailusta, takaa halutun tuloksen saavuttamisen, mikä on molempien kumppanien parempi.

Liikeviestintä on monivaiheinen prosessi, jossa luodaan ja kehitetään edelleen ihmisten välisiä suhteita tiettyihin tarpeisiin liittyen. Tämä prosessi sisältää tärkeän tiedon siirron, vuorovaikutuksen käsitteen kehittämisen, keskustelukumppanin havainnon ja ymmärtämisen.

Yritysviestinnässä on useita ominaisuuksia, joiden tunteminen auttaa ymmärtämään tämäntyyppisen vuorovaikutuksen olemuksen:

• Maineen arvo. Liiketoiminnassa yrityksen kasvot ovat sen maine, joka on perusta, jolle yrityksen tuleva menestys rakentuu.Tästä syystä yritysviestinnän tarkoituksena on ylläpitää ja suojella sitä.
• Selkeyttä ja tarkkuutta. Selkeä ja tarkka tavoitteiden määrittely varmistaa tehokkaan ammatillisen kehittymisen, joka edistää nopeaa itseorganisaatiota ja vastuunmuodostusta.
• Yhteistä toimintaa, joka hyödyttää molempia osapuolia. Liiketoiminnassa ei voi huolehtia vain toisen osapuolen hyvinvoinnista. Kumppanien yhtenäisyys ja molempia osapuolia hyödyttävä asema takaavat menestyksen ja erinomaiset tulokset molemmille osapuolille.

Yritysviestinnän tulos riippuu siitä, kuinka huolellisesti itse prosessi on organisoitu. Yritysviestinnän rakenteessa voidaan erottaa tietyt vaiheet. Tällaisen viestinnän pääkohtien ja kutakin vaihetta vastaavien käyttäytymisnormien tuntemus auttaa saavuttamaan vaalitun tavoitteen.

Tämä vaihe sisältää kokouksen suoran järjestämisen. Ensimmäisessä vaiheessa on tarpeen laatia suunnitelma, jossa on erityisiä kysymyksiä ja useita vaihtoehtoja ongelman ratkaisemiseksi. On tarpeen analysoida neuvottelukumppanin näkökulmia ja valita edullisin suhdestrategia; keskustelun lopputulos on suositeltavaa ennustaa. Valmisteluvaiheen päättävät organisatoriset hetket: tapaamispaikan ja -ajan nimeäminen.

Keskustelukumppanin psykologinen muotokuva, joka kehittyy silmissäsi, riippuu tietyistä olosuhteista, tutustumisen kestosta, muilta työntekijöiltä saaduista tiedoista henkilöstä. Verbaaliset ja ei-verbaaliset käyttäytymistoimet erotetaan, mikä mahdollistaa keskustelukumppanin psykologisen muotokuvan laatimisen:

• puhetapa (sisältö, johdonmukaisuus, kesto, ilmaisu ja puheen piirteet);
• eleet ja ilmeet;
• erityiset toimet (henkilön liikkeet ja asennot, keskustelukumppanien välinen etäisyys, kosketukset);
• kehon liikkeet (kosketus, taputus, silittäminen).

Tärkeä tehtävä psykologisen muotokuvan luomisessa on keskustelukumppanin ulkonäön tutkiminen. Näitä ovat pukeutumismieltymykset, siisteys, siisteys ja ulkonäön moitteettomuus, muotisuuntien noudattaminen tai niiden laiminlyönti, muiden ihmisten käyttämien vaatteiden kopiointi.

Työntekijän psykologisen muotokuvan määrittämiseksi on keskityttävä hänen persoonallisuutensa:

• luonne (intressit, periaatteet, suunnitelmat, mieltymykset);
• käyttäytyminen (pätevyys, elämäntaidot, työkokemus);
• persoonallisuuden henkinen puoli (älyllisen, kognitiivisen ja emotionaalisen sfäärin prosessien ja ominaisuuksien ainutlaatuiset piirteet);
• sosiaaliset ja psykologiset näkökohdat (status, sosiaalinen rooli, elämäntapa ja työn erityispiirteet);
• biopsyykkiset ominaisuudet (temperamentti, keskustelukumppanin sukupuoli ja ikä, terveydentila);
• kontaktin muodostus.

Liikeviestinnän luomiseksi on tarpeen luoda ilmapiiri, joka edistää vakavaa keskustelua, jossa osoitetaan kumppanille hyvä tahto ja kiinnostus. Tätä helpottaa pehmeä hymy, kohtelias tervehdys ja tauko, joka tarjoaa keskustelukumppanille mahdollisuuden liittyä keskusteluun ja osallistua siihen suoraan.

Tavallinen keskustelu alkaa seuraavien toimien toteuttamisella: tavoitteiden paljastaminen, kumppanien suoritus sekä toisella että toisella, aiheen ilmaiseminen, keskustelun vetäjän esittely, asian tutkimismenettelyn ilmoittaminen.

Tämä vaihe on pakollinen sopivan neuvottelusuunnitelman määrittämiseksi ja kumppanin kiinnostuksen lisäämiseksi vuorovaikutusta kohtaan. Tätä menettelyä voidaan helpottaa vitsillä, joka olisi sopiva paikkaan ja aikaan.

Sinun tulee myös päättää rooleista, joita osapuolet hoitavat liikeviestinnässä. Prosessin kiihtymistä helpottaa kumppanin jäljittely, hänen asennon peiliheijastus, plastisuus, äänen sävy, eleet. Jonkin ajan kuluttua (5-10 minuuttia) on mahdollista siirtyä ehtojen ilmoittamiseen. Tämä vaatii tasavertaisia ​​paikkoja. Voit siirtyä toiseen asentoon, mikä ilmenee ei-verbaalisella viestinnällä.

Tässä vaiheessa tulisi painottaa yhtäläisyyksiä erojen sijaan. Tämän ansiosta neuvottelut auttavat saavuttamaan halutun tuloksen. Ratkaisemattomien erimielisyyksien sattuessa on suositeltavaa siirtyä neutraaliin asentoon, mikä ei edellytä oman arvioinnin asettamista.

Muista, että tarvitaan vahvoja argumentteja. Tässä tapauksessa on noudatettava tiettyjä sääntöjä:

• Ajatukset tulee esittää yksinkertaisilla, ymmärrettävillä, tarkoilla ja vakuuttavilla lauseilla.
• On asianmukaista mukauttaa argumentit kumppanin persoonallisuuden mukaan.
• On toivottavaa, että esität todisteesi selkeästi ja ytimekkäästi.
• Kun puhut ongelmasta, sinun on oltava luja: et voi antaa periksi, jos olet varma mielipiteestäsi.
• Aina tulee olla yksi painava todiste opinnäytetyön tueksi (jos keskustelukumppani alkaa epäillä päätöstä).
• On suositeltavaa käyttää luotettavia tosiasioita, jotka auttavat keskustelukumppania tekemään päätöksen viipymättä.
• Älä anna periksi, ennen kuin kumppani lopulta vahvistaa kieltäytymisensä.
• Sinun tulee käyttää vakuuttavimpia argumentteja asemasi puolesta ja yrittää ilmaista ajatuksiasi siten, että he ovat täysin kiinnostuneita keskustelukumppanista.

Vuorovaikutuksessa on aina vaikea välttää erilaisia ​​keskusteluja. Päätehtävä, joka on käsiteltävä tällaisessa tilanteessa, on todistaa kumppanille, että olet oikeassa (poistamalla epäilykset, määrittämällä vastustuksen motiivit, puolustava reaktio, harkitsemalla taktiikoita). Samanaikaisesti kategorisia tuomioita tulisi välttää, muuten kaikki muuttuu päinvastaiseksi.

Jos saavutat ymmärryksen, jatkovuorovaikutus ei aiheuta vakavia vaikeuksia. Sen jälkeen sinun on löydettävä yhteinen etu. Anna kumppanillesi mahdollisuus tehdä aloite.

On tarpeen valvoa hänen osallistumistaan ​​halutun tavoitteen saavuttamiseen.Jos oma päätöksesi on paljon vahvempi kuin keskustelukumppanin, sinun tulee harkita huolellisesti hänen ehdotustaan ​​ja selittää, miksi idea on viimeisteltävä, millä perusteella on kannattavampaa ottaa erilainen kanta.

Muotoillut kriteerit tulee kääntää lopulliseen versioon. Sen jälkeen sinun on aloitettava sopimus. On suositeltavaa kuvata tarkemmin kummankin osapuolen ottamat velvoitteet. Heti kun päätös on tehty, keskustelukumppanille osoitettu kiitollisuus on asianmukaista.

Yritysviestinnän viimeisellä vaiheella on erittäin tärkeä rooli, joten siihen tulisi kiinnittää yhtä huomiota kuin kaikkiin edellisiin. Lopullisella lausunnolla on vaikutusta keskustelukumppanin imagoon kokonaisuutena ja kumppanuuksiin, joita tällä hetkellä ylläpidetään ja suunnitellaan tulevaisuutta varten. Hyväntekeväisyyttä, kunnioitusta ja tahdikkuutta tulee silti osoittaa.

Liikeviestinnästä on hyötyä ja taataan hyvät tulokset käytettynä seuraavat säännöt ja ohjeet:

• Juomia (tee, kahvi) tarjotaan omistajan harkinnan mukaan tai pitkien neuvottelujen aikana.
• Älä soita puheluita liikeneuvottelujen aikana. On parempi sammuttaa puhelin tällä kertaa. On tarpeen osoittaa kunnioitusta kumppania ja yleistä liiketoiminnallista menettelyä kohtaan.
• Tiloista poistuminen neuvottelujen aikana on kielletty. Poikkeustapaus on lääketieteellisen avun tarve.
• Työkirjanpito on tervetullutta, sillä se korostaa kiinnostusta ja tarkkaavaisuutta kumppania kohtaan.
• Hyvän maun merkki on olla kysymättä kumppanin liikesalaisuuksia koskevia kysymyksiä.Tämä auttaa välttämään hankaluutta ja hankalaa asentoa.

Katso seuraava video tärkeistä yritysviestinnän taidoista.