Ärisuhtluse psühholoogia

Tänapäeva ärimeestel on klientide, kolleegide ja teiste sidusrühmadega suhtlemiseks palju võimalusi. Ärisuhtluse olemuse mõistmine võib aidata teil saavutada ettevõtte eesmärke ja igapäevast juhtimist.

Psühholoogias tähendab mõiste "suhtlemine" inimestevahelist infovahetust ühise sümbolisüsteemi kaudu. See suhtluse määratlus sisaldab kahte aspekti:

• Esiteks on see, mida edasi antakse, näiteks faktid, tunded, ideed jne. See tähendab, et suhtluse käigus peab keegi edastatud teabe vastu võtma.
• Teiseks rõhutab ülaltoodud määratlus suhtlusprotsessis mõistmise elementi. Arusaamine saavutatakse alles siis, kui sõnumi saaja saab sellest aru samas mõttes kui saatja. Seega on sõnumi õigel tõlgendamisel suur tähtsus.

Ärisuhtlus on äriga seotud teabe, faktide ja ideede vahetamine. Praegusel globaliseerumisajastul nõuab iga suur või väike ettevõte korralikku ärisuhtlust nii ettevõttesiseselt kui ka väliselt.

Ärisuhtluse peamised omadused hõlmavad järgmisi komponente:

• Segmenteerimine. Isegi väikestes organisatsioonides oleks ekslik eeldada, et kõigil töötajatel on ärisuhtluses samad vajadused, huvid ja soovid. Tõhus ärisuhtlus on segmenteeritud, et vastata konkreetsete sihtrühmade vajadustele. Näiteks on halduskeskkonnas töötavatel töötajatel erinevad vajadused ja erinev juurdepääs teabele kui tootmiskeskkonnas töötavatel töötajatel.
• konkreetsus. Tõhus ärisuhtlus peab olema konkreetne ja mida konkreetsem see on, seda rohkem sobib see enda spetsiifikaga.
• Täpsus. Kui teave on ebatäpne, kaob usaldusväärsus. Ka selle teabe saatja kaotab usalduse. Tõhus ärisuhtlus peab olema täpne nii edastatava sisu kui ka lihtsate asjade osas, mis hõlmavad grammatikat, õigekirja ja kirjavahemärke.
• Õigeaegsus. Töötajad peavad olema teadlikud sellest, mis toimub nende organisatsioonis ja väliskeskkonnas, kuidas see neid mõjutab. Töötajatega õigeaegne suhtlemine on keerulisem kui kunagi varem, kuid see on tõhusa ärisuhtluse jaoks hädavajalik.

• Korratavus. Kui sõnum saadetakse ainult üks kord, ei saa te olla kindel, et see on adressaadini jõudnud. Tõhus ärisuhtlus nõuab sagedast suhtlemist, et kõigil töötajatel oleks neile vajalik teave. Lisaks vahetuvad töötajad, ühed lahkuvad, teised astuvad ettevõttesse ning kõik see nõuab info uuendamist.
• Mitme kanaliga. Ettevõtetel on palju suhtluskanaleid, alates traditsioonilistest (trükk, teadetetahvlid, koosolekud) kuni uuteni (e-post, ajaveebid, suhtlusvõrgustikud).Kõiki neid kanaleid tuleb kasutada selleks, et töötajad saaksid infot erinevates tingimustes.
• Vahetus. Eksperdid ütlevad, et näost näkku suhtlemine on endiselt kõige tõhusam ja seda tuleks võimalusel kasutada. Muidugi võib see väga suurtes organisatsioonides osutuda keeruliseks, kuid isegi siis võivad alternatiivid hõlmata videokonverentse või veebiseminare.
• Tagasiside olemasolu. Töötajatel peaks olema võimalus jagada oma tagasisidet, arvamusi ja mõtteid juhtide ja tööandjatega. Kahepoolne suhtlus on tõhus nii töötajatele kui ka tööandjatele.

Mõnikord peate töötama kellegagi, kes teile ei meeldi või lihtsalt ei talu. Kuid oma töö huvides on oluline säilitada nendega hea ärisuhe. Sel juhul proovige inimest paremini tundma õppida. Tõenäoliselt teab ta hästi, et ta sulle ei meeldi, seega tee esimene samm: alusta konfidentsiaalset vestlust või kutsu ta koos õhtusöögile. Keskenduge vestluse ajal ühiste asjade otsimisele: küsige perekonna, huvide, varasemate õnnestumiste kohta.

Ettevõttekultuur on eduka ärisuhtluse jaoks hädavajalik. See aitab kaasa ärietiketi hoidmisele tööl, lisaks näitavad selle valdkonna uuringud otsest seost ettevõtte kultuuri ja ettevõtete käibe vahel.

Eksperdid nimetavad kuus ärisuhtluse psühholoogilist põhiprintsiipi:

• Vastastikkus. Vastastikkus äris tähendab vastastikuseid ootusi väärtuse vahetamisel. Kui üks inimene annab midagi, siis eeldatakse, et ka saaja annab midagi vastu. Vastastikusus loob partnerite vahel usaldust ja nende suhe areneb paremuse poole.
• Veenvus. Toote, trendide ja läbirääkimiste tulemuste tundmine muudab teid palju veenvamaks. Partneri usalduse võitmiseks on oluline näidata oma teadlikkust.
• kohustuslik. Täitke alati oma kohustusi, mitte ainult kirjalikult, vaid ka suuliselt. Pidage meeles, et isegi käepigistus on kokkuleppe märk. Kui teil on raske meeles pidada, mida te ühel või teisel ajal ütlesite, kirjutage see üles. Jätad siduva inimese mulje.
• Järjekord. Olge oma tegudes ja tegudes alati järjekindel ning ärge kunagi muutke oma äripõhimõtteid.
• Konsensuse poole püüdlemine. Konsensus eeldab, et kõik teevad otsuse ja seda toetavad ning mõistavad selle tegemise põhjuseid. Konsensus on võimalik partnerite vahel, kui neil on ühised väärtused ja eesmärgid ning nende vahel on kokkulepe konkreetsetes küsimustes ja ühine suund.
• Isiklik kiindumus. Suure tõenäosusega suhtleme nende inimestega, kes annavad selgelt mõista, et me neile meeldime ja kelle juuresolekul tunneme end olulisena. Füüsiline atraktiivsus mängib selles oma osa, kuid sarnasus on samuti väga tõhus. Pöördume nende inimeste poole, kes on meiega sarnased riietuse, vanuse, sotsiaal-majandusliku staatuse poolest.

Suhtlemine on eetiline, kui see on otsene, aus ja vastastikune.Kui suhtlemine on mõeldud tõe varjamiseks või teisele inimesele kahjustamiseks, ei saa see olla eetiline.

Kuigi eetika pole sama mis moraal, on nende kahe mõiste vahel tugev seos: moraal on ideed selle kohta, mis on õige ja vale, ning eetika on käitumispõhimõtted, mida mõjutavad moraalsed tõekspidamised. Seetõttu sõltub suhtluse eetika suuresti moraalsetest põhimõtetest:

• Ausus. Üldiselt on eetiline suhtlemine aus suhtlemine. Kuigi on aegu, mil oleks eetilisem valetada, näiteks väidetavale tapjale, potentsiaalse ohvri asukoha kohta, on need juhtumid pigem erand kui reegel. Pealegi on ausus midagi enamat kui lihtsalt tõde; see tähendab olla avatud, anda vabatahtlikult teavet, mis teil on, isegi kui see ohustab teie enda lühiajalisi huve. Usaldus inimeste vastu on tihedalt seotud aususega. Usalduskeskkonna loomine on tee eetilisele suhtlusele ärikeskkonnas.
• avatus. Avatus on üks eetilise suhtluse võtmepunkte. Suhtlemisel tähendab see avatud olemist erinevatele ideedele ja arvamustele, samuti valmisolekut oma arvamust avaldada, isegi kui te ei oota, et neid aktsepteeritakse.

• Lojaalsus. Ärisuhtlemise kontekstis tähendab lojaalsus vajaliku aja ja ressursside eraldamist küsimuste igakülgseks arutamiseks. Alles siis on kõigil võimalus olla ära kuulatud.
• Konsensuse saavutamine. Eetiline suhtlus on pigem eesmärgile kui staatusele orienteeritud. Suhtlemisstiil, kus erinevad grupid ühinevad vastandlikeks leerideks ja juhinduvad eelkõige oma huvidest, ei aita organisatsioonile tervikuna midagi kaasa. Organisatsiooni eetiline on suhtlusstiil, kus inimesed otsivad konsensust, mitte vastuseisu, ja on keskendunud sellele, et teha ettevõtte heaks kõik, mida nad suudavad. Seega, kuna organisatsiooni abistamine on moraalne kohustus, on konsensuse saavutamine eetiline suhtlusstiil.

Arvatakse, et vestluspartnereid on kuus peamist tüüpi. Olulisteks vestlusteks paremaks valmistumiseks on oluline teada, mis tüüpi te olete:

• peegeldav. Olete peegeldav vestluskaaslane, kui tunnete suhtlusprotsessis partneri meeleolu. Teie kõne on pehme, rahulik, olete tundlik, mõistate vestluskaaslast ja teile meeldib luua suhteid teiste inimestega.
• Kohtunik. Olete kohtuniku tüüpi vestluskaaslane, kui analüüsite teemasid ja probleeme, selgitate välja põhipunktid ja seejärel selgitate neid tõhusalt teistele. Sa juhid vestlust ja juhid seda otse ja veenvalt.
• Üllas. Oled "üllas" vestluskaaslase tüüp, kui sulle meeldib avatud suhtlemine ja teistel inimestel on sinuga lihtne suhelda. Oled ka keskendunud ja lähed alati otse eesmärgi poole.
• MP. Asetäitja tüüpi vestluskaaslane on diplomaatiline ja kasutab konfliktide lõpetamiseks suhtlust. Ta on ka leebe, võluv ja paneb inimesed end mugavalt tundma.
• Sokrates. Sokratese tüüpi vestluskaaslane oskab hästi probleeme lahendada ja teisi veenda, talle meeldivad pikad vaidlused.Ta on üksikasjalik ja hästi informeeritud ning tema arvamust hindavad teised.
• Ametlik. Seda tüüpi vestluspartnerid kasutavad suhtlemist oma unistuste elluviimiseks ning tööl ja kodus edukaks saamiseks. See on kaval ja strateegiline mõtleja.

Eksperdid ütlevad, et on neli peamist suhtlusstiili: analüütiline, intuitiivne, funktsionaalne ja isiklik. Ükski suhtlusstiil pole oma olemuselt parem kui teine. Kuid konkreetse sihtrühma jaoks vale suhtlusstiili valimine võib põhjustada probleeme:

• Analüütiline stiil. Analüütiline suhtlus hõlmab kõvade andmete ja reaalarvudega tegelemist. Selles stiilis suhtlevad inimesed väldivad rääkides tunnete ja emotsioonide näitamist. Analüütilise suhtlusstiili suur pluss on see, et suudad probleeme loogiliselt ja kiretult analüüsida. See tähendab, et inimesed näevad, et olete hästi informeeritud ja teil on suur analüütiline kogemus. Analüütilise suhtlusstiili potentsiaalne negatiivne külg on see, et teid võidakse pidada külmaks või tundetuks.
• Intuitiivne stiil. Intuitiivses stiilis suheldes eelistad võtta tervikpilti ja vältida detaile, kartes neisse takerduda. See võimaldab teil jõuda probleemi tuumani, mitte seda etapiviisiliselt läbida. Selle stiili eeliseks on see, et suhtlete kiiresti ja täpselt, süvenedes hõlpsalt suurtesse ja keerukatesse probleemidesse. Olukorras, mis tõesti nõuab detaile, ei pruugi sul aga kannatust jätkuda.

• funktsionaalne stiil. See stiil eeldab metoodilisust, detailplaneeringute olemasolu, täpseid tähtaegu. Sellises stiilis suhtlevad inimesed on head esinejad, kes ei jäta kunagi millestki ilma.Funktsionaalse suhtlusstiili potentsiaalne negatiivne külg on see, et võite kaotada oma publiku tähelepanu, eriti kui räägite intuitiivsete vestluskaaslastega.
• Isiklik stiil. Isiklikus stiilis suheldes tunned partneriga emotsionaalset sidet ja see võimaldab teada, mida ta tegelikult arvab. Oled hea kuulaja ja hea diplomaat, oskad konflikte siluda, hoiad häid suhteid paljude inimestega. See stiil võimaldab teil luua sügavaid isiklikke suhteid. Inimesed pöörduvad sageli teie poole, sest suudate erinevaid gruppe kokku viia. Selle suhtlusstiili miinus on see, et mõnikord võite häirida analüütilist tüüpi vestluskaaslasi, kellele meeldivad kõvad numbrid ja loogilised arutelud.

Kõige olulisemate ärisuhtlusoskuste kohta vaata järgmist videot.