ärikirjavahetuse etikett

Kontori kirjavahetus on väga eriline žanr, mida peate valdama, kui kavatsete ettevõtte redelil ronida. Hea ärialane kirjutamisoskus teenib teid ustavalt: need aitavad teil suhelda alluvate, ülemuste ja partneritega, rõhutavad teie haridust ja väljavaateid. Suhtlemisstiil peaks olema vaoshoitud, eesmärgipärane, etteantud teemast kõrvale kaldumata.

Igasugune suhtlus, nii isiklik kui ka kirjalik, on suhtlemine inimestega teabe vahetamiseks, mulje avaldamiseks ja läbirääkimisteks. Miski inimlik pole meile võõras, me anname mõnikord emotsioonidele õhku, kuid ärisfääris ei tohiks olla kohta meie tunnete, iseloomuomaduste ja temperamendi vägivaldsel väljendamisel.

Ärisuhtluse oluline tunnus on see, et seda ei saa lause keskel katkestada. Iga saadetud kirja kohta peate kirjutama vastuse, isegi kui te seda ei viitsi.Kui teile helistatakse ja teil pole aega telefoni võtta, helistage kindlasti tagasi. Muidugi on suhtlemine mõne inimesega ebameeldiv. Seetõttu on juhi kohustuslike omaduste nimekirjas stressitaluvus.

Ärikohtumisel, telefonivestlusel või tööalase e-kirjavahetusel on kindlasti mingi eesmärk. Sellest tulenevalt peavad osapooled tegema järeldused, arutama projekti, leppima kokku strateegilises partnerluses jne.

Kirjalikus kõnes on ehk isegi rohkem piiranguid ja kokkuleppeid kui suulises kõnes. Vestluskaaslasega vahetult, isiklikul kohtumisel suheldes saame sellele või teisele faktile intonatsiooniliselt rõhuda, midagi täpsustada, kui vestluskaaslane meist aru ei saanud. Kui tekib kõneviga, saame selle kohe parandada. Kuid ärikirjas peame olema äärmiselt selged ja täpsed, et sõnad ei tähendaks topelttõlgendust.

Nad ütlesid: "Paber peab kõike vastu," vihjates sellele, et isegi ebausaldusväärseid fakte saab kirjutada. Oleme seda meelt äriline kirjavahetus peaks olema võimalikult aus. Muide, nüüd saadetakse paberkirju järjest vähem. Põhimõtteliselt veavad nad lepinguid ja muid dokumente. Sel juhul kasutatakse kirjaplanke organisatsiooni kõrge staatuse tõendina.

Tänapäeval toimub äriline kirjavahetus enamasti virtuaalses ruumis ja sellel on oma eripärad. Kui dialoog alles algab, on tavaks kirjutada etiketi järgi tervitus, näiteks: “Tere, kallis Oleg Sergejevitš! ". Ja järgneval aadressil tööpäeva jooksul võib tervituse ära jätta.

Kirjalik suhtlus, sh e-kirja teel, eeldab keelenormidest kinnipidamist ja laitmatut kirjaoskust. Lõppude lõpuks paljastab kirjavahetus teie lüngad haritud vestluskaaslasele. Seetõttu soovitame kirjapandut kontrollida eriteenistuste abiga, kui te pole oma teadmistes täiesti kindel.

Loetleme üldreeglid, mis nõuavad elektroonilise suhtluse eetikat. Need on üsna lihtsad, kuid kahjuks jätavad paljud need tähelepanuta:

• iga lause algus on suurtähtedega;
• fraasi lõppu pannakse punkt, et loetu tähendus oleks selge;
• probleemi lahendamiseks ja lahenduste soovitamiseks on kasulik kasutada täpp- või nummerdatud loendit;
• selguse huvides on hea kasutada tabeleid, graafikuid, diagramme;
• ärge püüdke konkreetselt näida intelligentse, haritud vestluskaaslasena, ärge komplitseerige lihtsaid mõtteid liigsete osalus- ja osastava pööretega;
• mida lihtsamalt oma mõtteid väljendate, seda parem;
• kuigi igapäevane kõnekultuur nõuab žargooni vältimist, peetakse ärikeskkonnas erialast žargooni ja laene inglise keelest nüüd heaks vormiks (aga ärge üle pingutage!).

On järgmist tüüpi sõnumeid:

• sooduspakkumised;
• tänupüha;
• kaasaskäiv;
• garantii;
• meeldetuletused;
• hoiatused;
• koostööettepanekuid.

Lisaks üldreeglitele on oluline teada mõningaid ärikirjutamise üksikasju.Anname reeglid, mis on enamikul juhtudel asjakohased.

Meili algust nimetatakse päiseks. Sellel on organisatsiooni logo. Kasulik on alati käepärast (st arvuti töölaual) olla mall, kuhu see logo sisestatakse.

Erinevalt võrguühenduseta suhtlusest ei kohusta tänapäevased reeglid adressaati tervitama ning saate kohe asja olemuse välja öelda, kutsudes teda nime ja isanime järgi. Paljud aga jätkavad sõnumi alguses kirjutamist: “Tere hommikust! ", "Tere! ", "Tere õhtust! " või "Tervitused." Ja ka selles pole normist kõrvalekallet.

Kirja sisule esitatavad nõuded viitavad sellele, et kirjavahetuse tähendus peitub selles. Teksti lõikudeks jagamist peetakse heaks vormiks, märgiks tähelepanelikust suhtumisest vestluspartnerisse. Igas lõigus nimetatakse ja avalikustatakse teema üks või teine ​​aspekt. Lisaks probleemi väljaselgitamisele on tavaks pakkuda välja viise selle lahendamiseks. Nii-öelda äriidee miniatuuris paljastamiseks.

Sõnumi lõpuosas saate väljendada nii formaalseid kui ka isiklikumaid tundeid. Sõnad “Austusega…”, “Parimate soovidega…” (inglise keeles “parimate soovidega”) või emotsionaalsem soov “Ilusat päeva! ".

Isiklikus allkirjas on kohustuslik märkida perekonnanimi ja eesnimi (ja mõnes ringis ka isanimi). Samuti peaksid olema telefoninumbrid, millele saate helistada: mobiil- ja kontorilinn. Viimasel ajal on moodi tulnud ettevõtte logoga elektrooniline allkiri.

Täiendav link organisatsiooni elektroonilisele portaalile toimib täiendava reklaamina ja võib tulevikus selle saidi liiklust suurendada.

Enamiku kontoritöötajate e-postkastis on väga mahukas kirjade arhiiv. Et vestluskaaslane pikas kirjavahetuses segadusse ei läheks, on soovitatav saata kiri vastuse vormis. Kui klõpsate kirja teema alguses vastavat kasti, ilmub ingliskeelne lühend “Re…”. See on väga mugav, sest adressaadile meenub kohe kirjavahetuse käik.

Saate selle vestluskaaslasega salvestada kogu virtuaalse suhtluse ajaloo või jätta ainult viimased või kõige olulisemad tsitaadid. Kaasaegne ärietikett nõuab meilidele kiiret vastamist. Lõppude lõpuks veedame olulise osa oma päevast tööarvuti taga. Lisaks saab e-kirju kontrollida mobiilseadmetest.

Kui sõnum on eriti oluline ja kiireloomuline, siis on lubatud kirja tuletamiseks kirjutada sms või helistada.

Loominguliste figuuride seas ei aktsepteerita postmarkide kasutamist ning pealegi naeruvääristatakse ja mõistetakse hukka. Kuid ärikirjavahetuses aitavad templid kajastada standardseid olukordi.

Kasulik on omada seatud väljenditest ja fraasidest koosnevat virtuaalset hoiupõrsast. Tõepoolest, struktureeritud suhtlus, kontoritöö ja formaalsete küsimuste lahendamine on üles ehitatud nendele klišeedele. Näiteks kaastunnet väljendab käive "Kahjuks peame teid teavitama ...".Tänulikkus kajastub selles kohustuse valemis: "Tänan teid hindamatu panuse eest ...". Ja lõpuks rõõm: "Meil on hea meel teile teatada, et ...". Kuid lõpplause: “Ootame edasist viljakat koostööd” väljendab lootust edasisteks ärikontaktideks.

Niisiis, me rääkisime ärikirjavahetuse etiketist. Need reeglid on vajalikud selleks, et suhtlus oleks võimalikult mugav ja viljakas. Kasutage neid ja näete, et teie töö teenuses on sujunud sujuvalt!

Lisateavet ärikirjavahetuse, sealhulgas e-posti reeglite kohta leiate järgmisest videost.