Ärisuhtluse etapid

Suhtlemine on inimestevahelise suhtluse protsess, mis hõlmab teabe vahetamist, hindamist ja mõistmist. Ärisuhtluse puhul kasutatakse teatud norme ja reegleid, mis aitavad muuta partnerite suhtluse kõige mugavamaks. Õige järjestuse arvestamine, mis seisneb ärisuhtluse vajalike etappide jälgimises, tagab soovitud tulemuse saavutamise, mis on mõlemale partnerile eelistatav.

Ärisuhtlus on mitmeetapiline protsess, mis hõlmab konkreetsete vajadustega seotud inimestevaheliste suhete loomist ja edasist parandamist. See protsess hõlmab olulise teabe edastamist, interaktsiooni kontseptsiooni väljatöötamist, vestluspartneri tajumist ja mõistmist.

Ärisuhtlusel on mitmeid funktsioone, mille tundmine aitab mõista seda tüüpi suhtluse olemust:

• Maine väärtus. Ettevõtluses on ettevõtte näoks tema maine, mis on aluseks ettevõtte edasisele edule.Sel põhjusel on ärisuhtlus suunatud selle hoidmisele ja kaitsmisele.
• Selgus ja täpsus. Eesmärkide selge ja täpne määratlemine tagab tõhusa professionaalse arengu, mis soodustab kiiret eneseorganiseerumist ja vastutuse kujunemist.
• Ühine tegevus, kasulik mõlemale poolele. Ärilises suhtluses ei saa hoolitseda ainult ühe poole heaolu eest. Partnerite ühtsus ja vastastikku kasulik positsioon tagab edu ja suurepärased tulemused mõlemale poolele.

Ärisuhtluse tulemus sõltub sellest, kui hoolikalt on protsess ise korraldatud. Ärisuhtluse struktuuris saab eristada teatud etappe. Sellise suhtluse põhipunktide tundmine ja igale etapile vastavad käitumisnormid aitavad saavutada hinnalist eesmärki.

See etapp hõlmab koosoleku otsest korraldamist. Esimeses etapis on vaja koostada plaan konkreetsete küsimuste ja mitme probleemi lahendamise võimalusega. Vaja on analüüsida läbirääkimispartneri seisukohti ja valida kõige kasulikum suhtestrateegia; on soovitatav teha ennustus vestluse tulemuse kohta. Ettevalmistava etapi lõpetavad korralduslikud hetked: koosoleku koha ja aja määramine.

Teie silmis kujunev vestluspartneri psühholoogiline portree sõltub teatud asjaoludest, tutvumise kestusest, teistelt töötajatelt saadud teabest inimese kohta. Eristatakse verbaalseid ja mitteverbaalseid käitumisakte, mis võimaldavad koostada vestluskaaslase psühholoogilise portree:

• kõneviis (sisu, järjekindlus, kestus, väljendusrikkus ja kõne tunnused);
• žestid ja näoilmed;
• konkreetsed toimingud (inimese liigutused ja poosid, vestluskaaslaste vaheline kaugus, puudutused);
• kehaliigutused (puudutamine, patsutamine, silitamine).

Olulist funktsiooni psühholoogilise portree loomisel täidab vestluspartneri välimuse uurimine. Need on rõivaeelistused, puhtus, puhtus ja välimuse laitmatus, moesuundadest kinnipidamine või nende eiramine, teiste inimeste kantud riiete kopeerimine.

Töötaja psühholoogilise portree määramisel on vaja keskenduda tema isiksusele:

• iseloom (huvid, põhimõtted, plaanid, eelistused);
• käitumine (pädevus, eluoskused, töökogemus);
• isiksuse vaimne pool (intellektuaalse, kognitiivse ja emotsionaalse sfääri protsesside ja omaduste unikaalsed tunnused);
• sotsiaalsed ja psühholoogilised aspektid (staatus, sotsiaalne roll, elustiil ja töö eripära);
• biopsüühilised omadused (temperament, vestluspartneri sugu ja vanus, tervislik seisund);
• kontakti moodustamine.

Ärisuhtluse loomiseks on vaja luua tõsist vestlust soodustav õhkkond, mille käigus näidatakse partnerile oma head tahet ja huvi. Sellele aitavad kaasa pehme naeratus, viisakas tervitus ja paus, mis annab vestluskaaslasele võimaluse vestlusega liituda ja sellest vahetult osa saada.

Tavaline vestlus algab järgmiste toimingute elluviimisega: eesmärkide avalikustamine, partnerite esinemine nii ühel kui teisel poolel, teema väljaütlemine, vestluse läbiviija tutvustamine, probleemi uurimise korra väljakuulutamine.

See etapp on kohustuslik sobiva läbirääkimisplaani kindlaksmääramiseks ja partneripoolse suhtluse vastu huvi suurendamiseks. Seda protseduuri saab hõlbustada nali, mis sobiks kohale ja ajale.

Samuti peaksite otsustama, millised rollid osapooled ärisuhtluses täidavad. Protsessi kiirendamist soodustavad partneri matkimine, tema kehahoiaku peegelpeegeldus, plastilisus, hääletoon, žestid. Mõne aja pärast (5-10 minutit) on võimalik jätkata tingimuste väljakuulutamist. See nõuab võrdseid positsioone. Saate liikuda teisele positsioonile, mis väljendub mitteverbaalses suhtluses.

Selles etapis tuleks rõhku panna pigem sarnasustele kui erinevustele. Tänu sellele aitavad läbirääkimised soovitud tulemuseni jõuda. Lahendamatute erimeelsuste korral on soovitatav liikuda neutraalsele positsioonile, millega ei kaasne omapoolse hinnangu seadmist.

Pidage meeles, et vaja on tugevaid argumente. Sel juhul tuleb järgida teatud reegleid:

• Mõtete esitamine peaks toimuma lihtsate, arusaadavate, täpsete ja veenvate fraaside abil.
• Argumendid on kohane kohandada partneri isiksusega.
• Soovitav on esitada oma tõendid selgelt ja lühidalt.
• Probleemist rääkides peate olema kindel: te ei saa alla anda, kui olete oma arvamuses kindel.
• Alati peaks varuks olema üks kaalukas tõendusmaterjal lõputöö toetuseks (juhuks, kui vestluskaaslane hakkab otsuses kahtlema).
• Soovitatav on kasutada usaldusväärseid fakte, mis aitaksid vestluskaaslasel viivitamatult otsuse langetada.
• Ärge andke alla enne, kui partner oma keeldumist lõpuks kinnitab.
• Peaksite oma seisukoha kasuks kasutama kõige veenvamaid argumente, püüdes väljendada mõtteid nii, et nad oleksid vestluskaaslasest täielikult huvitatud.

Suheldes on alati raske vältida erinevaid arutelusid. Peamine ülesanne, millega sellises olukorras tegeleda tuleb, on tõestada partnerile, et sul on õigus (kahtluste kõrvaldamise, vastupanu motiivide määramise, kaitsereaktsiooni, taktika mõtlemise kaudu). Samal ajal tuleks vältida kategoorilisi hinnanguid, vastasel juhul muutub kõik vastupidiseks.

Kui saavutate mõistmise, ei tekita edasine suhtlemine tõsiseid raskusi. Pärast seda peate leidma ühise kasu. Andke oma partnerile võimalus initsiatiivi haarata.

On vaja kontrollida tema osalemist soovitud eesmärgi saavutamisel.Kui teie enda otsus on palju tugevam kui vestluskaaslase oma, peaksite tema ettepanekut hoolikalt kaaluma ja selgitama, miks on vaja idee lõplikult vormistada, mille alusel on kasulikum asuda teisele seisukohale.

Sõnastatud kriteeriumid tuleks tõlkida lõppversiooni. Pärast seda peate alustama lepingut. Soovitatav on üksikasjalikumalt kirjeldada kummagi poole võetud kohustusi. Niipea kui otsus on tehtud, on vestluskaaslasele väljendatud tänu kohane.

Ärisuhtluse viimane etapp mängib väga olulist rolli, seetõttu tuleks sellele pöörata sama tähelepanu kui kõigile eelnevatele. Lõplik arvamus mõjutab nii vestluspartneri kuvandit tervikuna kui ka partnerlussuhteid, mida praegu hoitakse ja kavandatakse tulevikuks. Heatahtlikkust, austust ja taktitunnet tuleks ikka üles näidata.

Ärisuhtlus tuleb kasuks ja kasutamisel on tagatud head tulemused järgmisi reegleid ja juhiseid:

• Jooke (tee, kohv) pakutakse omaniku äranägemisel või pikaajaliste läbirääkimiste käigus.
• Ärge helistage äriläbirääkimiste ajal. Selleks ajaks on parem telefon välja lülitada. On vaja näidata austust partneri ja ärilise suhtluse üldise korra vastu.
• Läbirääkimiste ajal ruumidest lahkumine on keelatud. Erandjuhtum on vajadus arstiabi järele.
• Tööarvestuse pidamine on teretulnud, kuna see rõhutab partneri vastu huvi ja tähelepanelikkust.
• Hea maitse tunnuseks on mitte küsida partneri ärisaladusega seotud küsimusi.See aitab vältida kohmakust ja ebamugavat asendit.

Kõike oluliste ärisuhtlusoskuste kohta vaadake järgmist videot.