tipos de comunicacion empresarial

La comunicación empresarial ayuda a construir relaciones con colegas, subordinados, socios y clientes. En el proceso de comunicación, hay un intercambio no solo de información, sino también de experiencia y conocimiento en un área determinada. La etiqueta comercial penetra absolutamente en todas las esferas de la vida, existen varios tipos de comunicación comercial.

La comunicación empresarial es una parte importante de la vida humana. La etiqueta en el entorno empresarial sirve como una especie de apoyo. En los negocios, hay varias formas de comunicación. Se deben elegir las opciones apropiadas teniendo en cuenta las características personales y psicológicas de los participantes en la discusión. Se pueden distinguir las siguientes formas de comunicación:

• Conversación - el contacto oral entre los interlocutores, se reduce a una discusión de problemas y tareas importantes, aclarando algunos de los matices relacionados con el trabajo. Los participantes en la conversación en este caso deberían tener derecho a ocuparse de diversas tareas y tomar decisiones. Los estatutos de los interlocutores deben ser iguales.
• Negociación tener una estructura más rígida. Por regla general, participan en ellos representantes de diferentes empresas o divisiones.Las negociaciones se utilizan para unir fuerzas con socios que están interesados ​​en resolver un problema específico.
• En la reunión participa un grupo o círculo amplio de personas interesadas e implicadas. La reunión implica la recopilación, análisis de información, intercambio de datos, así como la toma de decisiones en temas controvertidos.
• Actuación - en este caso, una persona o un pequeño grupo comparte la información necesaria con la audiencia. En este caso, el mensaje no se reduce a una discusión del tema, sino que se presenta como información. Esta forma de comunicación requiere que el hablante tenga cualidades de liderazgo, la capacidad de permanecer en la sociedad, así como habilidades de oratoria.
• Correspondencia - una forma indirecta de comunicación, juega un tipo de papel de comunicación por correspondencia. Este tipo de comunicación incluye órdenes, protocolos, resoluciones, solicitudes, informes, oficios, instrucciones, etc. La correspondencia se utiliza para la comunicación entre departamentos u organizaciones. Es necesario seguir reglas específicas al realizar la correspondencia.

La comunicación empresarial debe ser aprendida. Al mismo tiempo, las cualidades personales y la demostración del propio "yo" se desvanecen en un segundo plano. Lo principal sigue siendo la capacidad de tener en cuenta los intereses y deseos del oponente y combinarlos con sus propios requisitos de tal manera que ambas partes logren el resultado deseado.

La comunicación empresarial consta de varias etapas:

• Formación de un motivo. Sin ella, no será posible lograr una interacción efectiva.
• Preparándose para comunicarse - esta es la preparación de un plan de conversación, la preparación de argumentos e información.También es necesario preparar una lista de tareas que deben resolverse durante la discusión.
• Iniciando una conversación. Es necesario establecer contacto, luego de eso es necesario crear un "clima de relaciones" favorable para la conversación.
• Formulación del problema - destacando la gama de problemas, presentando su posición y visión de esta tarea. Sin embargo, tenga en cuenta que debe preparar resúmenes sobre el tema de la conversación con anticipación y estar listo para responder las preguntas planteadas.
• Intercambio de información - Aclarar la posición del interlocutor. Es importante mantener la comunicación y responder preguntas en un idioma oficial accesible, omitiendo terminología profesional si es necesario.

• Persuasión y argumentación - son necesarios en caso de desacuerdo y se derivan de la etapa anterior de comunicación. Es necesario señalar los aspectos positivos de su visión de la situación y la resolución del tema controvertido.
• Encontrar una solución a un problema o problema - el final de la discusión, su resultado debe adaptarse a todos los participantes.
• Redacción de un contrato - esto significa que, como resultado de la reunión, los participantes en la discusión llegaron a un denominador común o solicitaron el apoyo de los socios para resolver varios problemas. Un resultado positivo de la discusión termina con una confirmación por escrito.
• Análisis de resultados - demuestra si las decisiones tomadas fueron correctas.
• Toma de decisiones – implica el consentimiento de todas las partes después del análisis. En este caso, los participantes en la discusión deciden sobre una mayor cooperación o terminación de contactos.

En la sociedad moderna, las personas siguen conscientemente las reglas de la comunicación comercial para lograr objetivos específicos en el entorno corporativo. En los negocios no basta con ocupar un puesto determinado, también es necesario fortalecer las relaciones con diferentes personas. Lo siguiente es de gran importancia:

• La capacidad de ganarse a la gente y permanecer en la sociedad son aspectos importantes del diálogo empresarial. Para hacer esto, debe poder formular clara y claramente sus pensamientos, argumentar de manera competente su punto de vista.
• Los datos analíticos y la capacidad de tomar decisiones rápidas siempre están de su lado. Cuando se comunique con socios, recuerde que todas las partes están interesadas en resolver disputas rápidamente.
• Es importante tener en cuenta las características culturales y tradiciones nacionales del interlocutor: sin duda, algunas costumbres y normas adoptadas en otro país pueden parecer inaceptables u ofensivas.

Los conceptos y normas básicos de la ética empresarial deben ser conocidos por toda persona que se precie. Debe entenderse que en los negocios, la comunicación entre las personas no se construye de acuerdo con la captura mutua del estado de ánimo de los socios, sino de acuerdo con ciertos estándares. Existen los siguientes tipos de comunicación empresarial (por finalidad funcional):

• verbal y no verbal - consisten en la necesidad de controlar el habla, las expresiones faciales, los gestos y las posturas. En la comunicación no verbal, la posición de los brazos, las piernas, la mirada, la inclinación de la cabeza y los movimientos involuntarios pueden decir mucho más sobre los sentimientos y el estado de ánimo de una persona que el habla oral. Vale la pena aprender a controlar las expresiones faciales y los gestos.
• escrito y oral. Para cada forma de comunicación, se distinguen conceptos y normas separados.Todo documento certificado por firmas y sellos se refiere a la forma escrita de comunicación. Para oral - reuniones de planificación, reuniones, negociaciones, informes y otras formas de comunicación empresarial.

• Monológico y Dialógico - tienen diferencias lingüísticas significativas. El diálogo es comunicación interpersonal. El monólogo refleja un único punto de vista; este tipo de comunicación incluye una presentación o discurso solemne, así como un informe o discurso introductorio.

• Remoto y personal. La comunicación remota incluye conversaciones telefónicas, correspondencia por correo. Se presta especial atención al patrón de entonación del habla, la brevedad del mensaje. No puedes usar gestos.

Cada estilo tiene ciertas características. Tienes que ser capaz de entenderlos.

Clasificación de estilo:

• Autoritario. Se basa en el poder innegable del jefe y la subordinación absoluta de los empleados. Cualquier decisión se toma únicamente y no se discute con las personas interesadas o involucradas.
• Democrático - la característica principal es la discusión conjunta de los problemas y el deseo de comprensión mutua. Al comunicarse con el interlocutor, se utilizan una solicitud, recomendaciones y motivación.
• intrigante o formal - está determinada por la participación mínima del jefe en la gestión de personal, negociación y toma de decisiones. Los casos difíciles y las decisiones arriesgadas se transfieren a otros. La eficacia de dicha gestión ya no depende del líder, sino del nivel de desarrollo del grupo.
• Liberal - Algo entre los estilos autoritario y democrático.Se minimiza la discusión de varios temas con socios o colegas, pero se usa en casos raros y solo con el objetivo de transferir la responsabilidad al oponente.
• Negocio oficial - implica la estricta observancia de las normas de comunicación, los clichés del habla y las reglas de la comunicación empresarial, donde no hay lugar para la manifestación de la individualidad.
• Científico - Discurso estricto, breve y comedido, apropiado sólo en los campos de la ciencia y la educación. Se utiliza en actividades de investigación o docencia.

La comunicación empresarial se refiere a todos los aspectos externos del comportamiento y se divide en varias áreas:

• los participantes en la conversación tienen objetivos y motivos comunes;
• la conversación tiene lugar en un intervalo de espacio-tiempo;
• se construye una clara jerarquía de comunicación entre todos los participantes en la discusión, se distribuyen los estados sociales;
• los participantes en la comunicación se adhieren a las reglas y normas generalmente aceptadas al comunicarse.

La comunicación comercial ayuda a establecer rápidamente los contactos necesarios, obtener el apoyo de clientes confiables. Ayuda a lograr el entendimiento mutuo.

Hay 4 funciones principales de la comunicación empresarial:

• Información y comunicación - implica la recopilación y el suministro de información específica, así como el intercambio de conocimientos y experiencias.
• Interactivo - debido al proceso de interacción entre las personas. Se utiliza en el proceso de interacción (comportamiento, actividades y decisiones de los socios).
• Perceptivo es entender a la otra persona. El establecimiento o debilitamiento del contacto se produce sobre la base de la comprensión mutua.
• Normativo-comunicativo - le permite ajustar el comportamiento de los participantes en la discusión.Para hacer esto, debe dominar técnicas especiales: ser capaz de convencer, encontrar compromisos y hacer concesiones.

Además, es necesario tener en cuenta reglas especiales cuando se trata de personas de negocios. Cualquier llamamiento, mensaje e información debe cumplir con los tres pilares:

• en términos de contenido: los mensajes y la información proporcionada deben ser claros y concisos;
• la parte expresiva se refiere al componente emocional;
• lado motivador - está dirigido a los pensamientos y sentimientos del interlocutor.

Al comunicarse, una persona presta atención al habla y la voz del interlocutor. Se evalúa de acuerdo con ciertos indicadores:

• Vocabulario - la ausencia de palabras parásitas y un habla competente y expresiva nos permiten afirmar con confianza que la persona es educada y culta.
• habla inteligible y la correcta pronunciación de las palabras es la clave del éxito de cualquier persona.
• entonación - le permite colocar los acentos necesarios.
• Nivel de conversación - El habla lenta causará melancolía y el habla rápida no le permitirá concentrarse en la información proporcionada.
• Discusión de las cualidades positivas y negativas de los competidores. Trate de tocar estos temas con mucho tacto y cuidado. Este es un tipo de manipulación inofensiva que ayudará a ganarse al interlocutor.
• Combinación de frases largas y cortas.. Esta técnica ayudará a mantener la atención del interlocutor.

Para lograr el respeto entre compañeros y socios, es necesario tener en cuenta algunos matices:

• Discusión de las cualidades positivas y negativas de los competidores. Trate de tocar estos temas con mucho tacto y cuidado. Este es un tipo de manipulación inofensiva que ayudará a ganarse al interlocutor.
• Combinación de frases largas y cortas.. Esta técnica ayudará a mantener la atención del interlocutor.
• En un ambiente de negocios no debes mostrar tus preferencias y emociones personales al momento de resolver varios problemas. El papel principal lo juegan los intereses de la empresa que representa y los intereses del interlocutor. No debe cambiar a voces altas o involucrarse en una escaramuza verbal: cualquier manifestación de emociones afectará negativamente su reputación e imagen.
• No mezcles trabajo y vida personal. Las relaciones con los compañeros no deben afectar la solución de los problemas de la empresa. Si no puede construir una relación cálida con una persona, esto no significa que deba ignorar su opinión y consejos al resolver problemas comunes. La capacidad de separar las relaciones personales de los negocios ayuda a concentrarse en las tareas deseadas y resolver disputas.

• Prepárese para la discusión: indagar sobre el interlocutor y elegir las tácticas de comunicación adecuadas.
• Ser puntual - no quitarle tiempo a los socios comerciales.
• Capacidad para escuchar al interlocutor. - su ventaja innegable. Sin la capacidad de comunicarse con los clientes, comprender sus necesidades y deseos, es imposible tener éxito.
• Actitud amistosa hacia todos los interlocutores.. Incluso un socio deshonesto no debe ser tratado con desdén. Olvídese de la hostilidad y trate de tratar al interlocutor favorable y amablemente. Recuerde que no debe discutir su relación con otras personas en un entorno empresarial. Las relaciones, la vida personal no deben discutirse con nadie.
• La capacidad de concentrarse en lo esencial. Trate de averiguar lo que quiere su interlocutor. Teniendo en cuenta sus intereses, trate de resolver el problema y llegue a un denominador común, sin perder sus deseos.
• Habilidad para ser honesto. Si la información no es confiable, está distorsionada, puede descubrirse en cualquier momento inoportuno y afectar su reputación.
• No te olvides de las reglas de los buenos modales.. Dirígete siempre a la persona por su nombre, sonríe y trata de halagarla, pero evita los halagos.

En el siguiente video encontrarás las habilidades de comunicación empresarial más importantes.