Etiqueta comercial: reglas básicas de conducta

Es importante que cada persona conozca los principios básicos de la etiqueta al tratar con personas. Esto es necesario para crear un ambiente favorable en la sociedad y relaciones amistosas. La etiqueta comercial es de particular importancia. Implica un procedimiento establecido de comunicación y comportamiento en el ámbito de los negocios y las relaciones comerciales. El conocimiento en esta área lo ayudará a establecerse bien en el trabajo a los ojos de sus superiores y colegas, así como a obtener una posición un escalón más alta.

A menudo sucede que los empleados de la empresa no tienen idea de las reglas de comunicación entre ellos en un equipo, y esto conlleva la incapacidad de encontrar contacto con superiores y compañeros. En este caso, el empleado se siente en un callejón sin salida cuando es necesario solicitar un aumento de salario, presentarse de manera competente a los nuevos empleados o al director.

De lo anterior, se puede concluir que el conocimiento de las reglas de comunicación correcta para los negocios es la clave para el éxito empresarial y el principal indicador de las habilidades profesionales de un empleado.

Entonces, para profundizar en este tema y obtener nuevos conocimientos y reglas, debe conocer las características de esta área.

La etiqueta comercial se divide en las siguientes categorías:

• Comportamiento no verbal: gestos, modales (apretones de manos, forma de sentarse, posicionamiento entre colegas).
• Cuestiones de protocolo: la primera reunión, la presentación a compañeros o superiores, la ubicación de una persona en un hotel.
• Comportamiento del jefe y del empleado.
• Normas de recepción para propietarios y visitantes de restaurantes, cafeterías, etc. (posición de la mesa, propinas, ubicación de los comensales en la mesa).
• Código de vestimenta. Significa las reglas para elegir un disfraz y diseñar la apariencia de acuerdo con los criterios principales.

• Normas para el consumo de bebidas alcohólicas.
• Características de comportamiento en diferentes países (China, Japón, Alemania, India y muchos otros países requieren diferentes comportamientos que corresponden a las tradiciones nacionales).
• Conversaciones telefónicas.
• Reglas de conversación en línea.
• Reglas verbales de comunicación: una forma de construir oraciones, el uso de ciertas palabras, la regulación de la entonación, etc.

El concepto de etiqueta empresarial incluye todas las normas y grupos de comportamiento en la oficina.

Puede parecer que las reglas de comunicación existentes que deben observarse en la sociedad también son adecuadas para el sector empresarial. Para decidir sobre este tema y disipar dudas sobre la necesidad del conocimiento en el campo de la etiqueta de trabajo, primero consideraremos sus funciones.

La etiqueta empresarial es uno de los principales aspectos de la actividad profesional. A menudo, una gran parte de la probabilidad de una transacción radica en la capacidad de causar la impresión correcta en una persona.

Al darse cuenta de la gran importancia del comportamiento correcto en los negocios, los japoneses gastan miles de millones de dólares al año.Esto no quiere decir que esta inversión no tenga sentido: el éxito de la empresa y de las transacciones depende de las habilidades del empleado para interactuar en el área de negocios e invertir esfuerzos en la empresa común.

Desafortunadamente, muchos empresarios nacionales en Rusia no están tan familiarizados con la etiqueta profesional. Esto no se debe a la falta de voluntad del individuo para aprender cosas nuevas, sino al desconocimiento de la magnitud de la importancia de las normas de conducta. Vale la pena señalar que a menudo se llevan a cabo reuniones de empresarios nacionales y extranjeros. Para redactar transacciones con éxito en tales circunstancias, es necesario conocer las complejidades de la interacción con ciudadanos extranjeros.

La etiqueta moderna es casi la misma en muchos países, aunque su cultura es diferente. Al formar estas reglas, se tienen en cuenta todos los componentes de la cultura nacional.

Aquí hay algunas reglas que servirán como base para construir relaciones con colegas y superiores en el trabajo:

• Regla de oro de la ética: "Haz a los demás lo que te gustaría que te hicieran a ti". En verdad, esta es la principal regla de comunicación en todos los ámbitos de la vida. Una persona percibe subconscientemente su estado de ánimo mediante señales verbales y no verbales. Por lo tanto, siente actitudes tanto positivas como negativas dirigidas hacia él. Si saludas a una persona con una cálida sonrisa, seguramente te responderá de la misma manera. La misma regla funciona con un gesto casual o un saludo frío.
• Tu ropa no debe llamar demasiado la atención.. Todos quieren ser hermosos, pero en algunas situaciones, la abundancia de accesorios, un escote revelador o un traje demasiado brillante pueden jugar en tu contra.El interlocutor no podrá concentrarse en la esencia de la conversación o simplemente tomarte en serio. El estilo discreto es el más adecuado para un entorno empresarial.

• La puntualidad es la regla principal del trabajo exitoso. No llegues tarde y no postergues el trabajo por mucho tiempo. La capacidad de hacer todo a tiempo demuestra una actitud seria hacia el trabajo y gana el respeto de colegas y superiores. Es más probable que un empleado puntual sea ascendido y se mantenga en buenos términos con sus superiores.
• Cuida siempre tu discurso. Debe expresarse de manera clara y competente. La capacidad de hablar bellamente ha sido valorada en un alto nivel desde la antigüedad. Las notas y memorandos que escriba deben estar informados y despejados.

• La subordinación es esencial. No puede mezclar relaciones personales y oficiales, de lo contrario, tendrá consecuencias desastrosas tanto para la primera como para la segunda relación.
• Esta regla está relacionada con la anterior: no hables demasiado de ti. Siempre debes poder mantener una distancia con una persona. De lo contrario, habrá insubordinaciones con compañeros o superiores, o incluso abundancia de rumores surgidos de sus propias historias.

Cada carta que escriba debe tener un estilo comercial. Las palabras parásitas, las metáforas, las digresiones líricas, una larga presentación de las cosas "no en esencia" son completamente inaceptables. Además, las oraciones deben tener el formato correcto en términos de gramática, ortografía y puntuación. Al crear un documento, use solo papel adecuado, membrete, ingrese una dirección válida. El diseño adecuado de la carta demostrará su respeto por el destinatario.

La regla más importante es mostrar respeto por el interlocutor. Es necesario limitar todos los temas que pueden sacar la conversación de una rutina positiva. Hablar de extraños, centrándose en su apariencia, estado civil, rumores o enfermedades es completamente inaceptable. En este caso, puede ser sospechoso de difamación, lo que hará que el interlocutor tenga sentimientos negativos hacia usted.

Habla con calma, trata de evitar gestos expresivos y temas que puedan convertir tu conversación en una discusión activa. Si cree que va a surgir un tema controvertido, intente cambiar el tema de la conversación de manera cortés y discreta. Si desea objetar al interlocutor, debe hacerlo en un tono tranquilo y uniforme.

Hay un tipo de personas que, debido a su temperamento, inmediatamente anulan todos los argumentos del oponente y se apresuran a convencerlo de lo contrario, sin siquiera permitir que el interlocutor hable en su totalidad. Este es un grave error. No intentes introducir tu punto de vista en la cabeza de tu oponente, solo dígalo con calma y por completo, y luego hay una alta probabilidad de que lo apoye. Pero no debes actuar al revés: estar de acuerdo apresuradamente con todo lo que dice una persona, ya que esto es tan molesto como el desacuerdo constante.

Sepa hacer una pausa en la comunicación, centre toda su atención en el interlocutor.Escuche atentamente lo que dice, puede responder con suaves interjecciones o un movimiento de cabeza. En este caso, el ponente estará encantado de comunicarse con usted, ya se habrá establecido el contacto.

Su voz no debe ser demasiado alta o baja, es inaceptable levantarla al interlocutor, hablar en un tono amenazante o burlón. Es recomendable no retrasar al interlocutor más de 10 minutos, de lo contrario la conversación puede aburrir a la persona. Cambie de interlocutores, amplíe el círculo de contactos; en este caso, se observará la medida temporal correcta de la conversación.

Si la conversación se ha alargado, los temas de conversación han terminado y anticipas una pausa incómoda, una buena manera de terminar la conversación es verter agua, hacer una llamada telefónica urgente, etc.

Hablar por teléfono es de gran importancia a la hora de realizar conversaciones de negocios, ya que esta herramienta te permite dar órdenes, pedir algo y realizar una conversación de negocios. Las conversaciones telefónicas son especialmente útiles en los casos en que el interlocutor se encuentra lejos. Una conversación telefónica determina cuánto querrá una persona tratar contigo en tiempo real, por lo tanto, esta parte de la etiqueta debe tomarse en serio.

Una característica de la realización de conversaciones telefónicas es la capacidad obligatoria de exponer breve y claramente la idea principal y obtener una respuesta. Al mismo tiempo, cuanto menos tiempo le quites al suscriptor, mejor. Por ejemplo, un empleado de una empresa japonesa está obligado a resolver todos los problemas que han surgido por teléfono en tres minutos, de lo contrario, simplemente se quedará sin trabajo.

La base de las conversaciones telefónicas exitosas es el tacto, la buena voluntad (esto se aplica no solo a las palabras y expresiones, sino también a su tono), el deseo de ayudar rápidamente al interlocutor en su problema. Es importante establecer una confianza mutua, que se basa principalmente en su actitud positiva.

El verdadero estado de ánimo del orador siempre se nota, sin importar cuánto intente ocultarlo.

No es necesario hablar despacio y en voz baja. La expresión moderada en este caso juega un papel importante. De ello depende la capacidad de interesar al interlocutor y fijar su atención en el objeto de la conversación. Debe hablar de manera convincente y con plena confianza en su conocimiento y competencia.

No descuides el significado de la entonación: los psicólogos dicen que una persona percibe casi la mitad de la información con la ayuda de la entonación del interlocutor. Hable con calma y de manera uniforme, no intente interrumpir al interlocutor.

Si el interlocutor está de mal humor y trata de vengarse de usted con acusaciones infundadas e iniciando una discusión, no le responda de la misma manera. Parcialmente de acuerdo con su opinión y trate de entender sus motivos. Trate de evitar expresiones profesionales estrechas que puedan llevar al interlocutor a un callejón sin salida: exponga todo de la manera más clara y clara posible, pero en un tono profesional.

Hablar por teléfono puede ser complicado por el hecho de que escuchar los nombres de ciudades, nombres y términos complejos puede ser difícil.Hable palabras largas lentamente y en sílabas, si el suscriptor escribe la dirección durante la conversación, entonces puede deletrearlo; esto obviamente no dañará a nadie.

Aquí hay una breve lista de frases que puede necesitar al comunicarse por teléfono.

Peticiones:

• “Disculpe, ¿podría llamarnos un poco más tarde? »
• "Por favor, repita de nuevo, si no le importa".

Disculpas:

• "Me disculpo por la llamada tardía".
• "Perdón por la larga conversación forzada".

Gratitud:

• "Gracias por su consejo, sin duda tendremos en cuenta sus sugerencias".
• "Gracias por prestarnos su atención."

Deseos:

• "Mis mejores deseos".
• "Que tengas una buena noche".

Respuestas a cualquier solicitud:

• "Por supuesto que te ayudaremos".
• "Sí, por favor".

Respuestas de disculpas:

• "No te disculpes, está bien".
• "No te preocupes".

Gracias respuestas:

• "Fue un placer estar a su servicio".
• "Bueno, ese es mi trabajo".

Errores que se pueden cometer al hablar por teléfono:

• Si tiene dudas de que el suscriptor que necesita está en contacto, es mejor especificar: “Disculpe, ¿este es el número 536-27-679? No es necesario preguntar: “¿Llegué allí? " "¿Quién eres tú? » Si llamó a un suscriptor y hay una necesidad urgente de distraerlo de la llamada, dígale que le devolverá la llamada en un par de minutos. No deje esperando a la persona en la línea.
• Intente marcar un número verificado con precisión. No haga preguntas como "¿Qué vas a hacer el viernes por la noche? » Esta no es una construcción muy correcta de la pregunta, que obligará al suscriptor a declarar sus asuntos personales o admitir que no está ocupado con nada. Es mejor aclarar si no será difícil para él reunirse en este momento en particular.

• Llame en el momento adecuado. La noche o la hora del almuerzo definitivamente complicarán al interlocutor. Antes de iniciar conversaciones telefónicas, haga un breve plan de conversación para que la conversación no se desvíe. No lleve a cabo diálogos paralelos.
• Evita los monólogos largos y no olvides escuchar al interlocutor. Preguntas como “¿Con quién estoy hablando? " "¿Qué le gustaría? suene extremadamente grosero y convierta una conversación de negocios en un interrogatorio clásico.

Las características de negociar con extranjeros no solo se encuentran en la diferencia de costumbres, sino también en las características del carácter nacional. Por ejemplo, los estadounidenses y los italianos son libres de hablar en tonos elevados, mientras que los británicos intentan mantener una conversación tranquila. Los interlocutores hispanos tienden a estar cerca durante el intercambio de información, mientras que para otras nacionalidades es importante mantener la distancia.

El saludo en cada país es diferente. En algunos países, dar la mano a las mujeres es inapropiado, por lo que sería lógico esperar hasta que la mujer misma te extienda la mano. El apretón de manos no debe ser demasiado fuerte. En Latinoamérica suelen saludar con abrazos, en los países asiáticos suelen hacer reverencias. En Francia y los países mediterráneos, no es raro saludar con un beso en la mejilla.

Muy a menudo, la tarea principal en el intercambio de información es la interpretación correcta de las oraciones por parte del traductor. Es necesario evitar el uso de frases ambiguas, hablar despacio y de forma legible. No cite poemas, unidades fraseológicas y expresiones similares; serán difíciles de traducir, ya que la traducción de tales expresiones lleva mucho tiempo.

Si tienes la sensación de que la situación se presentó no demasiado amistosa, más bien, por un malentendido asociado a la traducción, no dejes que las cosas sigan su curso. El intérprete puede pedirle a usted y al interlocutor que expresen nuevamente su punto de vista para decidir sobre todas las preguntas que han surgido y suavizar posibles torpezas.

No puedes descuidar tu apariencia, porque es la primera impresión que forma la actitud hacia una persona:

• El traje es el elemento principal de una persona de negocios. Una persona que se ve ordenada y bien arreglada inspira confianza, una persona tiene la impresión de que en asuntos profesionales una persona no es menos precisa y atenta.
• No combine un traje de negocios con zapatos deportivos o una bolsa. Esta opción estropea todo el estilo comercial oficial. Pero si es necesario usar una bolsa de deporte, elija una bolsa que combine con el color del traje.

• Una corbata es un atributo obligatorio de un estilo formal de negocios. No descuides este elemento de la vestimenta. Algunas chaquetas se usan con mayor frecuencia sin corbata, pero esta opción no pertenece al estilo comercial oficial.
• Opta por colores de traje clásicos y una corbata discreta sin un patrón brillante. Los calcetines también deben ser de color oscuro. Esta es la imagen ideal para una persona de negocios.
• Una corbata atada debe ser de longitud media: llegar al final de la hebilla del cinturón.
• No debe combinar dos elementos que contengan un patrón en su imagen. Las decoraciones deben mantenerse al mínimo.
• La apariencia de las mujeres no debería llamar mucho la atención. Un escote revelador o disfraces pegadizos son inaceptables, el maquillaje debe ser de tonos tranquilos. El cabello debe eliminarse prolijamente y los accesorios deben usarse en cantidades limitadas.

La capacidad de comportarse con dignidad, de expresarse claramente, de evitar situaciones de conflicto discretamente y de verse atractivo es necesaria para una persona exitosa. Esperamos que las reglas anteriores lo ayuden a unirse con éxito al equipo y hacer muchos tratos exitosos.

En la entrevista, debe escuchar atentamente las preguntas del líder. Profundizar en la tecnología de la comunicación en el equipo, su contenido. Averigüe si es común que los subordinados se den regalos unos a otros ya sus superiores. Todas estas recomendaciones te ayudarán a encajar en el equipo y entender las reglas del protocolo de la empresa.

En Inglaterra, Italia y EE. UU., los requisitos de etiqueta comercial son completamente diferentes a los de Rusia. Las empresas árabes, por ejemplo, nunca aceptan regalos. Pero la esencia de la etiqueta comercial y su definición siempre son las mismas. Los requisitos son los mismos para todos.

Para obtener más información sobre la etiqueta comercial, vea el siguiente video.