etiqueta de la correspondencia comercial

La correspondencia de oficina es un género muy especial que debes dominar si vas a ascender en la escala corporativa. Las buenas habilidades de redacción comercial le servirán fielmente: lo ayudarán a comunicarse con subordinados, superiores y socios, enfatizar su educación y perspectiva. El estilo de comunicación debe ser moderado, decidido, sin desviarse de un tema determinado.

Toda comunicación, tanto personal como escrita, es interacción con personas para intercambiar información, impresionar y negociar. Nada de lo humano nos es ajeno, a veces damos rienda suelta a las emociones, pero en el ámbito empresarial no debe haber lugar para la manifestación violenta de nuestros sentimientos, rasgos de carácter y temperamento.

Una característica importante de la comunicación comercial es que no se puede cortar a mitad de la oración. Por cada carta que reciba, debe escribir una respuesta, incluso si no tiene ganas.Si recibe una llamada y no tiene tiempo para contestar el teléfono, asegúrese de volver a llamar. Por supuesto, la comunicación con algunas personas es desagradable. Por eso, la lista de cualidades obligatorias de un gerente incluye la resistencia al estrés.

Una reunión de negocios, una conversación telefónica o una correspondencia comercial por correo electrónico sin duda tendrá algún propósito. Como resultado, las partes deben llegar a conclusiones, discutir el proyecto, acordar una asociación estratégica, etc.

En el habla escrita, quizás haya incluso más restricciones y convenciones que en el habla oral. Al comunicarnos con el interlocutor directamente, en una reunión personal, podemos hacer un énfasis entonativo en este o aquel hecho, aclarar algo si el interlocutor no nos entendió. Si se comete un error de voz, podemos corregirlo inmediatamente. Pero en una carta comercial, debemos ser sumamente claros y precisos para que las palabras no impliquen una doble interpretación.

Solían decir: “El papel lo aguanta todo”, dando a entender que incluso los hechos poco fiables pueden escribirse. Somos de la opinión de que la correspondencia comercial debe ser lo más honesta posible. Por cierto, ahora se envían cada vez menos cartas en papel. Básicamente, transportan contratos y otros documentos. En este caso, los membretes se utilizan como evidencia del alto estatus de la organización.

Hoy en día, en la mayoría de los casos, la correspondencia comercial tiene lugar en el espacio virtual y tiene sus propias características. Cuando el diálogo recién comienza, se acostumbra escribir un saludo de acuerdo con la etiqueta, por ejemplo: “¡Hola, querido Oleg Sergeevich! ". Y en el domicilio posterior durante la jornada laboral, se puede omitir el saludo.

La comunicación escrita, incluso por correo electrónico, requiere el cumplimiento de las normas del idioma y una alfabetización impecable. Después de todo, la correspondencia revelará sus lagunas a un interlocutor educado. Por lo tanto, le recomendamos que verifique lo que está escrito con la ayuda de servicios especiales, si no está completamente seguro de su propio conocimiento.

Enumeramos las reglas generales que exige la ética de la comunicación electrónica. Son bastante simples, pero muchos, por desgracia, los descuidan:

• el comienzo de cada oración está en mayúscula;
• se pone un punto al final de la frase para que quede claro el significado de lo que se lee;
• para resolver el problema y sugerir soluciones, es útil utilizar una lista numerada o con viñetas;
• para mayor claridad, es bueno usar tablas, gráficos, tablas;
• no trate específicamente de parecer un interlocutor inteligente y educado, no complique pensamientos simples con participios excesivos y giros de participios;
• cuanto más simple expreses tus pensamientos, mejor;
• aunque en el habla cotidiana la cultura requiere evitar la jerga, en un entorno empresarial, la jerga profesional y los préstamos del inglés ahora se consideran de buena forma (¡pero no se exceda!).

Existen los siguientes tipos de mensajes:

• ofertas promocionales;
• acción de gracias;
• acompañamiento;
• garantía;
• recordatorios;
• advertencias;
• propuestas de cooperación.

Además de las reglas generales, es importante conocer algunos detalles de la escritura comercial.Daremos las reglas que serán adecuadas en la gran mayoría de los casos.

El comienzo de un correo electrónico se llama encabezado. Tiene el logo de la organización. Es útil tener siempre a mano (es decir, en el escritorio de su computadora) una plantilla en la que se ingresa este logotipo.

A diferencia de la comunicación fuera de línea, las reglas modernas no lo obligan a saludar al destinatario, y puede indicar de inmediato la esencia del asunto llamándolo por su nombre y patronímico. Sin embargo, muchos siguen escribiendo al inicio del mensaje: “¡Buenos días! ", "¡Hola! ", "¡Buenas noches! ' o 'Saludos'. Y en esto tampoco hay desviación de la norma.

Los requisitos para el cuerpo de la carta sugieren que es en él donde radica el significado de la correspondencia. Dividir el texto en párrafos se considera de buena forma, signo de una actitud atenta hacia el interlocutor. En cada párrafo se nombra y se da a conocer uno u otro aspecto del tema. Además de identificar el problema, se acostumbra sugerir formas de solucionarlo. Por así decirlo, para revelar una idea de negocio en miniatura.

En la parte final del mensaje, puedes expresar sentimientos tanto formales como más personales. La frase "Respetuosamente...", "Saludos cordiales..." ("mejores saludos" en inglés) o un deseo más emotivo "¡Que tengas un buen día! ".

En una firma personal, es imperativo indicar el apellido y el nombre (y en algunos círculos, también el patronímico). También debe haber números de teléfono a los que pueda llamar: ciudad móvil y oficina. Recientemente se ha puesto de moda la firma electrónica con el logo de una empresa.

Un enlace adicional al portal electrónico de la organización sirve como publicidad adicional y puede aumentar el tráfico a este sitio en el futuro.

La mayoría de los empleados de oficina tienen un archivo muy extenso de cartas en su buzón de correo electrónico. Para que el interlocutor no se confunda en una correspondencia larga, se recomienda enviar una carta en forma de respuesta. Al hacer clic en la casilla correspondiente al principio del asunto de la carta, aparece la abreviatura en inglés “Re…”. Esto es muy conveniente, porque el destinatario recordará inmediatamente el progreso de la correspondencia.

Puede guardar todo el historial de comunicación virtual con este interlocutor, o puede dejar solo las últimas citas o las más significativas. La etiqueta comercial moderna requiere que responda rápidamente a los correos electrónicos. Después de todo, pasamos una parte importante de nuestro día en una computadora de trabajo. Además, el correo se puede consultar desde dispositivos móviles.

Si el mensaje es de particular importancia y urgencia, se permite escribir un sms o hacer una llamada telefónica para recordar la carta.

Entre las figuras creativas, el uso de sellos no es aceptado y, además, es ridiculizado y condenado. Pero en la correspondencia comercial, los sellos ayudan a reflejar situaciones estándar.

Es útil tener una alcancía virtual de expresiones y frases hechas. De hecho, la comunicación estructurada, el trabajo de oficina y la solución de problemas formales se basan en estos clichés. Por ejemplo, la simpatía se expresa con el volumen de negocios "Lamentablemente, tenemos que informarle...".Un sentido de aprecio se refleja en esta fórmula del deber: "Gracias por su invaluable contribución...". Y, por último, alegría: “Estamos orgullosos de comunicaros que…”. Pero la frase final: "Esperamos una cooperación más fructífera" expresa la esperanza de más contactos comerciales.

Entonces, hablamos sobre la etiqueta de la correspondencia comercial. Estas reglas son necesarias para que la comunicación sea lo más cómoda y fructífera posible. ¡Úsalos y verás que tu trabajo en el servicio ha ido sobre ruedas!

Para obtener más información sobre las reglas de la correspondencia comercial, incluido el correo electrónico, vea el siguiente video.