Etapas de la comunicación empresarial.

La comunicación es el proceso de interacción entre personas, que incluye el intercambio, la evaluación y la comprensión de la información. Cuando se trata de comunicación comercial, se utilizan ciertas normas y reglas para ayudar a que la interacción de los socios sea más cómoda. Tener en cuenta la secuencia correcta, que consiste en observar las etapas necesarias de la comunicación comercial, garantiza el logro del resultado deseado, que es preferible para ambos socios.

La comunicación empresarial es un proceso de varias etapas que implica la creación y mejora adicional de las relaciones entre personas relacionadas con necesidades específicas. Este proceso implica la transferencia de información importante, el desarrollo del concepto de interacción, percepción y comprensión del interlocutor.

La comunicación empresarial tiene una serie de características, cuyo conocimiento ayudará a comprender la esencia de este tipo de interacción:

• Valor de reputación. En los negocios, la cara de una empresa es su reputación, que es la base sobre la que se construye el éxito futuro de la empresa.Por ello, la comunicación empresarial está encaminada a mantenerla y protegerla.
• Claridad y precisión. Una definición clara y precisa de los objetivos asegura un desarrollo profesional eficaz que promueve una rápida autoorganización y la formación de responsabilidades.
• Actividad conjunta, beneficiosa para ambas partes. En la interacción comercial, uno no puede cuidar el bienestar de un solo lado. La unidad de los socios y la posición mutuamente beneficiosa asegura el éxito y excelentes resultados para ambas partes.

El resultado de la comunicación comercial depende de cuán cuidadosamente se organice el proceso en sí. En la estructura de la comunicación empresarial se pueden distinguir ciertas etapas. El conocimiento de los puntos principales de dicha comunicación y las normas de comportamiento correspondientes a cada etapa ayudarán a lograr el objetivo preciado.

Esta etapa implica la organización directa de la reunión. En la primera etapa, es necesario elaborar un plan con preguntas específicas y varias opciones para resolver el problema. Es necesario analizar los puntos de vista del socio negociador y elegir la estrategia de relación más beneficiosa; se recomienda hacer una predicción del resultado de la conversación. Los momentos organizativos completan la etapa preparatoria: la designación del lugar y la hora de la reunión.

El retrato psicológico del interlocutor, que se desarrolla en sus ojos, depende de ciertas circunstancias, la duración del conocimiento, la información sobre la persona recibida de otros empleados. Se distinguen los actos de comportamiento verbales y no verbales, que permiten elaborar un retrato psicológico del interlocutor:

• manera de hablar (contenido, consistencia, duración, expresividad y características del habla);
• gestos y expresiones faciales;
• acciones específicas (movimientos y posturas de una persona, distancia entre interlocutores, toques);
• movimientos corporales (tocar, acariciar, acariciar).

El estudio de la apariencia del interlocutor realiza una función importante en la creación de un retrato psicológico. Estas son preferencias de vestimenta, limpieza, pulcritud e impecabilidad de apariencia, adherencia a las tendencias de moda o descuido de ellas, copia de ropa usada por otras personas.

Al determinar el retrato psicológico de un empleado, es necesario centrarse en su personalidad:

• carácter (intereses, principios, planes, preferencias);
• comportamiento (competencia, habilidades para la vida, experiencia profesional);
• el lado espiritual de la personalidad (características únicas de los procesos y propiedades de las esferas intelectual, cognitiva y emocional);
• aspectos sociales y psicológicos (estatus, rol social, estilo de vida y especificidades laborales);
• propiedades biopsíquicas (temperamento, género y edad del interlocutor, estado de salud);
• formación de contactos.

Para establecer una comunicación empresarial, es necesario crear un ambiente propicio para una conversación seria, lo que implica demostrarle al socio su buena voluntad e interés. Esto se verá facilitado por una sonrisa suave, un saludo cortés y una pausa que brinde al interlocutor la oportunidad de incorporarse a la conversación y tomar parte directa en ella.

Una conversación estándar comienza con la implementación de las siguientes acciones: divulgación de objetivos, desempeño de los socios tanto de un lado como del otro, expresar el tema, presentar a la persona que conduce la conversación, anunciar el procedimiento para investigar el problema.

Esta etapa es obligatoria para determinar un plan de negociación adecuado y aumentar el interés en la interacción por parte del socio. Este procedimiento puede ser facilitado por una broma que sea apropiada para el lugar y el momento.

También debe decidir sobre los roles que desempeñarán las partes en el curso de la comunicación comercial. La aceleración del proceso se ve facilitada por la imitación de un compañero, un reflejo especular de su postura, plasticidad, tono de voz, gestos. Después de un tiempo (5-10 minutos), es posible proceder al anuncio de las condiciones. Esto requiere posiciones iguales. Puede moverse a otra posición, lo que se manifiesta mediante la comunicación no verbal.

Durante esta fase, se debe hacer hincapié en las similitudes en lugar de las diferencias. Gracias a esto, las negociaciones ayudarán a obtener el resultado deseado. En caso de desacuerdos irresolubles, se recomienda pasar a una posición neutral, que no implique establecer una evaluación propia.

Recuerde que se necesitan argumentos sólidos. En este caso, se deben observar ciertas reglas:

• La presentación de pensamientos debe realizarse utilizando frases sencillas, comprensibles, precisas y convincentes.
• Convendrá adaptar los argumentos a la personalidad de la pareja.
• Es deseable que presente su evidencia de manera clara y concisa.
• Cuando hablas de un problema, debes ser firme: no puedes ceder si tienes confianza en tu opinión.
• Siempre debe haber una prueba de peso que respalde la tesis en reserva (en caso de que el interlocutor comience a dudar de la decisión).
• Se recomienda utilizar hechos confiables que ayuden al interlocutor a tomar una decisión sin demora.
• No te rindas hasta que el compañero finalmente confirme su negativa.
• Debe usar los argumentos más convincentes a favor de su posición, tratando de expresar pensamientos de tal manera que estén completamente interesados ​​​​en el interlocutor.

Al interactuar, siempre es difícil evitar varias discusiones. La tarea principal que debe abordarse en tal situación es demostrarle a la pareja que tiene razón (eliminando dudas, determinando los motivos de resistencia, reacción defensiva, pensando en tácticas). Al mismo tiempo, se deben evitar los juicios categóricos, de lo contrario, todo se convertirá en el efecto contrario.

Si logra la comprensión, una mayor interacción no causará serias dificultades. Después de eso, deberá encontrar un beneficio común. Dale a tu pareja la oportunidad de tomar la iniciativa.

Es necesario controlar su participación en el logro del objetivo deseado.Si su propia decisión es mucho más fuerte que la del interlocutor, debe considerar cuidadosamente su propuesta y explicar por qué la idea debe finalizarse, sobre qué base es más rentable tomar una posición diferente.

Los criterios formulados deben traducirse a la versión final. Después de eso, debe iniciar un acuerdo. Se recomienda describir con mayor detalle las obligaciones asumidas por cada una de las partes. Tan pronto como se tome la decisión, la gratitud expresada al interlocutor será apropiada.

La etapa final de la comunicación empresarial juega un papel muy importante, por lo que se le debe prestar la misma atención que a todas las anteriores. El dictamen final repercute en la imagen del interlocutor en su conjunto y en las colaboraciones que se mantienen actualmente y se prevén para el futuro. Todavía se debe mostrar benevolencia, respeto y tacto.

La comunicación empresarial se beneficiará y garantizará buenos resultados cuando se utilice las siguientes reglas y directrices:

• Las bebidas (té, café) se ofrecen a discreción del propietario o durante negociaciones prolongadas.
• No haga llamadas telefónicas durante las negociaciones comerciales. Es mejor apagar el teléfono por este tiempo. Es necesario mostrar respeto por el socio y el procedimiento general para la interacción comercial.
• Está prohibido salir de las instalaciones durante las negociaciones. Un caso excepcional es la necesidad de asistencia médica.
• Mantener registros de trabajo es bienvenido, ya que enfatiza el interés y la atención al socio.
• Una muestra de buen gusto es no hacer preguntas relacionadas con el secreto comercial de un socio.Esto ayuda a evitar la incomodidad y la posición incómoda.

Todo sobre importantes habilidades de comunicación empresarial, vea el siguiente video.