Conversación de negocios: reglas, variedades y etapas.

Los resultados de las relaciones comerciales a menudo dependen de negociaciones y diálogos personales. Los contactos comerciales, establecidos por escrito o por teléfono, se desarrollan en conversaciones personales. Al mismo tiempo, los participantes de la entrevista utilizan toda la variedad de medios de comunicación: utilizan no solo el habla, sino también gestos, expresiones faciales e influencia personal.

Una conversación de negocios suele ser una conversación entre dos interlocutores, por lo que deben tener en cuenta los detalles personales del oponente, sus motivos, las características del discurso y aplicar la etiqueta. La comunicación interpersonal implica una variedad de métodos para influir en el interlocutor.

Una conversación de negocios que tiene un tema específico y está orientada personalmente, a menudo se lleva a cabo dentro de la misma organización entre los empleados.El propósito de la conversación es el deseo de un participante en la comunicación de influir en otro o en un grupo completo de empleados con la ayuda de palabras para impulsar la actividad, los cambios en el entorno de trabajo o las relaciones existentes y mejorar su calidad.

Otro objetivo de una conversación de negocios es la necesidad de que la gerencia forme conclusiones y decisiones basadas en las opiniones y el razonamiento de los empleados.

La ventaja de las conversaciones de negocios sobre otros tipos de comunicación verbal es:

• en la velocidad de reacción a los comentarios de los interlocutores, lo que ayuda a obtener el resultado deseado;
• en aumentar la conciencia del administrador tomando en cuenta, controlando y monitoreando los puntos de vista, juicios, pensamientos, argumentos y declaraciones escépticas escuchadas durante la entrevista;
• en la conveniencia de un conjunto razonable y flexible de métodos para estudiar el tema en discusión, que es una consecuencia de la solución del problema y las pretensiones de todas las partes.

Una conversación de negocios se centra en la implementación de ciertas funciones:

• encontrar nuevas direcciones;
• lanzamiento de proyectos prometedores;
• intercambio de datos;
• regulación de las actividades iniciadas;
• comunicación mutua de empleados de una empresa;
• facilitar los contactos comerciales entre instituciones, empresas, industrias.

Los resultados de una conversación y reunión de negocios no solo están determinados por la preparación para ello, sino también por la construcción de la conversación en sí.Los errores indiscutibles pueden evitarse mediante métodos bien establecidos para realizar entrevistas y observar sus principios. Siempre debe haber una atmósfera de buena voluntad; las declaraciones duras son inaceptables.

El principio de racionalidad implica la moderación del comportamiento, especialmente en el caso de una pareja que muestra emotividad. La falta de control sobre las emociones suele afectar negativamente a la decisión que se toma. Tal solución no puede llamarse óptima.

El principio de comprensión es necesario para que los interlocutores puedan encontrar un terreno común en el diálogo y lograr el efecto deseado.

Durante la conversación, la concentración de la atención de los hablantes fluctúa incluso en ausencia de factores disipativos. Teniendo en cuenta y notando tales matices, es necesario en este momento volver a llamar la atención y reanudar el contacto interrumpido.

El principio de confiabilidad dicta la observancia obligatoria de la autenticidad de informar al interlocutor, incluso si da información falsa. Esto beneficia el diálogo y logra los objetivos deseados.

Un principio psicológico importante es la distinción entre el tema de conversación con el interlocutor. Una actitud subjetiva hacia un oponente puede afectar la objetividad de la evaluación de los indicadores. Una conversación constructiva se basa en la distinción entre eventos con puntos de vista y opiniones con experiencias.

La concreción de tales principios generales para llevar a cabo conversaciones comerciales son las reglas para su implementación, que contribuyen a la seguridad y eficiencia de las negociaciones.

La regla del doble interés es que cada uno de los entrevistadores tiene un doble interés: no solo la esencia y el contenido del tema de la conversación, sino también la cooperación con un compañero.Mantener relaciones fructíferas no es una tarea menos importante en una conversación que el intercambio de información.

Los expertos recomiendan dirigir la conversación de tal forma que no interfiera en la relación entre empleados y directivos. Para esto necesitas:

• no se apresure a sacar conclusiones sobre los motivos e intenciones de los interlocutores, basándose en sus propias suposiciones;
• escuchar atentamente al oponente y demostrar que se le comprende;
• exprese su interés y sus objetivos en lugar de discutir sobre el pasado, y los pensamientos deben expresarse clara y claramente;
• discutir acciones futuras.

El énfasis en el interés por un socio también se considera una regla importante que ayudará a facilitar en gran medida las tareas de ambos interlocutores. Frases: "comprensible", "interesante", "complace saberlo", insertadas naturalmente en la conversación, crearán un ambiente relajado y ayudarán a expresar acuerdo y comprensión mutua. El mismo problema se puede resolver si se dirige al interlocutor, llamándolo por su nombre y patronímico, y sin mostrar ansiedad e irritabilidad.

El deseo de aclarar información adicional o auxiliar también ayudará a mantener el interés.

Cada conversación es una forma de encontrar puntos en común. Para que el diálogo tenga éxito, no se aconseja iniciarlo con contradicciones. Por lo general, comienzan con temas en los que las opiniones son las mismas, por ejemplo, sobre el clima. Esto se hace para que desde el principio no haya una respuesta negativa y no se deba gastar ningún esfuerzo en persuadir al interlocutor.Los expertos recomiendan tener siempre algunas frases preparadas de antemano, cuyas respuestas son solo positivas.

La preparación para una conversación de negocios comienza con la etapa más importante: la planificación, que consiste en formular los problemas y objetivos de la reunión, así como crear un plan de negociación y métodos para su implementación. Los profesionales aconsejan:

• reflexionar y sopesar el proceso propuesto de la conversación planificada, elaborar su programa;
• recopilar toda la información necesaria sobre un posible interlocutor;
• probar la eficacia de sus argumentos necesarios para fundamentar sus creencias e intenciones;
• verificar la consistencia de sus definiciones y pensamientos;
• pensar en las opciones para la reacción del interlocutor u oponente a los argumentos presentados.

La designación de la hora y el lugar de la futura conversación depende de la posición y actitud de los participantes. Puede realizarse en territorio propio, extranjero o neutral. Después de realizar la capacitación operativa, es necesario verificar y editar los materiales recopilados y preparados y dar el plan para la futura entrevista en el formulario final.

La construcción de una conversación de negocios consta de 5 etapas:

• el comienzo de la conversación;
• suministro de información;
• argumentación;
• anular los argumentos del oponente;
• aprobación de propuestas.

Cada uno de estos pasos se basa en el conocimiento profesional, la claridad, la lógica, a lo que se suman las cualidades personales de los entrevistadores, que son de gran importancia en la conversación. Un plan de conversación debe construirse sobre la base de varias opciones posibles para su resultado. A veces hay que repetir algunos argumentos.

En la primera etapa, al comienzo del diálogo, es importante encontrar contacto con un socio, organizar un entorno atractivo, interesar al interlocutor y tomar la iniciativa. Es recomendable utilizar técnicas especiales que inicien un diálogo. Éstos incluyen:

• una técnica para liberar la tensión, que ayuda a establecer contactos cercanos con el oponente;
• una forma de enganchar al interlocutor, lo que le permite actualizar rápidamente los problemas;
• un método para estimular la fantasía, que implica la aparición de una gran cantidad de preguntas;
• abordar el problema directamente.

El comienzo correcto de la conversación es el conocimiento, la formulación exacta de sus metas y objetivos, la designación del tema, la comunicación de las reglas para considerar los problemas.

En la etapa de proporcionar información, se deben conocer las solicitudes y opiniones del socio, sus motivaciones, argumentos y deseos, informar la información planificada y analizar la posición del interlocutor.

En la fase de refutar los juicios del oponente, sus comentarios deben ser neutralizados. Para ello, es necesario exponer sus argumentos de manera convincente, sin duda, sin permitir la posibilidad de refutar su opinión. La lógica de la negación radica en el análisis de información dudosa, encontrando la verdadera causa, selección de conceptos y métodos. En este caso, se utilizan varios trucos y trucos.

En la etapa de toma de decisiones, se resumen los resultados de la argumentación aceptada y aprobada por el interlocutor, se eliminan los matices negativos y las conclusiones, se consolida y confirma el resultado logrado, se proponen temas para una mayor cooperación. En esta etapa, no se debe mostrar incertidumbre para que la pareja tampoco comience a dudar de la decisión tomada.

Los tipos independientes de conversaciones comerciales se caracterizan por la siguiente clasificación:

• al solicitar un trabajo;
• al despido;
• sobre el problema;
• naturaleza disciplinaria.

La primera variedad es del tipo introductorio, cuya tarea principal es determinar y evaluar las cualidades comerciales del solicitante del puesto. El gerente debe hacerle al solicitante solo algunas preguntas básicas que contengan información sobre la persona: el nivel de educación, la experiencia laboral, las habilidades y destrezas existentes, las razones para buscar trabajo, el nivel de reclamos de pago. A veces es necesario aclarar también las cualidades personales.

Una entrevista con respecto a la salida de un empleado puede ser de dos tipos: arreglo voluntario o forzoso. En el primer caso, el administrador debe averiguar los motivos del despido; esto se debe a la atención para mejorar la gestión de la organización. Por lo general, en tales casos, es posible encontrar información útil que permita resolver algunos problemas.

El tercer tipo es una conversación con un empleado del que se ven obligados a separarse. Como regla general, es muy difícil para un líder. En el proceso de tal conversación, uno debe observar delicadeza, pero al mismo tiempo hacer reclamos en su contra de manera correcta y justa. Hay reglas especiales y consejos sobre cómo llevar a cabo dicha conversación.

La argumentación puede basarse en métodos retóricos y especulativos. Los retóricos son:

• fundamental, consistente en una apelación directa a un socio;
• contradicción basada en encontrar desacuerdos en los argumentos;
• una técnica para resaltar conclusiones que conduce a los resultados deseados a través de conclusiones intermedias;
• comparativo;
• método de desmembramiento basado en la selección de partes individuales;
• método boomerang;

• boicotear;
• cambiando el énfasis y sacando a la luz sus intereses;
• método de inferencia basado en un cambio gradual en la esencia del problema;
• método de votación, concluido en preguntas preestablecidas;
• técnica de asistencia explícita.

Se pueden considerar métodos especulativos:

• técnica de exageración;
• anecdótico;
• tecnología de uso de la autoridad;
• la técnica de dudar de la identidad del interlocutor;
• un método de aislamiento, que consiste en presentar expresiones individuales en una forma modificada;
• transformación de la dirección, basada en la transición a otro asunto que no está relacionado con la disputa;
• la represión, que consiste en exagerar problemas menores;
• una técnica de engaño en la que se informa información confusa;
• retraso - retrasar la conversación;
• un llamamiento basado en un llamamiento a la simpatía;
• técnica de distorsión;
• preguntas trampa.

Los expertos recomiendan realizar conversaciones de negocios de la siguiente manera: hacer sugerencias o evaluar algo en forma de pregunta-respuesta que permita mantener una posición de iniciativa, no permitir un tono categórico, incentivar al interlocutor a ser activo y al mismo tiempo obtener la necesaria información. Por ejemplo, es apropiado y racional usar las frases:

• “¿Cuál es su opinión sobre este asunto? »;
• "¿Cómo crees que?.. ";
• “¿Entendí correctamente tu punto de vista? »;
• “¿No deberíamos tú y yo buscar otra opción? »;
• “¿No crees que la situación no está a tu favor ahora? ".

Una conversación de negocios contribuye a la realización del deseo de las personas de cambiar la situación o establecer relaciones cualitativamente nuevas entre los participantes en el diálogo. Tales conversaciones son parte importante de las relaciones en los negocios y la política, representando el establecimiento de vínculos entre socios autorizados por sus organizaciones para resolver problemas. Tienes que hablar brevemente.

Para obtener más información sobre las reglas de la comunicación comercial, vea el siguiente video.