Τύποι επιχειρηματικής επικοινωνίας

Η επαγγελματική επικοινωνία βοηθά στη δημιουργία σχέσεων με συναδέλφους, υφισταμένους, συνεργάτες και πελάτες. Στη διαδικασία της επικοινωνίας, υπάρχει ανταλλαγή όχι μόνο πληροφοριών, αλλά και εμπειρίας και γνώσης σε έναν συγκεκριμένο τομέα. Η επιχειρηματική εθιμοτυπία διεισδύει απολύτως σε όλους τους τομείς της ζωής, υπάρχουν διάφοροι τύποι επιχειρηματικής επικοινωνίας.

Η επαγγελματική επικοινωνία είναι ένα σημαντικό μέρος της ανθρώπινης ζωής. Η εθιμοτυπία στο επιχειρηματικό περιβάλλον χρησιμεύει ως ένα είδος υποστήριξης. Στις επιχειρήσεις, υπάρχουν διάφορες μορφές επικοινωνίας. Θα πρέπει να επιλέγονται οι κατάλληλες επιλογές λαμβάνοντας υπόψη τα προσωπικά και ψυχολογικά χαρακτηριστικά των συμμετεχόντων στη συζήτηση. Διακρίνονται οι ακόλουθες μορφές επικοινωνίας:

• Συνομιλία - η προφορική επαφή μεταξύ των συνομιλητών, περιορίζεται σε συζήτηση σημαντικών προβλημάτων και εργασιών, διευκρινίζοντας ορισμένες από τις αποχρώσεις που σχετίζονται με την εργασία. Οι συμμετέχοντες στη συζήτηση σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να έχουν το δικαίωμα να ασχολούνται με διάφορα καθήκοντα και να λαμβάνουν αποφάσεις. Οι καταστάσεις των συνομιλητών πρέπει να είναι ίσες.
• Διαπραγμάτευση έχουν πιο άκαμπτη δομή. Κατά κανόνα, σε αυτές συμμετέχουν εκπρόσωποι διαφορετικών εταιρειών ή τμημάτων.Οι διαπραγματεύσεις χρησιμοποιούνται για να ενώσουν τις δυνάμεις τους με εταίρους που ενδιαφέρονται να λύσουν ένα συγκεκριμένο πρόβλημα.
• Στη συνάντηση συμμετέχει ομάδα ή μεγάλος κύκλος ενδιαφερομένων και εμπλεκομένων. Η συνάντηση περιλαμβάνει τη συλλογή, ανάλυση πληροφοριών, ανταλλαγή δεδομένων, καθώς και λήψη αποφάσεων σε αμφιλεγόμενα ζητήματα.
• Εκτέλεση - σε αυτήν την περίπτωση, ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα μοιράζεται τις απαραίτητες πληροφορίες με το κοινό. Σε αυτή την περίπτωση, το μήνυμα δεν περιορίζεται σε συζήτηση του θέματος, αλλά παρουσιάζεται ως πληροφορία. Αυτή η μορφή επικοινωνίας απαιτεί από τον ομιλητή να έχει ηγετικές ιδιότητες, ικανότητα παραμονής στην κοινωνία, καθώς και ρητορικές δεξιότητες.
• Αλληλογραφία - ένας έμμεσος τρόπος επικοινωνίας, παίζει ένα είδος ρόλου επικοινωνίας αλληλογραφίας. Αυτός ο τύπος επικοινωνίας περιλαμβάνει εντολές, πρωτόκολλα, ψηφίσματα, αιτήματα, εκθέσεις, επίσημες επιστολές, οδηγίες κ.λπ. Η αλληλογραφία χρησιμοποιείται για την επικοινωνία μεταξύ τμημάτων ή οργανισμών. Είναι απαραίτητο να ακολουθείτε συγκεκριμένους κανόνες κατά τη διεξαγωγή αλληλογραφίας.

Η επαγγελματική επικοινωνία πρέπει να μαθαίνεται. Ταυτόχρονα, οι προσωπικές ιδιότητες και η επίδειξη του «εγώ» κάποιου ξεθωριάζουν στο παρασκήνιο. Το κύριο πράγμα παραμένει η ικανότητα να λαμβάνετε υπόψη τα συμφέροντα και τις επιθυμίες του αντιπάλου και να τα συνδυάζετε με τις δικές σας απαιτήσεις με τέτοιο τρόπο ώστε και τα δύο μέρη να επιτυγχάνουν το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Η επιχειρηματική επικοινωνία αποτελείται από διάφορα στάδια:

• Διαμόρφωση κινήτρου. Χωρίς αυτό, δεν θα είναι δυνατή η επίτευξη αποτελεσματικής αλληλεπίδρασης.
• Προετοιμασία για επικοινωνία - αυτή είναι η προετοιμασία ενός σχεδίου συνομιλίας, η προετοιμασία επιχειρημάτων και πληροφοριών.Είναι επίσης απαραίτητο να ετοιμάσετε μια λίστα εργασιών που πρέπει να επιλυθούν κατά τη διάρκεια της συζήτησης.
• Έναρξη συνομιλίας. Είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί επαφή, μετά από αυτό είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένα "κλίμα σχέσεων" ευνοϊκό για τη συνομιλία.
• Διατύπωση του προβλήματος - ανάδειξη του φάσματος των προβλημάτων, παρουσίαση της θέσης και του οράματός τους για αυτό το έργο. Ωστόσο, σημειώστε ότι πρέπει να προετοιμάσετε εκ των προτέρων περιλήψεις για το θέμα της συζήτησης και να είστε έτοιμοι να απαντήσετε στις ερωτήσεις που τέθηκαν.
• Ανταλλαγή πληροφοριών - Διευκρίνιση της θέσης του συνομιλητή. Είναι σημαντικό να διατηρείτε την επικοινωνία και να απαντάτε σε ερωτήσεις σε μια προσβάσιμη επίσημη γλώσσα, παραλείποντας την επαγγελματική ορολογία εάν είναι απαραίτητο.

• Πειθώ και επιχειρηματολογία - είναι απαραίτητα σε περίπτωση διαφωνίας και προκύπτουν από το προηγούμενο στάδιο επικοινωνίας. Είναι απαραίτητο να σημειώσετε τις θετικές πτυχές του οράματός σας για την κατάσταση και την επίλυση του αμφιλεγόμενου ζητήματος.
• Εύρεση λύσης σε ένα πρόβλημα ή πρόβλημα - στο τέλος της συζήτησης, το αποτέλεσμά της πρέπει να ταιριάζει σε όλους τους συμμετέχοντες.
• Σύνταξη σύμβασης - αυτό σημαίνει ότι, ως αποτέλεσμα της συνάντησης, οι συμμετέχοντες στη συζήτηση κατέληξαν σε έναν κοινό παρονομαστή ή ζήτησαν την υποστήριξη εταίρων για την επίλυση διαφόρων προβλημάτων. Ένα θετικό αποτέλεσμα της συζήτησης τελειώνει με γραπτή επιβεβαίωση.
• Ανάλυση αποτελεσμάτων - δείχνει εάν οι αποφάσεις που ελήφθησαν ήταν σωστές.
• Λήψη αποφάσης – συνεπάγεται τη συναίνεση όλων των μερών μετά την ανάλυση. Στην περίπτωση αυτή, οι συμμετέχοντες στη συζήτηση αποφασίζουν για περαιτέρω συνεργασία ή τερματισμό των επαφών.

Στη σύγχρονη κοινωνία, οι άνθρωποι ακολουθούν συνειδητά τους κανόνες της επιχειρηματικής επικοινωνίας προκειμένου να επιτύχουν συγκεκριμένους στόχους στο εταιρικό περιβάλλον. Στις επιχειρήσεις, δεν αρκεί να κατέχεις μια συγκεκριμένη θέση, είναι επίσης απαραίτητο να ενισχύσεις τις σχέσεις με διαφορετικούς ανθρώπους. Μεγάλη σημασία έχουν τα ακόλουθα:

• Η ικανότητα να κερδίζεις ανθρώπους και να παραμένεις στην κοινωνία είναι σημαντικές πτυχές του εταιρικού διαλόγου. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να είστε σε θέση να διατυπώσετε ξεκάθαρα και ξεκάθαρα τις σκέψεις σας, να υποστηρίξετε σωστά την άποψή σας.
• Τα αναλυτικά δεδομένα και η ικανότητα λήψης γρήγορων αποφάσεων είναι πάντα με το μέρος σας. Όταν επικοινωνείτε με τους συνεργάτες, να θυμάστε ότι όλα τα μέρη ενδιαφέρονται να επιλύσουν γρήγορα τις διαφορές.
• Είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη τα πολιτιστικά χαρακτηριστικά και οι εθνικές παραδόσεις του συνομιλητή: αναμφίβολα, ορισμένα έθιμα και κανόνες που υιοθετούνται σε άλλη χώρα μπορεί να φαίνονται απαράδεκτα ή προσβλητικά.

Οι βασικές έννοιες και τα πρότυπα της επιχειρηματικής ηθικής πρέπει να είναι γνωστά σε κάθε άτομο που σέβεται τον εαυτό του. Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι στις επιχειρήσεις, η επικοινωνία μεταξύ των ανθρώπων χτίζεται όχι σύμφωνα με την αμοιβαία σύλληψη της διάθεσης των συνεργατών, αλλά σύμφωνα με ορισμένα πρότυπα. Υπάρχουν οι ακόλουθοι τύποι επιχειρηματικής επικοινωνίας (κατά λειτουργικό σκοπό):

• λεκτική και μη λεκτική - συνίστανται στην ανάγκη παρακολούθησης της ομιλίας, των εκφράσεων του προσώπου, των χειρονομιών και των στάσεων. Στη μη λεκτική επικοινωνία, η θέση των χεριών, των ποδιών, το βλέμμα, η κλίση του κεφαλιού και οι ακούσιες κινήσεις μπορούν να πουν πολλά περισσότερα για τα συναισθήματα και τη διάθεση ενός ατόμου από τον προφορικό λόγο. Αξίζει να μάθετε να ελέγχετε τις εκφράσεις του προσώπου και τις χειρονομίες.
• Γραπτές και προφορικές. Για κάθε μορφή επικοινωνίας διακρίνονται ξεχωριστές έννοιες και νόρμες.Οποιοδήποτε έγγραφο επικυρώνεται με υπογραφές και σφραγίδες αναφέρεται στη γραπτή μορφή επικοινωνίας. Προφορικά - προγραμματισμός συναντήσεων, συναντήσεων, διαπραγματεύσεων, εκθέσεων και άλλων μορφών επιχειρηματικής επικοινωνίας.

• Μονολογική και Διαλογική - έχουν σημαντικές γλωσσικές διαφορές. Ο διάλογος είναι διαπροσωπική επικοινωνία. Ο μονόλογος αντικατοπτρίζει μια ενιαία άποψη. Αυτός ο τύπος επικοινωνίας περιλαμβάνει μια παρουσίαση ή μια πανηγυρική ομιλία, καθώς και μια έκθεση ή εισαγωγική ομιλία.

• Απομακρυσμένο και προσωπικό. Η εξ αποστάσεως επικοινωνία περιλαμβάνει τηλεφωνικές συνομιλίες, αλληλογραφία μέσω ταχυδρομείου. Ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στο τονικό μοτίβο του λόγου, στη συντομία του μηνύματος. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χειρονομίες.

Κάθε στυλ έχει ορισμένα χαρακτηριστικά. Πρέπει να μπορείτε να τα καταλάβετε.

Ταξινόμηση στυλ:

• Απολυταρχικός. Βασίζεται στην αδιαμφισβήτητη δύναμη του αφεντικού και στην απόλυτη υποταγή των εργαζομένων. Οποιεσδήποτε αποφάσεις λαμβάνονται αποκλειστικά και δεν συζητούνται με ενδιαφερόμενα ή εμπλεκόμενα πρόσωπα.
• Δημοκρατικός - το κύριο χαρακτηριστικό είναι η κοινή συζήτηση των θεμάτων και η επιθυμία για αμοιβαία κατανόηση. Κατά την επικοινωνία με τον συνομιλητή, χρησιμοποιούνται ένα αίτημα, συστάσεις και κίνητρα.
• συστηματική ή τυπική - καθορίζεται από την ελάχιστη συμμετοχή του επικεφαλής στη διαχείριση προσωπικού, τη διαπραγμάτευση και τη λήψη αποφάσεων. Δύσκολες υποθέσεις και ριψοκίνδυνες αποφάσεις μεταφέρονται σε άλλους. Η αποτελεσματικότητα μιας τέτοιας διαχείρισης δεν εξαρτάται πλέον από τον ηγέτη, αλλά από το επίπεδο ανάπτυξης της ομάδας.
• Φιλελεύθερος - κάτι ανάμεσα σε αυταρχικά και δημοκρατικά στυλ.Η συζήτηση διαφόρων θεμάτων με συνεργάτες ή συναδέλφους ελαχιστοποιείται, αλλά χρησιμοποιείται σε σπάνιες περιπτώσεις και μόνο με στόχο τη μετάθεση της ευθύνης στον αντίπαλο.
• Επίσημη επιχείρηση - συνεπάγεται αυστηρή τήρηση κανόνων επικοινωνίας, κλισέ ομιλίας και κανόνων επιχειρηματικής επικοινωνίας, όπου δεν υπάρχει χώρος για την εκδήλωση της ατομικότητας.
• Επιστημονικός - αυστηρός, σύντομος και συγκρατημένος λόγος, κατάλληλος μόνο στους τομείς της επιστήμης και της εκπαίδευσης. Χρησιμοποιείται σε ερευνητικές ή διδακτικές δραστηριότητες.

Η επιχειρηματική επικοινωνία αφορά όλες τις εξωτερικές πτυχές της συμπεριφοράς και χωρίζεται σε διάφορους τομείς:

• Οι συμμετέχοντες στη συζήτηση έχουν κοινούς στόχους και κίνητρα.
• η συνομιλία λαμβάνει χώρα σε ένα χωροχρονικό διάστημα.
• οικοδομείται μια σαφής ιεραρχία επικοινωνίας μεταξύ όλων των συμμετεχόντων στη συζήτηση, κατανέμονται κοινωνικές καταστάσεις.
• Οι συμμετέχοντες στην επικοινωνία τηρούν τους γενικά αποδεκτούς κανόνες και κανόνες κατά την επικοινωνία.

Η επαγγελματική επικοινωνία βοηθά στη γρήγορη δημιουργία των απαραίτητων επαφών, στην υποστήριξη αξιόπιστων πελατών. Βοηθά στην επίτευξη αμοιβαίας κατανόησης.

Υπάρχουν 4 κύριες λειτουργίες της επιχειρηματικής επικοινωνίας:

• Πληροφορία και επικοινωνία - περιλαμβάνει τη συλλογή και παροχή συγκεκριμένων πληροφοριών, καθώς και την ανταλλαγή γνώσεων και εμπειριών.
• Διαδραστικό - λόγω της διαδικασίας αλληλεπίδρασης μεταξύ των ανθρώπων. Χρησιμοποιείται στη διαδικασία της αλληλεπίδρασης (συμπεριφορά, δραστηριότητες και αποφάσεις συνεργατών).
• Αντιληπτική είναι να καταλάβεις το άλλο άτομο. Η εγκαθίδρυση ή η αποδυνάμωση της επαφής συμβαίνει στη βάση της αμοιβαίας κατανόησης.
• Ρυθμιστικό-επικοινωνιακό - σας επιτρέπει να προσαρμόσετε τη συμπεριφορά των συμμετεχόντων στη συζήτηση.Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να γνωρίζετε άπταιστα ειδικές τεχνικές: να είστε σε θέση να πείσετε, να βρείτε συμβιβασμούς και να κάνετε παραχωρήσεις.

Επιπλέον, είναι απαραίτητο να λαμβάνονται υπόψη ειδικοί κανόνες όταν συναλλάσσεστε με επιχειρηματίες. Οποιεσδήποτε εκκλήσεις, μηνύματα και πληροφορίες πρέπει να συμμορφώνονται με τους τρεις πυλώνες:

• από άποψη περιεχομένου - τα μηνύματα και οι πληροφορίες που παρέχονται πρέπει να είναι σαφείς και συνοπτικές.
• το εκφραστικό μέρος αναφέρεται στη συναισθηματική συνιστώσα.
• παρακινητική πλευρά - στοχεύει στις σκέψεις και τα συναισθήματα του συνομιλητή.

Κατά την επικοινωνία, ένα άτομο δίνει προσοχή στην ομιλία και τη φωνή του συνομιλητή. Αξιολογείται σύμφωνα με ορισμένους δείκτες:

• Λεξιλόγιο - η απουσία παρασιτικών λέξεων και ικανός, εκφραστικός λόγος μας επιτρέπουν να δηλώσουμε με σιγουριά ότι το άτομο είναι μορφωμένο και καλλιεργημένο.
• κατανοητή ομιλία και η σωστή προφορά των λέξεων είναι το κλειδί για την επιτυχία κάθε ανθρώπου.
• τονισμός - σας επιτρέπει να τοποθετήσετε τους απαραίτητους τόνους.
• Ρυθμός ομιλίας - Η αργή ομιλία θα προκαλέσει μελαγχολία και η γρήγορη ομιλία δεν θα σας επιτρέψει να συγκεντρωθείτε στις πληροφορίες που παρέχονται.
• Συζήτηση για τις θετικές και αρνητικές ιδιότητες των ανταγωνιστών. Προσπαθήστε να αγγίξετε τέτοια θέματα εξαιρετικά διακριτικά και προσεκτικά. Αυτό είναι ένα είδος αβλαβούς χειραγώγησης που θα βοηθήσει να κερδίσει τον συνομιλητή.
• Συνδυασμός μακρών και σύντομων φράσεων. Αυτή η τεχνική θα βοηθήσει να κρατήσει την προσοχή του συνομιλητή.

Για να επιτευχθεί ο σεβασμός μεταξύ των συναδέλφων και των συνεργατών, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη ορισμένες αποχρώσεις:

• Συζήτηση για τις θετικές και αρνητικές ιδιότητες των ανταγωνιστών. Προσπαθήστε να αγγίξετε τέτοια θέματα εξαιρετικά διακριτικά και προσεκτικά. Αυτό είναι ένα είδος αβλαβούς χειραγώγησης που θα βοηθήσει να κερδίσει τον συνομιλητή.
• Συνδυασμός μακρών και σύντομων φράσεων. Αυτή η τεχνική θα βοηθήσει να κρατήσει την προσοχή του συνομιλητή.
• Σε επιχειρηματικό περιβάλλον δεν πρέπει να δείχνετε τις προσωπικές σας προτιμήσεις και συναισθήματα κατά την επίλυση διαφόρων προβλημάτων. Τον κύριο ρόλο παίζουν τα συμφέροντα της εταιρείας που εκπροσωπείτε και τα συμφέροντα του συνομιλητή. Δεν πρέπει να μεταβείτε σε υψηλές φωνές ή να εμπλακείτε σε λεκτική αψιμαχία: οποιαδήποτε εκδήλωση συναισθημάτων θα επηρεάσει αρνητικά τη φήμη και την εικόνα σας.
• Μην ανακατεύετε δουλειά και προσωπική ζωή. Οι σχέσεις με τους συναδέλφους δεν πρέπει να επηρεάζουν τη λύση των προβλημάτων της εταιρείας. Εάν δεν μπορείτε να δημιουργήσετε μια ζεστή σχέση με ένα άτομο, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να αγνοήσετε τη γνώμη και τις συμβουλές του όταν λύνετε κοινά προβλήματα. Η ικανότητα διαχωρισμού των προσωπικών σχέσεων από τις επαγγελματικές βοηθά στην εστίαση στα επιθυμητά καθήκοντα και στην επίλυση διαφορών.

• Προετοιμαστείτε για τη συζήτηση: κάντε ερωτήσεις για τον συνομιλητή και επιλέξτε την κατάλληλη τακτική επικοινωνίας.
• Να είσαι ακριβής - μην παίρνετε χρόνο από επιχειρηματικούς εταίρους.
• Ικανότητα ακρόασης του συνομιλητή - το αναμφισβήτητο πλεονέκτημά σας. Χωρίς την ικανότητα επικοινωνίας με τους πελάτες, κατανόησης των αναγκών και των επιθυμιών τους, είναι αδύνατο να πετύχεις.
• Φιλική στάση προς όλους τους συνομιλητές. Ακόμη και ένας ανέντιμος σύντροφος δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται με περιφρόνηση. Ξεχάστε την εχθρότητα και προσπαθήστε να φερθείτε ευνοϊκά και ευγενικά στον συνομιλητή. Να θυμάστε ότι δεν πρέπει να συζητάτε τη σχέση σας με άλλα άτομα σε επιχειρηματικό περιβάλλον. Οι σχέσεις, η προσωπική ζωή δεν πρέπει να συζητούνται με κανέναν.
• Η ικανότητα εστίασης στα βασικά. Προσπαθήστε να καταλάβετε τι θέλει ο συνομιλητής σας. Λαμβάνοντας υπόψη τα ενδιαφέροντά του, προσπαθήστε να λύσετε το πρόβλημα και να καταλήξετε σε έναν κοινό παρονομαστή, μη χάνοντας τις επιθυμίες σας.
• Ικανότητα να είσαι ειλικρινής. Εάν οι πληροφορίες είναι αναξιόπιστες, παραμορφωμένες, μπορούν να ανακαλυφθούν σε οποιαδήποτε ακατάλληλη στιγμή και να επηρεάσουν τη φήμη σας.
• Μην ξεχνάτε τους κανόνες καλών τρόπων. Πάντα να απευθύνεστε στο άτομο με το μικρό του όνομα, να χαμογελάτε και να προσπαθείτε να του κάνετε κομπλιμέντα, αλλά αποφύγετε τις κολακείες.

Στο επόμενο βίντεο θα βρείτε τις πιο σημαντικές δεξιότητες επιχειρηματικής επικοινωνίας.