Ψυχολογία της επιχειρηματικής επικοινωνίας

Οι επιχειρηματίες σήμερα έχουν πολλούς τρόπους επικοινωνίας με πελάτες, συναδέλφους και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη. Η κατανόηση της φύσης της επιχειρηματικής επικοινωνίας μπορεί να σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους της εταιρείας σας και την καθημερινή διαχείριση.

Στην ψυχολογία, ο όρος «επικοινωνία» σημαίνει την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των ανθρώπων μέσω ενός κοινού συστήματος συμβόλων. Αυτός ο ορισμός της επικοινωνίας περιλαμβάνει δύο πτυχές:

• Πρώτον, υπάρχει αυτό που μεταφέρεται, όπως γεγονότα, συναισθήματα, ιδέες και ούτω καθεξής. Αυτό σημαίνει ότι στη διαδικασία επικοινωνίας, κάποιος πρέπει να λάβει τις μεταδιδόμενες πληροφορίες.
• Δεύτερον, ο παραπάνω ορισμός τονίζει το στοιχείο της κατανόησης στη διαδικασία της επικοινωνίας. Η κατανόηση θα επιτευχθεί μόνο όταν ο παραλήπτης του μηνύματος το κατανοήσει με την ίδια έννοια με τον αποστολέα. Επομένως, η σωστή ερμηνεία του μηνύματος έχει μεγάλη σημασία.

Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι η ανταλλαγή πληροφοριών, γεγονότων και ιδεών που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις. Σε αυτήν την εποχή της παγκοσμιοποίησης, κάθε επιχείρηση, μεγάλη ή μικρή, απαιτεί σωστή επιχειρηματική επικοινωνία, τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά.

Τα κύρια χαρακτηριστικά της επιχειρηματικής επικοινωνίας περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στοιχεία:

• Κατάτμηση. Ακόμη και σε μικρούς οργανισμούς, θα ήταν λάθος να υποθέσουμε ότι όλοι οι εργαζόμενοι έχουν τις ίδιες ανάγκες, ενδιαφέροντα και επιθυμίες όσον αφορά την επαγγελματική επικοινωνία. Η αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία τμηματοποιείται για να ανταποκρίνεται στις ανάγκες συγκεκριμένου κοινού. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι που εργάζονται σε ένα διοικητικό περιβάλλον θα έχουν διαφορετικές ανάγκες και διαφορετική πρόσβαση σε πληροφορίες από τους εργαζόμενους που εργάζονται σε περιβάλλον παραγωγής.
• συγκεκριμένο. Η αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία πρέπει να είναι συγκεκριμένη και όσο πιο συγκεκριμένη είναι, τόσο περισσότερο ταιριάζει στις δικές της ιδιαιτερότητες.
• Ακρίβεια. Όταν οι πληροφορίες είναι ανακριβείς, χάνεται η αξιοπιστία. Ο αποστολέας αυτών των πληροφοριών χάνει επίσης την εμπιστοσύνη του. Η αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία πρέπει να είναι ακριβής τόσο ως προς το περιεχόμενο που μεταφέρεται όσο και ως προς τα απλά πράγματα που περιλαμβάνουν τη γραμματική, την ορθογραφία και τα σημεία στίξης.
• Επικαιρότητα. Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν τι συμβαίνει στους οργανισμούς τους και στο εξωτερικό περιβάλλον καθώς τους επηρεάζει. Η έγκαιρη επικοινωνία με τους εργαζόμενους είναι πιο δύσκολη από ποτέ, αλλά είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία.

• Επαναληψιμότητα. Εάν ένα μήνυμα σταλεί μόνο μία φορά, δεν μπορείτε να είστε σίγουροι ότι έφτασε στον παραλήπτη. Η αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία απαιτεί συχνή επικοινωνία για να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εργαζόμενοι έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι αλλάζουν, κάποιοι φεύγουν, άλλοι μπαίνουν στην εταιρεία και όλα αυτά απαιτούν ενημέρωση πληροφοριών.
• Πολυκαναλικό. Οι επιχειρήσεις έχουν πολλά κανάλια επικοινωνίας που κυμαίνονται από παραδοσιακά (έντυπα, πίνακες μηνυμάτων, συναντήσεις) έως νέα (e-mail, ιστολόγια, ιστότοποι κοινωνικής δικτύωσης).Όλα αυτά τα κανάλια πρέπει να χρησιμοποιηθούν για να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι λαμβάνουν πληροφορίες υπό διαφορετικές συνθήκες.
• Αμεσότητα. Η επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο εξακολουθεί να είναι η πιο αποτελεσματική, λένε οι ειδικοί, και θα πρέπει να χρησιμοποιείται όποτε είναι δυνατόν. Φυσικά, σε πολύ μεγάλους οργανισμούς αυτό μπορεί να είναι δύσκολο, αλλά ακόμη και τότε, εναλλακτικές λύσεις μπορεί να περιλαμβάνουν τηλεδιάσκεψη ή χρήση διαδικτυακών σεμιναρίων.
• Η παρουσία ανατροφοδότησης. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να μπορούν να μοιράζονται τα σχόλιά τους, τις απόψεις και τις σκέψεις τους με τους διευθυντές και τους εργοδότες. Η αμφίδρομη επικοινωνία είναι αποτελεσματική τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για τους εργοδότες.

Μερικές φορές πρέπει να συνεργαστείς με κάποιον που δεν σου αρέσει ή απλά δεν αντέχεις. Αλλά για χάρη της δουλειάς σας, είναι σημαντικό να διατηρείτε μια καλή επιχειρηματική σχέση μαζί τους. Σε αυτή την περίπτωση, προσπαθήστε να γνωρίσετε καλύτερα το άτομο. Μάλλον ξέρει πολύ καλά ότι δεν σας αρέσει, γι' αυτό κάντε το πρώτο βήμα: ξεκινήστε μια εμπιστευτική συζήτηση ή καλέστε τον σε δείπνο μαζί. Κατά τη διάρκεια της συνομιλίας, εστιάστε στο να αναζητήσετε πράγματα που μπορεί να έχετε κοινά: ρωτήστε για την οικογένεια, τα ενδιαφέροντα, τις προηγούμενες επιτυχίες.

Η εταιρική κουλτούρα είναι απαραίτητη για την επιτυχημένη επιχειρηματική επικοινωνία. Συμβάλλει στη διατήρηση της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας στην εργασία, επιπλέον, μελέτες σε αυτόν τον τομέα δείχνουν άμεση σχέση μεταξύ της εταιρικής κουλτούρας και του κύκλου εργασιών των εταιρειών.

Οι ειδικοί αναφέρουν έξι βασικές ψυχολογικές αρχές της επιχειρηματικής επικοινωνίας:

• Αμοιβαιότητα. Αμοιβαιότητα στις επιχειρήσεις σημαίνει αμοιβαίες προσδοκίες κατά την ανταλλαγή αξίας. Εάν ένα άτομο δώσει κάτι, τότε ο παραλήπτης αναμένεται να δώσει κάτι σε αντάλλαγμα. Η αμοιβαιότητα δημιουργεί εμπιστοσύνη μεταξύ των εταίρων και η σχέση τους εξελίσσεται προς το καλύτερο.
• Πειστικότης. Η γνώση του προϊόντος, των τάσεων, των αποτελεσμάτων της έρευνας διαπραγμάτευσης θα σας κάνει πολύ πιο πειστικούς. Είναι σημαντικό να δείξετε την επίγνωσή σας για να κερδίσετε την εμπιστοσύνη του συντρόφου.
• υποχρεωτικός. Να εκπληρώνετε πάντα τις υποχρεώσεις σας, όχι μόνο γραπτές, αλλά και προφορικές. Να θυμάστε ότι ακόμη και μια χειραψία είναι σημάδι συμφωνίας. Εάν δυσκολεύεστε να θυμηθείτε τι είπατε κάποια στιγμή, γράψτε το. Θα δώσετε την εντύπωση ενός δεσμευτικού ανθρώπου.
• Ακολουθία. Να είστε πάντα συνεπείς στις πράξεις και τις πράξεις σας και να μην αλλάζετε ποτέ τις επιχειρηματικές σας αρχές.
• Προσπάθεια για συναίνεση. Η συναίνεση συνεπάγεται ότι όλοι λαμβάνουν και υποστηρίζουν την απόφαση και κατανοούν τους λόγους για τη λήψη της. Η συναίνεση είναι δυνατή μεταξύ των εταίρων εάν έχουν κοινές αξίες και στόχους και υπάρχει συμφωνία μεταξύ τους σε συγκεκριμένα θέματα και κοινή κατεύθυνση.
• Προσωπική στοργή. Είναι πιο πιθανό να αλληλεπιδράσουμε με εκείνους τους ανθρώπους που ξεκαθαρίζουν ότι μας αρέσουν και παρουσία των οποίων αισθανόμαστε σημαντικοί. Η σωματική ελκυστικότητα παίζει ρόλο σε αυτό, αλλά η ομοιότητα είναι επίσης πολύ αποτελεσματική. Απευθυνόμαστε σε εκείνους τους ανθρώπους που μοιάζουν με εμάς σε ρούχα, ηλικία, κοινωνικοοικονομική κατάσταση.

Η επικοινωνία είναι ηθική όταν είναι άμεση, ειλικρινής και αμοιβαία.Εάν η επικοινωνία έχει σκοπό να κρύψει την αλήθεια ή να βλάψει ένα άλλο άτομο, δεν μπορεί να είναι ηθική.

Αν και η ηθική δεν είναι η ίδια με την ηθική, υπάρχει μια ισχυρή σχέση μεταξύ των δύο εννοιών: η ηθική είναι ιδέες για το τι είναι σωστό και τι λάθος και η ηθική είναι αρχές συμπεριφοράς που επηρεάζονται από ηθικές πεποιθήσεις. Επομένως, η ηθική της επικοινωνίας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από ηθικές αρχές:

• Τιμιότητα. Γενικά, η ηθική επικοινωνία είναι ειλικρινής επικοινωνία. Αν και υπάρχουν φορές που θα ήταν πιο ηθικό να πούμε ψέματα, για παράδειγμα σε έναν υποτιθέμενο δολοφόνο, για το πού βρίσκεται ένα πιθανό θύμα, αυτές οι περιπτώσεις αποτελούν την εξαίρεση και όχι τον κανόνα. Εκτός αυτού, η ειλικρίνεια είναι κάτι περισσότερο από την αλήθεια. σημαίνει να είσαι ανοιχτός, να προσφέρεις εθελοντικά όποια πληροφορία έχεις, ακόμα κι αν θέτει σε κίνδυνο τα δικά σου βραχυπρόθεσμα συμφέροντα. Η εμπιστοσύνη στους ανθρώπους συνδέεται στενά με την ειλικρίνεια. Η δημιουργία ενός περιβάλλοντος εμπιστοσύνης είναι ο δρόμος προς την ηθική επικοινωνία σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον.
• ειλικρίνεια. Η διαφάνεια είναι ένα από τα βασικά σημεία της ηθικής επικοινωνίας. Στην επικοινωνία, αυτό σημαίνει να είσαι ανοιχτός σε διαφορετικές ιδέες και απόψεις, καθώς και να είσαι πρόθυμος να εκφράσεις τις δικές σου απόψεις, ακόμα κι αν δεν περιμένεις να γίνουν αποδεκτές.

• Αφοσίωση. Στο πλαίσιο των επιχειρηματικών επικοινωνιών, αφοσίωση σημαίνει διάθεση του απαραίτητου χρόνου και πόρων για μια ολοκληρωμένη συζήτηση θεμάτων. Μόνο τότε θα έχουν όλοι την ευκαιρία να ακουστούν.
• Οικοδόμηση συναίνεσης. Η ηθική επικοινωνία είναι προσανατολισμένη στο στόχο και όχι στην κατάσταση. Ένα στυλ επικοινωνίας στο οποίο διαφορετικές ομάδες ενώνονται σε αντίπαλα στρατόπεδα και καθοδηγούνται κυρίως από τα δικά τους συμφέροντα δεν συνεισφέρει τίποτα στο σύνολο του οργανισμού. Το ηθικό για έναν οργανισμό είναι ένα στυλ επικοινωνίας στο οποίο οι άνθρωποι αναζητούν συναίνεση, όχι αντίθεση, και επικεντρώνονται στο να κάνουν ό,τι μπορούν για την εταιρεία. Έτσι, δεδομένου ότι η βοήθεια σε έναν οργανισμό είναι ηθική επιταγή, η επίτευξη συναίνεσης είναι ένα ηθικό στυλ επικοινωνίας.

Πιστεύεται ότι υπάρχουν έξι κύριοι τύποι συνομιλητών. Για να προετοιμαστείτε καλύτερα για σημαντικές συνομιλίες, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τι τύπος είστε:

• ανακλαστικός. Είστε στοχαστικός συνομιλητής αν στη διαδικασία της επικοινωνίας νιώθετε τη διάθεση ενός συντρόφου. Ο λόγος σας είναι απαλός, ήρεμος, είστε ευαίσθητοι, κατανοείτε τον συνομιλητή και σας αρέσει να χτίζετε σχέσεις με άλλα άτομα.
• Διαιτητής. Είστε συνομιλητής τύπου δικαστή, αν αναλύετε θέματα και ζητήματα, ανακαλύπτετε τα κύρια σημεία και στη συνέχεια τα εξηγείτε αποτελεσματικά στους άλλους. Οδηγείτε τη συζήτηση και την οδηγείτε άμεσα και πειστικά.
• ευγενής. Είστε ο τύπος του «ευγενούς» συνομιλητή αν σας αρέσει η ανοιχτή επικοινωνία και είναι εύκολο για τους άλλους να επικοινωνήσουν μαζί σας. Είστε επίσης συγκεντρωμένοι και πηγαίνετε πάντα κατευθείαν στον στόχο.
• βουλευτής. Ο συνομιλητής τύπου αναπληρωτή είναι διπλωματικός και χρησιμοποιεί την επικοινωνία για να τερματίσει τις συγκρούσεις. Είναι επίσης μαλακός, γοητευτικός και κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται άνετα.
• Σωκράτης. Ο τύπος του συνομιλητή του Σωκράτη είναι καλός στο να λύνει προβλήματα και να πείθει τους άλλους, του αρέσουν οι μεγάλες συζητήσεις.Είναι λεπτομερής και καλά ενημερωμένος και οι απόψεις του εκτιμώνται από τους άλλους.
• Επίσημος. Αυτός ο τύπος συνομιλητή χρησιμοποιεί την επικοινωνία για να πραγματοποιήσει τα όνειρά του και να γίνει επιτυχημένος στη δουλειά και στο σπίτι. Αυτός είναι ένας οξυδερκής και στρατηγικός στοχαστής.

Οι ειδικοί λένε ότι υπάρχουν τέσσερα βασικά στυλ επικοινωνίας: αναλυτικό, διαισθητικό, λειτουργικό και προσωπικό. Κανένα στυλ επικοινωνίας δεν είναι εγγενώς καλύτερο από ένα άλλο. Αλλά η επιλογή του λάθος στυλ επικοινωνίας για ένα συγκεκριμένο κοινό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα:

• Αναλυτικό στυλ. Η αναλυτική επικοινωνία περιλαμβάνει την αντιμετώπιση σκληρών δεδομένων και πραγματικών αριθμών. Οι άνθρωποι που επικοινωνούν με αυτό το στυλ αποφεύγουν να δείχνουν συναισθήματα και συναισθήματα όταν μιλάνε. Ένα μεγάλο πλεονέκτημα του αναλυτικού στυλ επικοινωνίας είναι ότι μπορείτε να αναλύετε τα προβλήματα λογικά και απαθώς. Αυτό σημαίνει ότι οι άνθρωποι βλέπουν ότι είστε καλά ενημερωμένοι και έχετε μεγάλη αναλυτική εμπειρία. Ένα πιθανό μειονέκτημα στο να έχετε ένα αναλυτικό στυλ επικοινωνίας είναι ότι μπορεί να θεωρηθείτε ψυχρός ή αναίσθητος.
• Διαισθητικό στυλ. Όταν επικοινωνείτε με διαισθητικό ύφος, προτιμάτε να λαμβάνετε όλη την εικόνα και να αποφεύγετε τις λεπτομέρειες από φόβο μήπως κολλήσετε σε αυτές. Αυτό σας επιτρέπει να φτάσετε κατευθείαν στην καρδιά του προβλήματος αντί να το αντιμετωπίσετε σταδιακά. Το πλεονέκτημα αυτού του στυλ είναι ότι επικοινωνείτε γρήγορα και με ακρίβεια, εμβαθύνοντας εύκολα σε μεγάλα και πολύπλοκα ζητήματα. Ωστόσο, σε μια κατάσταση που απαιτεί πραγματικά λεπτομέρειες, μπορεί να μην έχετε την υπομονή.

• λειτουργικό στυλ. Αυτό το στυλ συνεπάγεται μεθοδικότητα, παρουσία λεπτομερών σχεδίων, ακριβείς προθεσμίες. Οι άνθρωποι που επικοινωνούν με αυτό το στυλ είναι καλοί ερμηνευτές που δεν τους λείπει ποτέ τίποτα.Ένα πιθανό μειονέκτημα ενός λειτουργικού στυλ επικοινωνίας είναι ότι μπορεί να χάσετε την προσοχή του κοινού σας, ειδικά όταν μιλάτε με διαισθητικούς συνομιλητές.
• Προσωπικό στυλ. Επικοινωνώντας με προσωπικό στυλ, νιώθετε μια συναισθηματική σύνδεση με τον σύντροφό σας και αυτό σας επιτρέπει να ξέρετε τι σκέφτεται πραγματικά. Είσαι καλός ακροατής και καλός διπλωμάτης, ξέρεις να εξομαλύνεις τις συγκρούσεις, διατηρείς καλές σχέσεις με πολλούς ανθρώπους. Αυτό το στυλ σας επιτρέπει να χτίσετε βαθιές προσωπικές σχέσεις. Οι άνθρωποι συχνά στρέφονται σε εσάς επειδή είστε σε θέση να φέρετε διαφορετικές ομάδες κοντά. Το μειονέκτημα αυτού του τρόπου επικοινωνίας είναι ότι μερικές φορές μπορεί να ενοχλήσετε τους συνομιλητές αναλυτικού τύπου που τους αρέσουν οι σκληροί αριθμοί και οι λογικές συζητήσεις.

Για τις πιο σημαντικές δεξιότητες επιχειρηματικής επικοινωνίας, δείτε το παρακάτω βίντεο.