Επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις: τύποι, κανόνες και παραδείγματα διεξαγωγής

Οι επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις είναι παρούσες στη ζωή κάθε μάνατζερ οποιουδήποτε επιπέδου. Στην πραγματικότητα, αυτή είναι μια επαγγελματική συνομιλία, η οποία είναι μια μορφή λεκτικής ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ πολλών ανθρώπων. Οι επίσημες αποφάσεις δεν λαμβάνονται πάντα μετά από επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις, αλλά είναι χρήσιμες λόγω των πληροφοριών που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια των συνομιλιών.

Οι επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις είναι επιχειρηματική επικοινωνία που βοηθά στην επίτευξη συμφωνίας μεταξύ των μερών. Οι διαπραγματεύσεις είναι απαραίτητες για να μπορέσουμε να συζητήσουμε το πρόβλημα με τον σύντροφο, αλλά και να προσπαθήσουμε να βρούμε μια λύση που θα ικανοποιεί όλα τα μέρη. Σήμερα, είναι πολύ σημαντικό για έναν καταρτισμένο διευθυντή να μπορεί να διεξάγει επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις.

Οι διαπραγματεύσεις μπορούν να έχουν τις ακόλουθες λειτουργίες:

• Ενημερωτική – όταν τα μέρη θέλουν απλώς να ανταλλάξουν διαφορετικές απόψεις στο πλαίσιο της προετοιμασίας για τις κύριες διαπραγματεύσεις.
• Ομιλητικός - σε αυτή την περίπτωση, τα μέρη προτιμούν να δημιουργήσουν νέους δεσμούς, σχέσεις.
• Ελεγχος, συντονισμός των ενεργειών. Σε αυτή την περίπτωση, οι διαπραγματεύσεις διεξάγονται από εταίρους που έχουν ήδη δημιουργήσει επιχειρηματικές σχέσεις και χρειάζεται μόνο να διευκρινίσουν ορισμένες από τις αποχρώσεις των σχέσεων που έχουν επιτευχθεί στο παρελθόν.
• Ρυθμιστική - αυτή η λειτουργία είναι απαραίτητη εάν πρέπει να επιλύσετε έγκαιρα ένα πρόβλημα ή σύγκρουση, για να σταματήσετε όλες τις διαφορές.

Οι επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις μπορούν να χωριστούν σε δύο τύπους - εσωτερικές και εξωτερικές. Οι εσωτερικές διαπραγματεύσεις πραγματοποιούνται εντός της ομάδας ή της εταιρείας σας. Οι εξωτερικές διαπραγματεύσεις είναι εκείνες στις οποίες είναι παρών το προσκεκλημένο μέρος, μπορεί να είναι συνεργάτες, ανταγωνιστές ή πελάτες. Οι εσωτερικές διαπραγματεύσεις συχνά καταλήγουν σε αμοιβαίες συμφωνίες. Εδώ, δύο μέρη εργάζονται για να επιτύχουν ένα θετικό αποτέλεσμα για την εταιρεία: αναλύουν, εξάγουν συμπεράσματα και προσφέρουν τις καλύτερες επιλογές για έξοδο από την τρέχουσα κατάσταση.

Στο Χάρβαρντ, απόφοιτοι και καθηγητές έχουν καταλήξει σε ένα νέο είδος διαπραγμάτευσης με αρχές. Εδώ εναλλάσσονται υποχωρήσεις και σταθερότητα θέσης. Γνωρίζουμε αυτή τη μέθοδο ως «μέθοδος καρότου και ραβδιού». Η ουσία αυτής της αρχής είναι να διατηρείτε μια σκληρή θέση, η οποία σας επιτρέπει να εξετάσετε αρχικά μόνο τη βασική ουσία του προβλήματος ή του θέματος που συζητείται.

Με τους επιχειρηματικούς εταίρους, είναι καλύτερο να ακολουθείτε τους κανόνες που έχουν θεσπιστεί στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Αυτό θα σας δώσει την ευκαιρία να έχετε καλές, δυνατές και αμοιβαία επωφελείς σχέσεις στο μέλλον.

Στο αρχαίο Βυζάντιο, τα «πρακτικά» ήταν το πρώτο μέρος του εγγράφου, το οποίο συνήθως περιείχε μια λίστα με τους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Σήμερα είναι ένα σύνολο κανόνων, σύμφωνα με τους οποίους θα πρέπει να γίνονται ποικίλες τελετές, να καθιερωθεί ένας ενδυματολογικός κώδικας, μια μορφή επίσημων επιστολών κ.λπ.

Κάθε παραβίαση των νόμων του πρωτοκόλλου θα σημαίνει ότι όσοι παραβίασαν το πρωτόκολλο μπορεί να έχουν προβλήματα. Αυτό το κόμμα πρέπει να ζητήσει συγγνώμη για το λάθος του. Τότε η παράβλεψη πρέπει να διορθωθεί. Χάρη στην τήρηση του πρωτοκόλλου κατά τις διαπραγματεύσεις και τους χαιρετισμούς, με τη διαχείριση εγγράφων και τη διενέργεια διαφόρων συμβάσεων, οι επαγγελματικές συναντήσεις γίνονται πιο σημαντικές.

Κάθε χώρα έχει τα δικά της εθνικά πρότυπα ηθικής. Αλλά βασικά αυτή η έννοια είναι η ίδια για όλους.

Σχεδόν όλη η προετοιμασία για διαπραγματεύσεις (τόσο εσωτερικές όσο και εξωτερικές) χωρίζεται σε διάφορα στοιχεία. Τα κυριότερα περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

• ορισμός του προβλήματος, για το οποίο είναι απαραίτητο να γίνει διαπραγμάτευση·
• αναζήτηση για εκείνους που θα βοηθήσουν στην επίλυση των προβλημάτων που έχουν προκύψει.
• προσδιορισμός συμφερόντων (ιδικός και εταίρος).
• σαφή διατύπωση του σχεδίου και του προγράμματος της συνάντησης·
• εάν είναι απαραίτητο, επιλέγονται εκπρόσωποι της αντιπροσωπείας·
• οργανωτικές στιγμές - συλλογή τεκμηρίωσης, πινάκων, δειγμάτων και άλλου υλικού που μπορεί να είναι χρήσιμο στις διαπραγματεύσεις.

Οι συναντήσεις μπορεί να είναι εσωτερικές και εξωτερικές, επίσημες και ανεπίσημες. Αυτά είναι τα κύρια στυλ τους.Η διαφορά τους είναι η παρουσία τεκμηριωμένης ενοποίησης επιμέρους σημείων, του πρωτοκόλλου των διαπραγματεύσεων, των χαρακτηριστικών των θεμάτων που συζητήθηκαν και του θέματος αυτής της συνομιλίας.

Ανάλογα με τη φύση των διαπραγματεύσεων μπορούν να χωριστούν σε εταιρική σχέση και αντίθεση. Οι αντιδιαπραγματεύσεις διεξάγονται εάν υπάρχει σύγκρουση μεταξύ των μερών που πρέπει να επιλυθεί. Σε αυτή την περίπτωση, η λύση πρέπει να είναι ουδέτερη και να ταιριάζει και στα δύο μέρη.. Αυτό το είδος συνομιλίας είναι γνωστό ότι είναι επιθετικό, καθώς κάθε πλευρά θέλει να κερδίσει τη διαπραγμάτευση. Σε αυτό το είδος συνομιλίας, συνήθως συζητείται η σύμπραξη, η συνεργασία, η ανάπτυξη των μερών.

Η διαδικασία της διαπραγμάτευσης μπορεί να χωριστεί σε διάφορα στάδια. Η δομή τους έχει καθοριστεί εδώ και καιρό. Ένα από τα κύρια στάδια των διαπραγματεύσεων είναι μια εισαγωγική συνομιλία, κατά την οποία μπορείτε να διευκρινίσετε το θέμα της συνάντησης, να επιλύσετε αναδυόμενα ζητήματα σχετικά με την οργάνωση των διαπραγματεύσεων. Μπορεί επίσης να είναι μια συνάντηση εμπειρογνωμόνων, η οποία συνήθως λαμβάνει χώρα πριν από την έναρξη των διαπραγματεύσεων μεταξύ ηγετών και αντιπροσωπειών.

Τα κύρια έξι στάδια είναι:

• Εκπαίδευση. Η σωστή προετοιμασία για επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις είναι το 90% της επιτυχίας. Παρά τη μεγάλη επιθυμία να ενεργήσετε αυτοσχέδια, δεν συνιστάται να αγνοήσετε αυτό το στάδιο πριν από τη συνάντηση. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε ένα ενδιάμεσο στάδιο προβολών.
• διευκρίνιση. Μην ενεργήσετε αμέσως, μην αρχίσετε να πλειοδοτείτε. Προσπαθήστε να δημιουργήσετε τεχνικά επαφή με την άλλη πλευρά, να καθορίσετε τα πρότυπά της. Στη συνέχεια, προσπαθήστε να μάθετε, με τη βοήθεια προετοιμασμένων ερωτήσεων, ποια ενδιαφέροντα έχει η άλλη πλευρά.
• Υποβολή προτάσεων. Αυτό το στάδιο είναι χαρακτηριστικό ως μέσο επίλυσης διαφορών.Εδώ τα μέρη μπορούν να ανταλλάξουν προτάσεις, να καθορίσουν πού και γιατί έχουν παρεξηγήσεις. Φροντίστε να καταγράψετε όλες τις διαφωνίες και τις διαφωνίες.
• Παζάρι. Αυτό το μέρος της συνάντησης επηρεάζει αυτό που συμφωνείτε. Εδώ μπορείτε να επιλύσετε όλες τις διαφωνίες μέσω της ανταλλαγής πληροφοριών, των παραχωρήσεων. Η αποτελεσματική διαπραγμάτευση είναι η ανταλλαγή κάτι που μπορεί να έχει διαφορετική τιμή και αξία για κάθε αντίπαλο.

• Παίρνοντας αποφάσεις. Μπορούμε να υποθέσουμε ότι πλησιάζετε στο τελικό στάδιο των διαπραγματεύσεων. Ωστόσο, πάρτε το χρόνο σας. Ρωτήστε τον εαυτό σας την ερώτηση: «Είναι η προτεινόμενη συμφωνία κερδοφόρα ή μπορεί να γίνει διαπραγμάτευση μιας ακόμη καλύτερης επιλογής; »
• Ενοποίηση συμφωνιών - ο τελικός της συνάντησής σας. Υπάρχουν στιγμές που οι αντίπαλοι συμφώνησαν σε όλα και διαλύθηκαν. Ωστόσο, την επόμενη κιόλας μέρα, κατά την εφαρμογή των συμφωνιών, μπορεί να προκύψει μια κατάσταση που κάποιος παρεξήγησε τον αντίπαλό του με λάθος τρόπο. Γι' αυτό είναι απαραίτητο να διορθωθούν τεχνικά απολύτως όλες οι συμφωνίες και τα αποτελέσματα της συνάντησης. Αυτό θα βοηθήσει στην αποφυγή διφορούμενων καταστάσεων στο μέλλον.

Οι οποιεσδήποτε διαπραγματεύσεις πρέπει να προετοιμαστούν εκ των προτέρων. Κατά την προετοιμασία, είναι επιθυμητό να συλλέξετε τις απαραίτητες πληροφορίες για τον συνεργάτη, να σκεφτείτε εκ των προτέρων τα επιχειρήματα για την πρότασή σας και επίσης καλό είναι να σκεφτείτε και να παίξετε εκ των προτέρων όλες τις πιθανές επιλογές για το αποτέλεσμα μιας επαγγελματικής συνομιλίας.

Υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός μεθόδων για τη διεξαγωγή σκληρών διαπραγματεύσεων. Αρκετές κύριες.

Εδώ ο σκληρός διαπραγματευτής βάζει όλα τα χαρτιά στο τραπέζι σχεδόν αμέσως. Ταυτόχρονα, δηλώνει απολύτως όλους τους πόρους που διαθέτει (ή όχι).Ο υπολογισμός σε αυτή τη διαπραγματευτική τακτική βασίζεται στο γεγονός ότι όλες οι επιλογές που μπορεί να προετοιμάσει η άλλη πλευρά θεωρούνται αμέσως «λανθασμένες» και «μη ελκυστικές» για συνεργασία.

Εάν ο αντίπαλος της σκληρής πλευράς αντιληφθεί αυτή την πληροφορία ως γεγονός, δεν έχει άλλη επιλογή από το να συμφωνήσει ή να φύγει. Τα μειονεκτήματα αυτής της μεθόδου περιλαμβάνουν την πιθανή απώλεια ενός πιθανού συντρόφου (πιθανόν στο μέλλον).

Αφού ο σκληρός αντίπαλος ανακοινώσει όλες τις προϋποθέσεις στο "θύμα", μπορείτε να συμφωνήσετε να μιλήσετε για αυτούς τους όρους. Σε αυτή την περίπτωση, το «θύμα» μπορεί να οδηγήσει τον αντίπαλο στο σενάριο που χρειάζεται παρέχοντας τα επιχειρήματά του.

Μπορείτε να σταθείτε πιο σταθερά στη θέση σας. Εδώ, ο αντίπαλος μπορεί ήδη να σκεφτεί τι ακριβώς θα χάσει και μπορεί να αποδεχθεί τους όρους της «θυσίας» (με ορισμένες τροπολογίες υπέρ του).

Σε συνδυασμό με τις λέξεις "Ναι, αλλά υπό όρους ..." και μια φιλική συνομιλία, ο αντίπαλος μπορεί να χαλαρώσει λίγο. Περαιτέρω, το «θύμα» μπορεί να πάει στην επίθεση. Ο σκοπός αυτού του παιχνιδιού είναι να συνεχίσει τη συζήτηση.

Ένας ισχυρός διαπραγματευτής θα αλλάξει τη διάθεση της άλλης πλευράς. Εδώ από έναν σκληρό διαπραγματευτή ακούγονται είτε ευχάριστα λόγια είτε κατηγορίες. Οι αντιφάσεις από το στόμα ενός ατόμου κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας θα εμποδίσουν το «θύμα» να σκεφτεί την προσφορά του. Μπορεί να είναι σε σύγχυση, μπορεί να χάσει την ψυχολογική της σταθερότητα.

Για να αντιμετωπίσετε έναν ισχυρό αντίπαλο σε αυτού του τύπου τις διαπραγματεύσεις, Το «θύμα» πρέπει αρχικά να καταλάβει ότι αυτό είναι παιχνίδι και παίζεται αποκλειστικά για έναν σκοπό. Για να ακινητοποιηθεί η επιθετική πλευρά, αρκεί να ζητήσετε απαλά αλλά επίμονα να κατανοήσετε την κατάσταση που έχει συμβεί, χρησιμοποιώντας τη μέθοδο «σύγκρουση κριτηρίων». Απαραίτητη προϋπόθεση είναι το «θύμα» να μιλάει με αυτοπεποίθηση και μη επιθετικά. Αυτό οδηγεί τον επιτιθέμενο σε αδιέξοδο και δεν δίνει την ευκαιρία να κατηγορήσει τον αντίπαλο για αγενή διαπραγμάτευση.

Αυτή η τακτική είναι ένας καλός συνδυασμός των δύο προηγούμενων. Πρώτον, ένας σκληρός διαπραγματευτής επικοινωνεί, διεξάγει προσφορές κ.λπ. Όλα πάνε καλά μέχρι τη στιγμή που το «θύμα» θέλει να πει το τελικό του «ναι». Εδώ, η σκληρή πλευρά έχει ήδη μπει πλήρως στη δουλειά και περνάει στην επίθεση λέγοντας: «Αυτή η πρόταση δεν μας ταιριάζει. Δεν μας ενδιαφέρει».

Ο υπολογισμός γίνεται στο γεγονός ότι το χαλαρό «θύμα» δεν θα απωθήσει τον σκληρό διαπραγματευτή και θα μπορέσει να αποδεχτεί τους πρώτους όρους που ο σκληρός αντίπαλος όρισε αρχικά στην αρχή των διαπραγματεύσεων.

Κατά τη διάρκεια αυτής της μεθόδου διαπραγμάτευσης, ισχύουν ορισμένες κατηγορικές απαγορεύσεις:

• Δεν μπορείτε να δεχτείτε δηλώσεις σχετικά με τον εαυτό σας και την πρόταση. Εάν ένας σκληρός αντίπαλος είχε παρατηρήσεις σε σχέση με την προσωπικότητά σας, θα τις εξέφραζε αμέσως.
• Αυτή η μέθοδος συνομιλίας δεν πρέπει να τελειώνει μετά την πρώτη άρνηση. Σε αυτή την περίπτωση, η διαπραγμάτευση είναι κατάλληλη.
• Δεν χρειάζεται να απολογηθείς.
• Μην βρίσκεις δικαιολογίες.
• Μην εγκαταλείπετε τις θέσεις σας.
• Επίσης, δεν πρέπει να επιτεθείτε ως απάντηση ή να δείξετε επιθετικότητα.
• Μην δίνετε αρνητική αξιολόγηση στον συνομιλητή σας. Μην είσαι σαν αυτόν.
• Προσπαθήστε να αντικαταστήσετε τις δυσάρεστες και αρνητικές λέξεις με πιο ήπιες.

Σε αυτόν τον τύπο διαπραγμάτευσης, υπάρχουν διάφορες ενέργειες που μπορείτε να κάνετε για να μετατρέψετε την κατάσταση υπέρ σας:

• Κάντε διευκρινιστικές ερωτήσεις. Εργαστείτε σε κάθε μεμονωμένη θέση, που ονομάζεται συνομιλητής.
• Ρωτήστε για κριτήρια. Για παράδειγμα: «Καταλαβαίνω καλά ότι…», «Τι είναι σημαντικό για σένα, δεν το αναφέραμε στη συζήτηση; ".
• Μπορείτε να προσπαθήσετε να εκθέσετε τον συνομιλητή με κορυφαίες ερωτήσεις: «Καταλαβαίνω σωστά ότι διαπραγματεύεστε μαζί μου; "," Νομίζω ότι η πρότασή μας δεν είναι κατάλληλη. Μπορείτε να αναλύσετε τι ακριβώς; ".

Σύμφωνα με ορισμένους κανόνες εθιμοτυπίας διαπραγμάτευσης, υπάρχουν χρονικά πλαίσια για τη συνομιλία, τα οποία συζητούνται αρχικά στο προκαταρκτικό στάδιο. Επομένως, όταν τα μέρη έρχονται στις διαπραγματεύσεις, καταλαβαίνουν ήδη τι τους περιμένει. Με βάση αυτό, χτίζουν ένα σχέδιο συνομιλίας, επιλέγουν επιχειρήματα, τακτικές, γεγονότα. Η σκληρή πλευρά σε αυτή την περίπτωση είναι να προσπαθήσετε να σπάσετε ολόκληρο το σενάριο διαπραγμάτευσης που έχετε ήδη προετοιμάσει εκ των προτέρων και να επιβάλετε το δικό σας.

Πριν από την έναρξη της συνάντησης, τα μέρη μπορούν να καθορίσουν το φάσμα των θεμάτων που θα συζητηθούν στις διαπραγματεύσεις. Ο διαπραγματευτής πιστεύει ότι η συνάντηση θα διαρκέσει τουλάχιστον 40 λεπτά. Ωστόσο, αμέσως μετά τη συνάντηση, η σκληρή πλευρά ανακοινώνει ότι υπάρχουν μόνο 10-15 λεπτά και όχι περισσότερα. Το «θύμα» προετοίμασε την παρουσίασή της για τουλάχιστον 15 λεπτά.

Αυτό υπολογίζεται για να δείξει την αδύναμη πλευρά της αδυναμίας του. Είτε το «θύμα» θα υπακούσει στους κανόνες και τις απαιτήσεις, ή φεύγει αμέσως.Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να αγανακτείτε, να λάβετε όλες τις λέξεις που ειπώθηκαν από τη σκληρή πλευρά ως αλήθεια, προσπαθήστε να ανταποκριθείτε στον καθορισμένο χρόνο.

Τί μπορεί να γίνει:

• Μπορείτε να συμφωνήσετε. Ωστόσο, είναι καλύτερο να το αγνοήσετε. Διαπραγματευτείτε σαν να μην συνέβη τίποτα.
• Η συνάντηση διευθύνεται συνήθως από κάποιον που ξέρει πώς να ακούει και να κάνει τις σωστές ερωτήσεις. Πάνω από όλα, μην κατακλύζετε την άλλη πλευρά με μια παρουσίαση του εαυτού σας και της πρότασής σας. Πρώτα, ρωτήστε τον για τις ανάγκες του, ποια κριτήρια επιλογής είναι σημαντικά για αυτόν.
• Μόλις καταλάβετε όλες τις ανάγκες του, μπορείτε να δώσετε στον αντίπαλό σας αυτό ακριβώς που ήθελε.

Στο επόμενο βίντεο, θα βρείτε μια μεθοδολογία για τη διεξαγωγή επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων (προετοιμασία, τεχνικές χειραγώγησης και παραδείγματα αποτελεσματικής επιχειρηματικής επικοινωνίας).