εθιμοτυπία επαγγελματικής αλληλογραφίας

Η αλληλογραφία γραφείου είναι ένα πολύ ιδιαίτερο είδος που πρέπει να κυριαρχήσετε εάν πρόκειται να ανεβείτε στην εταιρική σκάλα. Οι καλές δεξιότητες επιχειρηματικής γραφής θα σας εξυπηρετήσουν πιστά: θα σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε με υφισταμένους, ανωτέρους και συνεργάτες, να δώσετε έμφαση στην εκπαίδευση και τις προοπτικές σας. Ο τρόπος επικοινωνίας πρέπει να είναι συγκρατημένος, σκόπιμος, χωρίς να παρεκκλίνει από ένα δεδομένο θέμα.

Οποιαδήποτε επικοινωνία, προσωπική και γραπτή, είναι αλληλεπίδραση με ανθρώπους με σκοπό την ανταλλαγή πληροφοριών, τον εντυπωσιασμό και τη διαπραγμάτευση. Τίποτα ανθρώπινο δεν μας είναι ξένο, μερικές φορές δίνουμε διέξοδο στα συναισθήματα, αλλά στον επιχειρηματικό τομέα δεν πρέπει να υπάρχει χώρος για τη βίαιη εκδήλωση των συναισθημάτων, των χαρακτηριστικών και της ιδιοσυγκρασίας μας.

Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό της επαγγελματικής επικοινωνίας είναι ότι δεν μπορεί να αποκοπεί στη μέση της πρότασης. Για κάθε γράμμα που λαμβάνετε, πρέπει να γράψετε μια απάντηση, ακόμα κι αν δεν σας αρέσει.Εάν λάβετε μια κλήση και δεν έχετε χρόνο να σηκώσετε το τηλέφωνο, φροντίστε να καλέσετε ξανά. Φυσικά, η επικοινωνία με κάποιους ανθρώπους είναι δυσάρεστη. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο κατάλογος των υποχρεωτικών ιδιοτήτων ενός μάνατζερ περιλαμβάνει αντίσταση στο άγχος.

Μια επαγγελματική συνάντηση, μια τηλεφωνική συνομιλία ή μια επαγγελματική αλληλογραφία μέσω e-mail σίγουρα θα έχει κάποιο σκοπό. Ως αποτέλεσμα, τα μέρη πρέπει να καταλήξουν σε συμπεράσματα, να συζητήσουν το έργο, να συμφωνήσουν σε μια στρατηγική εταιρική σχέση κ.λπ.

Στον γραπτό λόγο υπάρχουν ίσως ακόμη περισσότεροι περιορισμοί και συμβάσεις από ό,τι στον προφορικό λόγο. Επικοινωνώντας απευθείας με τον συνομιλητή, σε μια προσωπική συνάντηση, μπορούμε να δώσουμε μια αντονική έμφαση σε αυτό ή εκείνο το γεγονός, να διευκρινίσουμε κάτι αν ο συνομιλητής δεν μας καταλάβαινε. Εάν γίνει κάποιο σφάλμα ομιλίας, μπορούμε να το διορθώσουμε αμέσως. Αλλά σε μια επαγγελματική επιστολή, πρέπει να είμαστε εξαιρετικά σαφείς και ακριβείς, ώστε οι λέξεις να μην υπονοούν διπλή ερμηνεία.

Έλεγαν: «Το χαρτί θα αντέξει τα πάντα», υπονοώντας ότι ακόμη και αναξιόπιστα γεγονότα μπορούν να γραφτούν. Είμαστε της άποψης ότι η επαγγελματική αλληλογραφία πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο ειλικρινής. Παρεμπιπτόντως, τώρα οι έντυπες επιστολές στέλνονται όλο και λιγότερο. Βασικά, μεταφέρουν συμβόλαια και άλλα έγγραφα. Σε αυτή την περίπτωση, τα επιστολόχαρτα χρησιμοποιούνται ως απόδειξη της υψηλής θέσης του οργανισμού.

Στις μέρες μας, στις περισσότερες περιπτώσεις, η επαγγελματική αλληλογραφία λαμβάνει χώρα στον εικονικό χώρο και έχει τα δικά της χαρακτηριστικά. Όταν ο διάλογος μόλις ξεκινά, είναι συνηθισμένο να γράφετε έναν χαιρετισμό σύμφωνα με την εθιμοτυπία, για παράδειγμα: «Γεια σου, αγαπητέ Oleg Sergeevich! ". Και στην επόμενη διεύθυνση κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, ο χαιρετισμός μπορεί να παραλειφθεί.

Η γραπτή επικοινωνία, συμπεριλαμβανομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απαιτεί τήρηση γλωσσικών κανόνων και άψογο γραμματισμό. Άλλωστε, η αλληλογραφία θα αποκαλύψει τα κενά σας σε έναν μορφωμένο συνομιλητή. Επομένως, σας συμβουλεύουμε να ελέγξετε τι γράφεται με τη βοήθεια ειδικών υπηρεσιών, εάν δεν είστε απολύτως σίγουροι για τις δικές σας γνώσεις.

Παραθέτουμε τους γενικούς κανόνες που απαιτούν την ηθική της ηλεκτρονικής επικοινωνίας. Είναι αρκετά απλά, αλλά πολλοί, δυστυχώς, τα παραμελούν:

• Η αρχή κάθε πρότασης γράφεται με κεφαλαία.
• μπαίνει μια τελεία στο τέλος της φράσης έτσι ώστε το νόημα αυτού που διαβάζεται να είναι σαφές.
• Για να επιλύσετε το πρόβλημα και να προτείνετε λύσεις, είναι χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε μια λίστα με κουκκίδες ή με αρίθμηση.
• Για λόγους σαφήνειας, είναι καλό να χρησιμοποιείτε πίνακες, γραφήματα, γραφήματα.
• Μην προσπαθείτε συγκεκριμένα να φαίνεστε ως ένας έξυπνος, μορφωμένος συνομιλητής, μην περιπλέκετε απλές σκέψεις με υπερβολικές συμμετοχικές και συμμετοχικές στροφές.
• Όσο πιο απλά εκφράζετε τις σκέψεις σας, τόσο το καλύτερο.
• Αν και στην καθημερινή ομιλία η κουλτούρα απαιτεί την αποφυγή της ορολογίας, σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, η επαγγελματική ορολογία και τα δάνεια από τα αγγλικά θεωρούνται πλέον καλή μορφή (αλλά μην το παρακάνετε!).

Υπάρχουν οι ακόλουθοι τύποι μηνυμάτων:

• προωθητικές προσφορές·
• ευχαριστία;
• συνοδευτικά;
• εγγύηση;
• υπενθυμίσεις?
• προειδοποιήσεις?
• προτάσεις συνεργασίας.

Εκτός από τους γενικούς κανόνες, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ορισμένες λεπτομέρειες της επαγγελματικής γραφής.Θα δώσουμε τους κανόνες που θα είναι κατάλληλοι στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων.

Η αρχή ενός email ονομάζεται κεφαλίδα. Έχει το λογότυπο του οργανισμού. Είναι χρήσιμο να έχετε πάντα στη διάθεσή σας (δηλαδή στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας) ένα πρότυπο στο οποίο εισάγεται αυτό το λογότυπο.

Σε αντίθεση με την επικοινωνία εκτός σύνδεσης, οι σύγχρονοι κανόνες δεν σας υποχρεώνουν να χαιρετήσετε τον παραλήπτη και μπορείτε να δηλώσετε αμέσως την ουσία του θέματος καλώντας τον με το όνομα και το πατρώνυμο. Ωστόσο, πολλοί συνεχίζουν να γράφουν στην αρχή του μηνύματος: «Καλημέρα! ", "Χαίρετε! ", "Καλό απόγευμα! ' ή 'Χαιρετίσματα'. Και σε αυτό, επίσης, δεν υπάρχει καμία απόκλιση από τον κανόνα.

Οι απαιτήσεις για το σώμα της επιστολής υποδηλώνουν ότι το νόημα της αλληλογραφίας βρίσκεται σε αυτό. Η διαίρεση του κειμένου σε παραγράφους θεωρείται καλή μορφή, ένδειξη προσεκτικής στάσης απέναντι στον συνομιλητή. Σε κάθε παράγραφο, μια ή η άλλη πτυχή του θέματος ονομάζεται και αποκαλύπτεται. Εκτός από τον εντοπισμό του προβλήματος, συνηθίζεται να προτείνουμε τρόπους επίλυσής του. Για να το πω έτσι, για να αποκαλύψει μια επιχειρηματική ιδέα σε μικρογραφία.

Στο τελευταίο μέρος του μηνύματος, μπορείτε να εκφράσετε τόσο επίσημα όσο και πιο προσωπικά συναισθήματα. Η διατύπωση «Με σεβασμό…», «Με εκτίμηση…» («καλύτερα σεβασμό» στα Αγγλικά) ή μια πιο συναισθηματική ευχή «Καλή μέρα! ".

Σε μια προσωπική υπογραφή, είναι επιτακτική ανάγκη να αναγράφεται το επώνυμο και το όνομα (και σε ορισμένους κύκλους, και το πατρώνυμο). Θα πρέπει επίσης να υπάρχουν αριθμοί τηλεφώνου που μπορείτε να καλέσετε: κινητό και πόλη γραφείου. Πρόσφατα, μια ηλεκτρονική υπογραφή με λογότυπο εταιρείας έχει μπει στη μόδα.

Ένας επιπλέον σύνδεσμος προς την ηλεκτρονική πύλη του οργανισμού χρησιμεύει ως πρόσθετη διαφήμιση και ενδέχεται να αυξήσει την επισκεψιμότητα σε αυτόν τον ιστότοπο στο μέλλον.

Οι περισσότεροι υπάλληλοι γραφείου έχουν ένα πολύ εκτεταμένο αρχείο επιστολών στο e-mail τους. Για να μην μπερδευτεί ο συνομιλητής σε μια μακρά αλληλογραφία, συνιστάται να στείλετε μια επιστολή με τη μορφή απάντησης. Όταν κάνετε κλικ στο κατάλληλο πλαίσιο στην αρχή του θέματος του γράμματος, εμφανίζεται η αγγλική συντομογραφία «Re…». Αυτό είναι πολύ βολικό, επειδή ο παραλήπτης θα θυμηθεί αμέσως την πρόοδο της αλληλογραφίας.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε ολόκληρο το ιστορικό της εικονικής επικοινωνίας με αυτόν τον συνομιλητή ή μπορείτε να αφήσετε μόνο τα τελευταία ή τα πιο σημαντικά αποσπάσματα. Η σύγχρονη επιχειρηματική εθιμοτυπία απαιτεί να απαντάτε γρήγορα στα email. Εξάλλου, περνάμε ένα σημαντικό μέρος της ημέρας μας σε έναν υπολογιστή εργασίας. Επιπλέον, η αλληλογραφία μπορεί να ελεγχθεί από κινητές συσκευές.

Εάν το μήνυμα είναι ιδιαίτερης σημασίας και επείγοντος, τότε επιτρέπεται η σύνταξη sms ή ένα τηλεφώνημα για υπενθύμιση για το γράμμα.

Μεταξύ δημιουργικών μορφών, η χρήση γραμματοσήμων δεν γίνεται αποδεκτή και, επιπλέον, γελοιοποιείται και καταδικάζεται. Αλλά στην επαγγελματική αλληλογραφία, τα γραμματόσημα βοηθούν να αντικατοπτρίζουν τυπικές καταστάσεις.

Είναι χρήσιμο να έχετε έναν εικονικό κουμπαρά με σύνολο εκφράσεων και φράσεων. Πράγματι, η δομημένη επικοινωνία, η εργασία γραφείου και η επίλυση τυπικών ζητημάτων βασίζονται σε αυτά τα κλισέ. Για παράδειγμα, η συμπάθεια εκφράζεται από τον τζίρο "Δυστυχώς, πρέπει να σας ενημερώσουμε ...".Ένα αίσθημα εκτίμησης αντικατοπτρίζεται σε αυτή τη φόρμουλα καθήκοντος: "Σας ευχαριστώ για την ανεκτίμητη συνεισφορά σας ...". Και, τέλος, χαρά: «Με υπερηφάνεια σας ενημερώνουμε ότι...». Αλλά η τελευταία φράση: «Ανυπομονούμε για περαιτέρω εποικοδομητική συνεργασία» εκφράζει την ελπίδα για περαιτέρω επιχειρηματικές επαφές.

Έτσι, μιλήσαμε για την εθιμοτυπία της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Αυτοί οι κανόνες είναι απαραίτητοι για να γίνει η επικοινωνία όσο το δυνατόν πιο άνετη και γόνιμη. Χρησιμοποιήστε τα και θα δείτε ότι η δουλειά σας στην υπηρεσία έχει εξελιχθεί ομαλά!

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας, συμπεριλαμβανομένου του email, δείτε το παρακάτω βίντεο.