Στάδια επιχειρηματικής επικοινωνίας

Η επικοινωνία είναι η διαδικασία αλληλεπίδρασης μεταξύ των ανθρώπων, η οποία περιλαμβάνει την ανταλλαγή, την αξιολόγηση και την κατανόηση πληροφοριών. Όσον αφορά την επαγγελματική επικοινωνία, χρησιμοποιούνται ορισμένοι κανόνες και κανόνες για να κάνουν την αλληλεπίδραση των συνεργατών όσο το δυνατόν πιο άνετη. Λαμβάνοντας υπόψη τη σωστή σειρά, η οποία συνίσταται στην τήρηση των απαραίτητων σταδίων επιχειρηματικής επικοινωνίας, εγγυάται την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος, το οποίο είναι προτιμότερο και για τους δύο εταίρους.

Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι μια διαδικασία πολλαπλών σταδίων που περιλαμβάνει τη δημιουργία και περαιτέρω βελτίωση σχέσεων μεταξύ των ανθρώπων που σχετίζονται με συγκεκριμένες ανάγκες. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει τη μεταφορά σημαντικών πληροφοριών, την ανάπτυξη της έννοιας της αλληλεπίδρασης, την αντίληψη και την κατανόηση του συνομιλητή.

Η επαγγελματική επικοινωνία έχει μια σειρά από χαρακτηριστικά, η γνώση των οποίων θα βοηθήσει στην κατανόηση της ουσίας αυτού του τύπου αλληλεπίδρασης:

• Αξία φήμης. Στις επιχειρήσεις, το πρόσωπο μιας επιχείρησης είναι η φήμη της, η οποία είναι το θεμέλιο πάνω στο οποίο χτίζεται η μελλοντική επιτυχία της εταιρείας.Για το λόγο αυτό, η επιχειρηματική επικοινωνία στοχεύει στη διατήρηση και προστασία της.
• Σαφήνεια και ακρίβεια. Ο σαφής και ακριβής καθορισμός των στόχων εξασφαλίζει αποτελεσματική επαγγελματική ανάπτυξη που προάγει την ταχεία αυτοοργάνωση και τη διαμόρφωση ευθύνης.
• Κοινή δραστηριότητα, επωφελής και για τα δύο μέρη. Στην επιχειρηματική αλληλεπίδραση, δεν μπορεί κανείς να φροντίσει για την ευημερία μόνο μιας πλευράς. Η ενότητα των εταίρων και η αμοιβαία επωφελής θέση εξασφαλίζει επιτυχία και εξαιρετικά αποτελέσματα και για τα δύο μέρη.

Το αποτέλεσμα της επιχειρηματικής επικοινωνίας εξαρτάται από το πόσο προσεκτικά είναι οργανωμένη η ίδια η διαδικασία. Στη δομή της επιχειρηματικής επικοινωνίας, μπορούν να διακριθούν ορισμένα στάδια. Η γνώση των κύριων σημείων μιας τέτοιας επικοινωνίας και των κανόνων συμπεριφοράς που αντιστοιχούν σε κάθε στάδιο θα βοηθήσει στην επίτευξη του αγαπημένου στόχου.

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει την άμεση οργάνωση της συνάντησης. Στο πρώτο στάδιο, είναι απαραίτητο να καταρτιστεί ένα σχέδιο με συγκεκριμένες ερωτήσεις και πολλές επιλογές για την επίλυση του προβλήματος. Είναι απαραίτητο να αναλυθούν οι απόψεις του διαπραγματευτικού εταίρου και να επιλέξετε την πιο ωφέλιμη στρατηγική σχέσης. συνιστάται να κάνετε μια πρόβλεψη για το αποτέλεσμα της συνομιλίας. Οι οργανωτικές στιγμές ολοκληρώνουν το προπαρασκευαστικό στάδιο: τον καθορισμό του τόπου και της ώρας της συνάντησης.

Το ψυχολογικό πορτρέτο του συνομιλητή, που αναπτύσσεται στα μάτια σας, εξαρτάται από ορισμένες συνθήκες, τη διάρκεια της γνωριμίας, πληροφορίες για το άτομο που έλαβε από άλλους υπαλλήλους. Διακρίνονται λεκτικές και μη λεκτικές πράξεις συμπεριφοράς, οι οποίες καθιστούν δυνατή τη δημιουργία ενός ψυχολογικού πορτρέτου του συνομιλητή:

• τρόπος ομιλίας (περιεχόμενο, συνέπεια, διάρκεια, εκφραστικότητα και χαρακτηριστικά του λόγου).
• χειρονομίες και εκφράσεις προσώπου·
• συγκεκριμένες ενέργειες (κινήσεις και στάσεις ενός ατόμου, απόσταση μεταξύ συνομιλητών, αγγίγματα).
• σωματικές κινήσεις (άγγιγμα, χαϊδεύοντας, χαϊδεύοντας).

Μια σημαντική λειτουργία στη δημιουργία ενός ψυχολογικού πορτρέτου εκτελείται από τη μελέτη της εμφάνισης του συνομιλητή. Αυτές είναι οι προτιμήσεις στα ρούχα, η καθαριότητα, η τακτοποίηση και η άψογη εμφάνιση, η τήρηση των τάσεων της μόδας ή η παραμέλησή τους, η αντιγραφή ρούχων που φορούν άλλα άτομα.

Καθορίζοντας το ψυχολογικό πορτρέτο ενός υπαλλήλου, είναι απαραίτητο να εστιάσουμε στην προσωπικότητά του:

• χαρακτήρας (ενδιαφέροντα, αρχές, σχέδια, προτιμήσεις).
• συμπεριφορά (ικανότητα, δεξιότητες ζωής, επαγγελματική εμπειρία).
• η πνευματική πλευρά της προσωπικότητας (μοναδικά χαρακτηριστικά των διαδικασιών και των ιδιοτήτων των πνευματικών, γνωστικών και συναισθηματικών σφαιρών).
• κοινωνικές και ψυχολογικές πτυχές (κατάσταση, κοινωνικός ρόλος, τρόπος ζωής και ιδιαιτερότητες εργασίας).
• βιοψυχικές ιδιότητες (ιδιοσυγκρασία, φύλο και ηλικία του συνομιλητή, κατάσταση υγείας).
• σχηματισμός επαφής.

Για να δημιουργήσετε επαγγελματική επικοινωνία, είναι απαραίτητο να δημιουργήσετε μια ατμόσφαιρα που να ευνοεί μια σοβαρή συζήτηση, η οποία περιλαμβάνει να δείξετε στον συνεργάτη την καλή θέληση και το ενδιαφέρον σας. Αυτό θα διευκολυνθεί από ένα απαλό χαμόγελο, έναν ευγενικό χαιρετισμό και μια παύση που παρέχει στον συνομιλητή την ευκαιρία να συμμετάσχει στη συζήτηση και να λάβει άμεσα μέρος σε αυτήν.

Μια τυπική συνομιλία ξεκινά με την υλοποίηση των ακόλουθων ενεργειών: αποκάλυψη στόχων, απόδοση των εταίρων τόσο από τη μία πλευρά όσο και από την άλλη, εκφώνηση του θέματος, εισαγωγή του ατόμου που διεξάγει τη συνομιλία, ανακοίνωση της διαδικασίας για την έρευνα του θέματος.

Αυτό το στάδιο είναι υποχρεωτικό για να καθοριστεί ένα κατάλληλο σχέδιο διαπραγμάτευσης και να αυξηθεί το ενδιαφέρον για την αλληλεπίδραση από την πλευρά του εταίρου. Αυτή η διαδικασία μπορεί να διευκολυνθεί με ένα αστείο που θα ήταν κατάλληλο για τον τόπο και την ώρα.

Θα πρέπει επίσης να αποφασίσετε για τους ρόλους που θα παίξουν τα μέρη στην πορεία της επιχειρηματικής επικοινωνίας. Η επιτάχυνση της διαδικασίας διευκολύνεται από τη μίμηση ενός συντρόφου, μια αντανάκλαση καθρέφτη της στάσης του, η πλαστικότητα, ο τόνος της φωνής, οι χειρονομίες. Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα (5-10 λεπτά), είναι δυνατό να προχωρήσουμε στην ανακοίνωση των όρων. Αυτό απαιτεί ίσες θέσεις. Μπορείτε να μετακινηθείτε σε άλλη θέση, η οποία εκδηλώνεται με μη λεκτική επικοινωνία.

Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, θα πρέπει να δοθεί έμφαση στις ομοιότητες παρά στις διαφορές. Χάρη σε αυτό, οι διαπραγματεύσεις θα βοηθήσουν στην επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος. Σε περίπτωση ανεπίλυτων διαφωνιών, συνιστάται η μετάβαση σε ουδέτερη θέση, η οποία δεν συνεπάγεται τον καθορισμό της δικής του αξιολόγησης.

Να θυμάστε ότι χρειάζονται ισχυρά επιχειρήματα. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να τηρούνται ορισμένοι κανόνες:

• Η παρουσίαση των σκέψεων θα πρέπει να γίνεται με απλές, κατανοητές, ακριβείς και πειστικές φράσεις.
• Θα είναι σκόπιμο να προσαρμόσετε τα επιχειρήματα στην προσωπικότητα του συντρόφου.
• Είναι επιθυμητό να παρουσιάσετε τα αποδεικτικά στοιχεία σας με σαφήνεια και περιεκτικότητα.
• Όταν μιλάτε για ένα πρόβλημα, πρέπει να είστε σταθεροί: δεν μπορείτε να υποχωρήσετε εάν είστε σίγουροι για τη γνώμη σας.
• Θα πρέπει πάντα να υπάρχει ένα σημαντικό αποδεικτικό στοιχείο που να υποστηρίζει τη διατριβή σε επιφύλαξη (σε περίπτωση που ο συνομιλητής αρχίσει να αμφιβάλλει για την απόφαση).
• Συνιστάται η χρήση αξιόπιστων γεγονότων που θα βοηθούσαν τον συνομιλητή να πάρει μια απόφαση χωρίς καθυστέρηση.
• Μην τα παρατάτε μέχρι ο σύντροφος να επιβεβαιώσει τελικά την άρνησή του.
• Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα πιο πειστικά επιχειρήματα υπέρ της θέσης σας, προσπαθώντας να εκφράσετε τις σκέψεις σας με τέτοιο τρόπο ώστε να ενδιαφέρονται πλήρως για τον συνομιλητή.

Όταν αλληλεπιδράτε, είναι πάντα δύσκολο να αποφύγετε διάφορες συζητήσεις. Το κύριο καθήκον που πρέπει να αντιμετωπιστεί σε μια τέτοια κατάσταση είναι να αποδείξετε στον σύντροφο ότι έχετε δίκιο (εξαλείφοντας τις αμφιβολίες, προσδιορίζοντας τα κίνητρα αντίστασης, αμυντική αντίδραση, σκεφτόμενοι τακτική). Ταυτόχρονα, θα πρέπει να αποφεύγονται οι κατηγορικές κρίσεις, διαφορετικά όλα θα μετατραπούν στο αντίθετο αποτέλεσμα.

Εάν επιτύχετε κατανόηση, η περαιτέρω αλληλεπίδραση δεν θα προκαλέσει σοβαρές δυσκολίες. Μετά από αυτό, θα πρέπει να βρείτε ένα κοινό όφελος. Δώστε την ευκαιρία στον σύντροφό σας να πάρει την πρωτοβουλία.

Είναι απαραίτητο να ελέγχεται η συμμετοχή του στην επίτευξη του επιθυμητού στόχου.Εάν η δική σας απόφαση είναι πολύ ισχυρότερη από αυτή του συνομιλητή, τότε θα πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά την πρότασή του και να εξηγήσετε γιατί πρέπει να οριστικοποιηθεί η ιδέα, σε ποια βάση είναι πιο κερδοφόρο να πάρετε μια διαφορετική θέση.

Τα διατυπωμένα κριτήρια θα πρέπει να μεταφραστούν στην τελική έκδοση. Μετά από αυτό, πρέπει να ξεκινήσετε μια συμφωνία. Συνιστάται να περιγραφούν λεπτομερέστερα οι υποχρεώσεις που έχει αναλάβει καθένα από τα μέρη. Μόλις ληφθεί η απόφαση, η ευγνωμοσύνη που θα εκφραστεί στον συνομιλητή θα είναι κατάλληλη.

Το τελικό στάδιο της επιχειρηματικής επικοινωνίας παίζει πολύ σημαντικό ρόλο, επομένως θα πρέπει να του δοθεί η ίδια προσοχή με όλα τα προηγούμενα. Η τελική γνωμοδότηση έχει αντίκτυπο στην εικόνα του συνομιλητή στο σύνολό του και στις συνεργασίες που διατηρούνται και προγραμματίζονται επί του παρόντος για το μέλλον. Καλοσύνη, σεβασμός και διακριτικότητα πρέπει να επιδεικνύονται ακόμα.

Η επαγγελματική επικοινωνία θα ωφεληθεί και θα εγγυηθεί καλά αποτελέσματα όταν χρησιμοποιείται τους ακόλουθους κανόνες και οδηγίες:

• Τα ποτά (τσάι, καφές) προσφέρονται κατά την κρίση του ιδιοκτήτη ή κατά τη διάρκεια παρατεταμένων διαπραγματεύσεων.
• Μην πραγματοποιείτε τηλεφωνικές κλήσεις κατά τη διάρκεια επαγγελματικών διαπραγματεύσεων. Είναι καλύτερα να απενεργοποιήσετε το τηλέφωνο για αυτό το διάστημα. Είναι απαραίτητο να δείξετε σεβασμό προς τον συνεργάτη και τη γενική διαδικασία για επιχειρηματική αλληλεπίδραση.
• Απαγορεύεται η έξοδος από το χώρο κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων. Εξαιρετική περίπτωση είναι η ανάγκη ιατρικής βοήθειας.
• Η τήρηση αρχείων εργασίας είναι ευπρόσδεκτη, καθώς δίνει έμφαση στο ενδιαφέρον και την προσοχή προς τον συνεργάτη.
• Σημάδι καλού γούστου είναι να μην κάνεις ερωτήσεις που σχετίζονται με το εμπορικό μυστικό ενός συντρόφου.Αυτό βοηθά στην αποφυγή της αδεξιότητας και της άβολης θέσης.

Τα πάντα σχετικά με τις σημαντικές δεξιότητες επιχειρηματικής επικοινωνίας, δείτε το παρακάτω βίντεο.