Επαγγελματική συνομιλία: κανόνες, ποικιλίες και στάδια

Τα αποτελέσματα των επιχειρηματικών σχέσεων συχνά εξαρτώνται από προσωπικές διαπραγματεύσεις και διαλόγους. Οι επαγγελματικές επαφές, που δημιουργούνται γραπτώς ή τηλεφωνικά, αναπτύσσονται σε προσωπικές συνομιλίες. Ταυτόχρονα, οι συμμετέχοντες στη συνέντευξη χρησιμοποιούν όλη την ποικιλία των μέσων επικοινωνίας: χρησιμοποιούν όχι μόνο ομιλία, αλλά και χειρονομίες, εκφράσεις προσώπου και προσωπική επιρροή.

Μια επαγγελματική συνομιλία είναι συνήθως μια συνομιλία μεταξύ δύο συνομιλητών, γι' αυτό θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις προσωπικές ιδιαιτερότητες του αντιπάλου, τα κίνητρά του, τα χαρακτηριστικά του λόγου και να εφαρμόζουν εθιμοτυπία. Η διαπροσωπική επικοινωνία περιλαμβάνει μια ποικιλία μεθόδων επιρροής του συνομιλητή.

Μια επαγγελματική συζήτηση που έχει ένα συγκεκριμένο θέμα και είναι προσωπικά προσανατολισμένη διεξάγεται συχνά στον ίδιο οργανισμό μεταξύ εργαζομένων.Ο σκοπός της συνομιλίας είναι η επιθυμία ενός συμμετέχοντα στην επικοινωνία να επηρεάσει έναν άλλο ή μια ολόκληρη ομάδα εργαζομένων με τη βοήθεια λέξεων, προκειμένου να πιέσει για δραστηριότητα, αλλαγές στο υπάρχον εργασιακό περιβάλλον ή σχέσεις και να βελτιώσει την ποιότητά τους.

Ένας άλλος στόχος μιας επαγγελματικής συνομιλίας είναι η ανάγκη για τη διοίκηση να σχηματίζει συμπεράσματα και αποφάσεις με βάση τις απόψεις και το σκεπτικό των εργαζομένων.

Το πλεονέκτημα των επαγγελματικών συνομιλιών έναντι άλλων τύπων προφορικής επικοινωνίας είναι:

• στην ταχύτητα αντίδρασης στις παρατηρήσεις των συνομιλητών, που βοηθά να επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα.
• στην αύξηση της ευαισθητοποίησης του διαχειριστή λαμβάνοντας υπόψη, ελέγχοντας και παρακολουθώντας τις απόψεις, τις κρίσεις, τις σκέψεις, τα επιχειρήματα και τις σκεπτικιστικές δηλώσεις που ακούγονται κατά τη διάρκεια της συνέντευξης·
• στη σκοπιμότητα ενός ευέλικτου εύλογου συνόλου μεθόδων για τη μελέτη του υπό συζήτηση θέματος, που είναι συνέπεια της επίλυσης του προβλήματος και των ισχυρισμών όλων των μερών.

Μια επαγγελματική συνομιλία επικεντρώνεται στην υλοποίηση ορισμένων λειτουργιών:

• εύρεση νέων κατευθύνσεων.
• έναρξη πολλά υποσχόμενων έργων·
• ανταλλαγή δεδομένων·
• ρύθμιση των δραστηριοτήτων που έχουν ξεκινήσει·
• αμοιβαία επικοινωνία των εργαζομένων μιας επιχείρησης ·
• διευκόλυνση των επιχειρηματικών επαφών μεταξύ ιδρυμάτων, επιχειρήσεων, βιομηχανιών.

Τα αποτελέσματα μιας επαγγελματικής συνομιλίας και συναντήσεων δεν καθορίζονται μόνο από την ετοιμότητα για αυτήν, αλλά και από την κατασκευή της ίδιας της συνομιλίας.Τα αδιαμφισβήτητα λάθη μπορούν να αποφευχθούν με καθιερωμένες μεθόδους διεξαγωγής συνεντεύξεων και τήρησης των αρχών τους. Πρέπει πάντα να υπάρχει μια ατμόσφαιρα καλής θέλησης - οι σκληρές δηλώσεις είναι απαράδεκτες.

Η αρχή του ορθολογισμού συνεπάγεται περιορισμό της συμπεριφοράς, ειδικά στην περίπτωση του συντρόφου που δείχνει συναισθηματικότητα. Η έλλειψη ελέγχου των συναισθημάτων συνήθως επηρεάζει αρνητικά την απόφαση που λαμβάνεται. Μια τέτοια λύση δεν μπορεί να ονομαστεί βέλτιστη.

Η αρχή της κατανόησης είναι απαραίτητη για να μπορέσουν οι συνομιλητές να βρουν κοινό έδαφος στο διάλογο και να επιτύχουν το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Κατά τη διάρκεια της συνομιλίας, η συγκέντρωση της προσοχής των ομιλητών κυμαίνεται ακόμη και αν δεν υπάρχουν διαλυτικοί παράγοντες. Λαμβάνοντας υπόψη και παρατηρώντας τέτοιες αποχρώσεις, είναι απαραίτητο αυτή τη στιγμή να επιστήσετε ξανά την προσοχή στον εαυτό σας και να συνεχίσετε τη διακοπείσα επαφή.

Η αρχή της αξιοπιστίας υπαγορεύει την υποχρεωτική τήρηση της γνησιότητας της ενημέρωσης του συνομιλητή - ακόμα κι αν αυτός δώσει ψευδείς πληροφορίες. Αυτό ωφελεί τον διάλογο και επιτυγχάνει τους επιθυμητούς στόχους.

Μια σημαντική ψυχολογική αρχή είναι η διάκριση μεταξύ του θέματος της συνομιλίας με τον συνομιλητή. Μια υποκειμενική στάση απέναντι σε έναν αντίπαλο μπορεί να επηρεάσει την αντικειμενικότητα της αξιολόγησης των δεικτών. Μια εποικοδομητική συζήτηση βασίζεται στη διάκριση μεταξύ γεγονότων με απόψεις και απόψεων με εμπειρίες.

Η συγκεκριμενοποίηση τέτοιων γενικών αρχών για τη διεξαγωγή επαγγελματικών συνομιλιών είναι οι κανόνες εφαρμογής τους, οι οποίοι συμβάλλουν στην ασφάλεια και την αποτελεσματικότητα των διαπραγματεύσεων.

Ο κανόνας του διπλού ενδιαφέροντος είναι ότι καθένας από τους συνεντευξιαζόμενους έχει διπλό ενδιαφέρον: όχι μόνο την ουσία και το περιεχόμενο του θέματος της συζήτησης, αλλά και τη συνεργασία με έναν συνεργάτη.Η διατήρηση γόνιμων σχέσεων δεν είναι λιγότερο σημαντικό καθήκον σε μια συνομιλία από την ανταλλαγή πληροφοριών.

Οι ειδικοί συνιστούν να κατευθύνετε τη συζήτηση με τέτοιο τρόπο ώστε να μην παρεμβαίνει στη σχέση μεταξύ εργαζομένων και διευθυντών. Για αυτό χρειάζεστε:

• μην βιαστείτε να βγάλετε συμπεράσματα σχετικά με τα κίνητρα και τις προθέσεις των συνομιλητών, με βάση τις δικές τους υποθέσεις.
• Ακούστε προσεκτικά τον αντίπαλο και δείξτε ότι είναι κατανοητός.
• Εκφράστε το ενδιαφέρον και τους στόχους σας αντί να διαφωνείτε για το παρελθόν και οι σκέψεις πρέπει να εκφράζονται καθαρά και ξεκάθαρα.
• συζητήστε για μελλοντικές ενέργειες.

Η έμφαση στο ενδιαφέρον για έναν σύντροφο θεωρείται επίσης ένας σημαντικός κανόνας που θα βοηθήσει σημαντικά στη διευκόλυνση των καθηκόντων και των δύο συνομιλητών. Φράσεις: «κατανοητό», «ενδιαφέρον», «ευχαρίστως να το γνωρίζω», που φυσικά εισάγονται στη συνομιλία, θα δημιουργήσουν μια χαλαρή ατμόσφαιρα και θα βοηθήσουν στην έκφραση συμφωνίας και αμοιβαίας κατανόησης. Το ίδιο πρόβλημα μπορεί να λυθεί εάν απευθυνθείτε στον συνομιλητή, καλώντας τον με το όνομα και το πατρώνυμο, και επίσης μη δείχνοντας άγχος και ευερεθιστότητα.

Η επιθυμία να διευκρινιστούν πρόσθετες ή βοηθητικές πληροφορίες θα βοηθήσει επίσης στη διατήρηση του ενδιαφέροντος.

Κάθε συζήτηση είναι ένας τρόπος να βρεις κοινό έδαφος. Για να είναι επιτυχής ο διάλογος, δεν συνιστάται να τον ξεκινάμε με αντιφάσεις. Συνήθως ξεκινούν με θέματα για τα οποία οι απόψεις είναι ίδιες, για παράδειγμα, για τον καιρό. Αυτό γίνεται για να μην υπάρχει από την αρχή αρνητική απάντηση και να μην χρειάζεται να καταβληθεί προσπάθεια για να πειστεί ο συνομιλητής.Οι ειδικοί συνιστούν να έχετε πάντα μερικές προετοιμασμένες φράσεις, οι απαντήσεις στις οποίες είναι μόνο θετικές.

Η προετοιμασία για μια επαγγελματική συνομιλία ξεκινά με το πιο σημαντικό στάδιο - τον προγραμματισμό, το οποίο συνίσταται στη διαμόρφωση των προβλημάτων και των στόχων της συνάντησης, καθώς και στη δημιουργία ενός σχεδίου διαπραγμάτευσης και μεθόδων για την υλοποίησή του. Οι επαγγελματίες συμβουλεύουν:

• σκεφτείτε και σταθμίστε την προτεινόμενη διαδικασία της προγραμματισμένης συνομιλίας, καταρτίστε το πρόγραμμά της.
• συλλέγει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για έναν πιθανό συνομιλητή.
• να δοκιμάσουν την αποτελεσματικότητα των επιχειρημάτων τους που απαιτούνται για να τεκμηριώσουν τις πεποιθήσεις και τις προθέσεις τους·
• ελέγξτε τη συνέπεια των ορισμών και των σκέψεών τους·
• σκεφτείτε τις επιλογές για την αντίδραση του συνομιλητή ή του αντιπάλου στα επιχειρήματα που προβάλλονται.

Το ραντεβού του χρόνου και του τόπου της μελλοντικής συνομιλίας εξαρτάται από τη θέση και τη στάση των συμμετεχόντων. Μπορεί να πραγματοποιηθεί σε δικό του, ξένο ή ουδέτερο έδαφος. Μετά τη διεξαγωγή επιχειρησιακής εκπαίδευσης, είναι απαραίτητο να ελέγξετε και να επεξεργαστείτε τα συλλεγμένα και προετοιμασμένα υλικά και να δώσετε στο σχέδιο για τη μελλοντική συνέντευξη την τελική μορφή.

Η κατασκευή μιας επαγγελματικής συνομιλίας αποτελείται από 5 στάδια:

• η αρχή της συνομιλίας?
• παροχή πληροφοριών·
• συζήτηση;
• ανατροπή των επιχειρημάτων του αντιπάλου·
• έγκριση προτάσεων.

Κάθε ένα από αυτά τα βήματα βασίζεται σε επαγγελματικές γνώσεις, σαφήνεια, λογική, στα οποία προστίθενται οι προσωπικές ιδιότητες των συνεντευξιαζόμενων, που έχουν μεγάλη σημασία στη συζήτηση. Ένα σχέδιο συνομιλίας θα πρέπει να χτιστεί με βάση διάφορες πιθανές επιλογές για την έκβασή του. Μερικές φορές πρέπει να επαναλάβετε κάποια επιχειρήματα.

Στο πρώτο στάδιο - στην αρχή του διαλόγου - είναι σημαντικό να βρείτε επαφή με έναν σύντροφο, να οργανώσετε ένα ελκυστικό περιβάλλον, να ενδιαφέρετε τον συνομιλητή και να πάρετε την πρωτοβουλία. Συνιστάται η χρήση ειδικών τεχνικών που ξεκινούν έναν διάλογο. Αυτά περιλαμβάνουν:

• μια τεχνική για την απελευθέρωση της έντασης, η οποία βοηθά στη δημιουργία στενών επαφών με τον αντίπαλο.
• ένας τρόπος να συνδέσετε τον συνομιλητή, που σας επιτρέπει να ενημερώνετε γρήγορα τα προβλήματα.
• μια μέθοδος διέγερσης της φαντασίας, που περιλαμβάνει την εμφάνιση μεγάλου αριθμού ερωτήσεων.
• άμεση προσέγγιση του προβλήματος.

Η σωστή έναρξη της συνομιλίας είναι η γνωριμία, η ακριβής διατύπωση των στόχων και των στόχων της, η ανάδειξη του θέματος, η κοινοποίηση των κανόνων για την εξέταση θεμάτων.

Στο στάδιο της παροχής πληροφοριών, θα πρέπει να μάθετε τα αιτήματα και τις απόψεις του εταίρου, τα κίνητρα, τα επιχειρήματα και τις επιθυμίες του, να αναφέρετε τις προγραμματισμένες πληροφορίες και να αναλύσετε τη θέση του συνομιλητή.

Στη φάση της διάψευσης των κρίσεων του αντιπάλου θα πρέπει να εξουδετερωθούν οι παρατηρήσεις του. Για να γίνει αυτό, είναι απαραίτητο να διατυπώσετε τα επιχειρήματά σας πειστικά, χωρίς αμφιβολία, χωρίς να επιτρέπετε τη δυνατότητα να αντικρούσετε τη γνώμη σας. Η λογική της άρνησης έγκειται στην ανάλυση αμφίβολων πληροφοριών, στην εύρεση της αληθινής αιτίας, στην επιλογή των εννοιών και των μεθόδων. Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιούνται διάφορα κόλπα και κόλπα.

Στο στάδιο της λήψης αποφάσεων, συνοψίζονται τα αποτελέσματα της επιχειρηματολογίας που αποδέχτηκε και εγκρίθηκε από τον συνομιλητή, εξαλείφονται οι αρνητικές αποχρώσεις και τα συμπεράσματα, το επιτευχθέν αποτέλεσμα παγιώνεται και επιβεβαιώνεται, προτείνονται θέματα για περαιτέρω συνεργασία. Σε αυτό το στάδιο, δεν πρέπει να δείχνει κανείς αβεβαιότητα, ώστε ο σύντροφος επίσης να μην αρχίσει να αμφιβάλλει για την απόφαση που ελήφθη.

Οι ανεξάρτητοι τύποι επαγγελματικών συνομιλιών χαρακτηρίζονται από την ακόλουθη ταξινόμηση:

• όταν κάνετε αίτηση για εργασία·
• κατά την απόλυση?
• για το πρόβλημα?
• πειθαρχικό χαρακτήρα.

Η πρώτη ποικιλία είναι εισαγωγικού τύπου, κύριο καθήκον της οποίας είναι ο προσδιορισμός και η αξιολόγηση των επιχειρηματικών ιδιοτήτων του αιτούντος για τη θέση. Ο διευθυντής πρέπει να κάνει στον αιτούντα μερικές βασικές ερωτήσεις που περιέχουν πληροφορίες για το άτομο: το επίπεδο εκπαίδευσης, εργασιακή εμπειρία, υπάρχουσες δεξιότητες και ικανότητες, τους λόγους αναζήτησης εργασίας, το επίπεδο των αξιώσεων για πληρωμή. Μερικές φορές είναι απαραίτητο να διευκρινιστούν επίσης προσωπικές ιδιότητες.

Μια συνέντευξη σχετικά με την αποχώρηση ενός υπαλλήλου μπορεί να είναι δύο ειδών: οικειοθελής διακανονισμός ή αναγκαστική. Στην πρώτη περίπτωση, ο διαχειριστής θα πρέπει να ανακαλύψει τους λόγους της απόλυσης - αυτό οφείλεται στην προσοχή στη βελτίωση της διαχείρισης του οργανισμού. Συνήθως σε τέτοιες περιπτώσεις είναι δυνατό να βρείτε χρήσιμες πληροφορίες που επιτρέπουν την επίλυση ορισμένων προβλημάτων.

Το τρίτο είδος είναι μια συνομιλία με έναν υπάλληλο με τον οποίο αναγκάζονται να αποχωριστούν. Κατά κανόνα, είναι πολύ δύσκολο για έναν ηγέτη. Στη διαδικασία μιας τέτοιας συνομιλίας, θα πρέπει κανείς να παρατηρήσει τη λεπτότητα, αλλά ταυτόχρονα να δηλώσει σωστά και δίκαια αξιώσεις εναντίον του. Υπάρχουν ειδικοί κανόνες και συμβουλές για τον τρόπο διεξαγωγής μιας τέτοιας συνομιλίας.

Η επιχειρηματολογία μπορεί να βασίζεται σε ρητορικές και κερδοσκοπικές μεθόδους. Οι ρητορικές είναι:

• θεμελιώδης, που συνίσταται σε άμεση προσφυγή σε έναν εταίρο·
• αντίφαση που βασίζεται στην εύρεση διαφωνιών στα επιχειρήματα.
• μια τεχνική για την ανάδειξη συμπερασμάτων που οδηγεί στα επιθυμητά αποτελέσματα μέσω ενδιάμεσων συμπερασμάτων.
• συγκριτικός;
• μέθοδος τεμαχισμού με βάση την επιλογή μεμονωμένων εξαρτημάτων.
• μέθοδος μπούμερανγκ?

• μποϋκοτάζ;
• μετατοπίζοντας την έμφαση και φέρνοντας στο προσκήνιο τα συμφέροντά τους·
• μέθοδος συμπερασμάτων που βασίζεται σε μια σταδιακή αλλαγή στην ουσία του προβλήματος.
• μέθοδος ψηφοφορίας, που ολοκληρώθηκε σε προκαθορισμένες ερωτήσεις·
• τεχνική ρητής βοήθειας.

Οι κερδοσκοπικές μέθοδοι μπορούν να θεωρηθούν:

• τεχνική υπερβολής?
• ανέκδοτο;
• τεχνολογία χρήσης εξουσίας·
• η τεχνική της αμφισβήτησης της ταυτότητας του συνομιλητή.
• μια μέθοδος απομόνωσης, η οποία συνίσταται στην παρουσίαση μεμονωμένων εκφράσεων σε τροποποιημένη μορφή.
• μετατροπή της κατεύθυνσης, με βάση τη μετάβαση σε άλλο ζήτημα που δεν σχετίζεται με τη διαφορά.
• καταστολή, η οποία συνίσταται στην υπερβολή μικρών προβλημάτων.
• μια τεχνική αυταπάτης στην οποία αναφέρονται συγκεχυμένες πληροφορίες.
• καθυστέρηση - καθυστέρηση της συνομιλίας.
• μια έκκληση που βασίζεται σε μια έκκληση για συμπάθεια.
• παραμορφωτική τεχνική?
• ερωτήσεις παγίδας.

Οι ειδικοί συνιστούν τη διεξαγωγή επαγγελματικών συνομιλιών με τον ακόλουθο τρόπο: κάντε προτάσεις ή αξιολογήστε κάτι σε μορφή ερώτησης-απάντησης που σας επιτρέπει να διατηρήσετε μια θέση πρωτοβουλίας, να μην επιτρέψετε κατηγορηματικό τόνο, να ενθαρρύνετε τον συνομιλητή να είναι ενεργός και ταυτόχρονα να αποκτήσετε τα απαραίτητα πληροφορίες. Για παράδειγμα, είναι σκόπιμο και λογικό να χρησιμοποιείτε τις φράσεις:

• «Ποια είναι η γνώμη σας για αυτό το θέμα; »;
• "Πώς νομίζετε?.. ";
• «Κατάλαβα σωστά την άποψή σου; »;
• «Δεν θα έπρεπε εγώ και εσύ να εξετάσουμε μια άλλη επιλογή; »;
• «Δεν νομίζεις ότι η κατάσταση δεν είναι υπέρ σου τώρα; ".

Μια επαγγελματική συνομιλία συμβάλλει στην υλοποίηση της επιθυμίας των ανθρώπων να αλλάξουν την κατάσταση ή να δημιουργήσουν ποιοτικά νέες σχέσεις μεταξύ των συμμετεχόντων στο διάλογο. Τέτοιες συνομιλίες αποτελούν σημαντικό μέρος των σχέσεων στις επιχειρήσεις και την πολιτική, αντιπροσωπεύοντας τη δημιουργία δεσμών μεταξύ εταίρων που είναι εξουσιοδοτημένοι από τους οργανισμούς τους για την επίλυση προβλημάτων. Πρέπει να μιλήσετε εν συντομία.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες επιχειρηματικής επικοινωνίας, δείτε το παρακάτω βίντεο.