Arten der Geschäftskommunikation

Die Geschäftskommunikation hilft beim Aufbau von Beziehungen zu Kollegen, Untergebenen, Partnern und Kunden. Im Kommunikationsprozess werden nicht nur Informationen, sondern auch Erfahrungen und Wissen in einem bestimmten Bereich ausgetauscht. Die Geschäftsetikette durchdringt absolut alle Lebensbereiche, es gibt verschiedene Arten der Geschäftskommunikation.

Geschäftskommunikation ist ein wichtiger Teil des menschlichen Lebens. Die Etikette im geschäftlichen Umfeld dient als eine Art Unterstützung. Im Geschäftsleben gibt es mehrere Formen der Kommunikation. Geeignete Optionen sollten unter Berücksichtigung der persönlichen und psychologischen Eigenschaften der Gesprächsteilnehmer ausgewählt werden. Folgende Kommunikationsformen lassen sich unterscheiden:

• Gespräch - Der mündliche Kontakt zwischen den Gesprächspartnern wird auf eine Diskussion wichtiger Probleme und Aufgaben reduziert, wobei einige der mit der Arbeit verbundenen Nuancen geklärt werden. Die Gesprächsteilnehmer sollten in diesem Fall das Recht haben, sich mit verschiedenen Aufgaben zu befassen und Entscheidungen zu treffen. Der Status der Gesprächspartner muss gleich sein.
• Verhandlung eine starrere Struktur haben. Daran nehmen in der Regel Vertreter verschiedener Unternehmen oder Bereiche teil.Verhandlungen werden genutzt, um sich mit Partnern zusammenzuschließen, die an der Lösung eines bestimmten Problems interessiert sind.
• In einer Besprechung eine Gruppe oder ein großer Kreis interessierter und beteiligter Personen teilnimmt. Das Treffen umfasst die Sammlung, Analyse von Informationen, den Datenaustausch sowie die Entscheidungsfindung in kontroversen Fragen.
• Leistung - In diesem Fall teilt eine Person oder eine kleine Gruppe die erforderlichen Informationen mit dem Publikum. In diesem Fall wird die Nachricht nicht auf eine Diskussion des Themas reduziert, sondern als Information präsentiert. Diese Form der Kommunikation erfordert vom Sprecher Führungsqualitäten, die Fähigkeit, in der Gesellschaft zu bleiben, sowie rhetorische Fähigkeiten.
• Korrespondenz - eine indirekte Art der Kommunikation, spielt eine Art Korrespondenzkommunikation. Diese Art der Kommunikation umfasst Befehle, Protokolle, Beschlüsse, Anfragen, Berichte, offizielle Schreiben, Anweisungen usw. Die Korrespondenz dient der Kommunikation zwischen Abteilungen oder Organisationen. Bei der Korrespondenz sind bestimmte Regeln zu beachten.

Unternehmenskommunikation will gelernt sein. Dabei treten persönliche Qualitäten und Ich-Demonstrationen in den Hintergrund. Die Hauptsache bleibt die Fähigkeit, die Interessen und Wünsche des Gegenübers zu berücksichtigen und mit den eigenen Anforderungen so zu kombinieren, dass beide Parteien das gewünschte Ergebnis erzielen.

Die Geschäftskommunikation besteht aus mehreren Phasen:

• Bildung eines Motivs. Ohne sie wird es nicht möglich sein, eine effektive Interaktion zu erreichen.
• Kommunizieren vorbereiten - dies ist die Erstellung eines Gesprächsplans, die Aufbereitung von Argumenten und Informationen.Es ist auch notwendig, eine Liste von Aufgaben zu erstellen, die während des Gesprächs gelöst werden müssen.
• Eine Konversation starten. Es ist notwendig, den Kontakt herzustellen, danach ist es notwendig, ein für das Gespräch günstiges „Beziehungsklima“ zu schaffen.
• Formulierung des Problems - Hervorhebung der Bandbreite der Probleme, Darlegung ihrer Position und Vision dieser Aufgabe. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie vorab Abstracts zum Thema des Gesprächs vorbereiten und bereit sein müssen, die gestellten Fragen zu beantworten.
• Informationsaustausch - Klärung der Position des Gesprächspartners. Es ist wichtig, die Kommunikation aufrechtzuerhalten und Fragen in einer zugänglichen Amtssprache zu beantworten, wobei gegebenenfalls Fachterminologie weggelassen wird.

• Überzeugung und Argumentation - sind im Falle von Meinungsverschiedenheiten erforderlich und folgen aus der vorherigen Kommunikationsphase. Es ist notwendig, die positiven Aspekte Ihrer Sicht der Situation und der Lösung des kontroversen Problems zu beachten.
• Eine Lösung für ein Problem oder ein Problem finden - das Ende der Diskussion, ihr Ergebnis sollte für alle Teilnehmer geeignet sein.
• Vertragsgestaltung - Dies bedeutet, dass die Diskussionsteilnehmer als Ergebnis des Treffens auf einen gemeinsamen Nenner kamen oder die Unterstützung von Partnern bei der Lösung verschiedener Probleme in Anspruch nahmen. Ein positiver Ausgang des Gesprächs endet mit einer schriftlichen Bestätigung.
• Analyse der Ergebnisse - zeigt, ob die getroffenen Entscheidungen richtig waren.
• Entscheidung fällen – impliziert die Zustimmung aller Parteien nach der Analyse. In diesem Fall entscheiden die Gesprächsteilnehmer über die weitere Zusammenarbeit oder den Abbruch der Kontakte.

In der modernen Gesellschaft befolgen Menschen bewusst die Regeln der Geschäftskommunikation, um bestimmte Ziele im Unternehmensumfeld zu erreichen. Im Geschäftsleben reicht es nicht aus, eine bestimmte Position zu bekleiden, es ist auch notwendig, die Beziehungen zu verschiedenen Menschen zu stärken. Folgendes ist von großer Bedeutung:

• Die Fähigkeit, Menschen zu überzeugen und in der Gesellschaft zu bleiben, sind wichtige Aspekte des Unternehmensdialogs. Dazu müssen Sie in der Lage sein, Ihre Gedanken klar und deutlich zu formulieren und Ihren Standpunkt kompetent zu vertreten.
• Analytische Daten und die Fähigkeit, schnelle Entscheidungen zu treffen, sind immer auf Ihrer Seite. Denken Sie bei der Kommunikation mit Partnern daran, dass alle Parteien daran interessiert sind, Streitigkeiten schnell beizulegen.
• Es ist wichtig, die kulturellen Besonderheiten und nationalen Traditionen des Gesprächspartners zu berücksichtigen: Zweifellos können einige Bräuche und Normen, die in einem anderen Land übernommen wurden, inakzeptabel oder anstößig erscheinen.

Die grundlegenden Konzepte und Normen der Geschäftsethik sollten jeder Person mit Selbstachtung bekannt sein. Es muss verstanden werden, dass die Kommunikation zwischen Menschen im Geschäftsleben nicht auf der gegenseitigen Erfassung der Stimmung der Partner basiert, sondern auf bestimmten Standards. Es gibt die folgenden Arten von Geschäftskommunikation (nach funktionalem Zweck):

• verbal und nonverbal - bestehen in der Notwendigkeit, Sprache, Mimik, Gestik und Körperhaltung zu überwachen. In der nonverbalen Kommunikation können die Position der Arme, Beine, der Blick, die Neigung des Kopfes und unwillkürliche Bewegungen viel mehr über die Gefühle und die Stimmung einer Person aussagen als die mündliche Sprache. Es lohnt sich zu lernen, Mimik und Gestik zu beherrschen.
• Schriftlich und mündlich. Für jede Form der Kommunikation werden eigene Konzepte und Normen unterschieden.Jedes durch Unterschriften und Siegel beglaubigte Dokument bezieht sich auf die schriftliche Form der Kommunikation. Zur mündlichen Planung von Meetings, Besprechungen, Verhandlungen, Berichten und anderen Formen der Geschäftskommunikation.

• Monologisch und dialogisch - erhebliche sprachliche Unterschiede aufweisen. Dialog ist zwischenmenschliche Kommunikation. Der Monolog spiegelt einen einzigen Standpunkt wider; Diese Art der Kommunikation umfasst eine Präsentation oder eine feierliche Rede sowie einen Bericht oder eine Einführungsrede.

• Fern und persönlich. Fernkommunikation umfasst Telefongespräche, Korrespondenz per Post. Besonderes Augenmerk wird auf das Intonationsmuster der Sprache und die Kürze der Nachricht gelegt. Sie können keine Gesten verwenden.

Jeder Stil hat bestimmte Merkmale. Man muss sie verstehen können.

Stilklassifizierung:

• Autoritär. Sie basiert auf der unbestreitbaren Macht des Chefs und der absoluten Unterordnung der Mitarbeiter. Alle Entscheidungen werden allein getroffen und nicht mit interessierten oder beteiligten Personen diskutiert.
• Demokratisch - Hauptmerkmal ist die gemeinsame Diskussion von Themen und der Wunsch nach gegenseitigem Verständnis. Bei der Kommunikation mit dem Gesprächspartner werden eine Anfrage, Empfehlungen und Motivation verwendet.
• nachsichtig oder formell - wird durch die Mindestbeteiligung des Leiters an der Personalführung, Verhandlung und Entscheidungsfindung bestimmt. Schwierige Fälle und riskante Entscheidungen werden auf andere übertragen. Die Effektivität eines solchen Managements hängt nicht mehr von der Führungskraft ab, sondern vom Entwicklungsstand der Gruppe.
• Liberale - etwas zwischen autoritären und demokratischen Stilen.Die Diskussion verschiedener Probleme mit Partnern oder Kollegen wird minimiert, aber in seltenen Fällen und nur mit dem Ziel verwendet, die Verantwortung auf den Gegner abzuwälzen.
• Offizielles Geschäft - setzt die strikte Einhaltung von Kommunikationsnormen, Sprachklischees und Regeln der Geschäftskommunikation voraus, wo kein Platz für die Manifestation von Individualität ist.
• Wissenschaftlich - strenge, kurze und zurückhaltende Rede, die nur in den Bereichen Wissenschaft und Bildung angemessen ist. Es wird in Forschung oder Lehre eingesetzt.

Die Geschäftskommunikation betrifft alle äußeren Aspekte des Verhaltens und gliedert sich in mehrere Bereiche:

• Gesprächsteilnehmer haben gemeinsame Ziele und Motive;
• das Gespräch findet in einem Raum-Zeit-Intervall statt;
• zwischen allen Diskussionsteilnehmern wird eine klare Kommunikationshierarchie aufgebaut, soziale Status werden verteilt;
• Kommunikationsteilnehmer halten sich bei der Kommunikation an allgemein anerkannte Regeln und Normen.

Die Geschäftskommunikation hilft, schnell die notwendigen Kontakte zu knüpfen und die Unterstützung zuverlässiger Gönner zu gewinnen. Es hilft, gegenseitiges Verständnis zu erreichen.

Es gibt 4 Hauptfunktionen der Geschäftskommunikation:

• Information und Kommunikation - umfasst die Sammlung und Bereitstellung spezifischer Informationen sowie den Austausch von Wissen und Erfahrungen.
• Interaktiv - aufgrund des Prozesses der Interaktion zwischen Menschen. Es wird im Interaktionsprozess (Verhalten, Aktivitäten und Entscheidungen der Partner) verwendet.
• Wahrnehmungsfähig ist, den anderen zu verstehen. Die Kontaktaufnahme oder -abschwächung erfolgt auf Basis gegenseitigen Verständnisses.
• Regulatorisch-kommunikativ - ermöglicht es Ihnen, das Verhalten der Diskussionsteilnehmer anzupassen.Dazu müssen Sie spezielle Techniken beherrschen: überzeugen können, Kompromisse finden und Zugeständnisse machen.

Darüber hinaus sind besondere Regeln im Umgang mit Geschäftsleuten zu beachten. Alle Beschwerden, Mitteilungen und Informationen müssen den drei Säulen entsprechen:

• in Bezug auf den Inhalt – bereitgestellte Botschaften und Informationen sollten klar und prägnant sein;
• der expressive Teil bezieht sich auf die emotionale Komponente;
• motivierende Seite - zielt auf die Gedanken und Gefühle des Gesprächspartners ab.

Bei der Kommunikation achtet eine Person auf die Sprache und Stimme des Gesprächspartners. Es wird nach bestimmten Indikatoren bewertet:

• Wortschatz - Das Fehlen von parasitären Wörtern und eine kompetente, ausdrucksstarke Sprache ermöglichen es uns, mit Zuversicht zu sagen, dass die Person gebildet und kultiviert ist.
• verständliche Rede und die richtige Aussprache von Wörtern ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Menschen.
• Intonation - ermöglicht es Ihnen, die notwendigen Akzente zu setzen.
• Sprechgeschwindigkeit - Langsames Sprechen verursacht Melancholie, und schnelles Sprechen ermöglicht es Ihnen nicht, sich auf die bereitgestellten Informationen zu konzentrieren.
• Diskussion der positiven und negativen Eigenschaften von Wettbewerbern. Versuchen Sie, solche Themen äußerst taktvoll und vorsichtig anzusprechen. Dies ist eine Art harmloser Manipulation, die dazu beitragen wird, den Gesprächspartner für sich zu gewinnen.
• Kombination aus langen und kurzen Sätzen. Diese Technik wird dazu beitragen, die Aufmerksamkeit des Gesprächspartners aufrechtzuerhalten.

Um Respekt unter Kollegen und Partnern zu erreichen, müssen einige Nuancen berücksichtigt werden:

• Diskussion der positiven und negativen Eigenschaften von Wettbewerbern. Versuchen Sie, solche Themen äußerst taktvoll und vorsichtig anzusprechen. Dies ist eine Art harmloser Manipulation, die dazu beitragen wird, den Gesprächspartner für sich zu gewinnen.
• Kombination aus langen und kurzen Sätzen. Diese Technik wird dazu beitragen, die Aufmerksamkeit des Gesprächspartners aufrechtzuerhalten.
• In einem geschäftlichen Umfeld Sie sollten Ihre persönlichen Vorlieben und Emotionen nicht zeigen beim Lösen verschiedener Probleme. Die Hauptrolle spielen die Interessen des von Ihnen vertretenen Unternehmens und die Interessen des Gesprächspartners. Sie sollten nicht zu lauter Stimme wechseln oder sich auf ein verbales Gefecht einlassen: Jede Manifestation von Emotionen wirkt sich negativ auf Ihren Ruf und Ihr Image aus.
• Arbeit und Privatleben nicht vermischen. Beziehungen zu Kollegen sollten die Lösung der Probleme des Unternehmens nicht beeinträchtigen. Wenn Sie keine herzliche Beziehung zu einer Person aufbauen können, bedeutet dies nicht, dass Sie seine Meinung und seinen Rat bei der Lösung gemeinsamer Probleme ignorieren sollten. Die Fähigkeit, persönliche Beziehungen von geschäftlichen Beziehungen zu trennen, hilft, sich auf die gewünschten Aufgaben zu konzentrieren und Streitigkeiten zu lösen.

• Bereiten Sie sich auf die Diskussion vor: Erkundigen Sie sich nach dem Gesprächspartner und wählen Sie die geeigneten Kommunikationstaktiken.
• Sei pünktlich - Nehmen Sie sich keine Zeit von Geschäftspartnern.
• Fähigkeit, dem Gesprächspartner zuzuhören - Ihr unbestreitbarer Vorteil. Ohne die Fähigkeit, mit Kunden zu kommunizieren und ihre Bedürfnisse und Wünsche zu verstehen, ist es unmöglich, erfolgreich zu sein.
• Freundlicher Umgang mit allen Gesprächspartnern. Selbst ein unehrlicher Partner sollte nicht mit Verachtung behandelt werden. Vergessen Sie die Feindseligkeit und versuchen Sie, den Gesprächspartner positiv und freundlich zu behandeln. Denken Sie daran, dass Sie in einem geschäftlichen Umfeld nicht mit anderen Menschen über Ihre Beziehung sprechen sollten. Beziehungen, Privatleben sollten mit niemandem besprochen werden.
• Die Fähigkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Versuchen Sie herauszufinden, was Ihr Gesprächspartner will. Versuchen Sie unter Berücksichtigung seiner Interessen, das Problem zu lösen und auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen, ohne Ihre Wünsche zu verlieren.
• Fähigkeit, ehrlich zu sein. Wenn die Informationen unzuverlässig oder verzerrt sind, können sie zu jedem ungünstigen Zeitpunkt herausgefunden werden und Ihren Ruf beeinträchtigen.
• Vergessen Sie nicht die Regeln des guten Benehmens. Sprich die Person immer mit ihrem Vornamen an, lächle und versuche ihr Komplimente zu machen, aber vermeide Schmeicheleien.

Im nächsten Video finden Sie die wichtigsten Fähigkeiten zur Geschäftskommunikation.