Psychologie der Unternehmenskommunikation

Geschäftsleute haben heute viele Möglichkeiten, mit Kunden, Kollegen und anderen Beteiligten zu kommunizieren. Das Verständnis der Art der Geschäftskommunikation kann Ihnen helfen, die Ziele Ihres Unternehmens und das tägliche Management zu erreichen.

In der Psychologie bezeichnet der Begriff „Kommunikation“ den Austausch von Informationen zwischen Menschen durch ein gemeinsames Symbolsystem. Diese Definition von Kommunikation umfasst zwei Aspekte:

• Erstens gibt es das, was vermittelt wird, wie Fakten, Gefühle, Ideen und so weiter. Das bedeutet, dass bei der Kommunikation jemand die übermittelten Informationen erhalten muss.
• Zweitens betont die obige Definition das Element des Verstehens im Kommunikationsprozess. Verstehen wird nur erreicht, wenn der Empfänger der Nachricht sie im gleichen Sinne versteht wie der Absender. Daher ist die richtige Interpretation der Nachricht von großer Bedeutung.

Geschäftskommunikation ist der Austausch von Informationen, Fakten und Ideen im Zusammenhang mit dem Geschäft. Im Zeitalter der Globalisierung benötigt jedes Unternehmen, ob groß oder klein, eine angemessene Geschäftskommunikation, sowohl intern als auch extern.

Zu den Hauptmerkmalen der Geschäftskommunikation gehören folgende Komponenten:

• Segmentierung. Selbst in kleinen Organisationen wäre es ein Fehler anzunehmen, dass alle Mitarbeiter die gleichen Bedürfnisse, Interessen und Wünsche haben, wenn es um die Geschäftskommunikation geht. Effektive Geschäftskommunikation ist segmentiert, um die Bedürfnisse bestimmter Zielgruppen zu erfüllen. Beispielsweise haben Mitarbeiter, die in einer Verwaltungsumgebung arbeiten, andere Bedürfnisse und einen anderen Zugriff auf Informationen als Mitarbeiter, die in einer Produktionsumgebung arbeiten.
• Konkretheit. Effektive Geschäftskommunikation muss spezifisch sein, und je spezifischer sie ist, desto mehr passt sie zu ihren eigenen Besonderheiten.
• Genauigkeit. Wenn Informationen ungenau sind, geht die Glaubwürdigkeit verloren. Auch der Absender dieser Informationen verliert das Vertrauen. Effektive Geschäftskommunikation muss sowohl in Bezug auf den vermittelten Inhalt als auch in Bezug auf die einfachen Dinge wie Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung genau sein.
• Aktualität. Mitarbeiter müssen sich darüber im Klaren sein, was in ihren Organisationen und in der externen Umgebung passiert, da es sie betrifft. Die zeitnahe Kommunikation mit Mitarbeitern ist schwieriger als je zuvor, aber für eine effektive Geschäftskommunikation unerlässlich.

• Wiederholbarkeit. Wenn eine Nachricht nur einmal gesendet wird, können Sie nicht sicher sein, dass sie den Empfänger erreicht hat. Effektive Geschäftskommunikation erfordert häufige Kommunikation, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Informationen haben, die sie benötigen. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter wechseln, manche kündigen, andere neu ins Unternehmen einsteigen, und all das erfordert aktualisierte Informationen.
• Mehrkanal. Unternehmen haben viele Kommunikationskanäle, die von traditionellen (Druck, Message Boards, Meetings) bis hin zu neuen (E-Mail, Blogs, Social-Networking-Sites) reichen.Alle diese Kanäle müssen genutzt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter Informationen unter unterschiedlichen Bedingungen erhalten.
• Unmittelbarkeit. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist laut Experten immer noch am effektivsten und sollte wann immer möglich genutzt werden. Natürlich kann dies in sehr großen Organisationen schwierig sein, aber selbst dann können Alternativen Videokonferenzen oder der Einsatz von Webinaren beinhalten.
• Das Vorhandensein von Feedback. Mitarbeiter sollten in der Lage sein, ihr Feedback, ihre Meinungen und Gedanken mit Vorgesetzten und Arbeitgebern zu teilen. Zwei-Wege-Kommunikation ist sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber effektiv.

Manchmal muss man mit jemandem zusammenarbeiten, den man nicht mag oder einfach nicht ausstehen kann. Aber für Ihre Arbeit ist es wichtig, eine gute Geschäftsbeziehung mit ihnen zu pflegen. Versuchen Sie in diesem Fall, die Person besser kennenzulernen. Er weiß wahrscheinlich ganz genau, dass du ihn nicht magst, also mache den ersten Schritt: Beginne ein vertrauliches Gespräch oder lade ihn zum gemeinsamen Abendessen ein. Konzentrieren Sie sich während des Gesprächs darauf, nach Gemeinsamkeiten zu suchen: Fragen Sie nach Familie, Interessen, vergangenen Erfolgen.

Unternehmenskultur ist essentiell für eine erfolgreiche Geschäftskommunikation. Es trägt zur Aufrechterhaltung der Geschäftsetikette am Arbeitsplatz bei, zudem zeigen Studien in diesem Bereich einen direkten Zusammenhang zwischen Unternehmenskultur und dem Umsatz von Unternehmen.

Experten nennen sechs psychologische Grundprinzipien der Geschäftskommunikation:

• Gegenseitigkeit. Gegenseitigkeit im Geschäftsleben bedeutet gegenseitige Erwartungen beim Austausch von Werten. Wenn eine Person etwas gibt, wird vom Empfänger erwartet, dass er etwas zurückgibt. Gegenseitigkeit schafft Vertrauen zwischen Partnern, und ihre Beziehung entwickelt sich zum Besseren.
• Überzeugungskraft. Wenn Sie das Produkt, die Trends und die Ergebnisse der Verhandlungsforschung kennen, werden Sie viel überzeugender. Es ist wichtig, Aufmerksamkeit zu zeigen, um das Vertrauen des Partners zu gewinnen.
• obligatorisch. Erfüllen Sie immer Ihre Verpflichtungen, nicht nur schriftlich, sondern auch mündlich. Denken Sie daran, dass sogar ein Händedruck ein Zeichen der Zustimmung ist. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich zu erinnern, was Sie einmal gesagt haben, schreiben Sie es auf. Sie erwecken den Eindruck einer verbindlichen Person.
• Folge. Seien Sie in Ihren Taten und Handlungen immer konsequent und ändern Sie niemals Ihre Geschäftsprinzipien.
• Streben nach Konsens. Konsens impliziert, dass jeder die Entscheidung trifft und unterstützt und die Gründe dafür versteht. Ein Konsens ist zwischen Partnern möglich, wenn sie gemeinsame Werte und Ziele haben und es zwischen ihnen zu bestimmten Themen und einer gemeinsamen Richtung Übereinstimmung gibt.
• Persönliche Zuneigung. Wir interagieren eher mit Menschen, die deutlich machen, dass sie uns mögen und in deren Gegenwart wir uns bedeutend fühlen. Körperliche Attraktivität spielt dabei eine Rolle, aber auch Ähnlichkeit ist sehr effektiv. Wir sprechen Menschen an, die uns in Kleidung, Alter, sozioökonomischem Status ähnlich sind.

Kommunikation ist ethisch, wenn sie direkt, ehrlich und auf Gegenseitigkeit beruht.Wenn Kommunikation die Wahrheit verbergen oder einer anderen Person schaden soll, kann sie nicht ethisch sein.

Obwohl Ethik nicht dasselbe ist wie Moral, gibt es eine starke Beziehung zwischen den beiden Konzepten: Moral sind Vorstellungen darüber, was richtig und falsch ist, und Ethik sind Verhaltensprinzipien, die von moralischen Überzeugungen beeinflusst werden. Daher ist die Ethik der Kommunikation stark von moralischen Prinzipien abhängig:

• Ehrlichkeit. Im Allgemeinen ist ethische Kommunikation ehrliche Kommunikation. Während es Zeiten gibt, in denen es ethischer wäre, beispielsweise gegenüber einem mutmaßlichen Mörder über den Aufenthaltsort eines potenziellen Opfers zu lügen, sind diese Fälle eher die Ausnahme als die Regel. Außerdem ist Ehrlichkeit mehr als nur die Wahrheit; Es bedeutet, offen zu sein und alle Informationen, die Sie haben, freiwillig weiterzugeben, selbst wenn dies Ihre eigenen kurzfristigen Interessen beeinträchtigt. Vertrauen in Menschen ist eng mit Ehrlichkeit verbunden. Die Schaffung eines Umfelds des Vertrauens ist der Weg zu einer ethischen Kommunikation in einem Geschäftsumfeld.
• Offenheit. Offenheit ist einer der Kernpunkte ethischer Kommunikation. In der Kommunikation bedeutet dies Offenheit für andere Ideen und Meinungen sowie die Bereitschaft, eigene Meinungen zu äußern, auch wenn man nicht erwartet, dass sie akzeptiert werden.

• Loyalität. Im Kontext der Geschäftskommunikation bedeutet Loyalität, die notwendige Zeit und Ressourcen für eine umfassende Diskussion von Themen bereitzustellen. Nur dann haben alle die Chance, gehört zu werden.
• Konsensbildung. Ethische Kommunikation ist zielorientiert und nicht statusorientiert. Ein Kommunikationsstil, bei dem sich verschiedene Gruppen in gegensätzlichen Lagern zusammenschließen und sich primär von ihren eigenen Interessen leiten lassen, trägt nichts zur Gesamtorganisation bei. Ethisch für eine Organisation ist ein Kommunikationsstil, bei dem die Menschen nach Konsens suchen, nicht nach Widerstand, und sich darauf konzentrieren, das zu tun, was sie für das Unternehmen tun können. Da es ein moralischer Imperativ ist, einer Organisation zu helfen, ist das Erreichen eines Konsenses ein ethischer Kommunikationsstil.

Es wird angenommen, dass es sechs Haupttypen von Gesprächspartnern gibt. Um sich besser auf wichtige Gespräche vorzubereiten, ist es wichtig zu wissen, welcher Typ Sie sind:

• reflektierend. Sie sind ein nachdenklicher Gesprächspartner, wenn Sie im Kommunikationsprozess die Stimmung eines Partners spüren. Ihre Sprache ist weich, ruhig, Sie sind sensibel, verstehen den Gesprächspartner und Sie bauen gerne Beziehungen zu anderen Menschen auf.
• Schiedsrichter. Sie sind ein richterlicher Gesprächspartner, wenn Sie Themen und Probleme analysieren, die Hauptpunkte herausarbeiten und sie dann anderen effektiv erklären. Sie führen das Gespräch und führen es direkt und überzeugend.
• Edel. Sie sind der Typ „edler“ Gesprächspartner, wenn Sie offene Kommunikation mögen und es anderen leicht fällt, mit Ihnen zu kommunizieren. Außerdem bist du fokussiert und gehst immer direkt zum Ziel.
• MP. Der stellvertretende Gesprächspartner ist diplomatisch und nutzt die Kommunikation, um Konflikte zu beenden. Er ist auch leise, charmant und sorgt dafür, dass sich die Menschen wohl fühlen.
• Sokrates. Der Gesprächspartner vom Sokrates-Typ ist gut darin, Probleme zu lösen und andere zu überzeugen, er mag lange Debatten.Er ist detailliert und gut informiert, und seine Meinung wird von anderen geschätzt.
• Offiziell. Diese Art von Gesprächspartnern nutzt die Kommunikation, um ihre Träume zu verwirklichen und bei der Arbeit und zu Hause erfolgreich zu sein. Dies ist ein kluger und strategischer Denker.

Experten sagen, dass es vier Hauptkommunikationsstile gibt: analytisch, intuitiv, funktional und persönlich. Kein Kommunikationsstil ist grundsätzlich besser als ein anderer. Die Wahl des falschen Kommunikationsstils für ein bestimmtes Publikum kann jedoch zu Problemen führen:

• Analytischer Stil. Analytische Kommunikation beinhaltet den Umgang mit harten Daten und echten Zahlen. Menschen, die in diesem Stil kommunizieren, vermeiden es, beim Sprechen Gefühle und Emotionen zu zeigen. Ein großes Plus des analytischen Kommunikationsstils ist, dass Sie Probleme logisch und unvoreingenommen analysieren können. Das bedeutet, dass die Leute sehen, dass Sie gut informiert sind und große analytische Erfahrung haben. Ein potenzieller Nachteil eines analytischen Kommunikationsstils ist, dass Sie als kalt oder unsensibel angesehen werden.
• Intuitiver Stil. Bei einer intuitiven Kommunikation ziehen Sie es vor, das Gesamtbild zu erfassen und Details zu vermeiden, aus Angst, sich darin zu verzetteln. Auf diese Weise können Sie direkt zum Kern des Problems vordringen, anstatt es schrittweise durchzugehen. Der Vorteil dieses Stils besteht darin, dass Sie schnell und genau kommunizieren und sich leicht in große und komplexe Probleme vertiefen können. In einer Situation, die wirklich Details erfordert, haben Sie jedoch möglicherweise nicht die Geduld.

• funktioneller Stil. Dieser Stil impliziert Methodik, das Vorhandensein detaillierter Pläne, genaue Fristen. Menschen, die in diesem Stil kommunizieren, sind gute Performer, denen nichts entgeht.Ein potenzieller Nachteil eines funktionalen Kommunikationsstils besteht darin, dass Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums verlieren können, insbesondere wenn Sie mit intuitiven Gesprächspartnern sprechen.
• Persönlicher Stil. Indem Sie in einem persönlichen Stil kommunizieren, fühlen Sie sich emotional mit Ihrem Partner verbunden, und dies ermöglicht es Ihnen, zu wissen, was er wirklich denkt. Sie sind ein guter Zuhörer und ein guter Diplomat, Sie wissen, wie man Konflikte schlichtet, Sie pflegen gute Beziehungen zu vielen Menschen. Dieser Stil ermöglicht es Ihnen, tiefe persönliche Beziehungen aufzubauen. Die Leute wenden sich oft an Sie, weil Sie in der Lage sind, verschiedene Gruppen zusammenzubringen. Die Kehrseite dieses Kommunikationsstils ist, dass Sie analytische Gesprächspartner, die harte Zahlen und logische Diskussionen mögen, manchmal verärgern können.

Die wichtigsten Fähigkeiten zur Geschäftskommunikation finden Sie im folgenden Video.