Geschäftskorrespondenz-Etikette

Bürokorrespondenz ist ein ganz besonderes Genre, das Sie beherrschen müssen, wenn Sie die Karriereleiter erklimmen wollen. Gute Fähigkeiten im Bereich Business Writing werden Ihnen treu dienen: Sie helfen Ihnen bei der Kommunikation mit Untergebenen, Vorgesetzten und Partnern, betonen Ihre Ausbildung und Perspektiven. Der Kommunikationsstil sollte zurückhaltend, zielgerichtet sein, ohne von einem vorgegebenen Thema abzuweichen.

Jede Kommunikation, sowohl persönlich als auch schriftlich, ist Interaktion mit Menschen, um Informationen auszutauschen, zu beeindrucken und zu verhandeln. Nichts Menschliches ist uns fremd, manchmal lassen wir Emotionen freien Lauf, aber im geschäftlichen Bereich sollte es keinen Platz für die gewalttätige Manifestation unserer Gefühle, Charaktereigenschaften und unseres Temperaments geben.

Ein wichtiges Merkmal der Geschäftskommunikation ist, dass sie nicht mitten im Satz abgebrochen werden kann. Auf jeden Brief, den Sie erhalten, müssen Sie eine Antwort schreiben, auch wenn Sie keine Lust dazu haben.Wenn Sie einen Anruf erhalten und keine Zeit haben, zum Telefon zu greifen, rufen Sie unbedingt zurück. Natürlich ist die Kommunikation mit manchen Menschen unangenehm. Auf der Liste der Pflichteigenschaften einer Führungskraft steht deshalb Stressresistenz.

Ein Geschäftstreffen, ein Telefongespräch oder eine geschäftliche E-Mail-Korrespondenz haben sicherlich einen Zweck. Infolgedessen müssen die Parteien zu Schlussfolgerungen kommen, das Projekt diskutieren, eine strategische Partnerschaft vereinbaren und so weiter.

Bei der schriftlichen Rede gibt es vielleicht noch mehr Einschränkungen und Konventionen als bei der mündlichen Rede. Wenn wir direkt mit dem Gesprächspartner in einem persönlichen Gespräch kommunizieren, können wir diese oder jene Tatsache intonieren und etwas klären, wenn der Gesprächspartner uns nicht verstanden hat. Wenn ein Sprachfehler gemacht wird, können wir ihn sofort korrigieren. Aber in einem Geschäftsbrief müssen wir äußerst klar und präzise sein, damit die Worte keine doppelte Interpretation implizieren.

Früher hieß es: „Papier hält alles aus“, was implizierte, dass auch unzuverlässige Fakten geschrieben werden können. Wir sind der Auffassung, dass Geschäftskorrespondenz sollte so ehrlich wie möglich sein. Papierbriefe werden übrigens immer weniger verschickt. Im Grunde transportieren sie Verträge und andere Dokumente. In diesem Fall werden Briefköpfe als Beweis für den hohen Status der Organisation verwendet.

Die Geschäftskorrespondenz findet heute in den meisten Fällen im virtuellen Raum statt und hat ihre Eigenheiten. Wenn der Dialog gerade erst beginnt, ist es üblich, einen Gruß gemäß der Etikette zu schreiben, zum Beispiel: „Hallo, lieber Oleg Sergeevich! ". Und bei der anschließenden Adresse während des Arbeitstages kann die Begrüßung entfallen.

Die schriftliche Kommunikation, auch per E-Mail, erfordert die Einhaltung von Sprachnormen und eine einwandfreie Alphabetisierung. Schließlich wird die Korrespondenz einem gebildeten Gesprächspartner Ihre Lücken offenbaren. Daher raten wir Ihnen, das Geschriebene mit Hilfe spezieller Dienste zu überprüfen, wenn Sie sich Ihres eigenen Wissens nicht ganz sicher sind.

Wir listen die allgemeinen Regeln auf, die die Ethik der elektronischen Kommunikation erfordern. Sie sind ziemlich einfach, aber viele vernachlässigen sie leider:

• der Anfang jedes Satzes wird großgeschrieben;
• am Ende des Satzes wird ein Punkt gesetzt, damit die Bedeutung des Gelesenen klar ist;
• Um das Problem zu lösen und Lösungen vorzuschlagen, ist es hilfreich, eine Liste mit Aufzählungszeichen oder Nummern zu verwenden.
• Aus Gründen der Übersichtlichkeit ist es gut, Tabellen, Grafiken und Diagramme zu verwenden.
• Versuchen Sie nicht ausdrücklich, wie ein intelligenter, gebildeter Gesprächspartner zu wirken, erschweren Sie einfache Gedanken nicht mit übermäßigen Partizipial- und Partizipialwechseln.
• Je einfacher Sie Ihre Gedanken ausdrücken, desto besser;
• Während es in der alltäglichen Sprachkultur die Vermeidung von Jargon erfordert, gehören im Geschäftsumfeld Fachjargon und Anleihen aus dem Englischen mittlerweile zum guten Ton (aber übertreiben Sie es nicht!).

Es gibt folgende Arten von Nachrichten:

• Werbeangebote;
• das Erntedankfest;
• Begleitet;
• Garantie;
• Erinnerungen;
• Warnungen;
• Kooperationsvorschläge.

Neben allgemeinen Regeln ist es wichtig, einige Details des Business Writing zu kennen.Wir geben die Regeln an, die in den allermeisten Fällen angemessen sind.

Der Anfang einer E-Mail wird Header genannt. Es trägt das Logo der Organisation. Es ist sinnvoll, immer eine Vorlage zur Hand zu haben (also auf dem Desktop Ihres Computers), in die dieses Logo eingetragen wird.

Anders als bei der Offline-Kommunikation verpflichten Sie moderne Regeln nicht, den Adressaten zu begrüßen, und Sie können sofort das Wesentliche der Angelegenheit darlegen, indem Sie ihn mit Namen und Patronym anrufen. Viele schreiben jedoch weiterhin an den Anfang der Nachricht: „Guten Morgen! ", "Guten Tag! ", "Guten Abend! ' oder 'Grüße.' Und auch hier gibt es keine Abweichung von der Norm.

Die Anforderungen an den Briefkörper legen nahe, dass darin der Sinn der Korrespondenz liegt. Die Aufteilung des Textes in Absätze gilt als guter Stil, ein Zeichen für eine aufmerksame Haltung gegenüber dem Gesprächspartner. In jedem Absatz wird der eine oder andere Aspekt des Themas benannt und offengelegt. Neben der Identifizierung des Problems ist es üblich, Wege zur Lösung vorzuschlagen. Sozusagen, um eine Geschäftsidee im Kleinen zu enthüllen.

Im letzten Teil der Nachricht können Sie sowohl formelle als auch persönlichere Gefühle ausdrücken. Die Formulierung „Respektvoll…“, „Beste Grüße…“ („Best Greetings“ auf Englisch) oder ein emotionalerer Wunsch „Have a nice day! ".

Bei einer eigenhändigen Unterschrift ist die Angabe des Nach- und Vornamens (und in manchen Kreisen auch des Patronyms) zwingend erforderlich. Es sollte auch Telefonnummern geben, die Sie anrufen können: Mobil und Bürostadt. In letzter Zeit ist eine elektronische Signatur mit Firmenlogo in Mode gekommen.

Ein zusätzlicher Link zum elektronischen Portal der Organisation dient als zusätzliche Werbung und kann den Verkehr auf dieser Website in Zukunft erhöhen.

Die meisten Büroangestellten haben ein sehr umfangreiches Briefarchiv in ihrem E-Mail-Postfach. Damit der Gesprächspartner bei einer langen Korrespondenz nicht verwirrt wird, empfiehlt es sich, einen Brief in Form einer Antwort zu senden. Wenn Sie auf das entsprechende Kästchen am Anfang des Betreffs des Briefes klicken, erscheint die englische Abkürzung „Re…“. Dies ist sehr praktisch, da sich der Adressat sofort an den Fortgang der Korrespondenz erinnert.

Sie können den gesamten Verlauf der virtuellen Kommunikation mit diesem Gesprächspartner speichern oder nur die letzten oder wichtigsten Zitate hinterlassen. Die moderne Geschäftsetikette erfordert, dass Sie schnell auf E-Mails reagieren. Schließlich verbringen wir einen erheblichen Teil unseres Tages an einem Arbeitscomputer. Darüber hinaus kann die Post von mobilen Geräten abgerufen werden.

Wenn die Nachricht von besonderer Wichtigkeit und Dringlichkeit ist, ist es erlaubt, eine SMS zu schreiben oder einen Anruf zu tätigen, um an den Brief zu erinnern.

Die Verwendung von Stempeln wird von Kreativen nicht akzeptiert und darüber hinaus belächelt und verurteilt. Aber in der Geschäftskorrespondenz helfen Stempel, Standardsituationen abzubilden.

Es ist nützlich, ein virtuelles Sparschwein mit festgelegten Ausdrücken und Phrasen zu haben. Tatsächlich bauen strukturierte Kommunikation, Büroarbeit und die Lösung formaler Probleme auf diesen Klischees auf. Sympathie wird beispielsweise durch den Umsatz „Leider müssen wir Ihnen mitteilen …“ ausgedrückt.Wertschätzung spiegelt sich in dieser Pflichtformel wider: „Danke für Ihren unschätzbaren Beitrag …“. Und schließlich Freude: "Wir sind stolz, Ihnen mitteilen zu können, dass ...". Doch der abschließende Satz: „Wir freuen uns auf eine weitere fruchtbare Zusammenarbeit“ drückt die Hoffnung auf weitere Geschäftskontakte aus.

Also sprachen wir über die Etikette der Geschäftskorrespondenz. Diese Regeln sind notwendig, um die Kommunikation so angenehm und fruchtbar wie möglich zu gestalten. Nutzen Sie sie und Sie werden sehen, dass Ihre Arbeit im Service reibungslos gelaufen ist!

Weitere Informationen zu den Regeln der Geschäftskorrespondenz, einschließlich E-Mail, finden Sie im folgenden Video.