Phasen der Geschäftskommunikation

Kommunikation ist der Prozess der Interaktion zwischen Menschen, der den Austausch, die Bewertung und das Verstehen von Informationen umfasst. In der Geschäftskommunikation werden bestimmte Normen und Regeln verwendet, um das Zusammenspiel der Partner so angenehm wie möglich zu gestalten. Die Berücksichtigung der richtigen Reihenfolge, die darin besteht, die notwendigen Phasen der Geschäftskommunikation zu beachten, garantiert das Erreichen des gewünschten Ergebnisses, das für beide Partner vorzuziehen ist.

Geschäftskommunikation ist ein mehrstufiger Prozess, der die Schaffung und weitere Verbesserung von Beziehungen zwischen Menschen in Bezug auf bestimmte Bedürfnisse beinhaltet. Dieser Prozess beinhaltet die Übertragung wichtiger Informationen, die Entwicklung des Interaktionskonzepts, die Wahrnehmung und das Verständnis des Gesprächspartners.

Die Geschäftskommunikation weist eine Reihe von Merkmalen auf, deren Kenntnis dazu beiträgt, das Wesen dieser Art von Interaktion zu verstehen:

• Reputationswert. In der Wirtschaft ist das Gesicht eines Unternehmens sein Ruf, der die Grundlage für den zukünftigen Erfolg des Unternehmens darstellt.Aus diesem Grund ist die Unternehmenskommunikation darauf ausgerichtet, diese zu erhalten und zu schützen.
• Klarheit und Präzision. Eine klare und präzise Zieldefinition gewährleistet eine effektive berufliche Weiterentwicklung, die eine schnelle Selbstorganisation und Eigenverantwortung fördert.
• Gemeinsame Aktivität, von der beide Seiten profitieren. Im geschäftlichen Verkehr kann man sich nicht nur um das Wohl einer Seite kümmern. Die Einheit der Partner und die für beide Seiten vorteilhafte Position sichert Erfolg und hervorragende Ergebnisse für beide Seiten.

Das Ergebnis der Geschäftskommunikation hängt davon ab, wie sorgfältig der Prozess selbst organisiert ist. In der Struktur der Geschäftskommunikation lassen sich bestimmte Phasen unterscheiden. Die Kenntnis der wichtigsten Punkte einer solchen Kommunikation und der Verhaltensnormen, die jeder Phase entsprechen, wird dazu beitragen, das geschätzte Ziel zu erreichen.

Diese Phase beinhaltet die direkte Organisation des Treffens. In der ersten Phase ist es notwendig, einen Plan mit konkreten Fragen und mehreren Optionen zur Lösung des Problems zu erstellen. Es ist notwendig, die Standpunkte des Verhandlungspartners zu analysieren und die vorteilhafteste Beziehungsstrategie auszuwählen; Es wird empfohlen, eine Vorhersage über den Ausgang des Gesprächs zu treffen. Organisatorische Momente vervollständigen die Vorbereitungsphase: die Bestimmung von Ort und Zeit des Treffens.

Das psychologische Porträt des Gesprächspartners, das sich in Ihren Augen entwickelt, hängt von bestimmten Umständen, der Dauer der Bekanntschaft und den von anderen Mitarbeitern erhaltenen Informationen über die Person ab. Es werden verbale und nonverbale Verhaltenshandlungen unterschieden, die es ermöglichen, ein psychologisches Porträt des Gesprächspartners zu erstellen:

• Sprechweise (Inhalt, Stimmigkeit, Dauer, Ausdrucksstärke und Sprachmerkmale);
• Gestik und Mimik;
• spezifische Aktionen (Bewegungen und Körperhaltungen einer Person, Distanz zwischen Gesprächspartnern, Berührungen);
• Körperbewegungen (berühren, tätscheln, streicheln).

Eine wichtige Funktion bei der Erstellung eines psychologischen Porträts erfüllt die Untersuchung des Erscheinungsbildes des Gesprächspartners. Dies sind Kleidungspräferenzen, Sauberkeit, Ordentlichkeit und Makellosigkeit des Aussehens, Einhaltung von Modetrends oder deren Vernachlässigung, Kopieren von Kleidung, die von anderen Personen getragen wird.

Um das psychologische Porträt eines Mitarbeiters zu bestimmen, muss man sich auf seine Persönlichkeit konzentrieren:

• Charakter (Interessen, Grundsätze, Pläne, Vorlieben);
• Verhalten (Kompetenz, Lebenskompetenz, Berufserfahrung);
• die spirituelle Seite der Persönlichkeit (einzigartige Merkmale der Prozesse und Eigenschaften der intellektuellen, kognitiven und emotionalen Sphären);
• soziale und psychologische Aspekte (Status, soziale Rolle, Lebensstil und Arbeitsbesonderheiten);
• biopsychische Eigenschaften (Temperament, Geschlecht und Alter des Gesprächspartners, Gesundheitszustand);
• Kontaktbildung.

Um eine geschäftliche Kommunikation aufzubauen, ist es notwendig, eine Atmosphäre zu schaffen, die einem ernsthaften Gespräch förderlich ist, was bedeutet, dem Partner Ihren guten Willen und Ihr Interesse zu demonstrieren. Dies wird durch ein sanftes Lächeln, eine höfliche Begrüßung und eine Pause erleichtert, die dem Gesprächspartner die Möglichkeit bietet, sich in das Gespräch einzuklinken und direkt daran teilzunehmen.

Ein Standardgespräch beginnt mit der Durchführung folgender Aktionen: Offenlegung der Ziele, Leistung der Partner auf der einen und der anderen Seite, Äußerung des Themas, Vorstellung des Gesprächsleiters, Bekanntgabe des Vorgehens zur Recherche des Themas.

Diese Phase ist zwingend erforderlich, um einen geeigneten Verhandlungsplan festzulegen und das Interesse an der Interaktion auf Seiten des Partners zu steigern. Dieser Vorgang kann durch einen Witz erleichtert werden, der dem Ort und der Zeit angemessen wäre.

Sie sollten auch über die Rollen entscheiden, die die Parteien im Verlauf der Geschäftskommunikation spielen werden. Die Beschleunigung des Prozesses wird durch die Nachahmung eines Partners, eine Spiegelung seiner Körperhaltung, Plastizität, Stimmlage, Gestik erleichtert. Nach einiger Zeit (5-10 Minuten) ist es möglich, mit der Bekanntgabe der Bedingungen fortzufahren. Dies erfordert gleiche Positionen. Sie können zu einer anderen Position wechseln, die sich durch nonverbale Kommunikation manifestiert.

In dieser Phase sollte eher auf Gemeinsamkeiten als auf Unterschiede Wert gelegt werden. Dank dessen werden Verhandlungen dazu beitragen, das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Bei unlösbaren Meinungsverschiedenheiten empfiehlt es sich, zu einer neutralen Position überzugehen, die keine eigene Einschätzung beinhaltet.

Denken Sie daran, dass starke Argumente erforderlich sind. Dabei sind bestimmte Regeln zu beachten:

• Die Darstellung von Gedanken soll in einfachen, verständlichen, präzisen und überzeugenden Formulierungen erfolgen.
• Es wird angebracht sein, die Argumente an die Persönlichkeit des Partners anzupassen.
• Es ist wünschenswert, Ihre Beweise klar und prägnant zu präsentieren.
• Wenn Sie über ein Problem sprechen, müssen Sie standhaft sein: Sie können nicht nachgeben, wenn Sie von Ihrer Meinung überzeugt sind.
• Es sollte immer ein gewichtiges Beweisstück zur Unterstützung der These in Reserve sein (für den Fall, dass der Gesprächspartner anfängt, an der Entscheidung zu zweifeln).
• Es wird empfohlen, zuverlässige Fakten zu verwenden, die dem Gesprächspartner helfen, unverzüglich eine Entscheidung zu treffen.
• Geben Sie nicht auf, bis der Partner seine Absage endgültig bestätigt.
• Sie sollten die überzeugendsten Argumente für Ihre Position verwenden und versuchen, Gedanken so auszudrücken, dass sie sich voll und ganz für den Gesprächspartner interessieren.

Bei der Interaktion ist es immer schwierig, verschiedene Diskussionen zu vermeiden. Die Hauptaufgabe, die es in einer solchen Situation zu bewältigen gilt, besteht darin, dem Partner zu beweisen, dass Sie Recht haben (durch Beseitigung von Zweifeln, Ermittlung der Motive des Widerstands, Abwehrreaktion, Überlegen von Taktiken). Gleichzeitig sollten kategorische Urteile vermieden werden, da sich sonst alles ins Gegenteil verkehrt.

Wenn Sie Verständnis erreichen, wird die weitere Interaktion keine ernsthaften Schwierigkeiten verursachen. Danach müssen Sie einen gemeinsamen Nutzen finden. Geben Sie Ihrem Partner die Möglichkeit, die Initiative zu ergreifen.

Es ist notwendig, seine Beteiligung an der Erreichung des gewünschten Ziels zu kontrollieren.Wenn Ihre eigene Entscheidung viel stärker ist als die des Gesprächspartners, sollten Sie seinen Vorschlag sorgfältig prüfen und erklären, warum die Idee abgeschlossen werden muss und auf welcher Grundlage es rentabler ist, eine andere Position einzunehmen.

Die formulierten Kriterien sollten in die Endfassung übersetzt werden. Danach müssen Sie eine Vereinbarung treffen. Es wird empfohlen, die von jeder Partei übernommenen Verpflichtungen detaillierter zu beschreiben. Sobald die Entscheidung getroffen ist, ist eine Dankbarkeit gegenüber dem Gesprächspartner angebracht.

Die letzte Phase der Geschäftskommunikation spielt eine sehr wichtige Rolle, daher sollte ihr die gleiche Aufmerksamkeit geschenkt werden wie allen vorherigen. Die endgültige Meinung hat Auswirkungen auf das Image des Gesprächspartners insgesamt und auf Partnerschaften, die derzeit gepflegt und für die Zukunft geplant werden. Wohlwollen, Respekt und Takt sollten dennoch gezeigt werden.

Die Geschäftskommunikation profitiert davon und garantiert gute Ergebnisse im Einsatz folgende Regeln und Richtlinien:

• Getränke (Tee, Kaffee) werden nach Ermessen des Eigentümers oder bei langwierigen Verhandlungen angeboten.
• Telefonieren Sie nicht während Geschäftsverhandlungen. Es ist besser, das Telefon für diese Zeit auszuschalten. Es ist notwendig, dem Partner und dem allgemeinen Verfahren für geschäftliche Interaktionen Respekt entgegenzubringen.
• Das Verlassen des Geländes während der Verhandlungen ist untersagt. Ein Ausnahmefall ist die Notwendigkeit ärztlicher Hilfe.
• Das Führen von Arbeitsprotokollen ist willkommen, da es das Interesse und die Aufmerksamkeit gegenüber dem Partner unterstreicht.
• Ein Zeichen des guten Geschmacks ist es, keine Fragen zu stellen, die sich auf das Geschäftsgeheimnis eines Partners beziehen.Dies hilft, Unbeholfenheit und ungünstige Positionen zu vermeiden.

Alles über wichtige Fähigkeiten zur Geschäftskommunikation finden Sie im folgenden Video.