Geschäftsgespräch: Regeln, Varianten und Phasen

Die Ergebnisse von Geschäftsbeziehungen hängen oft von persönlichen Verhandlungen und Dialogen ab. Geschäftskontakte, schriftlich oder telefonisch geknüpft, werden im persönlichen Gespräch ausgebaut. Dabei nutzen die Interviewteilnehmer die ganze Vielfalt der Kommunikationsmittel: Sie nutzen nicht nur die Sprache, sondern auch Gestik, Mimik und persönliche Einflussnahme.

Ein Geschäftsgespräch ist in der Regel ein Gespräch zwischen zwei Gesprächspartnern, weshalb diese die persönlichen Besonderheiten des Gegenübers, seine Motive, Sprachmerkmale und Umgangsformen berücksichtigen sollten. Zwischenmenschliche Kommunikation beinhaltet eine Vielzahl von Methoden zur Beeinflussung des Gesprächspartners.

Ein geschäftliches Gespräch, das ein bestimmtes Thema hat und persönlich orientiert ist, wird oft innerhalb derselben Organisation zwischen Mitarbeitern geführt.Der Zweck des Gesprächs ist der Wunsch eines Kommunikationsteilnehmers, einen anderen oder eine ganze Gruppe von Mitarbeitern mit Hilfe von Worten zu beeinflussen, um Aktivitäten, Veränderungen im bestehenden Arbeitsumfeld oder in Beziehungen voranzutreiben und deren Qualität zu verbessern.

Ein weiteres Ziel eines Geschäftsgesprächs ist die Notwendigkeit für das Management, Schlussfolgerungen und Entscheidungen auf der Grundlage der Meinungen und Überlegungen der Mitarbeiter zu treffen.

Der Vorteil von Geschäftsgesprächen gegenüber anderen Arten der verbalen Kommunikation ist:

• in der Reaktionsgeschwindigkeit auf die Bemerkungen der Gesprächspartner, was dazu beiträgt, das gewünschte Ergebnis zu erzielen;
• bei der Sensibilisierung des Administrators durch Berücksichtigung, Kontrolle und Überwachung der während des Interviews gehörten Standpunkte, Urteile, Gedanken, Argumente und skeptischen Aussagen;
• in der Zweckmäßigkeit eines flexiblen angemessenen Satzes von Methoden zum Studium des Diskussionsthemas, was eine Folge der Lösung des Problems und der Ansprüche aller Parteien ist.

Ein Geschäftsgespräch konzentriert sich auf die Implementierung bestimmter Funktionen:

• neue Richtungen finden;
• Start vielversprechender Projekte;
• Datenaustausch;
• Regulierung eingeleiteter Aktivitäten;
• gegenseitige Kommunikation von Mitarbeitern eines Unternehmens;
• Erleichterung von Geschäftskontakten zwischen Institutionen, Firmen, Branchen.

Die Ergebnisse eines geschäftlichen Gesprächs und Meetings werden nicht nur von der Vorbereitung darauf bestimmt, sondern auch von der Konstruktion des Gesprächs selbst.Unbestreitbare Fehler lassen sich durch etablierte Methoden der Interviewführung und Beachtung ihrer Grundsätze vermeiden. Es sollte immer eine Atmosphäre des guten Willens herrschen – harte Äußerungen sind inakzeptabel.

Das Prinzip der Rationalität impliziert Verhaltenszurückhaltung, insbesondere bei einem Partner, der Emotionalität zeigt. Mangelnde Kontrolle über Emotionen wirkt sich normalerweise negativ auf die getroffene Entscheidung aus. Eine solche Lösung kann nicht als optimal bezeichnet werden.

Das Prinzip der Verständigung ist notwendig, damit die Gesprächspartner im Dialog zu Gemeinsamkeiten finden und die gewünschte Wirkung erzielen.

Während des Gesprächs schwankt die Aufmerksamkeitskonzentration der Sprecher auch ohne dissipative Faktoren. Wenn Sie solche Nuancen berücksichtigen und bemerken, ist es zu diesem Zeitpunkt notwendig, die Aufmerksamkeit wieder auf sich zu lenken und den unterbrochenen Kontakt wieder aufzunehmen.

Der Grundsatz der Zuverlässigkeit schreibt die obligatorische Beachtung der Authentizität der Unterrichtung des Gesprächspartners vor - auch wenn er falsche Angaben macht. Das kommt dem Dialog zugute und erreicht die gewünschten Ziele.

Ein wichtiges psychologisches Prinzip ist die Unterscheidung zwischen dem Gesprächsgegenstand und dem Gesprächspartner. Eine subjektive Einstellung gegenüber einem Gegner kann die Objektivität der Bewertung von Indikatoren beeinträchtigen. Ein konstruktives Gespräch basiert auf der Unterscheidung zwischen Ereignissen mit Standpunkten und Meinungen mit Erfahrungen.

Die Konkretisierung solcher allgemeinen Grundsätze für die Führung von Geschäftsgesprächen sind die Regeln für ihre Umsetzung, die zur Sicherheit und Effizienz von Verhandlungen beitragen.

Die Regel des doppelten Interesses besagt, dass jeder der Interviewer ein doppeltes Interesse hat: nicht nur die Essenz und den Inhalt des Gesprächsthemas, sondern auch die Zusammenarbeit mit einem Partner.Fruchtbare Beziehungen zu pflegen ist in einem Gespräch eine nicht weniger wichtige Aufgabe als der Austausch von Informationen.

Experten empfehlen, das Gespräch so zu führen, dass es nicht in die Beziehung zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten eingreift. Dazu benötigen Sie:

• keine voreiligen Schlussfolgerungen über die Motive und Absichten der Gesprächspartner aufgrund ihrer eigenen Annahmen ziehen;
• dem Gegenüber aufmerksam zuhören und zeigen, dass man ihn versteht;
• äußern Sie Ihr Interesse und Ihre Ziele, anstatt über die Vergangenheit zu streiten, und Gedanken sollten klar und deutlich ausgedrückt werden.
• zukünftige Aktionen besprechen.

Die Betonung des Interesses an einem Partner wird auch als wichtige Regel angesehen, die dazu beitragen wird, die Aufgaben beider Gesprächspartner erheblich zu erleichtern. Phrasen: „verständlich“, „interessant“, „freut mich zu wissen“, die natürlich in das Gespräch eingefügt werden, schaffen eine entspannte Atmosphäre und helfen, Übereinstimmung und gegenseitiges Verständnis auszudrücken. Das gleiche Problem kann gelöst werden, wenn Sie den Gesprächspartner ansprechen, ihn mit Namen und Patronym anrufen und auch keine Angst und Reizbarkeit zeigen.

Der Wunsch, zusätzliche oder ergänzende Informationen zu klären, trägt ebenfalls dazu bei, das Interesse aufrechtzuerhalten.

Jedes Gespräch ist eine Möglichkeit, Gemeinsamkeiten zu finden. Damit der Dialog erfolgreich ist, ist es nicht ratsam, ihn mit Widersprüchen zu beginnen. Meistens beginnen sie mit Themen, bei denen die Meinungen übereinstimmen, zum Beispiel beim Wetter. Dies geschieht, damit es von vornherein keine negative Antwort gibt und keine Überzeugungsarbeit beim Gesprächspartner betrieben werden muss.Experten empfehlen, immer ein paar vorgefertigte Sätze zu haben, auf die nur positiv geantwortet werden kann.

Die Vorbereitung auf ein Geschäftsgespräch beginnt mit der wichtigsten Phase – der Planung, die darin besteht, die Probleme und Ziele des Treffens zu formulieren sowie einen Verhandlungsplan und Methoden für seine Umsetzung zu erstellen. Profis raten:

• den vorgeschlagenen Ablauf des geplanten Gesprächs überdenken und abwägen, dessen Programm aufstellen;
• sammeln Sie alle notwendigen Informationen über einen möglichen Gesprächspartner;
• testen Sie die Wirksamkeit ihrer Argumente, die zur Untermauerung ihrer Überzeugungen und Absichten erforderlich sind;
• überprüfen Sie die Konsistenz ihrer Definitionen und Gedanken;
• Überlegen Sie sich die Optionen für die Reaktion des Gesprächspartners oder Gegners auf die vorgebrachten Argumente.

Die Festlegung von Zeit und Ort des zukünftigen Gesprächs hängt von der Position und Einstellung der Teilnehmer ab. Sie kann auf eigenem, fremdem oder neutralem Hoheitsgebiet durchgeführt werden. Nach der Durchführung der Betriebsschulung ist es notwendig, die gesammelten und vorbereiteten Materialien zu überprüfen und zu bearbeiten und dem Plan für das zukünftige Interview die endgültige Form zu geben.

Der Aufbau eines Geschäftsgesprächs besteht aus 5 Phasen:

• der Beginn des Gesprächs;
• Bereitstellung von Informationen;
• Argumentation;
• Widerlegung der Argumente des Gegners;
• Genehmigung von Vorschlägen.

Jeder dieser Schritte basiert auf fachlichem Wissen, Klarheit, Logik, dazu kommen die persönlichen Qualitäten der Interviewer, die im Gespräch von großer Bedeutung sind. Ein Gesprächsplan sollte auf der Grundlage verschiedener möglicher Optionen für sein Ergebnis erstellt werden. Manchmal muss man Argumente wiederholen.

In der ersten Phase – zu Beginn des Dialogs – gilt es, den Kontakt zu einem Partner zu finden, ein attraktives Umfeld zu organisieren, den Gesprächspartner zu interessieren und die Initiative zu ergreifen. Es ist ratsam, spezielle Techniken zu verwenden, die einen Dialog beginnen. Diese beinhalten:

• eine Technik zum Lösen von Spannungen, die hilft, enge Kontakte zum Gegner herzustellen;
• eine Möglichkeit, den Gesprächspartner einzubinden, sodass Sie Probleme schnell auf den neuesten Stand bringen können;
• eine Methode zur Stimulierung der Fantasie, die das Auftauchen einer großen Anzahl von Fragen beinhaltet;
• direkt an das Problem herangehen.

Der richtige Beginn des Gesprächs ist das Kennenlernen, die genaue Formulierung seiner Ziele und Ziele, die Benennung des Themas, die Mitteilung der Regeln für die Betrachtung von Themen.

In der Phase der Bereitstellung von Informationen sollte man die Wünsche und Meinungen des Partners, seine Motivationen, Argumente und Wünsche herausfinden, die geplanten Informationen melden und die Position des Gesprächspartners analysieren.

In der Phase der Widerlegung der Urteile des Gegners sollten seine Äußerungen neutralisiert werden. Dazu ist es notwendig, Ihre Argumente zweifelsfrei überzeugend darzulegen, ohne die Möglichkeit zuzulassen, Ihre Meinung zu widerlegen. Die Logik der Verleugnung liegt in der Analyse zweifelhafter Informationen, der Suche nach der wahren Ursache, der Auswahl von Konzepten und Methoden. In diesem Fall werden verschiedene Tricks und Tricks verwendet.

In der Phase der Entscheidungsfindung werden die vom Gesprächspartner akzeptierten und genehmigten Ergebnisse der Argumentation zusammengefasst, negative Nuancen und Schlussfolgerungen beseitigt, das erzielte Ergebnis konsolidiert und bestätigt, Themen für die weitere Zusammenarbeit vorgeschlagen. In diesem Stadium sollte man keine Unsicherheit zeigen, damit auch der Partner nicht anfängt, an der getroffenen Entscheidung zu zweifeln.

Unabhängige Arten von Geschäftsgesprächen sind durch folgende Einteilung gekennzeichnet:

• bei der Bewerbung um eine Stelle;
• bei Entlassung;
• über das Problem;
• disziplinarischer Natur.

Die erste Sorte ist vom einleitenden Typ, dessen Hauptaufgabe darin besteht, die Geschäftsqualitäten des Bewerbers für die Position zu bestimmen und zu bewerten. Der Manager muss dem Bewerber nur einige grundlegende Fragen stellen, die Informationen über die Person enthalten: Bildungsgrad, Berufserfahrung, vorhandene Fähigkeiten und Fertigkeiten, Gründe für die Stellensuche, Höhe der Zahlungsansprüche. Manchmal ist es notwendig, auch persönliche Eigenschaften zu klären.

Ein Gespräch bezüglich des Ausscheidens eines Mitarbeiters kann auf zwei Arten erfolgen: freiwillige oder erzwungene Einstellung. Im ersten Fall sollte der Administrator die Gründe für die Entlassung herausfinden - dies liegt an der Verbesserung des Managements der Organisation. Normalerweise ist es in solchen Fällen möglich, nützliche Informationen zu finden, mit denen einige Probleme gelöst werden können.

Der dritte Typ ist ein Gespräch mit einem Mitarbeiter, von dem sie gezwungen sind, sich zu trennen. Als Führungskraft hat man es in der Regel sehr schwer. Bei einem solchen Gespräch sollte man auf Zartheit achten, aber gleichzeitig korrekt und fair Ansprüche gegen ihn geltend machen. Es gibt spezielle Regeln und Ratschläge, wie man ein solches Gespräch führt.

Die Argumentation kann auf rhetorischen und spekulativen Methoden beruhen. Die rhetorischen sind:

• grundlegend, bestehend aus einem direkten Aufruf an einen Partner;
• Widerspruch basierend auf der Feststellung von Meinungsverschiedenheiten in Argumenten;
• eine Technik zur Hervorhebung von Schlussfolgerungen, die durch Zwischenergebnisse zu den gewünschten Ergebnissen führt;
• vergleichend;
• Zerlegungsverfahren auf Basis der Auswahl einzelner Teile;
• Bumerang-Methode;

• Boykott;
• Schwerpunkte verlagern und ihre Interessen in den Vordergrund rücken;
• Inferenzmethode, die auf einer allmählichen Änderung des Wesens des Problems basiert;
• Umfrageverfahren, abgeschlossen in vorgegebenen Fragen;
• explizite Assistenztechnik.

Als spekulative Methoden kommen in Betracht:

• Übertreibungstechnik;
• anekdotisch;
• Technologie der Autoritätsnutzung;
• die Technik, die Identität des Gesprächspartners anzuzweifeln;
• eine Isolationsmethode, die darin besteht, einzelne Äußerungen in modifizierter Form darzustellen;
• Änderung der Richtung, basierend auf dem Übergang zu einem anderen Thema, das nicht mit dem Streit zusammenhängt;
• Unterdrückung, die darin besteht, kleinere Probleme zu übertreiben;
• eine Technik der Täuschung, bei der verwirrende Informationen gemeldet werden;
• Verzögerung - Verzögerung des Gesprächs;
• ein Appell auf der Grundlage eines Appells an Sympathie;
• verzerrende Technik;
• Fangfragen.

Experten empfehlen, Geschäftsgespräche auf folgende Weise zu führen: Machen Sie Vorschläge oder bewerten Sie etwas in einem Frage-Antwort-Formular, das es Ihnen ermöglicht, eine initiative Position beizubehalten, keinen kategorischen Ton zuzulassen, den Gesprächspartner zur Aktivität zu ermutigen und gleichzeitig das Notwendige zu erhalten Information. Zum Beispiel ist es angemessen und vernünftig, die Sätze zu verwenden:

• „Was ist Ihre Meinung zu diesem Thema? »;
• "Wie denkst du?.. ";
• „Habe ich Ihren Standpunkt richtig verstanden? »;
• „Sollten du und ich nicht eine andere Option prüfen? »;
• „Glaubst du nicht, dass die Situation jetzt nicht zu deinen Gunsten ist? ".

Ein Geschäftsgespräch trägt dazu bei, den Wunsch der Menschen zu verwirklichen, die Situation zu ändern oder qualitativ neue Beziehungen zwischen den Dialogteilnehmern herzustellen. Solche Gespräche sind ein wichtiger Bestandteil der Beziehungen in Wirtschaft und Politik und stellen die Herstellung von Verbindungen zwischen Partnern dar, die von ihren Organisationen autorisiert sind, Probleme zu lösen. Sie müssen kurz sprechen.

Weitere Informationen zu den Regeln der Geschäftskommunikation finden Sie im folgenden Video.