Typer af forretningskommunikation

Forretningskommunikation hjælper med at opbygge relationer til kolleger, underordnede, partnere og kunder. I kommunikationsprocessen sker der en udveksling af ikke kun information, men også erfaring og viden på et bestemt område. Forretningsetikette trænger ind i absolut alle livets områder, der er forskellige former for forretningskommunikation.

Forretningskommunikation er en vigtig del af menneskelivet. Etikette i erhvervsmiljøet fungerer som en slags støtte. I erhvervslivet er der flere former for kommunikation. Passende muligheder bør vælges under hensyntagen til de personlige og psykologiske karakteristika hos deltagerne i diskussionen. Der kan skelnes mellem følgende kommunikationsformer:

• Samtale - mundtlig kontakt mellem samtalepartnerne, reduceres til en diskussion af vigtige problemer og opgaver, der tydeliggør nogle af nuancerne i forbindelse med arbejdet. Deltagerne i samtalen i denne sag bør have ret til at håndtere forskellige opgaver og træffe beslutninger. Samtalepartnernes status skal være ens.
• Forhandling har en mere stiv struktur. Som regel deltager repræsentanter for forskellige virksomheder eller afdelinger i dem.Forhandlinger bruges til at gå sammen med partnere, der er interesserede i at løse et specifikt problem.
• Til mødet en gruppe eller stor kreds af interesserede og involverede personer deltager. Mødet involverer indsamling, analyse af information, dataudveksling samt beslutningstagning i kontroversielle spørgsmål.
• Ydeevne - i dette tilfælde deler en person eller en lille gruppe den nødvendige information med publikum. I dette tilfælde reduceres budskabet ikke til en diskussion af emnet, men præsenteres som information. Denne form for kommunikation kræver, at taleren har lederegenskaber, evnen til at blive i samfundet samt talefærdigheder.
• Korrespondance - en indirekte måde at kommunikere på, spiller en slags rolle for korrespondancekommunikation. Denne type kommunikation omfatter ordrer, protokoller, resolutioner, anmodninger, rapporter, officielle breve, instruktioner og så videre. Korrespondance bruges til kommunikation mellem afdelinger eller organisationer. Det er nødvendigt at følge specifikke regler ved korrespondance.

Forretningskommunikation skal læres. Samtidig falder personlige egenskaber og demonstration af ens "jeg" i baggrunden. Det vigtigste er fortsat evnen til at tage hensyn til modstanderens interesser og ønsker og kombinere dem med dine egne krav på en sådan måde, at begge parter opnår det ønskede resultat.

Forretningskommunikation består af flere faser:

• Dannelse af et motiv. Uden det vil det ikke være muligt at opnå effektiv interaktion.
• Forbereder sig på at kommunikere - dette er udarbejdelse af en samtaleplan, udarbejdelse af argumenter og information.Det er også nødvendigt at udarbejde en liste over opgaver, der skal løses under diskussionen.
• Starter en samtale. Det er nødvendigt at etablere kontakt, derefter er det nødvendigt at skabe et "relationsklima" gunstigt for samtalen.
• Formulering af problemet - fremhæve rækken af ​​problemer, præsentere deres position og vision for denne opgave. Vær dog opmærksom på, at du på forhånd skal udarbejde abstracts om samtalens emne og være klar til at besvare de stillede spørgsmål.
• Informationsudveksling - Afklaring af samtalepartnerens position. Det er vigtigt at opretholde kommunikationen og besvare spørgsmål på et tilgængeligt officielt sprog, hvis det er nødvendigt at undlade faglig terminologi.

• Overtalelse og argumentation - er nødvendige i tilfælde af uenighed og følger af det tidligere kommunikationstrin. Det er nødvendigt at bemærke de positive aspekter af din vision af situationen og løsningen af ​​det kontroversielle spørgsmål.
• At finde en løsning på et problem eller et problem - afslutningen på diskussionen, bør dens resultat passe til alle deltagere.
• Udarbejdelse af kontrakt - det betyder, at deltagerne i diskussionen som følge af mødet kom til en fællesnævner eller fik støtte fra samarbejdspartnere til at løse forskellige problemer. Et positivt resultat af diskussionen afsluttes med en skriftlig bekræftelse.
• Analyse af resultater - viser, om de trufne beslutninger var korrekte.
• Beslutningstagning – indebærer samtykke fra alle parter efter analysen. I dette tilfælde beslutter deltagerne i diskussionen om yderligere samarbejde eller afbrydelse af kontakter.

I det moderne samfund følger folk bevidst reglerne for forretningskommunikation for at nå specifikke mål i virksomhedens miljø. I erhvervslivet er det ikke nok at have en bestemt stilling, det er også nødvendigt at styrke relationerne til forskellige mennesker. Følgende er af stor betydning:

• Evnen til at vinde mennesker og blive i samfundet er vigtige aspekter af virksomhedsdialog. For at gøre dette skal du være i stand til klart og klart at formulere dine tanker, kompetent argumentere dit synspunkt.
• Analytiske data og evnen til at træffe hurtige beslutninger er altid på din side. Når du kommunikerer med partnere, skal du huske, at alle parter er interesserede i hurtigt at løse tvister.
• Det er vigtigt at tage hensyn til samtalepartnerens kulturelle karakteristika og nationale traditioner: uden tvivl kan nogle skikke og normer, der er vedtaget i et andet land, virke uacceptable eller stødende.

De grundlæggende begreber og normer for forretningsetik bør være kendt af enhver person med respekt for sig selv. Det skal forstås, at i erhvervslivet er kommunikation mellem mennesker bygget ikke i henhold til den gensidige fangst af partnernes stemning, men i henhold til visse standarder. Der er følgende typer forretningskommunikation (efter funktionelt formål):

• verbal og non-verbal - bestå i behovet for at overvåge tale, ansigtsudtryk, fagter og arbejdsstillinger. I non-verbal kommunikation kan positionen af ​​arme, ben, blik, hovedhældning og ufrivillige bevægelser fortælle meget mere om en persons følelser og humør end mundtlig tale. Det er værd at lære at kontrollere ansigtsudtryk og fagter.
• Skriftlig og mundtlig. For hver kommunikationsform skelnes der adskilte begreber og normer.Ethvert dokument certificeret med underskrifter og segl henviser til den skriftlige kommunikationsform. Til mundtlige - planlægningsmøder, møder, forhandlinger, rapporter og andre former for forretningskommunikation.

• Monologisk og dialogisk - har betydelige sproglige forskelle. Dialog er interpersonel kommunikation. Monologen afspejler et enkelt synspunkt; denne form for kommunikation omfatter en præsentation eller højtidelig tale samt en rapport eller en indledende tale.

• Fjernbetjening og personlig. Fjernkommunikation omfatter telefonsamtaler, korrespondance via mail. Der lægges særlig vægt på talens intonationsmønster, beskedens korthed. Du kan ikke bruge fagter.

Hver stil har visse funktioner. Du skal kunne forstå dem.

Stilklassifikation:

• Autoritær. Det er baseret på chefens ubestridelige magt og medarbejdernes absolutte underordning. Eventuelle beslutninger træffes udelukkende og diskuteres ikke med interesserede eller involverede personer.
• Demokratisk - hovedtræk er den fælles diskussion af problemstillinger og ønsket om gensidig forståelse. Når du kommunikerer med samtalepartneren, bruges en anmodning, anbefalinger og motivation.
• besnærende eller formel - er bestemt af lederens minimumsdeltagelse i personaleledelse, forhandling og beslutningstagning. Vanskelige sager og risikable beslutninger overføres til andre. Effektiviteten af ​​en sådan ledelse afhænger ikke længere af lederen, men af ​​gruppens udviklingsniveau.
• Liberal - noget mellem autoritære og demokratiske stilarter.Diskussion af forskellige problemstillinger med partnere eller kolleger minimeres, men bruges i sjældne tilfælde og kun med det formål at flytte ansvaret over på modstanderen.
• Officiel virksomhed - indebærer streng overholdelse af kommunikationsnormer, taleklichéer og regler for forretningskommunikation, hvor der ikke er plads til manifestation af individualitet.
• Videnskabelig - streng, kort og behersket tale, kun passende inden for videnskab og uddannelse. Det bruges i forsknings- eller undervisningsaktiviteter.

Forretningskommunikation vedrører alle eksterne aspekter af adfærd og er opdelt i flere områder:

• deltagere i samtalen har fælles mål og motiver;
• samtalen foregår i ét rum-tidsinterval;
• der opbygges et klart kommunikationshierarki mellem alle deltagere i diskussionen, sociale statusser fordeles;
• deltagere i kommunikation overholder almindeligt anerkendte regler og normer, når de kommunikerer.

Forretningskommunikation hjælper med hurtigt at etablere de nødvendige kontakter, få støtte fra pålidelige lånere. Det er med til at opnå gensidig forståelse.

Der er 4 hovedfunktioner i forretningskommunikation:

• Information og kommunikation - involverer indsamling og tilvejebringelse af specifikke oplysninger samt udveksling af viden og erfaringer.
• Interaktiv - på grund af processen med interaktion mellem mennesker. Det bruges i interaktionsprocessen (adfærd, aktiviteter og beslutninger fra partnere).
• Perceptuel er at forstå den anden person. Etablering eller svækkelse af kontakt sker på grundlag af gensidig forståelse.
• Regulatorisk-kommunikativ - giver dig mulighed for at justere adfærden hos deltagerne i diskussionen.For at gøre dette skal du være flydende i specielle teknikker: være i stand til at overbevise, finde kompromiser og give indrømmelser.

Derudover er det nødvendigt at tage hensyn til særlige regler, når man handler med forretningsfolk. Eventuelle appeller, meddelelser og oplysninger skal overholde de tre søjler:

• med hensyn til indhold - budskaber og oplysninger skal være klare og præcise;
• den ekspressive del refererer til den følelsesmæssige komponent;
• motiverende side - er rettet mod samtalepartnerens tanker og følelser.

Når man kommunikerer, er en person opmærksom på samtalepartnerens tale og stemme. Det vurderes i henhold til visse indikatorer:

• Ordforråd - fraværet af parasitære ord og kompetent, udtryksfuld tale giver os mulighed for med tillid til at konstatere, at personen er uddannet og kultiveret.
• forståelig tale og den korrekte udtale af ord er nøglen til enhver persons succes.
• intonation - giver dig mulighed for at placere de nødvendige accenter.
• Talehastighed - langsom tale vil forårsage melankoli, og hurtig tale vil ikke tillade dig at koncentrere dig om den oplyste information.
• Diskussion af konkurrenternes positive og negative egenskaber. Prøv at berøre sådanne emner ekstremt taktfuldt og omhyggeligt. Dette er en slags harmløs manipulation, der vil hjælpe med at vinde samtalepartneren.
• Kombination af lange og korte sætninger. Denne teknik vil hjælpe med at holde samtalepartnerens opmærksomhed.

For at opnå respekt blandt kolleger og partnere er det nødvendigt at tage hensyn til nogle nuancer:

• Diskussion af konkurrenternes positive og negative egenskaber. Prøv at berøre sådanne emner ekstremt taktfuldt og omhyggeligt. Dette er en slags harmløs manipulation, der vil hjælpe med at vinde samtalepartneren.
• Kombination af lange og korte sætninger. Denne teknik vil hjælpe med at holde samtalepartnerens opmærksomhed.
• I et forretningsmiljø du bør ikke vise dine personlige præferencer og følelser ved løsning af forskellige problemer. Hovedrollen spilles af interesserne for den virksomhed, du repræsenterer, og samtalepartnerens interesser. Du bør ikke skifte til hævede stemmer eller deltage i en verbal træfning: enhver manifestation af følelser vil negativt påvirke dit omdømme og dit image.
• Bland ikke arbejde og privatliv. Relationer til kolleger bør ikke påvirke løsningen af ​​virksomhedens problemer. Hvis du ikke kan opbygge et varmt forhold til en person, betyder det ikke, at du skal ignorere hans mening og råd, når du løser almindelige problemer. Evnen til at adskille personlige relationer fra forretning hjælper med at fokusere på de ønskede opgaver og løse tvister.

• Forbered dig på diskussionen: lav forespørgsler om samtalepartneren og vælg den passende kommunikationstaktik.
• Vær punktlig - tag ikke tid fra samarbejdspartnere.
• Evne til at lytte til samtalepartneren - din ubestridelige fordel. Uden evnen til at kommunikere med kunder, forstå deres behov og ønsker, er det umuligt at lykkes.
• Venlig holdning til alle samtalepartnere. Selv en uærlig partner bør ikke behandles med foragt. Glem alt om fjendtlighed og prøv at behandle samtalepartneren positivt og venligt. Husk, at du ikke bør diskutere dit forhold til andre mennesker i et forretningsmiljø. Forhold, privatliv bør ikke diskuteres med nogen.
• Evnen til at fokusere på det væsentlige. Prøv at finde ud af, hvad din samtalepartner ønsker. I betragtning af hans interesser, prøv at løse problemet og kom til en fællesnævner uden at miste dine ønsker.
• Evne til at være ærlig. Hvis informationen er upålidelig, forvrænget, kan den findes ud på ethvert uhensigtsmæssigt tidspunkt og påvirke dit omdømme.
• Glem ikke reglerne for god opførsel. Tiltal altid personen ved deres fornavn, smil og prøv at komplimentere dem, men undgå smiger.

I den næste video finder du de vigtigste forretningskommunikationsevner.