Psykologi af virksomhedskommunikation

Forretningsfolk har i dag mange måder at kommunikere med kunder, kolleger og andre interessenter på. At forstå karakteren af ​​forretningskommunikation kan hjælpe dig med at nå din virksomheds mål og daglige ledelse.

I psykologi betyder udtrykket "kommunikation" udveksling af information mellem mennesker gennem et fælles system af symboler. Denne definition af kommunikation omfatter to aspekter:

• For det første er der det, der formidles, såsom fakta, følelser, ideer og så videre. Det betyder, at nogen i kommunikationsprocessen skal modtage den overførte information.
• For det andet understreger ovenstående definition elementet af forståelse i kommunikationsprocessen. Forståelse opnås først, når modtageren af ​​beskeden forstår det på samme måde som afsenderen. Derfor er den korrekte fortolkning af budskabet af stor betydning.

Forretningskommunikation er udveksling af information, fakta og ideer relateret til forretning. I denne globaliseringstid kræver enhver virksomhed, stor som lille, ordentlig forretningskommunikation, både internt og eksternt.

De vigtigste egenskaber ved forretningskommunikation omfatter følgende komponenter:

• Segmentering. Selv i små organisationer vil det være en fejl at antage, at alle medarbejdere har de samme behov, interesser og ønsker, når det kommer til virksomhedskommunikation. Effektiv virksomhedskommunikation er segmenteret for at imødekomme behovene hos specifikke målgrupper. For eksempel vil medarbejdere, der arbejder i et administrativt miljø, have andre behov og anden adgang til information end medarbejdere, der arbejder i et produktionsmiljø.
• konkrethed. Effektiv virksomhedskommunikation skal være specifik, og jo mere specifik den er, jo mere passer den til sine egne specifikationer.
• Nøjagtighed. Når oplysningerne er unøjagtige, går troværdigheden tabt. Afsenderen af ​​disse oplysninger mister også tilliden. Effektiv virksomhedskommunikation skal være præcis både i forhold til det indhold, der formidles, og i forhold til de simple ting, der inkluderer grammatik, stavning og tegnsætning.
• Aktualitet. Medarbejdere skal være opmærksomme på, hvad der sker i deres organisationer og i det eksterne miljø, som det påvirker dem. Det er sværere end nogensinde før at kommunikere med medarbejderne rettidigt, men det er afgørende for effektiv forretningskommunikation.

• Gentagelighed. Hvis en besked kun sendes én gang, kan du ikke være sikker på, at den er nået frem til modtageren. Effektiv virksomhedskommunikation kræver, at man kommunikerer ofte for at sikre, at alle medarbejdere har den information, de har brug for. Derudover skifter medarbejdere, nogle går, andre kommer ind i virksomheden, og alt dette kræver opdatering af informationer.
• Multikanal. Virksomheder har mange kommunikationskanaler lige fra traditionelle (print, opslagstavler, møder) til nye (e-mail, blogs, sociale netværkssider).Alle disse kanaler skal bruges til at sikre, at medarbejderne modtager information under forskellige forhold.
• Umiddelbarhed. Ansigt til ansigt kommunikation er stadig den mest effektive, siger eksperter, og bør bruges, når det er muligt. I meget store organisationer kan dette selvfølgelig være svært, men selv da kan alternativer omfatte videokonferencer eller brug af webinarer.
• Tilstedeværelsen af ​​feedback. Medarbejdere skal kunne dele deres feedback, meninger og tanker med ledere og arbejdsgivere. Tovejskommunikation er effektiv for både medarbejdere og arbejdsgivere.

Nogle gange skal man arbejde sammen med en, man ikke kan lide eller bare ikke kan fordrage. Men af ​​hensyn til dit arbejde er det vigtigt at opretholde et godt forretningsforhold til dem. I dette tilfælde skal du prøve at lære personen bedre at kende. Han ved sikkert godt, at du ikke kan lide ham, så tag det første skridt: start en fortrolig samtale, eller inviter ham på middag sammen. Under samtalen skal du fokusere på at lede efter ting, du måske har til fælles: spørg om familie, interesser, tidligere succeser.

Virksomhedskultur er afgørende for succesfuld forretningskommunikation. Det bidrager til at opretholde forretningsetikette på arbejdspladsen, desuden viser undersøgelser på dette område en direkte sammenhæng mellem virksomhedskultur og virksomheders omsætning.

Eksperter nævner seks grundlæggende psykologiske principper for forretningskommunikation:

• Gensidighed. Gensidighed i erhvervslivet betyder gensidige forventninger, når man udveksler værdi. Hvis én person giver noget, så forventes modtageren at give noget til gengæld. Gensidighed skaber tillid mellem partnere, og deres forhold udvikler sig til det bedre.
• Overtalelsesevne. At kende produktet, trends, forhandlingsforskningsresultater vil gøre dig meget mere overbevisende. Det er vigtigt at vise sin bevidsthed for at vinde partnerens tillid.
• obligatorisk. Opfyld altid dine forpligtelser, ikke kun skriftligt, men også mundtligt. Husk, at selv et håndtryk er et tegn på enighed. Hvis du har svært ved at huske, hvad du sagde på et eller andet tidspunkt, så skriv det ned. Du vil give indtryk af en forpligtende person.
• Efterfølgende. Vær altid konsekvent i dine gerninger og handlinger, og skift aldrig dine forretningsprincipper.
• Stræber efter konsensus. Konsensus indebærer, at alle træffer og støtter beslutningen og forstår årsagerne til at træffe den. Konsensus er mulig mellem partnere, hvis de har fælles værdier og mål, og der er enighed mellem dem om specifikke spørgsmål og en fælles retning.
• Personlig hengivenhed. Vi er mere tilbøjelige til at interagere med de mennesker, der gør det klart, at de kan lide os, og i hvis nærvær vi føler os betydningsfulde. Fysisk tiltrækningskraft spiller en rolle i dette, men lighed er også meget effektiv. Vi appellerer til de mennesker, der ligner os i tøj, alder, socioøkonomisk status.

Kommunikation er etisk, når den er direkte, ærlig og gensidig.Hvis kommunikation er beregnet til at skjule sandheden eller skade en anden person, kan det ikke være etisk.

Selvom etik ikke er det samme som moral, er der et stærkt forhold mellem de to begreber: moral er ideer om, hvad der er rigtigt og forkert, og etik er adfærdsprincipper, der er påvirket af moralske overbevisninger. Derfor er kommunikationsetik meget afhængig af moralske principper:

• Ærlighed. Generelt er etisk kommunikation ærlig kommunikation. Selvom der er tidspunkter, hvor det ville være mere etisk at lyve, for eksempel for en påstået morder, om opholdsstedet for et potentielt offer, er disse tilfælde undtagelsen snarere end reglen. Desuden er ærlighed mere end blot sandheden; det betyder, at du er åben, frivilligt, uanset hvilken information du har, selvom det kompromitterer dine egne kortsigtede interesser. Tillid til mennesker er tæt forbundet med ærlighed. At skabe et miljø af tillid er vejen til etisk kommunikation i et forretningsmiljø.
• åbenhed. Åbenhed er et af nøglepunkterne i etisk kommunikation. I kommunikation betyder det, at du er åben over for forskellige ideer og meninger, samt at du er villig til at give udtryk for dine egne meninger, selvom du ikke forventer, at de bliver accepteret.

• Loyalitet. I forbindelse med forretningskommunikation betyder loyalitet at allokere den nødvendige tid og de nødvendige ressourcer til en omfattende diskussion af spørgsmål. Først da har alle en chance for at blive hørt.
• Konsensusopbygning. Etisk kommunikation er målorienteret frem for statusorienteret. En kommunikationsstil, hvor forskellige grupper forenes i modsatrettede lejre og primært er styret af deres egne interesser, bidrager ikke med noget til organisationen som helhed. Etisk for en organisation er en kommunikationsstil, hvor folk søger konsensus, ikke modstand, og er fokuserede på at gøre, hvad de kan for virksomheden. Da det således er et moralsk krav at hjælpe en organisation, er det en etisk kommunikationsstil at opnå konsensus.

Det menes, at der er seks hovedtyper af samtalepartnere. For bedre at forberede sig på vigtige samtaler er det vigtigt at vide, hvilken type du er:

• reflekterende. Du er en reflekterende samtalepartner, hvis du i kommunikationsprocessen mærker stemningen fra en partner. Din tale er blød, rolig, du er følsom, forstår samtalepartneren, og du kan lide at opbygge relationer til andre mennesker.
• Dommer. Du er en samtalepartner af dommertypen, hvis du analyserer emner og problemstillinger, finder ud af hovedpunkterne og derefter forklarer dem effektivt for andre. Du leder samtalen og leder den direkte og overbevisende.
• adelig. Du er typen af ​​"ædle" samtalepartner, hvis du kan lide åben kommunikation, og det er nemt for andre mennesker at kommunikere med dig. Du er også fokuseret, og går altid direkte i mål.
• MP. Den stedfortrædende samtalepartner er diplomatisk og bruger kommunikation til at afslutte konflikter. Han er også blød i ord, charmerende og får folk til at føle sig godt tilpas.
• Sokrates. Socrates-typen af ​​samtalepartner er god til at løse problemer og overtale andre, han kan godt lide lange debatter.Han er detaljeret og velinformeret, og hans meninger værdsættes af andre.
• Officiel. Denne type samtalepartner bruger kommunikation for at realisere deres drømme og få succes på arbejdet og derhjemme. Dette er en skarpsindig og strategisk tænker.

Eksperter siger, at der er fire hovedkommunikationsstile: analytisk, intuitiv, funktionel og personlig. Ingen kommunikationsstil er i sagens natur bedre end en anden. Men at vælge den forkerte kommunikationsstil for et bestemt publikum kan forårsage problemer:

• Analytisk stil. Analytisk kommunikation involverer håndtering af hårde data og reelle tal. Folk, der kommunikerer i denne stil, undgår at vise følelser og følelser, når de taler. Et stort plus ved den analytiske kommunikationsstil er, at du kan analysere problemer logisk og lidenskabsløst. Det betyder, at folk ser, at du er velinformeret og har stor analytisk erfaring. En potentiel ulempe ved at have en analytisk kommunikationsstil er, at du kan blive set som kold eller ufølsom.
• Intuitiv stil. Når du kommunikerer i en intuitiv stil, foretrækker du at tage hele billedet ind og undgå detaljer af frygt for at blive hængende i dem. Dette giver dig mulighed for at komme helt ind til kernen af ​​problemet i stedet for at gå igennem det i etaper. Fordelen ved denne stil er, at du kommunikerer hurtigt og præcist, let dykker ned i store og komplekse problemstillinger. Men i en situation, der virkelig kræver detaljer, har du måske ikke tålmodigheden.

• funktionel stil. Denne stil indebærer metodiskhed, tilstedeværelsen af ​​detaljerede planer, præcise deadlines. Folk, der kommunikerer i denne stil, er gode kunstnere, der aldrig går glip af noget.En potentiel ulempe ved en funktionel kommunikationsstil er, at du kan miste dit publikums opmærksomhed, især når du taler med intuitive samtalepartnere.
• Personlig stil. Ved at kommunikere i en personlig stil føler du en følelsesmæssig forbindelse med din partner, og det giver dig mulighed for at vide, hvad han virkelig tænker. Du er en god lytter og en god diplomat, du forstår at udjævne konflikter, du opretholder gode relationer til mange mennesker. Denne stil giver dig mulighed for at opbygge dybe personlige relationer. Folk henvender sig ofte til dig, fordi du er i stand til at bringe forskellige grupper sammen. Ulempen ved denne kommunikationsstil er, at du nogle gange kan irritere analytiske samtalepartnere, der kan lide hårde tal og logiske diskussioner.

For de vigtigste forretningskommunikationsevner, se følgende video.