Forretningsetikette: grundlæggende adfærdsregler

Det er vigtigt for enhver person at kende de grundlæggende principper for etikette, når de har med mennesker at gøre. Dette er nødvendigt for at skabe et gunstigt miljø i samfundet og venskabelige relationer. Forretningsetikette er af særlig betydning. Det indebærer en etableret procedure for kommunikation og adfærd inden for forretnings- og forretningsforbindelser. Viden på dette område vil hjælpe dig med at etablere dig godt på arbejdet i overordnede og kollegers øjne, samt få en position et skridt højere.

Det sker ofte, at virksomhedens medarbejdere ikke har nogen idé om reglerne for kommunikation indbyrdes i et team, og det medfører manglende evne til at finde kontakt til overordnede og kolleger. I dette tilfælde føler medarbejderen sig i en blindgyde, når det bliver nødvendigt at bede om en lønforhøjelse, kompetent præsentere sig for nye medarbejdere eller direktøren.

Ud fra ovenstående kan det konkluderes viden om reglerne for korrekt kommunikation for erhvervslivet er nøglen til succesfuld forretning og hovedindikatoren for en medarbejders faglige færdigheder.

Så for at dykke ned i dette emne og få ny viden og regler, skal du kende funktionerne i dette område.

Forretningsetikette falder i følgende kategorier:

• Non-verbal adfærd - fagter, manerer (håndtryk, måde at sidde på, positionering blandt kolleger).
• Protokolspørgsmål: det første møde, introduktion til kolleger eller overordnede, placeringen af ​​en person på et hotel.
• Chefs og medarbejders adfærd.
• Modtagelsesregler for ejere og besøgende af restauranter, caféer osv. (borddækning, tips, placering af gæster ved bordet).
• Dress code. Det betyder reglerne for at vælge et kostume og designe udseendet efter hovedkriterierne.

• Regler for at drikke alkoholholdige drikkevarer.
• Funktioner af adfærd i forskellige lande (Kina, Japan, Tyskland, Indien og mange andre lande kræver forskellig adfærd, der svarer til nationale traditioner).
• Telefonsamtaler.
• Regler for online samtaler.
• Verbale regler for kommunikation - en måde at konstruere sætninger på, brug af bestemte ord, regulering af intonation mv.

Begrebet forretningsetikette omfatter alle normer og grupper af adfærd på kontoret.

Det kan se ud til, at de eksisterende kommunikationsregler, der bør overholdes i samfundet, også egner sig til erhvervslivet. For at tage stilling til dette spørgsmål og fjerne tvivl om behovet for viden inden for arbejdsetikette, vil vi først overveje dets funktioner.

Forretningsetikette er et af hovedaspekterne af professionel aktivitet. Ofte ligger en stor del af sandsynligheden for en transaktion i evnen til at gøre det rigtige indtryk på en person.

Da japanerne indser den store betydning af korrekt adfærd i erhvervslivet, bruger japanerne milliarder af dollars om året.Dermed ikke sagt, at denne investering er meningsløs: virksomhedens succes og transaktioner afhænger af medarbejderens færdigheder til at interagere i forretningsområdet og investere indsats i den fælles virksomhed.

Desværre er rigtig mange indenlandske iværksættere i Rusland ikke så fortrolige med professionel etikette. Dette skyldes ikke den enkeltes manglende vilje til at lære nyt, men på grund af uvidenhed om omfanget af adfærdsreglernes betydning. Det er værd at bemærke, at møder med indenlandske og udenlandske iværksættere ofte finder sted. For med succes at udarbejde transaktioner under sådanne omstændigheder er det nødvendigt at kende forviklingerne af interaktion med udenlandske borgere.

Moderne etikette er næsten den samme i mange lande, selvom deres kultur er anderledes. Ved udformningen af ​​disse regler tages alle komponenter i den nationale kultur i betragtning.

Her er nogle regler, der vil tjene som grundlag for at opbygge relationer med kolleger og overordnede på arbejdet:

• Gylden regel for etik: "Gør mod andre, som du gerne vil have de skal gøre mod dig". I sandhed er dette hovedreglen for kommunikation på alle områder af livet. En person opfatter ubevidst dit humør ved verbale og ikke-verbale tegn. Derfor føler han både positive og negative holdninger rettet mod ham. Hvis du hilser en person med et varmt smil, så vil han helt sikkert svare dig på samme måde. Den samme regel fungerer med en afslappet gestus eller en kold hilsen.
• Dit tøj bør ikke trække for meget opmærksomhed.. Alle vil gerne være smukke, men i nogle situationer kan en overflod af tilbehør, en afslørende halsudskæring eller et alt for lyst jakkesæt virke imod dig.Samtalepartneren vil ikke være i stand til at fokusere på essensen af ​​samtalen eller blot tage dig alvorligt. Afdæmpet stil er bedst egnet til en forretningsomgivelse.

• Punktlighed er hovedreglen for vellykket arbejde. Kom ikke for sent og udsæt ikke arbejdet i lang tid. Evnen til at gøre alt til tiden viser en seriøs indstilling til arbejdet og tjener respekt fra kolleger og overordnede. En punktlig medarbejder er mere tilbøjelig til at blive forfremmet og forblive i et godt omdømme hos overordnede.
• Hold altid øje med din tale. Du skal udtrykke dig klart og kompetent. Evnen til at tale smukt har været værdsat på et højt niveau siden oldtiden. De noter og notater, du skriver, skal være informerede og overskuelige.

• Underordning er afgørende. Du kan ikke blande personlige og officielle forhold, ellers vil det føre til katastrofale konsekvenser for både det første og det andet forhold.
• Denne regel er relateret til den forrige: tal ikke for meget om dig selv. Du skal altid kunne holde afstand til en person. Ellers vil der være ulydighed med kolleger eller overordnede, eller endda en overflod af rygter, der er opstået fra dine egne historier.

Hvert brev, du skriver, skal være i en forretningsstil. Snylteord, metaforer, lyriske digressioner, en lang præsentation af tingene "ikke i det væsentlige" er fuldstændig uacceptable. Desuden skal sætninger være formateret korrekt med hensyn til grammatik, stavning og tegnsætning. Når du opretter et dokument, brug kun passende papir, brevpapir, indtast en gyldig adresse. Korrekt udformning af brevet vil vise din respekt for modtageren.

Den vigtigste regel er at vise respekt for samtalepartneren. Det er nødvendigt at begrænse alle emner, der kan slå samtalen ud af et positivt hjulspor. Diskussion af fremmede, med fokus på deres udseende, civilstand, rygter eller sygdomme er fuldstændig uacceptabel. I dette tilfælde kan du blive mistænkt for bagvaskelse, hvilket vil få samtalepartneren til at have negative følelser over for dig.

Tal roligt, prøv at undgå udtryksfulde gestus og emner, der kan gøre din samtale til en aktiv diskussion. Hvis du føler, at et kontroversielt emne er ved at dukke op, så prøv høfligt og diskret at skifte emnet for samtalen. Hvis du vil gøre indsigelse mod samtalepartneren, skal du gøre dette i en rolig, jævn tone.

Der er en type mennesker, der på grund af deres temperament øjeblikkeligt annullerer alle modstanderens argumenter og skynder sig at overbevise ham om andet, uden selv at tillade samtalepartneren at tale fuldt ud. Dette er en grov fejltagelse. Forsøg ikke at drive dit synspunkt ind i din modstanders hoved, bare sig det roligt og fuldt ud, og så er der stor sandsynlighed for, at han støtter dig. Men du skal ikke handle omvendt: Hastigt enig i alt, hvad en person siger, da det er lige så irriterende som konstant uenighed.

Vid, hvordan du holder pause i kommunikationen, fokuser al din opmærksomhed på samtalepartneren.Lyt godt efter, hvad han siger, du kan reagere med bløde indskydninger eller et nik med hovedet. I dette tilfælde vil taleren med glæde kommunikere med dig, kontakten vil allerede være etableret.

Din stemme bør ikke være for høj eller stille, det er uacceptabelt at hæve den til samtalepartneren, at tale i en truende eller hånende tone. Det er tilrådeligt ikke at forsinke samtalepartneren i mere end 10 minutter, ellers kan samtalen kede personen. Skift samtalepartnere, udvid kredsen af ​​kontakter - i dette tilfælde vil den korrekte midlertidige foranstaltning af samtalen blive observeret.

Hvis samtalen har trukket ud, samtaleemnerne er afsluttet, og du forventer en akavet pause, er en god måde at afslutte samtalen på at hælde vand på, foretage et akut telefonopkald osv.

At tale i telefon er af stor betydning, når du skal føre forretningssamtaler, da dette værktøj giver dig mulighed for at give ordrer, bede om noget og føre en forretningssamtale. Telefonsamtaler er især nyttige i tilfælde, hvor samtalepartneren er langt væk. En telefonsamtale bestemmer, hvor meget en person ønsker at handle med dig i realtid, derfor bør denne del af etikette tages alvorligt.

Et træk ved at føre telefonsamtaler er den obligatoriske evne til kort og tydeligt at angive hovedideen og få svar. På samme tid, jo mindre tid du tager fra abonnenten, jo bedre. For eksempel er en ansat i en japansk virksomhed forpligtet til at løse alle de problemer, der er opstået over telefonen, inden for tre minutter, ellers vil han simpelthen stå uden arbejde.

Grundlaget for vellykkede telefonsamtaler er takt, velvilje (dette gælder ikke kun for ord og udtryk, men også for din tone), ønsket om straks at hjælpe samtalepartneren i hans problem. Det er vigtigt at etablere gensidig tillid, som primært er baseret på din positive indstilling.

Talerens sande stemning er altid mærkbar, uanset hvor meget han prøver at skjule det.

Ingen grund til at tale langsomt og stille. Moderat udtryk i dette tilfælde spiller en stor rolle. Evnen til at interessere samtalepartneren og nitte hans opmærksomhed til samtaleobjektet afhænger af det. Du skal tale overbevisende og med fuld tillid til din viden og kompetence.

Forsøm ikke betydningen af ​​intonation: psykologer siger, at en person opfatter næsten halvdelen af ​​informationen ved hjælp af samtalepartnerens intonation. Tal roligt og jævnt, prøv ikke at afbryde samtalepartneren.

Hvis samtalepartneren er i dårligt humør og forsøger at komme tilbage på dig ved at komme med ubegrundede beskyldninger og starte et skænderi, skal du ikke svare ham på samme måde. Delvis enig i hans mening og prøv at forstå hans motiver. Forsøg at undgå snævre faglige udtryk, der kan føre samtalepartneren til en blindgyde: angiv alt så klart og klart som muligt, men i en forretningsmæssig tone.

At tale i telefon kan kompliceres af, at det kan være svært at lytte til bynavne, komplekse navne og udtryk.Tal lange ord langsomt og i stavelser, hvis abonnenten skriver adressen ned under samtalen, så kan du stave det ud - det vil åbenbart ikke skade nogen.

Her er en kort liste over sætninger, som du kan få brug for, når du kommunikerer i telefonen.

Forespørgsler:

• "Undskyld, kan du ringe til os lidt senere? »
• "Gentag venligst igen, hvis du ikke har noget imod det."

Undskyld:

• "Jeg undskylder for det sene opkald."
• "Undskyld den tvungne lange samtale."

Taknemmelighed:

• "Tak for dit råd, vi vil helt sikkert tage hensyn til dine forslag."
• "Tak fordi du gav os din opmærksomhed."

Ønsker:

• "Alt det bedste".
• "Hav en god aften".

Svar på eventuelle anmodninger:

• "Selvfølgelig hjælper vi dig."
• "Ja tak".

Undskyldningssvar:

• "Du skal ikke undskylde, det er okay."
• "Vær ikke urolig".

Tak for svar:

• "Det var mig en fornøjelse at være til tjeneste for dig."
• "Nå, det er mit job."

Fejl, der kan begås, mens du taler i telefon:

• Hvis du tvivler på, at den abonnent, du har brug for, er i kontakt, er det bedre at specificere: "Undskyld, er dette nummeret 536-27-679? Ingen grund til at spørge: "Nåede jeg dertil? " "Hvem er du? »Hvis du ringede til en abonnent, og der er et presserende behov for at distrahere fra opkaldet, så fortæl ham, at du vil ringe tilbage om et par minutter. Lad ikke personen stå i køen og vente.
• Prøv at ringe til et nøjagtigt bekræftet nummer. Stil ikke spørgsmål som: "Hvad laver du fredag ​​aften? »Det er ikke en særlig korrekt konstruktion af spørgsmålet, som vil tvinge abonnenten til at oplyse sine personlige forhold eller indrømme, at han ikke er optaget af noget. Det er bedre at afklare, om det ikke vil være svært for ham at mødes på netop dette tidspunkt.

• Ring på det rigtige tidspunkt. Nat eller frokosttid vil helt sikkert komplicere samtalepartneren. Inden du starter telefonsamtaler, skal du lave en kort samtaleplan, så samtalen ikke kommer af sporet. Før ikke parallelle dialoger.
• Undgå lange monologer og glem ikke at lytte til samtalepartneren. Spørgsmål som "Hvem taler jeg med? " "Hvad vil du have? lyder ekstremt uhøfligt og gør en forretningssamtale til et klassisk forhør.

Træk ved at forhandle med udlændinge er ikke kun i forskellen mellem skikke, men også i træk ved den nationale karakter. For eksempel står amerikanere og italienere frit for at tale i høje toner, mens briterne forsøger at holde en rolig samtale. Spansktalende samtalepartnere har en tendens til at være tæt på hinanden under udvekslingen af ​​information, mens det for andre nationaliteter er vigtigt at holde afstand.

Hilsen i hvert land er forskellig. I nogle lande er det upassende at give hånd til kvinder, så det ville være logisk at vente, indtil kvinden selv rækker hånden ud til dig. Håndtrykket må ikke være for stærkt. I Latinamerika hilser de normalt med kram, i asiatiske lande bukker de ofte. I Frankrig og Middelhavslandene er det ikke ualmindeligt at hilse med et kys på kinden.

Oftest er hovedopgaven i udvekslingen af ​​information den korrekte fortolkning af sætninger af oversætteren. Det er nødvendigt at undgå brugen af ​​tvetydige sætninger, at tale langsomt og læseligt. Citer ikke fra digte, fraseologiske enheder og lignende udtryk - de vil være svære at oversætte, da oversættelsen af ​​sådanne udtryk tager meget tid.

Hvis du har fornemmelsen af, at situationen ikke opstod for venlig, snarere på grund af en misforståelse forbundet med oversættelsen, lad ikke tingene gå deres gang. Tolken kan bede dig og samtalepartneren om igen at give udtryk for dit synspunkt for at tage stilling til alle de spørgsmål, der er opstået, og udjævne eventuelle kejtetheder.

Du kan ikke forsømme dit udseende, fordi det er det første indtryk, der danner holdningen til en person:

• Dragten er hovedelementet i en forretningsmand. En person, der ser pæn og velplejet ud, inspirerer tillid, en person får indtryk af, at en person i professionelle anliggender ikke er mindre præcis og opmærksom.
• Kombiner ikke en forretningsdragt med sportssko eller en taske. Denne mulighed ødelægger hele den officielle forretningsstil. Men hvis der er behov for at bruge en sportstaske, så vælg en taske, der matcher dragtens farve.

• Et slips er en obligatorisk egenskab ved en formel forretningsstil. Forsøm ikke dette element af tøj. Nogle jakker bæres oftest uden slips, men denne mulighed hører ikke til den officielle forretningsstil.
• Vælg klassiske jakkesætsfarver og et diskret slips uden et lyst mønster. Sokker skal også være mørke i farven. Dette er det ideelle billede for en forretningsmand.
• Et bundet slips skal være mellemlangt: nå enden af ​​bæltespændet.
• Du bør ikke kombinere to elementer, der indeholder et mønster i dit billede. Dekorationer skal holdes på et minimum.
• Kvinders udseende bør ikke tiltrække meget opmærksomhed. En afslørende halsudskæring eller iørefaldende kostumer er uacceptable, make-up skal være af rolige nuancer. Hår bør fjernes pænt, og tilbehør bør bruges i begrænsede mængder.

Evnen til at opføre sig med værdighed, til at udtrykke dig klart, at undgå konfliktsituationer diskret og til at se attraktiv ud er nødvendig for en succesfuld person. Vi håber, at ovenstående regler vil hjælpe dig med at blive en del af teamet og lave en masse succesfulde aftaler.

Ved interviewet skal du nøje lytte til lederens spørgsmål. At dykke ned i kommunikationsteknologien i teamet, dets indhold. Find ud af, om det er almindeligt, at underordnede giver gaver til hinanden og til overordnede. Alle disse anbefalinger hjælper dig med at passe ind i teamet og forstå reglerne i virksomhedens protokol.

I England, Italien og USA er kravene til forretningsetikette helt anderledes end i Rusland. Arabiske virksomheder tager for eksempel aldrig imod gaver. Men essensen af ​​forretningsetikette og dens definition forbliver altid den samme. Kravene er de samme for alle.

For mere information om forretningsetikette, se følgende video.