Forretningsforhandlinger: typer, regler og eksempler på gennemførelse

Forretningsforhandlinger er til stede i enhver leders liv på ethvert niveau. Faktisk er der tale om en forretningssamtale, som er en form for verbal udveksling af information mellem flere personer. Formelle beslutninger træffes ikke altid efter forretningsforhandlinger, men de er nyttige på grund af den information, der modtages under samtalerne.

Forretningsforhandlinger er forretningskommunikation, der er med til at nå til enighed mellem parterne. Forhandlinger er nødvendige for at kunne diskutere problemet med partneren, og også for at forsøge at finde en løsning, der vil tilfredsstille alle parter. I dag er det meget vigtigt for en kvalificeret leder at kunne føre forretningsforhandlinger.

Forhandlinger kan have følgende funktioner:

• Oplysende – når parterne kun ønsker at udveksle forskellige synspunkter som forberedelse til hovedforhandlingerne.
• Kommunikativ - i dette tilfælde foretrækker parterne at etablere nye bånd, relationer.
• Styring, koordinering af handlinger. I dette tilfælde føres forhandlinger af partnere, der allerede har etableret forretningsforbindelser, og de behøver kun at afklare nogle af nuancerne i tidligere opnåede forhold.
• Regulatorisk - denne funktion er nødvendig, hvis du har brug for at løse et problem eller en konflikt i tide, for at stoppe alle tvister.

Forretningsforhandlinger kan opdeles i to typer - interne og eksterne. Interne forhandlinger afholdes inden for dit team eller din virksomhed. Eksterne forhandlinger er dem, hvor den inviterede part er til stede, det kan være partnere, konkurrenter eller kunder. Interne forhandlinger ender ofte i gensidige aftaler. Her arbejder to parter på at få et positivt resultat for virksomheden: De analyserer, drager konklusioner og tilbyder de bedste muligheder for at komme ud af den nuværende situation.

På Harvard er alumner og professorer kommet med en ny form for principiel forhandling. Her veksler indrømmelser og standpunktsfasthed. Vi kender denne metode som "gulerods- og pindmetoden". Essensen af ​​dette princip er at holde en hård position, som giver dig mulighed for i første omgang kun at overveje nøgleessensen af ​​problemet eller det spørgsmål, der diskuteres.

Med forretningspartnere er det bedst at følge de regler, der er fastsat i forretningsmiljøet. Dette vil give dig mulighed for at få gode, stærke og gensidigt gavnlige relationer i fremtiden.

I det gamle Byzans var "referatet" den første del af dokumentet, som normalt indeholdt en liste over deltagere i mødet. I dag er det et sæt regler, ifølge hvilke en række ceremonier skal afholdes, en dresscode, en form for officielle breve og så videre skal etableres.

Hver overtrædelse af protokollens love vil betyde, at de, der har overtrådt protokollen, kan få problemer. Dette parti bør undskylde deres fejl. Så skal forglemmelsen rettes. Takket være overholdelse af protokollen under forhandlinger og hilsner, med dokumenthåndtering og gennemførelse af forskellige kontrakter, bliver forretningsmøder vigtigere.

Hvert land har sine egne nationale etiske standarder. Men grundlæggende er dette koncept det samme for alle.

Næsten al forberedelse til forhandlinger (både internt og eksternt) er opdelt i flere elementer. De vigtigste omfatter følgende:

• definition af problemet, som det er nødvendigt at forhandle om;
• søg efter dem, der vil hjælpe med at løse de problemer, der er opstået;
• fastlæggelse af interesser (egne og partner);
• en klar formulering af planen og programmet for mødet;
• om nødvendigt udvælges repræsentanter for delegationen;
• organisatoriske øjeblikke - indsamling af dokumentation, tabeller, prøver og andre materialer, der kan være nyttige i forhandlinger.

Møder kan være interne og eksterne, officielle og uformelle. Disse er deres vigtigste stilarter.Forskellen i dem er tilstedeværelsen af ​​dokumentarisk konsolidering af individuelle punkter, forhandlingsprotokollen, funktionerne i de diskuterede emner og emnet for denne samtale.

Alt efter arten af ​​forhandlingerne kan opdeles i partnerskab og kontra. Der afholdes modforhandlinger, hvis der er en konflikt mellem parterne, der skal løses. I dette tilfælde bør løsningen være neutral og passe til begge parter.. Denne form for samtale er kendt for at være aggressiv, da hver side ønsker at vinde forhandlingerne. I denne form for samtale diskuteres normalt partnerskab, samarbejde, udvikling af parterne.

Forhandlingsprocessen kan opdeles i flere faser. Deres struktur har længe været fastlagt. En af hovedfaserne i forhandlingerne er en indledende samtale, hvor du kan afklare emnet for mødet, løse nye spørgsmål om tilrettelæggelse af forhandlinger. Det kan også være et ekspertmøde, som normalt finder sted før starten af ​​forhandlingerne mellem ledere og delegationer.

De seks vigtigste faser er:

• Uddannelse. Korrekt forberedelse til forretningsforhandlinger er 90 % af succes. På trods af det store ønske om at handle improviseret, anbefales det ikke at ignorere denne fase før mødet. Dernæst kan du tilføje et mellemtrin af visninger.
• afklaring. Handl ikke med det samme, begynd ikke at byde. Prøv teknisk at etablere kontakt med den anden side, bestemme dens standarder. Prøv dernæst at finde ud af, ved hjælp af på forhånd forberedte spørgsmål, hvilke interesser den anden side har.
• Foreslå forslag. Denne fase er typisk som et middel til at løse tvister.Her kan parterne udveksle forslag, afgøre, hvor og hvorfor de har misforståelser. Sørg for at registrere alle uenigheder og tvister.
• Forhandle. Denne del af mødet påvirker, hvad I bliver enige om. Her kan du løse alle uenigheder gennem udveksling af information, indrømmelser. Effektiv forhandling er udveksling af noget, der kan have en forskellig pris og værdi for hver modstander.

• Tage beslutninger. Vi kan antage, at du nærmer dig den sidste fase af forhandlingerne. Tag dig dog god tid. Stil dig selv spørgsmålet: "Er den foreslåede aftale rentabel, eller kan en endnu bedre løsning forhandles? »
• Konsolidering af aftaler - det sidste af dit møde. Der er tidspunkter, hvor modstandere var enige om alt og spredte sig. Allerede dagen efter, under aftalernes implementering, kan der dog opstå en situation, at nogen har misforstået deres modstander på en forkert måde. Derfor er det nødvendigt at teknisk fikse absolut alle aftaler og resultater af mødet. Dette vil hjælpe med at undgå tvetydige situationer i fremtiden.

Absolut alle forhandlinger skal forberedes på forhånd. Når du forbereder dig, er det ønskeligt at indsamle de nødvendige oplysninger om partneren, overveje argumenterne for dit forslag på forhånd, og det er også tilrådeligt at gennemtænke og på forhånd udspille alle mulige muligheder for resultatet af en forretningssamtale.

Der er et stort antal metoder til at føre hårde forhandlinger. Flere vigtigste.

Her lægger den hårde forhandler alle kort på bordet næsten med det samme. Samtidig erklærer han absolut alle de ressourcer, han har til rådighed (eller ej).Beregningen i denne forhandlingstaktik er baseret på, at alle muligheder, som den anden side kan udarbejde, umiddelbart betragtes som "forkerte" og "uattraktive" for samarbejdet.

Hvis modstanderen af ​​den hårde side opfatter denne information som en kendsgerning, har han intet andet valg end at acceptere eller gå. Ulemperne ved denne metode omfatter det mulige tab af en potentiel partner (muligvis i fremtiden).

Efter at den hårde modstander har bekendtgjort alle betingelserne til "offeret", kan du acceptere at tale om disse betingelser. I dette tilfælde kan "offeret" føre modstanderen til det scenarie, hun har brug for, ved at give sine argumenter.

Du kan stå mere fast. Her kan modstanderen allerede tænke over, hvad han præcist vil tabe, og kan acceptere betingelserne for "offeret" (med nogle ændringsforslag til hans fordel).

I kombination med ordene "Ja, men på betingelse ..." og en venlig samtale kan modstanderen slappe lidt af. Yderligere kan "offeret" gå i offensiven. Formålet med dette spil er at fortsætte samtalen.

En stærk forhandler vil ændre stemningen på den anden side. Her høres fra en hård forhandler enten hyggelige ord eller beskyldninger. Modsigelser fra én persons mund under en samtale vil forhindre "offeret" i at tænke over sit tilbud. Hun kan være i en forvirret tilstand, kan miste psykologisk stabilitet.

For at imødegå en stærk modstander i denne type forhandlinger, "Offret" skal indledningsvis forstå, at dette er et spil, og det spilles udelukkende med ét formål. For at sætte den angribende side i stå, vil det være nok forsigtigt, men vedholdende at bede om at forstå den opståede situation ved at bruge "kriteriesammenstød"-metoden. En forudsætning er, at "offeret" skal tale selvsikkert og ikke-aggressivt. Dette fører angriberen til en blindgyde og giver ikke mulighed for at bebrejde modstanderen for uhøflig forhandling.

Denne taktik er en god kombination af de to foregående. Først kommunikerer en hård forhandler, afholder bud og så videre. Alt går godt indtil det øjeblik, hvor "offeret" vil sige sit sidste "ja". Her er den hårde side allerede fuldt involveret i arbejdet og går til angreb og siger: ”Dette forslag er ikke passende for os. Vi er ikke interesserede i det."

Beregningen er lavet ud fra, at det afslappede "offer" ikke vil afvise den hårde forhandler og vil kunne acceptere de første betingelser, som den hårde modstander i første omgang stillede i begyndelsen af ​​forhandlingerne.

Under denne forhandlingsmetode gælder en række kategoriske forbud:

• Du kan ikke acceptere nogen udtalelser i forhold til dig selv og forslaget. Hvis en hård modstander ville have nogle bemærkninger i forhold til din personlighed, ville han straks give udtryk for dem.
• Denne samtalemetode bør ikke ende efter det første afslag. I dette tilfælde er forhandlinger passende.
• Du behøver ikke at undskylde.
• Kom ikke med undskyldninger.
• Opgiv ikke dine positioner.
• Du bør heller ikke angribe som svar eller vise aggression.
• Giv ikke din samtalepartner en negativ vurdering. Vær ikke som ham.
• Prøv at erstatte ubehagelige og negative ord med blødere ord.

I denne form for forhandling er der flere handlinger, du kan tage for at vende situationen til din fordel:

• Stil opklarende spørgsmål. Arbejd på hver enkelt stilling, kaldet samtalepartneren.
• Spørg om kriterier. For eksempel: "Forstår jeg rigtigt, at ...", "Hvad er vigtigt for dig, nævnte vi ikke i samtalen? ".
• Du kan forsøge at afsløre samtalepartneren med ledende spørgsmål: ”Forstår jeg rigtigt, at du forhandler med mig? "," Jeg mener, at vores forslag ikke er egnet. Kan du uddybe præcist hvad? ".

Efter visse regler for forhandlingsetikette er der tidsrammer for samtalen, som i første omgang drøftes på det indledende stadium. Når parterne kommer til forhandlingerne, forstår de derfor allerede, hvad der venter dem. Ud fra dette bygger de en samtaleplan, udvælger argumenter, taktik, fakta. Den svære side i dette tilfælde er at prøve at bryde hele forhandlingsscenariet, som du allerede har forberedt på forhånd, og påtvinge dit eget.

Forud for mødets start kan parterne fastsætte rækken af ​​emner, der skal drøftes i forhandlingerne. Forhandleren mener, at mødet vil vare mindst 40 minutter. Men umiddelbart efter mødet melder den hårde side ud, at der kun er 10-15 minutter og ikke mere. "Offret" forberedte sin præsentation i mindst 15 minutter.

Dette er beregnet til at demonstrere den svage side af dens svaghed. Enten vil "offeret" adlyde reglerne og kravene, eller også tager han af sted med det samme.I intet tilfælde bør du være indigneret, tage alle de ord, der er sagt af den hårde side, som sandheden, prøv at overholde den tildelte tid.

Hvad kan gøres:

• Du kan blive enige. Det er dog bedst at ignorere det. Forhandle, som om intet var hændt.
• Mødet ledes normalt af en, der forstår at lytte og stille de rigtige spørgsmål. Frem for alt skal du ikke overvælde den anden side med en præsentation af dig selv og dit forslag. Spørg ham først om hans behov, om hvilke udvælgelseskriterier der er vigtige for ham.
• Når du har fundet ud af alle hans behov, kan du give din modstander præcis, hvad han ønskede.

I den næste video finder du en metode til at gennemføre forretningsforhandlinger (forberedelse, manipulationsteknikker og eksempler på effektiv forretningskommunikation).