forretningskorrespondance etikette

Kontorkorrespondance er en helt speciel genre, som du skal mestre, hvis du skal op på virksomhedsstigen. Gode ​​forretningsskrivefærdigheder vil tjene dig trofast: de vil hjælpe dig med at kommunikere med underordnede, overordnede og partnere, understrege din uddannelse og dit syn. Kommunikationsstilen skal være behersket, målrettet, uden at afvige fra et givent emne.

Enhver kommunikation, både personlig og skriftlig, er interaktion med mennesker for at udveksle information, imponere og forhandle. Intet menneskeligt er fremmed for os, vi giver nogle gange luft til følelser, men i forretningssfæren bør der ikke være plads til den voldelige manifestation af vores følelser, karaktertræk og temperament.

Et vigtigt træk ved virksomhedskommunikation er, at den ikke kan afskæres midt i sætningen. For hvert brev du modtager, skal du skrive et svar, selvom du ikke har lyst.Hvis du modtager et opkald, og du ikke har tid til at tage telefonen, skal du sørge for at ringe tilbage. Selvfølgelig er kommunikation med nogle mennesker ubehagelig. Det er derfor, listen over obligatoriske kvaliteter hos en leder inkluderer stressmodstand.

Et forretningsmøde, en telefonsamtale eller en forretnings-e-mail-korrespondance vil helt sikkert have et formål. Som følge heraf skal parterne nå frem til konklusioner, diskutere projektet, blive enige om et strategisk partnerskab og så videre.

I skriftlig tale er der måske endnu flere begrænsninger og konventioner end i mundtlig tale. Ved at kommunikere med samtalepartneren direkte, i et personligt møde, kan vi lægge en innational vægt på dette eller hint faktum, afklare noget, hvis samtalepartneren ikke forstod os. Hvis der er tale om en talefejl, kan vi rette den med det samme. Men i et forretningsbrev skal vi være ekstremt klare og præcise, så ordene ikke indebærer en dobbelttolkning.

De plejede at sige: "Papir vil tåle alt", hvilket antyder, at selv upålidelige fakta kan skrives. Det er vi af den opfattelse forretningskorrespondance skal være så ærlig som muligt. Forresten, nu sendes papirbreve mindre og mindre. Grundlæggende transporterer de kontrakter og andre dokumenter. I dette tilfælde bruges brevpapir som bevis på organisationens høje status.

I dag foregår erhvervskorrespondancen i de fleste tilfælde i det virtuelle rum, og det har sine egne karakteristika. Når dialogen lige er startet, er det sædvanligt at skrive en hilsen i henhold til etikette, for eksempel: "Hej, kære Oleg Sergeevich! ". Og på den efterfølgende adresse i løbet af arbejdsdagen kan hilsen undlades.

Skriftlig kommunikation, herunder via e-mail, kræver overholdelse af sproglige normer og upåklagelig læsefærdighed. Når alt kommer til alt, vil korrespondance afsløre dine huller til en uddannet samtalepartner. Derfor råder vi dig til at tjekke, hvad der står, ved hjælp af specialtjenester, hvis du ikke er helt sikker på din egen viden.

Vi oplister de generelle regler, der kræver etik i elektronisk kommunikation. De er ret enkle, men mange, desværre, forsømmer dem:

• begyndelsen af ​​hver sætning er med stort;
• et punktum sættes i slutningen af ​​sætningen, så betydningen af ​​det læste er klar;
• for at løse problemet og foreslå løsninger, er det nyttigt at bruge en punktopstilling eller en nummereret liste;
• for klarhedens skyld er det godt at bruge tabeller, grafer, diagrammer;
• prøv ikke specifikt at virke som en intelligent, uddannet samtalepartner, komplicer ikke simple tanker med overdrevne participielle og participielle vendinger;
• jo enklere du udtrykker dine tanker, jo bedre;
• Selvom kultur i daglig tale kræver at man undgår jargon, i et forretningsmiljø anses professionel jargon og lån fra engelsk nu som god form (men overdriv det ikke!).

Der er følgende typer meddelelser:

• salgsfremmende tilbud;
• taksigelse;
• ledsagende;
• garanti;
• påmindelser;
• advarsler;
• samarbejdsforslag.

Ud over generelle regler er det vigtigt at kende nogle detaljer om forretningsskrivning.Vi vil give de regler, der vil være passende i langt de fleste tilfælde.

Begyndelsen af ​​en e-mail kaldes en header. Det har organisationens logo. Det er nyttigt altid at have en skabelon ved hånden (det vil sige på skrivebordet på din computer) hvori dette logo er indtastet.

I modsætning til offline kommunikation forpligter moderne regler dig ikke til at hilse på adressaten, og du kan straks angive sagens essens ved at kalde ham ved navn og patronym. Mange fortsætter dog med at skrive i begyndelsen af ​​beskeden: ”Godmorgen! ", "Hej! ", "God aften! ' eller 'Hilsen.' Og her er der heller ingen afvigelse fra normen.

Kravene til brevets brødtekst tyder på, at det er i det, meningen med korrespondancen ligger. Opdeling af teksten i afsnit betragtes som god form, et tegn på en opmærksom holdning til samtalepartneren. I hvert afsnit er et eller andet aspekt af emnet navngivet og afsløret. Ud over at identificere problemet er det sædvanligt at foreslå måder at løse det på. Så at sige for at afsløre en forretningsidé i miniature.

I den sidste del af beskeden kan du udtrykke både formelle og mere personlige følelser. Formuleringen "Respektfuldt...", "Best regards..." ("best regards" på engelsk) eller et mere følelsesladet ønske "Hav en god dag! ".

I en personlig signatur er det bydende nødvendigt at angive efternavn og fornavn (og i nogle kredse også patronymet). Der skal også være telefonnumre, som du kan ringe til: mobil og kontorby. For nylig er en elektronisk signatur med firmalogo kommet på mode.

Et ekstra link til organisationens elektroniske portal fungerer som yderligere reklame og kan øge trafikken til dette websted i fremtiden.

De fleste kontoransatte har et meget omfattende brevarkiv i deres e-mail-boks. For at samtalepartneren ikke bliver forvirret i en lang korrespondance, anbefales det at sende et brev i form af et svar. Når du klikker på den relevante boks i begyndelsen af ​​brevets emne, vises den engelske forkortelse "Re...". Dette er meget praktisk, fordi adressaten straks vil huske korrespondancens fremskridt.

Du kan gemme hele historien om virtuel kommunikation med denne samtalepartner, eller du kan kun efterlade de sidste eller mest betydningsfulde citater. Moderne forretningsetikette kræver, at du svarer hurtigt på e-mails. Vi bruger trods alt en betydelig del af vores dag ved en arbejdscomputer. Derudover kan mail tjekkes fra mobile enheder.

Hvis beskeden er af særlig betydning og haster, så er det tilladt at skrive sms eller foretage et telefonopkald for at minde om brevet.

Blandt kreative figurer accepteres brugen af ​​frimærker ikke og bliver desuden latterliggjort og fordømt. Men i erhvervskorrespondance hjælper frimærker med at afspejle standardsituationer.

Det er nyttigt at have en virtuel sparegris med faste udtryk og sætninger. Faktisk er struktureret kommunikation, kontorarbejde og løsningen af ​​formelle problemer bygget på disse klicheer. For eksempel udtrykkes sympati ved omsætningen "Vi er desværre nødt til at informere dig ...".En følelse af påskønnelse afspejles i denne pligtformel: "Tak for dit uvurderlige bidrag ...". Og endelig glæde: "Vi er stolte af at kunne fortælle dig, at ...". Men den sidste sætning: "Vi ser frem til yderligere frugtbart samarbejde" udtrykker håb om yderligere forretningskontakter.

Så vi talte om etiketten ved forretningskorrespondance. Disse regler er nødvendige for at gøre kommunikationen så behagelig og frugtbar som muligt. Brug dem, og du vil se, at dit arbejde i tjenesten er gået glat!

For mere information om reglerne for forretningskorrespondance, herunder e-mail, se følgende video.