Stadier af forretningskommunikation

Kommunikation er processen med interaktion mellem mennesker, som omfatter udveksling, evaluering og forståelse af information. Når det kommer til forretningskommunikation, bruges visse normer og regler for at hjælpe med at gøre samspillet mellem partnere det mest behagelige. Under hensyntagen til den korrekte sekvens, som består i at observere de nødvendige stadier af forretningskommunikation, garanterer opnåelsen af ​​det ønskede resultat, hvilket er at foretrække for begge partnere.

Forretningskommunikation er en flertrinsproces, der involverer skabelse og yderligere forbedring af relationer mellem mennesker relateret til specifikke behov. Denne proces involverer overførsel af vigtig information, udvikling af begrebet interaktion, opfattelse og forståelse af samtalepartneren.

Forretningskommunikation har en række funktioner, hvis viden vil hjælpe med at forstå essensen af ​​denne type interaktion:

• Omdømme værdi. I erhvervslivet er en virksomheds ansigt dens omdømme, som er grundlaget for virksomhedens fremtidige succes.Af denne grund er forretningskommunikation rettet mod at vedligeholde og beskytte den.
• Klarhed og præcision. En klar og præcis definition af mål sikrer en effektiv faglig udvikling, der fremmer hurtig selvorganisering og ansvarsdannelse.
• Fælles aktivitet, til gavn for begge parter. I forretningsinteraktion kan man ikke kun tage sig af den ene sides velfærd. Enheden af ​​partnere og gensidigt gavnlige position sikrer succes og fremragende resultater for begge parter.

Resultatet af forretningskommunikation afhænger af, hvor omhyggeligt selve processen er organiseret. I strukturen af ​​forretningskommunikation kan der skelnes mellem visse stadier. Viden om hovedpunkterne i sådan kommunikation og adfærdsnormerne, der svarer til hvert trin, vil hjælpe med at nå det værdsatte mål.

Denne fase involverer den direkte tilrettelæggelse af mødet. I den første fase er det nødvendigt at udarbejde en plan med specifikke spørgsmål og flere muligheder for at løse problemet. Det er nødvendigt at analysere forhandlingspartnerens synspunkter og vælge den mest fordelagtige forholdsstrategi; det anbefales at lave en forudsigelse af resultatet af samtalen. Organisatoriske øjeblikke fuldender den forberedende fase: udpegelse af sted og tidspunkt for mødet.

Det psykologiske portræt af samtalepartneren, som udvikler sig i dine øjne, afhænger af visse omstændigheder, varigheden af ​​bekendtskabet, information om personen modtaget fra andre medarbejdere. Der skelnes mellem verbale og ikke-verbale adfærdshandlinger, som gør det muligt at tegne et psykologisk portræt af samtalepartneren:

• talemåde (indhold, konsistens, varighed, udtryksevne og taleegenskaber);
• fagter og ansigtsudtryk;
• specifikke handlinger (en persons bevægelser og stillinger, afstand mellem samtalepartnere, berøringer);
• kropslige bevægelser (berøring, klap, strygning).

En vigtig funktion i at skabe et psykologisk portræt udføres af undersøgelsen af ​​samtalepartnerens udseende. Disse er præferencer for tøj, renlighed, pænhed og upåklagelig udseende, overholdelse af modetrends eller forsømmelse af dem, kopiering af tøj båret af andre mennesker.

Ved at bestemme det psykologiske portræt af en medarbejder er det nødvendigt at fokusere på hans personlighed:

• karakter (interesser, principper, planer, præferencer);
• adfærd (kompetence, livsfærdigheder, erhvervserfaring);
• den åndelige side af personligheden (unike træk ved processerne og egenskaberne i de intellektuelle, kognitive og følelsesmæssige sfærer);
• sociale og psykologiske aspekter (status, social rolle, livsstil og arbejdsspecifikationer);
• biopsykiske egenskaber (temperament, køn og alder af samtalepartneren, sundhedstilstand);
• kontakt dannelse.

For at etablere forretningskommunikation er det nødvendigt at skabe en atmosfære, der befordrer en seriøs samtale, som indebærer at vise partneren din velvilje og interesse. Dette vil blive lettet af et blødt smil, en høflig hilsen og en pause, der giver samtalepartneren mulighed for at deltage i samtalen og tage direkte del i den.

En standardsamtale begynder med implementeringen af ​​følgende handlinger: afsløring af mål, præstationer af partnere både på den ene side og på den anden side, udtalelse af emnet, introduktion af den person, der leder samtalen, annoncering af proceduren for undersøgelse af problemet.

Denne fase er obligatorisk for at fastlægge en passende forhandlingsplan og øge interessen for samspillet fra partnerens side. Denne procedure kan lettes af en vittighed, der ville være passende for stedet og tidspunktet.

Du bør også tage stilling til, hvilke roller parterne skal spille i forbindelse med forretningskommunikation. Accelerationen af ​​processen lettes af efterligning af en partner, en spejlreflektion af hans kropsholdning, plasticitet, tonefald, gestus. Efter noget tid (5-10 minutter) er det muligt at gå videre til annonceringen af ​​betingelserne. Dette kræver lige stillinger. Du kan flytte til en anden position, som kommer til udtryk ved non-verbal kommunikation.

I denne fase bør der lægges vægt på ligheder frem for forskelle. Takket være dette vil forhandlinger hjælpe med at få det ønskede resultat. I tilfælde af uafklarelige uenigheder anbefales det at gå over i en neutral stilling, som ikke indebærer at fastsætte sin egen vurdering.

Husk, at der er brug for stærke argumenter. I dette tilfælde skal visse regler overholdes:

• Præsentationen af ​​tanker bør udføres ved hjælp af enkle, forståelige, præcise og overbevisende sætninger.
• Det vil være hensigtsmæssigt at tilpasse argumenterne til partnerens personlighed.
• Det er ønskeligt at præsentere dine beviser klart og kortfattet.
• Når du taler om et problem, skal du være fast: du kan ikke give efter, hvis du er sikker på din mening.
• Der bør altid være ét vægtigt bevis, der understøtter afhandlingen i reserve (i tilfælde af, at samtalepartneren begynder at tvivle på beslutningen).
• Det anbefales at bruge pålidelige fakta, der vil hjælpe samtalepartneren med at træffe en beslutning uden forsinkelse.
• Giv ikke op, før partneren endelig bekræfter sit afslag.
• Du bør bruge de mest overbevisende argumenter til fordel for din holdning, og forsøge at udtrykke tanker på en sådan måde, at de er fuldt ud interesserede i samtalepartneren.

Når man interagerer, er det altid svært at undgå forskellige diskussioner. Hovedopgaven, der skal håndteres i en sådan situation, er at bevise over for partneren, at du har ret (ved at fjerne tvivl, bestemme modstandsmotiverne, defensiv reaktion, tænke på taktik). Samtidig bør kategoriske domme undgås, ellers vil alt blive til den modsatte effekt.

Hvis du opnår forståelse, vil yderligere interaktion ikke forårsage alvorlige vanskeligheder. Derefter skal du finde en fælles fordel. Giv din partner mulighed for at tage initiativ.

Det er nødvendigt at kontrollere hans deltagelse i at opnå det ønskede mål.Hvis din egen beslutning er meget stærkere end samtalepartnerens, bør du nøje overveje hans forslag og forklare, hvorfor ideen skal afsluttes, på hvilket grundlag det er mere rentabelt at tage en anden holdning.

De formulerede kriterier bør oversættes til den endelige version. Herefter skal du starte en aftale. Det anbefales at beskrive de forpligtelser, som hver af parterne har påtaget sig. Så snart beslutningen er truffet, vil det være passende at udtrykke taknemmelighed over for samtalepartneren.

Den sidste fase af forretningskommunikation spiller en meget vigtig rolle, så den bør gives samme opmærksomhed som alle de foregående. Den endelige udtalelse har indflydelse på samtalepartnerens image som helhed og på partnerskaber, der i øjeblikket vedligeholdes og planlægges for fremtiden. Velvilje, respekt og takt bør stadig udvises.

Forretningskommunikation vil gavne og garanteret gode resultater ved brug følgende regler og retningslinjer:

• Drikkevarer (te, kaffe) tilbydes efter ejerens skøn eller under langvarige forhandlinger.
• Foretag ikke telefonopkald under forretningsforhandlinger. Det er bedre at slukke telefonen for denne gang. Det er nødvendigt at vise respekt for partneren og den generelle procedure for forretningsinteraktion.
• Det er forbudt at forlade lokalerne under forhandlinger. Et ekstraordinært tilfælde er behovet for lægehjælp.
• Det er velkomment at føre arbejdsjournaler, da det understreger interesse og opmærksomhed over for partneren.
• Et tegn på god smag er ikke at stille spørgsmål relateret til en partners forretningshemmelighed.Dette hjælper med at undgå akavethed og akavet stilling.

Alt om vigtige forretningskommunikationsevner, se følgende video.