Forretningssamtale: regler, varianter og stadier

Resultaterne af forretningsforbindelser afhænger ofte af personlige forhandlinger og dialoger. Forretningskontakter, etableret skriftligt eller telefonisk, udvikles i personlige samtaler. Samtidig bruger interviewdeltagerne alle de forskellige kommunikationsmidler: de bruger ikke kun tale, men også fagter, ansigtsudtryk og personlig indflydelse.

En forretningssamtale er normalt en samtale mellem to samtalepartnere, hvorfor de bør tage hensyn til modstanderens personlige detaljer, hans motiver, taleegenskaber og anvende etikette. Interpersonel kommunikation involverer en række forskellige metoder til at påvirke samtalepartneren.

En forretningssamtale, der har et specifikt emne og er personligt orienteret, gennemføres ofte inden for samme organisation medarbejderne imellem.Formålet med samtalen er, at én deltager i kommunikationen ønsker at påvirke en anden eller en hel gruppe medarbejdere ved hjælp af ord for at skubbe til aktivitet, ændringer i det eksisterende arbejdsmiljø eller relationer og forbedre deres kvalitet.

Et andet mål med en forretningssamtale er behovet for, at ledelsen danner konklusioner og beslutninger baseret på medarbejdernes meninger og ræsonnementer.

Fordelen ved forretningssamtaler frem for andre former for verbal kommunikation er:

• i reaktionshastigheden på bemærkningerne fra samtalepartnerne, hvilket hjælper med at opnå det ønskede resultat;
• i at øge administratorens bevidsthed ved at tage hensyn til, kontrollere og overvåge synspunkter, domme, tanker, argumenter og skeptiske udtalelser, der blev hørt under interviewet;
• i hensigtsmæssigheden af ​​et fleksibelt, rimeligt sæt metoder til at studere det emne, der diskuteres, hvilket er en konsekvens af løsningen af ​​problemet og alle parters påstande.

En forretningssamtale er fokuseret på implementeringen af ​​visse funktioner:

• finde nye retninger;
• lancering af lovende projekter;
• dataudveksling;
• regulering af igangsatte aktiviteter;
• gensidig kommunikation af medarbejdere i en virksomhed;
• facilitering af forretningskontakter mellem institutioner, virksomheder, industrier.

Resultaterne af en forretningssamtale og møder bestemmes ikke kun af beredskabet hertil, men også af selve opbygningen af ​​samtalen.Indiskutable fejl kan undgås ved veletablerede metoder til at gennemføre interviews og overholde deres principper. Der skal altid være en atmosfære af god vilje – hårde udtalelser er uacceptable.

Rationalitetsprincippet indebærer tilbageholdenhed i adfærd, især i tilfælde af en partner, der udviser følelsesmæssighed. Manglende kontrol over følelser påvirker normalt den trufne beslutning negativt. En sådan løsning kan ikke kaldes optimal.

Forståelsesprincippet er nødvendigt, for at samtalepartnerne kan finde fælles fodslag i dialogen og opnå den ønskede effekt.

Under samtalen svinger koncentrationen af ​​opmærksomhed hos talerne selv i fravær af dissipative faktorer. I betragtning af og bemærker sådanne nuancer, er det nødvendigt på dette tidspunkt igen at henlede opmærksomheden på dig selv og genoptage den afbrudte kontakt.

Princippet om pålidelighed dikterer den obligatoriske overholdelse af ægtheden af ​​at informere samtalepartneren - også selvom han giver falske oplysninger. Dette gavner dialogen og opnår de ønskede mål.

Et vigtigt psykologisk princip er sondringen mellem samtaleemnet med samtalepartneren. En subjektiv holdning til en modstander kan påvirke objektiviteten af ​​vurderingen af ​​indikatorer. En konstruktiv samtale tager udgangspunkt i skelnen mellem begivenheder med synspunkter og meninger med erfaringer.

Konkretisering af sådanne generelle principper for at føre forretningssamtaler er reglerne for deres implementering, som bidrager til forhandlingernes sikkerhed og effektivitet.

Reglen om dobbelt interesse er, at hver af interviewerne har en dobbelt interesse: ikke kun essensen og indholdet af samtaleemnet, men også samarbejde med en partner.At opretholde frugtbare relationer er ikke mindre vigtig opgave i en samtale end udveksling af information.

Eksperter anbefaler at styre samtalen på en sådan måde, at den ikke forstyrrer forholdet mellem medarbejdere og ledere. Til dette har du brug for:

• skynd dig ikke til konklusioner om samtalepartnernes motiver og hensigter baseret på deres egne antagelser;
• lyt opmærksomt til modstanderen og vis, at han er forstået;
• udtryk din interesse og dine mål i stedet for at skændes om fortiden, og tanker skal udtrykkes klart og klart;
• diskutere fremtidige handlinger.

Vægten på interesse for en partner betragtes også som en væsentlig regel, der vil bidrage til i høj grad at lette begge samtalepartneres opgaver. Sætninger: "forståeligt", "interessant", "behageligt at vide", naturligt indsat i samtalen, vil skabe en afslappet atmosfære og hjælpe med at udtrykke enighed og gensidig forståelse. Det samme problem kan løses, hvis du henvender dig til samtalepartneren, kalder ham ved navn og patronym og heller ikke viser angst og irritabilitet.

Ønsket om at afklare yderligere eller hjælpeoplysninger vil også være med til at fastholde interessen.

Hver samtale er en måde at finde fælles fodslag på. For at dialogen skal lykkes, frarådes det at starte den med modsætninger. Normalt starter de med emner, hvor meningerne er de samme, for eksempel om vejret. Dette gøres, så der helt fra begyndelsen ikke er noget negativt svar, og der skal ikke bruges kræfter på at overtale samtalepartneren.Eksperter anbefaler altid at have et par forhåndsforberedte sætninger, hvis svar kun er positive.

Forberedelse til en forretningssamtale begynder med den vigtigste fase - planlægning, som består i at formulere problemerne og målene for mødet, samt skabe en forhandlingsplan og metoder til dens gennemførelse. Fagfolk rådgiver:

• tænke over og veje den foreslåede proces for den planlagte samtale, udarbejde dens program;
• indsamle alle de nødvendige oplysninger om en mulig samtalepartner;
• teste effektiviteten af ​​deres argumenter, der kræves for at underbygge deres overbevisninger og hensigter;
• kontrollere konsistensen af ​​deres definitioner og tanker;
• tænk over mulighederne for samtalepartnerens eller modstanderens reaktion på de fremførte argumenter.

Udnævnelsen af ​​tid og sted for den fremtidige samtale afhænger af deltagernes holdning og holdning. Det kan udføres på eget, fremmed eller neutralt område. Efter at have gennemført operationel træning er det nødvendigt at kontrollere og redigere det indsamlede og forberedte materiale og give planen for det fremtidige interview den endelige form.

Opbygningen af ​​en forretningssamtale består af 5 faser:

• begyndelsen af ​​samtalen;
• tilvejebringelse af information;
• argumentation;
• vælte modstanderens argumenter;
• godkendelse af forslag.

Hvert af disse trin er baseret på faglig viden, klarhed, logik, hvortil kommer interviewernes personlige egenskaber, som er af stor betydning i samtalen. En samtaleplan bør bygges på baggrund af forskellige mulige muligheder for dens udfald. Nogle gange er man nødt til at gentage nogle argumenter.

I den første fase - i begyndelsen af ​​dialogen - er det vigtigt at finde kontakt til en partner, organisere et attraktivt miljø, interessere samtalepartneren og gribe initiativet. Det er tilrådeligt at bruge specielle teknikker, der starter en dialog. Disse omfatter:

• en teknik til at slippe spændinger, som hjælper med at etablere tætte kontakter med modstanderen;
• en måde at tilslutte samtalepartneren, så du hurtigt kan opdatere problemerne;
• en metode til at stimulere fantasi, der involverer fremkomsten af ​​et stort antal spørgsmål;
• tilgang til problemet direkte.

Den korrekte begyndelse af samtalen er bekendtskabet, den nøjagtige formulering af dens mål og mål, nomineringen af ​​emnet, kommunikationen af ​​reglerne for at overveje spørgsmål.

På tidspunktet for at give information bør man finde ud af partnerens anmodninger og meninger, hans motiver, argumenter og ønsker, rapportere den planlagte information og analysere samtalepartnerens position.

I fasen med at tilbagevise modstanderens domme, bør hans bemærkninger neutraliseres. For at gøre dette er det nødvendigt at anføre dine argumenter overbevisende, uden tvivl, uden at tillade muligheden for at tilbagevise din mening. Benægtelsens logik ligger i analysen af ​​tvivlsom information, finde den sande årsag, valg af begreber og metoder. I dette tilfælde bruges forskellige tricks og tricks.

På beslutningsstadiet opsummeres resultaterne af argumentationen accepteret og godkendt af samtalepartneren, negative nuancer og konklusioner elimineres, det opnåede resultat konsolideres og bekræftes, emner til yderligere samarbejde foreslås. På dette stadie skal man ikke udvise usikkerhed, så partneren heller ikke begynder at tvivle på den trufne beslutning.

Uafhængige typer af forretningssamtaler er karakteriseret ved følgende klassificering:

• når du søger job;
• ved afskedigelse;
• om problemet;
• disciplinær karakter.

Den første sort er af den indledende type, hvis hovedopgave er at bestemme og vurdere de forretningsmæssige kvaliteter hos ansøgeren til stillingen. Lederen skal stille ansøgeren blot nogle få grundlæggende spørgsmål, der indeholder oplysninger om personen: uddannelsesniveau, erhvervserfaring, eksisterende færdigheder og evner, årsagerne til at søge job, niveauet for krav om betaling. Nogle gange er det nødvendigt at afklare også personlige egenskaber.

En samtale vedrørende en medarbejders afgang kan være af to typer: frivillig forlig eller tvungen. I det første tilfælde skal administratoren finde ud af årsagerne til afskedigelsen - dette skyldes opmærksomheden på at forbedre ledelsen af ​​organisationen. Normalt i sådanne tilfælde er det muligt at finde ud af nyttige oplysninger, der gør det muligt at løse nogle problemer.

Den tredje type er en samtale med en medarbejder, som de er tvunget til at skille sig af med. Som regel er det meget svært for en leder. I processen med en sådan samtale bør man observere delikatesse, men samtidig korrekt og retfærdigt angive krav mod ham. Der er særlige regler og råd om, hvordan man fører sådan en samtale.

Argumentation kan baseres på retoriske og spekulative metoder. De retoriske er:

• grundlæggende, bestående i en direkte appel til en partner;
• modsigelse baseret på at finde uenigheder i argumenter;
• en teknik til at fremhæve konklusioner, der fører til de ønskede resultater gennem mellemkonklusioner;
• sammenlignende;
• adskillelsesmetode baseret på udvælgelsen af ​​individuelle dele;
• boomerang metode;

• boykot;
• at flytte vægt og bringe deres interesser i forgrunden;
• slutningsmetode baseret på en gradvis ændring i problemets essens;
• afstemningsmetode, afsluttet i forudindstillede spørgsmål;
• eksplicit assistanceteknik.

Spekulative metoder kan overvejes:

• overdrivelse teknik;
• anekdotisk;
• teknologi til at bruge autoritet;
• teknikken til at tvivle på samtalepartnerens identitet;
• en metode til isolation, som består i at præsentere individuelle udtryk i en modificeret form;
• transformation af retningen baseret på overgangen til et andet spørgsmål, der ikke er relateret til tvisten;
• undertrykkelse, som består i at overdrive mindre problemer;
• en vrangforestillingsteknik, hvor forvirrende information rapporteres;
• forsinkelse - forsinkelse af samtalen;
• en appel baseret på en appel om sympati;
• forvrængning teknik;
• fælde spørgsmål.

Eksperter anbefaler at føre forretningssamtaler på følgende måde: Kom med forslag eller evaluer noget i en spørgsmål-svar-form, der giver dig mulighed for at bevare en initiativposition, ikke tillade en kategorisk tone, opmuntre samtalepartneren til at være aktiv og samtidig opnå den nødvendige Information. For eksempel er det passende og rationelt at bruge sætningerne:

• "Hvad er din mening om denne sag? »;
• "Hvad tænker du?.. ";
• "Forstod jeg dit synspunkt rigtigt? »;
• "Skal du og jeg ikke tjekke en anden mulighed? »;
• “Tror du ikke, at situationen ikke er til din fordel nu? ".

En forretningssamtale bidrager til at realisere folks ønske om at ændre situationen eller etablere kvalitativt nye relationer mellem deltagerne i dialogen. Sådanne samtaler er en vigtig del af relationer i erhvervslivet og politik, der repræsenterer etableringen af ​​forbindelser mellem partnere, der er godkendt af deres organisationer til at løse problemer. Du skal tale kort.

For mere om reglerne for virksomhedskommunikation, se følgende video.