obchodní korespondenční etiketa

Kancelářská korespondence je velmi speciální žánr, který musíte ovládat, pokud se chystáte šplhat po firemním žebříčku. Dobré obchodní psaní vám bude věrně sloužit: pomůže vám komunikovat s podřízenými, nadřízenými a partnery, zdůrazní vaše vzdělání a rozhled. Styl komunikace by měl být zdrženlivý, účelný, bez odklonu od daného tématu.

Jakákoli komunikace, osobní i písemná, je interakce s lidmi za účelem výměny informací, zapůsobení a vyjednávání. Nic lidského nám není cizí, emocím občas dáváme průchod, ale v byznysové sféře by nemělo být místo pro násilné projevování našich citů, povahových vlastností a temperamentu.

Důležitým rysem obchodní komunikace je, že ji nelze přerušit uprostřed věty. Na každý dopis, který dostanete, musíte napsat odpověď, i když se vám zrovna nechce.Pokud přijmete hovor a nebudete mít čas zvednout telefon, určitě zavolejte zpět. Komunikace s některými lidmi je samozřejmě nepříjemná. Proto výčet povinných vlastností manažera zahrnuje odolnost vůči stresu.

Obchodní schůzka, telefonický rozhovor nebo obchodní e-mailová korespondence bude mít jistě svůj účel. V důsledku toho musí strany dojít k závěrům, diskutovat o projektu, dohodnout se na strategickém partnerství a tak dále.

V písemném projevu je snad ještě více omezení a konvencí než v ústním projevu. Při přímé komunikaci s účastníkem rozhovoru při osobním setkání můžeme klást intonačně důraz na tu či onu skutečnost, něco si ujasnit, pokud nám partner nerozuměl. Pokud dojde k chybě v řeči, můžeme ji okamžitě opravit. V obchodním dopise však musíme být mimořádně jasní a přesní, aby slova neznamenala dvojí výklad.

Říkali: „Papír snese všechno“, čímž naznačovali, že lze napsat i nespolehlivá fakta. Jsme toho názoru obchodní korespondence by měla být co nejupřímnější. Mimochodem, nyní se papírové dopisy posílají stále méně. V podstatě přepravují smlouvy a další dokumenty. V tomto případě jsou hlavičkové papíry používány jako důkaz vysokého postavení organizace.

V dnešní době se obchodní korespondence ve většině případů odehrává ve virtuálním prostoru a má své vlastní charakteristiky. Když dialog právě začíná, je obvyklé napsat pozdrav podle etikety, například: „Dobrý den, drahý Olega Sergejeviči! ". A na následné adrese během pracovního dne lze pozdrav vynechat.

Písemná komunikace, včetně e-mailu, vyžaduje dodržování jazykových norem a dokonalou gramotnost. Koneckonců, korespondence odhalí vaše mezery vzdělanému partnerovi. Proto vám doporučujeme zkontrolovat, co je napsáno, pomocí speciálních služeb, pokud si nejste zcela jisti svými vlastními znalostmi.

Uvádíme obecná pravidla, která vyžadují etiku elektronické komunikace. Jsou docela jednoduché, ale mnozí je bohužel zanedbávají:

• začátek každé věty je velký;
• na konec fráze je umístěna tečka, aby byl jasný význam čteného;
• pro vyřešení problému a návrh řešení je užitečné použít seznam s odrážkami nebo číslovaný seznam;
• pro přehlednost je dobré používat tabulky, grafy, tabulky;
• nesnažte se konkrétně vypadat jako inteligentní, vzdělaný partner, nekomplikujte jednoduché myšlenky přílišnými participiálními a participálními obraty;
• čím jednodušeji vyjádříte své myšlenky, tím lépe;
• i když v každodenní kultuře řeči je nutné vyhýbat se žargonu, v obchodním prostředí se profesionální žargon a výpůjčky z angličtiny nyní považují za dobrou formu (ale nepřehánějte to!).

Existují následující typy zpráv:

• propagační nabídky;
• díkůvzdání;
• doprovázející;
• záruka;
• upomínky;
• varování;
• návrhy spolupráce.

Kromě obecných pravidel je důležité znát některé detaily obchodního psaní.Dáme pravidla, která budou v naprosté většině případů vhodná.

Začátek e-mailu se nazývá hlavička. Má logo organizace. Je užitečné mít vždy po ruce (tedy na ploše vašeho počítače) šablonu, do které je toto logo zadáno.

Na rozdíl od offline komunikace vás moderní pravidla nezavazují k tomu, abyste adresáta pozdravili, a můžete okamžitě uvést podstatu věci tím, že ho zavoláte jménem a patronymem. Mnozí však nadále píší na začátek zprávy: „Dobré ráno! ", "Ahoj! ", "Dobrý večer! “ nebo „Zdravím“. A ani v tomto není odchylka od normy.

Požadavky na tělo dopisu naznačují, že právě v něm spočívá smysl korespondence. Rozdělení textu do odstavců se považuje za dobrou formu, za známku pozorného postoje k partnerovi. V každém odstavci je pojmenován a uveden jeden nebo druhý aspekt tématu. Kromě identifikace problému je zvykem navrhnout způsoby jeho řešení. Abych tak řekl, odhalit podnikatelský nápad v miniatuře.

V závěrečné části zprávy můžete vyjádřit formální i osobnější pocity. Formulace „S úctou…“, „S pozdravem…“ („s pozdravem“ v angličtině) nebo emotivnější přání „Hezký den! ".

V osobním podpisu je bezpodmínečně nutné uvést příjmení a křestní jméno (a v některých kruzích také patronymie). Měla by zde být také telefonní čísla, na která můžete volat: mobilní a kancelářské město. V poslední době přichází do módy elektronický podpis s logem firmy.

Dodatečný odkaz na elektronický portál organizace slouží jako doplňková reklama a může v budoucnu zvýšit návštěvnost těchto stránek.

Většina zaměstnanců úřadu má ve své e-mailové schránce velmi rozsáhlý archiv dopisů. Aby se partner v dlouhé korespondenci nezmátl, doporučuje se poslat dopis ve formě odpovědi. Když kliknete na příslušné políčko na začátku předmětu dopisu, objeví se anglická zkratka „Re…“. To je velmi výhodné, protože adresát si okamžitě zapamatuje průběh korespondence.

S tímto partnerem můžete uložit celou historii virtuální komunikace nebo můžete ponechat pouze poslední nebo nejvýznamnější citace. Moderní obchodní etiketa vyžaduje, abyste rychle odpovídali na e-maily. U pracovního počítače totiž trávíme podstatnou část dne. Poštu lze navíc kontrolovat z mobilních zařízení.

Pokud je zpráva obzvláště důležitá a naléhavá, pak je povoleno napsat sms nebo zavolat, abyste dopis připomněli.

Mezi kreativními osobnostmi není používání známek akceptováno a navíc je zesměšňováno a odsuzováno. Ale v obchodní korespondenci razítka pomáhají odrážet standardní situace.

Je užitečné mít virtuální prasátko nastavených výrazů a frází. Na těchto klišé je totiž postavena strukturovaná komunikace, kancelářská práce a řešení formálních záležitostí. Například sympatie vyjadřuje obrat „Bohužel vás musíme informovat ...“.Pocit uznání se odráží v této formuli povinnosti: „Děkuji za váš neocenitelný příspěvek ...“. A nakonec radost: "S hrdostí vám oznamujeme, že ...". Ale závěrečná věta: „Těšíme se na další plodnou spolupráci“ vyjadřuje naději na další obchodní kontakty.

Mluvili jsme tedy o etiketě obchodní korespondence. Tato pravidla jsou nezbytná k tomu, aby komunikace byla co nejpohodlnější a nejplodnější. Využijte je a uvidíte, že vám práce ve službě šla od ruky!

Další informace o pravidlech obchodní korespondence včetně e-mailu naleznete v následujícím videu.