Etapy obchodní komunikace

Komunikace je proces interakce mezi lidmi, který zahrnuje výměnu, hodnocení a porozumění informacím. Pokud jde o obchodní komunikaci, používají se určité normy a pravidla, aby byla interakce partnerů co nejpohodlnější. Zohlednění správné posloupnosti, která spočívá v dodržení nezbytných fází obchodní komunikace, zaručuje dosažení požadovaného výsledku, který je výhodnější pro oba partnery.

Obchodní komunikace je vícestupňový proces, který zahrnuje vytváření a další zlepšování vztahů mezi lidmi souvisejících se specifickými potřebami. Tento proces zahrnuje přenos důležitých informací, rozvoj konceptu interakce, vnímání a porozumění partnera.

Obchodní komunikace má řadu funkcí, jejichž znalost pomůže pochopit podstatu tohoto typu interakce:

• Hodnota reputace. V podnikání je tváří podniku jeho pověst, která je základem, na kterém je postaven budoucí úspěch společnosti.Z tohoto důvodu je obchodní komunikace zaměřena na její udržování a ochranu.
• Jasnost a přesnost. Jasná a přesná definice cílů zajišťuje efektivní profesní rozvoj, který podporuje rychlou sebeorganizaci a formování odpovědnosti.
• Společná aktivita, výhodná pro obě strany. V obchodní interakci se nelze starat o blaho pouze jedné strany. Jednota partnerů a vzájemně výhodné postavení zajišťuje úspěch a vynikající výsledky pro obě strany.

Výsledek obchodní komunikace závisí na tom, jak pečlivě je organizován samotný proces. Ve struktuře obchodní komunikace lze rozlišit určité fáze. Znalost hlavních bodů takové komunikace a norem chování odpovídajících každé fázi pomůže dosáhnout vytouženého cíle.

Tato fáze zahrnuje přímou organizaci setkání. V první fázi je nutné sestavit plán s konkrétními otázkami a několika možnostmi řešení problému. Je nutné analyzovat úhly pohledu jednajícího partnera a zvolit nejpřínosnější strategii vztahu; doporučuje se provést předpověď výsledku rozhovoru. Organizační momenty završují přípravnou fázi: určení místa a času setkání.

Psychologický portrét partnera, který se vyvíjí ve vašich očích, závisí na určitých okolnostech, době trvání známosti, informacích o osobě obdržených od ostatních zaměstnanců. Rozlišují se verbální a neverbální činy chování, které umožňují sestavit psychologický portrét partnera:

• způsob mluvy (obsah, konzistence, trvání, expresivita a rysy řeči);
• gesta a mimika;
• specifické akce (pohyby a pozice osoby, vzdálenost mezi účastníky, doteky);
• tělesné pohyby (dotyky, poplácání, hlazení).

Důležitou funkcí při vytváření psychologického portrétu je studium vzhledu partnera. Jedná se o preference oblečení, čistotu, upravenost a bezvadnost vzhledu, dodržování módních trendů nebo jejich zanedbávání, kopírování oblečení jiných lidí.

Při určování psychologického portrétu zaměstnance je nutné se zaměřit na jeho osobnost:

• charakter (zájmy, zásady, plány, preference);
• chování (kompetence, životní dovednosti, profesní zkušenosti);
• duchovní stránka osobnosti (jedinečné rysy procesů a vlastností intelektuální, kognitivní a emocionální sféry);
• sociální a psychologické aspekty (stav, sociální role, životní styl a pracovní specifika);
• biopsychické vlastnosti (temperament, pohlaví a věk partnera, zdravotní stav);
• kontaktní formace.

Pro navázání obchodní komunikace je nutné vytvořit atmosféru, která povede k vážnému rozhovoru, což znamená, že partnerovi ukážete svou dobrou vůli a zájem. To bude usnadněno jemným úsměvem, zdvořilým pozdravem a pauzou, která poskytne účastníkovi rozhovoru příležitost zapojit se do rozhovoru a přímo se ho zúčastnit.

Standardní konverzace začíná provedením následujících akcí: odhalení cílů, výkon partnerů na jedné i druhé straně, vyslovení tématu, představení osoby, která konverzaci vede, oznámení postupu při zkoumání problému.

Tato fáze je povinná pro stanovení vhodného plánu vyjednávání a zvýšení zájmu o interakci ze strany partnera. Tento postup lze usnadnit vtipem, který by se hodil k místu a času.

Měli byste se také rozhodnout, jaké role budou strany hrát v průběhu obchodní komunikace. Zrychlení procesu je usnadněno imitací partnera, zrcadlovým odrazem jeho držení těla, plasticitou, tónem hlasu, gesty. Po nějaké době (5-10 minut) je možné přistoupit k vyhlášení podmínek. To vyžaduje rovné pozice. Můžete přejít do jiné polohy, což se projevuje neverbální komunikací.

Během této fáze by měl být kladen důraz spíše na podobnosti než na rozdíly. Díky tomu jednání napomohou ke kýženému výsledku. V případě neřešitelných neshod se doporučuje přejít do neutrální pozice, která nezahrnuje nastavení vlastního hodnocení.

Pamatujte, že jsou potřeba silné argumenty. V tomto případě je třeba dodržovat určitá pravidla:

• Prezentace myšlenek by měla být prováděna pomocí jednoduchých, srozumitelných, přesných a přesvědčivých frází.
• Argumenty bude vhodné přizpůsobit osobnosti partnera.
• Je žádoucí předložit své důkazy jasně a stručně.
• Když mluvíte o problému, musíte být pevní: nemůžete ustoupit, pokud jste si jisti svým názorem.
• Vždy by měl být v záloze jeden závažný důkaz podporující tezi (pro případ, že by účastník jednání začal pochybovat o rozhodnutí).
• Doporučuje se použít spolehlivá fakta, která by partnerovi pomohla rozhodnout se bez prodlení.
• Nevzdávejte se, dokud partner své odmítnutí nakonec nepotvrdí.
• Měli byste použít nejpřesvědčivější argumenty ve prospěch svého postoje a snažit se vyjádřit myšlenky takovým způsobem, aby se o partnera plně zajímali.

Při interakci je vždy těžké vyhnout se různým diskuzím. Hlavním úkolem, který je potřeba v takové situaci řešit, je dokázat partnerovi, že máte pravdu (odstraněním pochybností, určením motivů odporu, obrannou reakcí, promýšlením taktiky). Zároveň je třeba se vyvarovat kategorických soudů, jinak se vše změní v opačný efekt.

Pokud dosáhnete porozumění, další interakce nezpůsobí vážné potíže. Poté budete muset najít společnou výhodu. Dejte svému partnerovi příležitost převzít iniciativu.

Je nutné kontrolovat jeho účast na dosažení kýženého cíle.Pokud je vaše vlastní rozhodnutí mnohem silnější než rozhodnutí partnera, měli byste jeho návrh pečlivě zvážit a vysvětlit, proč je třeba nápad dokončit, na jakém základě je výhodnější zaujmout jiný postoj.

Formulovaná kritéria by měla být převedena do konečné verze. Poté musíte zahájit dohodu. Doporučuje se podrobněji popsat závazky převzaté každou ze stran. Jakmile bude rozhodnutí učiněno, bude vhodné vyjádřit vděčnost partnerovi.

Závěrečná fáze obchodní komunikace hraje velmi důležitou roli, proto by jí měla být věnována stejná pozornost jako všem předchozím. Závěrečné stanovisko má dopad na image partnera jako celku a na partnerství, která jsou v současnosti udržována a plánována do budoucna. Stále by se měla projevovat benevolence, respekt a takt.

Obchodní komunikace bude při použití přínosná a zaručí dobré výsledky následující pravidla a pokyny:

• Nápoje (čaj, káva) jsou nabízeny dle uvážení majitele nebo při vleklých jednáních.
• Během obchodních jednání netelefonujte. Na tuto dobu je lepší telefon vypnout. Je nutné projevit úctu k partnerovi a obecný postup pro obchodní interakci.
• Během jednání je zakázáno opouštět prostory. Výjimečným případem je potřeba lékařské pomoci.
• Vedení pracovních záznamů je vítáno, protože zdůrazňuje zájem a pozornost k partnerovi.
• Znakem dobrého vkusu je nepokládat otázky související s obchodním tajemstvím partnera.To pomáhá vyhnout se neobratnosti a nepříjemné poloze.

Vše o důležitých obchodních komunikačních dovednostech naleznete v následujícím videu.