Tipus de comunicació empresarial

La comunicació empresarial ajuda a establir relacions amb col·legues, subordinats, socis i clients. En el procés de comunicació, hi ha un intercanvi no només d'informació, sinó també d'experiència i coneixements en una determinada àrea. L'etiqueta empresarial penetra absolutament en totes les esferes de la vida, hi ha diversos tipus de comunicació empresarial.

La comunicació empresarial és una part important de la vida humana. L'etiqueta en l'entorn empresarial serveix com una mena de suport. En els negocis, hi ha diverses formes de comunicació. S'han de triar les opcions adequades tenint en compte les característiques personals i psicològiques dels participants a la discussió. Es poden distingir les següents formes de comunicació:

• Conversa - el contacte oral entre els interlocutors, es redueix a una discussió de problemes i tasques importants, aclarint alguns dels matisos relacionats amb el treball. Els participants en la conversa en aquest cas haurien de tenir dret a fer front a diverses tasques i prendre decisions. Els estatus dels interlocutors han de ser iguals.
• Negociació tenen una estructura més rígida. Per regla general, hi participen representants de diferents empreses o divisions.Les negociacions s'utilitzen per unir forces amb socis que estiguin interessats a resoldre un problema concret.
• A la reunió hi participa un grup o un gran cercle de persones interessades i implicades. La trobada implica la recollida, anàlisi d'informació, intercanvi de dades, així com la presa de decisions en temes controvertits.
• Rendiment - en aquest cas, una persona o un grup reduït comparteix la informació necessària amb el públic. En aquest cas, el missatge no es redueix a una discussió del tema, sinó que es presenta com a informació. Aquesta forma de comunicació requereix que el parlant tingui qualitats de lideratge, capacitat de mantenir-se en la societat, així com habilitats oratòries.
• Correspondència - una forma indirecta de comunicació, juga una mena de paper de comunicació per correspondència. Aquest tipus de comunicació inclou ordres, protocols, resolucions, peticions, informes, cartes oficials, instruccions, etc. La correspondència s'utilitza per a la comunicació entre departaments o organitzacions. Cal seguir unes normes específiques a l'hora de realitzar correspondència.

La comunicació empresarial s'ha d'aprendre. Al mateix temps, les qualitats personals i la demostració del propi "jo" s'esvaeixen en un segon pla. El més important segueix sent la capacitat de tenir en compte els interessos i desitjos de l'oponent i combinar-los amb els vostres propis requisits de manera que ambdues parts aconsegueixin el resultat desitjat.

La comunicació empresarial consta de diverses etapes:

• Formació d'un motiu. Sense ell, no serà possible aconseguir una interacció efectiva.
• Preparant-se per comunicar-se - es tracta de l'elaboració d'un pla de conversa, la preparació d'arguments i informació.També cal preparar una llista de tasques que cal resoldre durant la discussió.
• Iniciant una conversa. Cal establir contacte, després cal crear un "clima de relacions" favorable per a la conversa.
• Formulació del problema - Ressaltar el ventall de problemes, presentant la seva posició i visió d'aquesta tasca. Tanmateix, tingueu en compte que heu de preparar resums sobre el tema de la conversa amb antelació i estar preparat per respondre les preguntes plantejades.
• Intercanvi d'informació - Aclarir la posició de l'interlocutor. És important mantenir la comunicació i respondre les preguntes en una llengua oficial accessible, ometent la terminologia professional si cal.

• Persuasió i argumentació - són necessaris en cas de desacord i segueixen de la fase anterior de comunicació. Cal tenir en compte els aspectes positius de la seva visió de la situació i la resolució de la qüestió polèmica.
• Trobar una solució a un problema o problema - al final de la discussió, el seu resultat hauria d'adaptar-se a tots els participants.
• Redacció d'un contracte - això vol dir que, com a resultat de la reunió, els participants en la discussió van arribar a un denominador comú o van comptar amb el suport dels socis per resoldre diferents problemes. Un resultat positiu de la discussió acaba amb una confirmació escrita.
• Anàlisi de resultats - Demostra si les decisions preses van ser correctes.
• Presa de decisions – implica el consentiment de totes les parts després de l'anàlisi. En aquest cas, els participants en la discussió decideixen sobre la cooperació addicional o la terminació dels contactes.

A la societat moderna, les persones segueixen conscientment les regles de la comunicació empresarial per assolir objectius específics en l'entorn corporatiu. En els negocis, no n'hi ha prou amb ocupar un lloc determinat, també cal enfortir les relacions amb diferents persones. El següent és de gran importància:

• La capacitat de guanyar-se a les persones i mantenir-se en la societat són aspectes importants del diàleg corporatiu. Per fer-ho, has de ser capaç de formular clarament i clarament els teus pensaments, argumentar de manera competent el teu punt de vista.
• Les dades analítiques i la capacitat de prendre decisions ràpides sempre estan al vostre costat. Quan us comuniqueu amb els socis, recordeu que totes les parts estan interessades a resoldre ràpidament les disputes.
• És important tenir en compte les característiques culturals i les tradicions nacionals de l'interlocutor: sens dubte, alguns costums i normes adoptats en un altre país poden semblar inacceptables o ofensius.

Els conceptes bàsics i les normes de l'ètica empresarial han de ser coneguts per tota persona que es precie. S'ha d'entendre que en els negocis, la comunicació entre les persones es construeix no segons la captura mútua de l'estat d'ànim dels socis, sinó d'acord amb certs estàndards. Hi ha els següents tipus de comunicació empresarial (per finalitat funcional):

• verbal i no verbal - Consistir en la necessitat de controlar la parla, les expressions facials, els gestos i les postures. En la comunicació no verbal, la posició dels braços, les cames, la mirada, la inclinació del cap i els moviments involuntaris poden dir molt més sobre els sentiments i l'estat d'ànim d'una persona que la parla oral. Val la pena aprendre a controlar les expressions facials i els gestos.
• Escrit i oral. Per a cada forma de comunicació, es distingeixen conceptes i normes diferents.Qualsevol document certificat per signatures i segells fa referència a la forma escrita de comunicació. A oral - planificació de reunions, reunions, negociacions, informes i altres formes de comunicació empresarial.

• Monològic i Dialògic - Tenir diferències lingüístiques importants. El diàleg és comunicació interpersonal. El monòleg reflecteix un únic punt de vista; aquest tipus de comunicació inclou una presentació o un discurs solemne, així com un informe o un discurs introductori.

• Remot i personal. La comunicació a distància inclou converses telefòniques, correspondència per correu. Es presta especial atenció al patró d'entonació del discurs, a la brevetat del missatge. No pots utilitzar gestos.

Cada estil té unes característiques determinades. Cal ser capaç d'entendre'ls.

Classificació d'estil:

• Autoritari. Es basa en el poder innegable del cap i la subordinació absoluta dels empleats. Qualsevol decisió es pren únicament i no es discuteix amb persones interessades o implicades.
• Democràtic - la característica principal és la discussió conjunta de temes i el desig de comprensió mútua. Quan es comunica amb l'interlocutor, s'utilitza una petició, recomanacions i motivació.
• connivent o formal - ve determinat per la participació mínima del cap en la gestió del personal, la negociació i la presa de decisions. Els casos difícils i les decisions arriscades es transfereixen a altres. L'eficàcia d'aquesta gestió ja no depèn del líder, sinó del nivell de desenvolupament del grup.
• Liberal - quelcom entre estils autoritaris i democràtics.La discussió de diversos problemes amb els socis o col·legues es minimitza, però s'utilitza en casos excepcionals i només amb l'objectiu de traslladar la responsabilitat a l'oponent.
• Negoci oficial - implica l'observança estricta de les normes de comunicació, els tòpics de parla i les normes de comunicació empresarial, on no hi ha lloc per a la manifestació de la individualitat.
• Científic - un discurs estricte, breu i restringit, adequat només en els camps de la ciència i l'educació. S'utilitza en activitats de recerca o docència.

La comunicació empresarial es refereix a tots els aspectes externs del comportament i es divideix en diverses àrees:

• els participants en la conversa tenen objectius i motius comuns;
• la conversa té lloc en un interval espai-temps;
• es construeix una clara jerarquia de comunicació entre tots els participants en la discussió, es distribueixen els estatus socials;
• els participants en la comunicació s'adhereixen a regles i normes generalment acceptades quan es comuniquen.

La comunicació empresarial ajuda a establir ràpidament els contactes necessaris, obtenir el suport de mecenes fiables. Ajuda a aconseguir una comprensió mútua.

Hi ha 4 funcions principals de la comunicació empresarial:

• Informació i comunicació - implica la recollida i el subministrament d'informació específica, així com l'intercanvi de coneixements i experiències.
• Interactiu - a causa del procés d'interacció entre persones. S'utilitza en el procés d'interacció (comportament, activitats i decisions dels socis).
• Perceptual és entendre l'altra persona. L'establiment o el debilitament del contacte es produeix sobre la base de la comprensió mútua.
• Regulatori-comunicatiu - permet ajustar el comportament dels participants a la discussió.Per fer-ho, cal dominar tècniques especials: saber convèncer, trobar compromisos i fer concessions.

A més, cal tenir en compte unes normes especials a l'hora de tractar amb empresaris. Qualsevol apel·lació, missatge i informació ha de complir els tres pilars:

• pel que fa al contingut: els missatges i la informació proporcionada han de ser clars i concisos;
• la part expressiva fa referència al component emocional;
• costat motivador - està dirigit als pensaments i sentiments de l'interlocutor.

Quan es comunica, una persona presta atenció a la parla i la veu de l'interlocutor. S'avalua segons uns indicadors:

• Vocabulari - l'absència de paraules paràsites i un discurs competent i expressiu ens permet afirmar amb seguretat que la persona és educada i culta.
• discurs intel·ligible i la pronunciació correcta de les paraules és la clau de l'èxit de qualsevol persona.
• entonació - permet posar els accents necessaris.
• Velocitat de parla - la parla lenta provocarà malenconia, i la parla ràpida no us permetrà concentrar-vos en la informació proporcionada.
• Discussió de les qualitats positives i negatives dels competidors. Intenta tocar aquests temes amb molta cura i tacte. Es tracta d'una mena de manipulació inofensiva que ajudarà a guanyar-se l'interlocutor.
• Combinació de frases llargues i curtes. Aquesta tècnica ajudarà a mantenir l'atenció de l'interlocutor.

Per aconseguir el respecte entre companys i socis, cal tenir en compte alguns matisos:

• Discussió de les qualitats positives i negatives dels competidors. Intenta tocar aquests temes amb molta cura i tacte. Es tracta d'una mena de manipulació inofensiva que ajudarà a guanyar-se l'interlocutor.
• Combinació de frases llargues i curtes. Aquesta tècnica ajudarà a mantenir l'atenció de l'interlocutor.
• En un entorn empresarial no hauríeu de mostrar les vostres preferències i emocions personals a l'hora de resoldre diferents problemes. El paper principal el juguen els interessos de l'empresa que representeu i els interessos de l'interlocutor. No hauríeu de canviar a veus elevades ni participar en una escaramussa verbal: qualsevol manifestació d'emocions afectarà negativament la vostra reputació i imatge.
• No barregis la feina i la vida personal. Les relacions amb els companys no han d'afectar la solució dels problemes de l'empresa. Si no pots construir una relació càlida amb una persona, això no vol dir que hagis d'ignorar la seva opinió i consells a l'hora de resoldre problemes comuns. La capacitat de separar les relacions personals de les empreses ajuda a centrar-se en les tasques desitjades i resoldre disputes.

• Prepareu-vos per a la discussió: fer consultes sobre l'interlocutor i triar les tàctiques de comunicació adequades.
• Sigues puntual - No prengui temps als socis comercials.
• Capacitat d'escolta de l'interlocutor - El teu avantatge innegable. Sense la capacitat de comunicar-se amb els clients, entendre les seves necessitats i desitjos, és impossible tenir èxit.
• Actitud amable amb tots els interlocutors. Fins i tot una parella deshonesta no ha de ser tractada amb menyspreu. Oblida't de l'hostilitat i intenta tractar l'interlocutor de manera favorable i amable. Recordeu que no hauríeu de parlar de la vostra relació amb altres persones en un entorn empresarial. Les relacions, la vida personal no s'han de parlar amb ningú.
• La capacitat de centrar-se en l'essencial. Intenta esbrinar què vol el teu interlocutor. Tenint en compte els seus interessos, intenta resoldre el problema i arriba a un denominador comú, sense perdre els teus desitjos.
• Capacitat de ser honest. Si la informació no és fiable, està distorsionada, es pot esbrinar en qualsevol moment inoportú i afecta la vostra reputació.
• No us oblideu de les normes de bons costums. Dirigiu-vos sempre a la persona pel seu nom, somriu i intenta felicitar-la, però evita els afalagaments.

En el següent vídeo trobareu les habilitats de comunicació empresarial més importants.