Psicologia de la comunicació empresarial

Els empresaris d'avui tenen moltes maneres de comunicar-se amb clients, col·legues i altres grups d'interès. Entendre la naturalesa de la comunicació empresarial us pot ajudar a assolir els objectius de la vostra empresa i la gestió diària.

En psicologia, el terme "comunicació" significa l'intercanvi d'informació entre persones mitjançant un sistema comú de símbols. Aquesta definició de comunicació inclou dos aspectes:

• En primer lloc, hi ha allò que es transmet, com ara fets, sentiments, idees, etc. Això vol dir que en el procés de comunicació, algú ha de rebre la informació transmesa.
• En segon lloc, la definició anterior posa èmfasi en l'element de comprensió en el procés de comunicació. La comprensió s'aconseguirà només quan el destinatari del missatge l'entengui en el mateix sentit que l'emissor. Per tant, la correcta interpretació del missatge és de gran importància.

La comunicació empresarial és l'intercanvi d'informació, fets i idees relacionades amb els negocis. En aquesta era de globalització, tota empresa, gran o petita, requereix una comunicació empresarial adequada, tant interna com externament.

Les principals característiques de la comunicació empresarial inclouen els components següents:

• Segmentació. Fins i tot a les organitzacions petites, seria un error suposar que tots els empleats tenen les mateixes necessitats, interessos i desitjos quan es tracta de comunicació empresarial. La comunicació empresarial eficaç està segmentada per satisfer les necessitats d'un públic específic. Per exemple, els empleats que treballen en un entorn administratiu tindran necessitats diferents i un accés diferent a la informació que els empleats que treballen en un entorn de producció.
• concreció. La comunicació empresarial eficaç ha de ser específica, i com més específica sigui, més s'ajusta a les seves pròpies especificitats.
• Precisió. Quan la informació és inexacta, es perd credibilitat. El remitent d'aquesta informació també perd la confiança. La comunicació empresarial eficaç ha de ser precisa tant pel que fa al contingut que es transmet com pel que fa a les coses senzilles que inclouen la gramàtica, l'ortografia i la puntuació.
• Oportunitat. Els empleats han de ser conscients del que passa a les seves organitzacions i a l'entorn extern com els afecta. Comunicar-se amb els empleats de manera oportuna és més difícil que mai, però és essencial per a una comunicació empresarial eficaç.

• Repetibilitat. Si un missatge només s'envia una vegada, no podeu estar segur que hagi arribat al destinatari. Una comunicació empresarial eficaç requereix comunicar-se amb freqüència per garantir que tots els empleats tinguin la informació que necessiten. A més, els empleats canvien, alguns marxen, altres s'incorporen a l'empresa, i tot això requereix una actualització de la informació.
• Multicanal. Les empreses disposen de molts canals de comunicació que van des dels tradicionals (impressió, taulers de missatges, reunions) fins als nous (correu electrònic, blocs, xarxes socials).Tots aquests canals s'han d'utilitzar per garantir que els empleats rebin informació en diferents condicions.
• La immediatesa. La comunicació cara a cara segueix sent la més eficaç, diuen els experts, i s'hauria d'utilitzar sempre que sigui possible. Per descomptat, en organitzacions molt grans això pot ser difícil, però fins i tot així, les alternatives poden incloure la videoconferència o l'ús de seminaris web.
• La presència de feedback. Els empleats haurien de poder compartir els seus comentaris, opinions i pensaments amb els directius i els empresaris. La comunicació bidireccional és eficaç tant per als empleats com per als empresaris.

De vegades has de treballar amb algú que no t'agrada o simplement no suportes. Però pel bé del vostre treball, és important mantenir una bona relació comercial amb ells. En aquest cas, intenta conèixer millor la persona. Probablement sap molt bé que no us agrada, així que feu el primer pas: inicieu una conversa confidencial o convideu-lo a sopar junts. Durant la conversa, centra't a buscar coses que puguis tenir en comú: preguntar sobre la família, els interessos, els èxits passats.

La cultura corporativa és essencial per a una comunicació empresarial reeixida. Contribueix al manteniment de l'etiqueta empresarial a la feina, a més, estudis en aquest àmbit mostren una relació directa entre la cultura corporativa i la facturació de les empreses.

Els experts anomenen sis principis psicològics bàsics de la comunicació empresarial:

• Reciprocitat. La reciprocitat en els negocis significa expectatives mútues a l'hora d'intercanviar valor. Si una persona dóna alguna cosa, s'espera que el destinatari doni alguna cosa a canvi. La reciprocitat crea confiança entre els socis i la seva relació es desenvolupa millor.
• Persuasivitat. Conèixer el producte, les tendències, els resultats de la investigació de la negociació et farà molt més persuasiu. És important mostrar la vostra consciència per guanyar-vos la confiança de la parella.
• obligatòria. Compleu sempre amb les vostres obligacions, no només escrites, sinó també verbals. Recordeu que fins i tot una encaixada de mans és un signe d'acord. Si us costa recordar el que vau dir en un moment o altre, escriu-ho. Donaràs la impressió d'una persona vinculant.
• Subseqüència. Sigueu sempre coherents en les vostres accions i accions, i mai canvieu els vostres principis empresarials.
• Lluitant pel consens. El consens implica que tothom pren i recolza la decisió i entén les raons per prendre-la. El consens és possible entre els socis si tenen valors i objectius comuns, i hi ha acord entre ells sobre qüestions concretes i una direcció comuna.
• Afecte personal. És més probable que interactuem amb aquelles persones que deixen clar que els agraden i en la presència de les quals ens sentim significatius. L'atractiu físic hi juga un paper, però la similitud també és molt efectiva. Fem una crida a aquelles persones que s'assemblen a nosaltres en roba, edat, situació socioeconòmica.

La comunicació és ètica quan és directa, honesta i recíproca.Si la comunicació pretén ocultar la veritat o fer mal a una altra persona, no pot ser ètica.

Tot i que l'ètica no és el mateix que la moral, hi ha una forta relació entre els dos conceptes: la moral són idees sobre el que és correcte i el que està malament, i l'ètica són principis de comportament que estan influenciats per les creences morals. Per tant, l'ètica de la comunicació depèn molt dels principis morals:

• Honestedat. En general, la comunicació ètica és una comunicació honesta. Tot i que hi ha moments en què seria més ètic mentir, per exemple a un presumpte assassí, sobre el parador d'una possible víctima, aquests casos són l'excepció més que la regla. A més, l'honestedat és més que la veritat; significa ser obert, oferir qualsevol informació que tinguis, fins i tot si compromet els teus propis interessos a curt termini. La confiança en les persones està estretament relacionada amb l'honestedat. Crear un entorn de confiança és el camí cap a una comunicació ètica en un entorn empresarial.
• obertura. L'obertura és un dels punts clau de la comunicació ètica. En comunicació, això vol dir estar obert a idees i opinions diferents, així com estar disposat a expressar les pròpies opinions, encara que no esperes que siguin acceptades.

• Lleialtat. En el context de les comunicacions empresarials, fidelitzar significa destinar el temps i els recursos necessaris per a una discussió integral dels problemes. Només així tothom tindrà l'oportunitat de ser escoltat.
• Construcció de consens. La comunicació ètica està orientada a objectius més que no a l'estatus. Un estil de comunicació en què diferents grups s'uneixen en camps oposats i es guien principalment pels seus propis interessos no aporta res al conjunt de l'organització. L'ètica per a una organització és un estil de comunicació en què les persones busquen consens, no oposició, i se centren a fer el que poden per l'empresa. Així, com que ajudar una organització és un imperatiu moral, arribar al consens és un estil ètic de comunicació.

Es creu que hi ha sis tipus principals d'interlocutors. Per preparar-se millor per a converses importants, és important saber de quin tipus ets:

• reflexiu. Ets un interlocutor reflexiu si en el procés de comunicació sents l'estat d'ànim d'una parella. El teu discurs és suau, tranquil, ets sensible, entens l'interlocutor i t'agrada establir relacions amb altres persones.
• Àrbitre. Sou un interlocutor de tipus jutge si analitzeu temes i qüestions, esbrineu els punts principals i després els expliqueu amb eficàcia als altres. Tu dirigeixes la conversa i la dirigeixes de manera directa i persuassiva.
• noble. Ets el tipus d'interlocutor "noble" si t'agrada la comunicació oberta, i és fàcil que altres persones es comuniquin amb tu. També estàs concentrat i sempre vas directe a l'objectiu.
• Diputat. L'interlocutor de tipus adjunt és diplomàtic i utilitza la comunicació per acabar amb els conflictes. També parla suau, encantador i fa que la gent se senti còmode.
• Sòcrates. El tipus d'interlocutor Sòcrates és bo per resoldre problemes i persuadir els altres, li agraden els debats llargs.És detallat i ben informat, i les seves opinions són valorades pels altres.
• Oficial. Aquest tipus d'interlocutors utilitza la comunicació per tal de fer realitat els seus somnis i tenir èxit a la feina i a casa. Aquest és un pensador astut i estratègic.

Els experts diuen que hi ha quatre estils de comunicació principals: analític, intuïtiu, funcional i personal. Cap estil de comunicació és inherentment millor que un altre. Però escollir l'estil de comunicació incorrecte per a un públic determinat pot causar problemes:

• Estil analític. La comunicació analítica implica tractar dades dures i números reals. Les persones que es comuniquen amb aquest estil eviten mostrar sentiments i emocions quan parlen. Un gran avantatge de l'estil de comunicació analítica és que podeu analitzar els problemes de manera lògica i desapassionada. Això vol dir que la gent veu que estàs ben informat i tens una gran experiència analítica. Un possible inconvenient de tenir un estil de comunicació analític és que et consideren fred o insensible.
• Estil intuïtiu. Quan et comuniques amb un estil intuïtiu, prefereixes capturar tota la imatge i evitar els detalls per por de quedar-hi empantanats. Això us permet arribar directament al cor del problema en lloc de passar-lo per etapes. L'avantatge d'aquest estil és que et comuniques de manera ràpida i precisa, aprofundint fàcilment en temes grans i complexos. Tanmateix, en una situació que realment requereix detalls, és possible que no tingueu la paciència.

• estil funcional. Aquest estil implica metodicitat, presència de plans detallats, terminis precisos. Les persones que es comuniquen amb aquest estil són bons intèrprets que mai es perden res.Un possible inconvenient d'un estil de comunicació funcional és que podeu perdre l'atenció del vostre públic, sobretot quan parleu amb interlocutors intuïtius.
• Estil personal. En comunicar-te amb un estil personal, sents una connexió emocional amb la teva parella, i això et permet saber què pensa realment. Ets un bon oient i un bon diplomàtic, saps suavitzar els conflictes, mantens bones relacions amb molta gent. Aquest estil et permet construir relacions personals profundes. La gent sovint recorre a tu perquè pots reunir diferents grups. L'inconvenient d'aquest estil de comunicació és que de vegades pots molestar els interlocutors de tipus analític als quals els agraden els números difícils i les discussions lògiques.

Per conèixer les habilitats de comunicació empresarial més importants, mireu el següent vídeo.