etiqueta de correspondència comercial

La correspondència d'oficina és un gènere molt especial que has de dominar si vols escalar l'escala corporativa. Les bones habilitats d'escriptura empresarial us serviran fidelment: us ajudaran a comunicar-vos amb subordinats, superiors i socis, a destacar la vostra educació i la vostra perspectiva. L'estil de comunicació ha de ser limitat, proposat, sense desviar-se d'un tema determinat.

Qualsevol comunicació, tant personal com escrita, és interacció amb la gent per intercanviar informació, impressionar i negociar. Res humà ens és aliè, de vegades donem sortida a les emocions, però en l'àmbit empresarial no hi hauria d'haver lloc per a la manifestació violenta dels nostres sentiments, trets de caràcter i temperament.

Una característica important de la comunicació empresarial és que no es pot tallar a mitja frase. Per cada carta que rebeu, heu d'escriure una resposta, encara que no us ve de gust.Si rebeu una trucada i no teniu temps per agafar el telèfon, assegureu-vos de tornar a trucar. Per descomptat, la comunicació amb algunes persones és desagradable. És per això que la llista de qualitats obligatòries d'un directiu inclou la resistència a l'estrès.

Sens dubte, una reunió de negocis, una conversa telefònica o una correspondència per correu electrònic de negocis tindran algun propòsit. Com a resultat, les parts han d'arribar a conclusions, discutir el projecte, acordar una associació estratègica, etc.

En el discurs escrit, potser encara hi ha més restriccions i convencions que en el discurs oral. Comunicant-nos directament amb l'interlocutor, en una reunió personal, podem posar èmfasi entonacional en aquest o aquell fet, aclarir alguna cosa si l'interlocutor no ens entén. Si es comet un error de parla, el podem corregir immediatament. Però en una carta comercial, hem de ser extremadament clars i precisos perquè les paraules no impliquin una doble interpretació.

Solien dir: "El paper ho aguantarà tot", la qual cosa implica que fins i tot es poden escriure fets poc fiables. Som del parer que La correspondència comercial ha de ser el més honesta possible. Per cert, ara les cartes en paper s'envien cada cop menys. Bàsicament, transporten contractes i altres documents. En aquest cas, els papers de carta s'utilitzen com a prova de l'alt estatus de l'organització.

Avui en dia, en la majoria dels casos, la correspondència empresarial es fa a l'espai virtual, i té característiques pròpies. Quan el diàleg tot just comença, s'acostuma a escriure una salutació segons l'etiqueta, per exemple: "Hola, estimat Oleg Sergeevich! ". I a l'adreça posterior durant la jornada laboral es pot ometre la salutació.

La comunicació escrita, fins i tot per correu electrònic, requereix el compliment de les normes lingüístiques i una alfabetització impecable. Després de tot, la correspondència revelarà els vostres buits a un interlocutor educat. Per tant, us aconsellem que comproveu el que està escrit amb l'ajuda de serveis especials, si no esteu del tot segur del vostre propi coneixement.

Enumerem les normes generals que exigeixen l'ètica de la comunicació electrònica. Són bastant senzills, però molts, per desgràcia, els descuiden:

• l'inici de cada frase s'escriu amb majúscula;
• es posa un punt al final de la frase perquè quedi clar el significat del que es llegeix;
• per resoldre el problema i suggerir solucions, és útil utilitzar una llista amb vinyetes o numerades;
• per a més claredat, és bo utilitzar taules, gràfics, gràfics;
• no intenteu concretament semblar un interlocutor intel·ligent i culte, no compliqueu els pensaments simples amb excessius girs de participi i participi;
• com més senzill expresseu els vostres pensaments, millor;
• encara que en la cultura de la parla quotidiana requereix evitar l'argot, en un entorn empresarial, l'argot professional i els préstecs de l'anglès ara es consideren una bona forma (però no us excediu!).

Hi ha els següents tipus de missatges:

• ofertes promocionals;
• acció de gràcies;
• acompanyant;
• garantia;
• recordatoris;
• avisos;
• propostes de cooperació.

A més de les normes generals, és important conèixer alguns detalls de la redacció empresarial.Donarem les normes que seran adequades en la gran majoria dels casos.

L'inici d'un correu electrònic s'anomena capçalera. Té el logotip de l'organització. És útil tenir sempre a mà (és a dir, a l'escriptori del vostre ordinador) una plantilla en la qual s'introdueixi aquest logotip.

A diferència de la comunicació fora de línia, les regles modernes no obliguen a saludar el destinatari, i podeu indicar immediatament l'essència de l'assumpte trucant-lo pel seu nom i patronímic. No obstant això, molts continuen escrivint al començament del missatge: “Bon dia! ", "Hola! ", "Bona nit! ' o 'Salutacions'. I en això tampoc no hi ha cap desviació de la norma.

Els requisits per al cos de la carta suggereixen que és en ell on rau el significat de la correspondència. Dividir el text en paràgrafs es considera una bona forma, senyal d'una actitud atenta cap a l'interlocutor. En cada paràgraf s'anomena i es divulga un o altre aspecte del tema. A més d'identificar el problema, s'acostuma a suggerir maneres de resoldre'l. Per dir-ho així, per revelar una idea de negoci en miniatura.

A la part final del missatge, pots expressar sentiments tant formals com més personals. La frase "Respectously...", "Best regards..." ("best regards" en anglès) o un desig més emotiu "Have a nice day! ".

En una signatura personal, és imprescindible indicar el cognom i el nom (i en alguns cercles, també el patronímic). També hi hauria d'haver números de telèfon als quals podeu trucar: mòbil i ciutat d'oficines. Recentment, s'ha posat de moda una signatura electrònica amb el logotip d'una empresa.

Un enllaç addicional al portal electrònic de l'organització serveix com a publicitat addicional i pot augmentar el trànsit a aquest lloc en el futur.

La majoria dels empleats d'oficina tenen un arxiu molt extens de cartes a la seva bústia de correu electrònic. Perquè l'interlocutor no es confongui en una correspondència llarga, es recomana enviar una carta en forma de resposta. Quan feu clic a la casella corresponent al començament de l'assumpte de la carta, apareix l'abreviatura anglesa "Re...". Això és molt convenient, perquè el destinatari recordarà immediatament el progrés de la correspondència.

Podeu desar tot l'historial de la comunicació virtual amb aquest interlocutor, o podeu deixar només les últimes o les cites més significatives. L'etiqueta empresarial moderna requereix que respongueu ràpidament als correus electrònics. Després de tot, passem una part important del nostre dia a l'ordinador de la feina. A més, el correu es pot consultar des de dispositius mòbils.

Si el missatge té una importància i urgència particulars, es permet escriure sms o fer una trucada telefònica per recordar la carta.

Entre les figures creatives, no s'accepta l'ús de segells i, a més, és ridiculitzat i condemnat. Però en la correspondència comercial, els segells ajuden a reflectir situacions estàndard.

És útil tenir una guardiola virtual d'expressions i frases establertes. De fet, la comunicació estructurada, el treball d'oficina i la solució de problemes formals es construeixen sobre aquests tòpics. Per exemple, la simpatia s'expressa amb la facturació "Malauradament, us hem d'informar...".Un sentit d'agraïment es reflecteix en aquesta fórmula de deure: "Gràcies per la teva inestimable aportació...". I, finalment, alegria: "Estem orgullosos d'informar-vos que...". Però la frase final: "Esperem una cooperació més fructífera" expressa l'esperança de més contactes comercials.

Així doncs, vam parlar de l'etiqueta de la correspondència comercial. Aquestes normes són necessàries per tal que la comunicació sigui el més còmoda i fructífera possible. Fes-los servir i veuràs que la teva feina al servei ha anat bé!

Per obtenir més informació sobre les regles de la correspondència empresarial, inclòs el correu electrònic, consulteu el vídeo següent.