Fases de la comunicació empresarial

La comunicació és el procés d'interacció entre persones, que inclou l'intercanvi, l'avaluació i la comprensió d'informació. Quan es tracta de comunicació empresarial, s'utilitzen determinades normes i regles per ajudar a que la interacció dels socis sigui més còmoda. Tenir en compte la seqüència correcta, que consisteix a observar les etapes necessàries de la comunicació empresarial, garanteix l'assoliment del resultat desitjat, preferible per ambdós socis.

La comunicació empresarial és un procés de diverses etapes que implica la creació i millora de les relacions entre persones relacionades amb necessitats específiques. Aquest procés implica la transferència d'informació important, el desenvolupament del concepte d'interacció, percepció i comprensió de l'interlocutor.

La comunicació empresarial té una sèrie de característiques, el coneixement de les quals ajudarà a comprendre l'essència d'aquest tipus d'interacció:

• Valor de reputació. En els negocis, la cara d'una empresa és la seva reputació, que és la base sobre la qual es basa l'èxit futur de l'empresa.Per això, la comunicació empresarial està orientada a mantenir-la i protegir-la.
• Claredat i precisió. Una definició clara i precisa dels objectius assegura un desenvolupament professional efectiu que promou una ràpida autoorganització i la formació de responsabilitats.
• Activitat conjunta, beneficiosa per a ambdues parts. En la interacció empresarial, un no pot tenir cura del benestar d'un sol costat. La unitat dels socis i la posició mútuament beneficiosa garanteix l'èxit i excel·lents resultats per a ambdues parts.

El resultat de la comunicació empresarial depèn de la cura amb què s'organitza el procés en si. En l'estructura de la comunicació empresarial es poden distingir determinades etapes. El coneixement dels punts principals d'aquesta comunicació i de les normes de comportament corresponents a cada etapa ajudarà a assolir l'objectiu estimat.

Aquesta etapa implica l'organització directa de la reunió. En una primera fase, cal elaborar un pla amb preguntes concretes i diverses opcions per resoldre el problema. Cal analitzar els punts de vista del soci negociador i triar l'estratègia de relació més beneficiosa; es recomana fer una predicció del resultat de la conversa. Els moments organitzatius completen l'etapa preparatòria: la designació del lloc i l'hora de la reunió.

El retrat psicològic de l'interlocutor, que es desenvolupa als teus ulls, depèn de determinades circumstàncies, la durada del coneixement, la informació sobre la persona rebuda d'altres empleats. Es distingeixen actes de conducta verbals i no verbals, que permeten elaborar un retrat psicològic de l'interlocutor:

• manera de parlar (contingut, consistència, durada, expressivitat i característiques del discurs);
• gestos i expressions facials;
• accions específiques (moviments i postures d'una persona, distància entre interlocutors, tocs);
• moviments corporals (tocar, acariciar).

Una funció important en la creació d'un retrat psicològic la realitza l'estudi de l'aparença de l'interlocutor. Es tracta de preferències de roba, neteja, pulcritud i impecabilitat d'aspecte, adhesió a les tendències de moda o negligència d'aquestes, copiar roba que porten altres persones.

Per determinar el retrat psicològic d'un empleat, cal centrar-se en la seva personalitat:

• caràcter (interessos, principis, plans, preferències);
• comportament (competència, habilitats per a la vida, experiència professional);
• el vessant espiritual de la personalitat (trets únics dels processos i propietats de les esferes intel·lectual, cognitiva i emocional);
• aspectes socials i psicològics (estatus, rol social, estil de vida i especificitats laborals);
• propietats biopsíquiques (temperament, gènere i edat de l'interlocutor, estat de salut);
• formació de contactes.

Per establir una comunicació empresarial, cal crear un ambient propici per a una conversa seriosa, que implica demostrar al soci la teva bona voluntat i interès. Això es veurà facilitat per un somriure suau, una salutació educada i una pausa que ofereixi a l'interlocutor l'oportunitat d'incorporar-se a la conversa i participar-hi directament.

Una conversa estàndard comença amb la implementació de les següents accions: divulgació d'objectius, rendiment dels socis tant d'una banda com de l'altra, expressar el tema, presentar la persona que condueix la conversa, anunciar el procediment per investigar el tema.

Aquesta etapa és obligatòria per determinar un pla de negociació adequat i augmentar l'interès en la interacció per part del soci. Aquest tràmit es pot facilitar amb una broma que seria adequada al lloc i al moment.

També hauríeu de decidir quins papers jugaran les parts en el curs de la comunicació empresarial. L'acceleració del procés es facilita amb la imitació d'una parella, un reflex mirall de la seva postura, plasticitat, to de veu, gestos. Passat un temps (5-10 minuts), es pot procedir a l'anunci de les condicions. Això requereix posicions iguals. Podeu passar a una altra posició, que es manifesta per comunicació no verbal.

Durant aquesta fase, s'ha de posar èmfasi en les semblances més que en les diferències. Gràcies a això, les negociacions ajudaran a aconseguir el resultat desitjat. En cas de desacords irresolubles, es recomana passar a una posició neutral, que no impliqui establir la pròpia valoració.

Recordeu que calen arguments forts. En aquest cas, s'han de respectar algunes regles:

• La presentació de pensaments s'ha de fer utilitzant frases senzilles, entenedores, precises i convincents.
• Serà adequat adaptar els arguments a la personalitat de la parella.
• És desitjable presentar les vostres proves de manera clara i concisa.
• Quan parles d'un problema, has de ser ferm: no pots cedir si confies en la teva opinió.
• Sempre hi hauria d'haver una evidència de pes que recolzi la tesi en reserva (en cas que l'interlocutor comenci a dubtar de la decisió).
• Es recomana utilitzar fets fiables que ajudin l'interlocutor a prendre una decisió sense demora.
• No et rendeixis fins que la parella finalment confirmi la seva negativa.
• Has d'utilitzar els arguments més convincents a favor de la teva posició, intentant expressar els pensaments de manera que estiguin plenament interessats en l'interlocutor.

Quan interactuem, sempre és difícil evitar diverses discussions. La tasca principal que s'ha de fer en aquesta situació és demostrar a la parella que tens raó (eliminant dubtes, determinant els motius de la resistència, reacció defensiva, pensant en tàctiques). Al mateix temps, s'han d'evitar judicis categòrics, sinó tot es convertirà en l'efecte contrari.

Si s'aconsegueix la comprensió, la interacció addicional no causarà dificultats greus. Després d'això, haureu de trobar un benefici comú. Dóna a la teva parella l'oportunitat de prendre la iniciativa.

Cal controlar la seva participació per assolir l'objectiu desitjat.Si la vostra pròpia decisió és molt més forta que la de l'interlocutor, hauríeu de considerar acuradament la seva proposta i explicar per què s'ha de concretar la idea, sobre quina base és més rendible prendre una posició diferent.

Els criteris formulats s'han de traduir a la versió final. Després d'això, cal iniciar un acord. Es recomana descriure amb més detall les obligacions assumides per cadascuna de les parts. Tan bon punt es prengui la decisió, serà apropiat l'agraïment expressat a l'interlocutor.

L'etapa final de la comunicació empresarial té un paper molt important, per la qual cosa s'ha de donar la mateixa atenció que totes les anteriors. El dictamen final repercuteix en la imatge de l'interlocutor en el seu conjunt i en les associacions que actualment es mantenen i es preveuen per al futur. Encara s'ha de mostrar benevolència, respecte i tacte.

La comunicació empresarial es beneficiarà i garantirà bons resultats quan s'utilitzi les regles i directrius següents:

• Les begudes (te, cafè) s'ofereixen a criteri del propietari o durant negociacions prolongades.
• No feu trucades telefòniques durant les negociacions comercials. És millor apagar el telèfon per aquest temps. Cal mostrar respecte pel soci i el procediment general per a la interacció empresarial.
• Es prohibeix sortir del local durant les negociacions. Un cas excepcional és la necessitat d'assistència mèdica.
• Mantenir els registres de treball és benvingut, ja que posa èmfasi en l'interès i l'atenció a la parella.
• Un signe de bon gust és no fer preguntes relacionades amb el secret comercial d'un soci.Això ajuda a evitar la incomoditat i la posició incòmode.

Tot sobre les habilitats importants de comunicació empresarial, vegeu el següent vídeo.