Conversa empresarial: regles, varietats i etapes

Els resultats de les relacions comercials sovint depenen de negociacions i diàlegs personals. Els contactes comercials, establerts per escrit o per telèfon, es desenvolupen en converses personals. Al mateix temps, els participants de l'entrevista utilitzen tota la varietat de mitjans de comunicació: utilitzen no només la parla, sinó també els gestos, les expressions facials i la influència personal.

Una conversa de negocis sol ser una conversa entre dos interlocutors, per això haurien de tenir en compte les especificitats personals de l'oponent, els seus motius, les característiques de la parla i aplicar l'etiqueta. La comunicació interpersonal implica una varietat de mètodes per influir en l'interlocutor.

Una conversa d'empresa que té un tema específic i està orientada personalment es porta a terme sovint dins de la mateixa organització entre empleats.L'objectiu de la conversa és el desig d'un participant en la comunicació d'influir en un altre o en un grup sencer d'empleats amb l'ajuda de paraules per impulsar l'activitat, els canvis en l'entorn laboral o les relacions existents i millorar-ne la qualitat.

Un altre objectiu d'una conversa empresarial és la necessitat que la direcció formi conclusions i decisions basades en les opinions i el raonament dels empleats.

L'avantatge de les converses empresarials sobre altres tipus de comunicació verbal és:

• en la velocitat de reacció a les observacions dels interlocutors, que ajuda a obtenir el resultat desitjat;
• en augmentar la consciència de l'administrador tenint en compte, controlant i supervisant els punts de vista, judicis, pensaments, arguments i declaracions escèptiques escoltades durant l'entrevista;
• en la conveniència d'un conjunt raonable de mètodes flexibles per estudiar el tema en discussió, que és una conseqüència de la resolució del problema i les reivindicacions de totes les parts.

Una conversa empresarial se centra en la implementació de determinades funcions:

• trobar noves direccions;
• llançament de projectes prometedors;
• intercanvi de dades;
• regulació de les activitats iniciades;
• comunicació mútua dels empleats d'una empresa;
• facilitar els contactes comercials entre institucions, empreses, indústries.

Els resultats d'una conversa i reunions empresarials no només estan determinats per la preparació per a això, sinó també per la construcció de la conversa.Els errors indiscutibles es poden evitar mitjançant mètodes ben establerts de realització d'entrevistes i observant-ne els principis. Sempre hi hauria d'haver un ambient de bona voluntat: les declaracions dures són inacceptables.

El principi de racionalitat implica la moderació de la conducta, especialment en el cas d'una parella que mostra emoció. La manca de control de les emocions sol afectar negativament la decisió presa. Aquesta solució no es pot anomenar òptima.

El principi de comprensió és necessari perquè els interlocutors puguin trobar un punt en comú en el diàleg i aconseguir l'efecte desitjat.

Durant la conversa, la concentració d'atenció dels parlants fluctua fins i tot en absència de factors dissipatius. Tenint en compte i observant aquests matisos, en aquest moment cal tornar a cridar l'atenció sobre un mateix i reprendre el contacte interromput.

El principi de fiabilitat dicta l'observança obligatòria de l'autenticitat d'informar a l'interlocutor, encara que doni informació falsa. Això beneficia el diàleg i aconsegueix els objectius desitjats.

Un principi psicològic important és la distinció entre el tema de la conversa amb l'interlocutor. Una actitud subjectiva envers un oponent pot afectar l'objectivitat de l'avaluació dels indicadors. Una conversa constructiva es basa en la distinció entre esdeveniments amb punts de vista i opinions amb experiències.

La concreció d'aquests principis generals per dur a terme converses empresarials són les regles per a la seva implementació, que contribueixen a la seguretat i l'eficiència de les negociacions.

La regla del doble interès és que cadascun dels entrevistadors té un doble interès: no només l'essència i el contingut del tema de la conversa, sinó també la cooperació amb un company.Mantenir relacions fructíferes no és una tasca menys important en una conversa que l'intercanvi d'informació.

Els experts recomanen dirigir la conversa de manera que no interfereixi en la relació entre empleats i directius. Per a això necessites:

• no s'afanya a treure conclusions sobre els motius i les intencions dels interlocutors, basant-se en els seus propis supòsits;
• escoltar amb atenció l'oponent i demostrar que s'entén;
• expressa el teu interès i els teus objectius en lloc de discutir sobre el passat, i els pensaments s'han d'expressar de manera clara i clara;
• discutir accions futures.

L'èmfasi en l'interès per la parella també es considera una norma significativa que ajudarà a facilitar molt les tasques d'ambdós interlocutors. Frases: "comprensible", "interessant", "encantat de saber", inserides de manera natural a la conversa, crearan un ambient relaxat i ajudaran a expressar acord i comprensió mútua. El mateix problema es pot resoldre si et dirigeixes a l'interlocutor, anomenant-lo pel seu nom i patronímic, i tampoc no mostrant ansietat i irritabilitat.

La voluntat d'aclarir informació addicional o auxiliar també ajudarà a mantenir l'interès.

Cada conversa és una manera de trobar un punt en comú. Perquè el diàleg tingui èxit, no s'aconsella començar-lo amb contradiccions. Normalment comencen amb temes sobre els quals les opinions són les mateixes, per exemple, sobre el temps. Això es fa perquè des del primer moment no hi hagi una resposta negativa i no s'hagi de dedicar cap esforç a persuadir l'interlocutor.Els experts recomanen tenir sempre unes quantes frases preparades prèviament, les respostes només són positives.

La preparació per a una conversa de negocis comença amb l'etapa més important: la planificació, que consisteix a formular els problemes i objectius de la reunió, així com a crear un pla de negociació i mètodes per a la seva implementació. Els professionals aconsellen:

• reflexionar i sospesar el procés proposat de la conversa prevista, elaborar el seu programa;
• recollir tota la informació necessària sobre un possible interlocutor;
• provar l'eficàcia dels seus arguments necessaris per corroborar les seves creences i intencions;
• comprovar la coherència de les seves definicions i pensaments;
• reflexionar sobre les opcions de reacció de l'interlocutor o de l'oponent als arguments presentats.

La cita de l'hora i el lloc de la futura conversa depèn de la posició i l'actitud dels participants. Es pot dur a terme en territori propi, estranger o neutral. Després de realitzar la formació operativa, cal comprovar i editar els materials recollits i preparats i donar la forma definitiva al pla de la futura entrevista.

La construcció d'una conversa de negocis consta de 5 etapes:

• l'inici de la conversa;
• proporcionar informació;
• argumentació;
• tombar els arguments de l'oponent;
• aprovació de propostes.

Cadascun d'aquests passos es basa en el coneixement professional, la claredat, la lògica, als quals s'afegeixen les qualitats personals dels entrevistadors, que tenen una gran importància en la conversa. Un pla de conversa s'ha de construir sobre la base de diverses opcions possibles per al seu resultat. De vegades cal repetir alguns arguments.

En la primera etapa, a l'inici del diàleg, és important trobar contacte amb una parella, organitzar un entorn atractiu, interessar l'interlocutor i prendre la iniciativa. S'aconsella utilitzar tècniques especials que inicien un diàleg. Això inclou:

• una tècnica per alliberar tensió, que ajuda a establir contactes propers amb l'adversari;
• una manera d'enganxar l'interlocutor, que us permet posar ràpidament al dia els problemes;
• un mètode per estimular la fantasia, que implica l'aparició d'un gran nombre de preguntes;
• abordar el problema directament.

L'inici correcte de la conversa és el coneixement, la formulació exacta dels seus objectius i objectius, la nominació del tema, la comunicació de les normes per considerar els problemes.

En l'etapa d'aportació d'informació, cal conèixer les peticions i opinions de la parella, les seves motivacions, arguments i desitjos, informar de la informació prevista i analitzar la posició de l'interlocutor.

En la fase de refutar els judicis de l'adversari, les seves observacions s'han de neutralitzar. Per fer-ho, cal que exposis els teus arguments de manera convincent, sens dubte, sense permetre la possibilitat de refutar la teva opinió. La lògica de la negació rau en l'anàlisi de la informació dubtosa, la recerca de la veritable causa, la selecció de conceptes i mètodes. En aquest cas, s'utilitzen diversos trucs i trucs.

En l'etapa de presa de decisions, es resumeixen els resultats de l'argumentació acceptada i aprovada per l'interlocutor, s'eliminen els matisos negatius i les conclusions, es consolida i confirma el resultat aconseguit, es proposen temes per a una col·laboració posterior. En aquesta etapa, no s'ha de mostrar incertesa perquè la parella tampoc comenci a dubtar de la decisió presa.

Els tipus independents de converses empresarials es caracteritzen per la següent classificació:

• en sol·licitar una feina;
• a l'acomiadament;
• sobre el problema;
• caràcter disciplinari.

La primera varietat és de tipus introductori, la tasca principal de la qual és determinar i avaluar les qualitats empresarials del sol·licitant per al lloc. El gerent només ha de fer al sol·licitant unes quantes preguntes bàsiques que contenen informació sobre la persona: el nivell d'estudis, l'experiència laboral, les habilitats i habilitats existents, els motius per buscar feina, el nivell de sol·licituds de pagament. De vegades cal aclarir també les qualitats personals.

Una entrevista sobre la sortida d'un empleat pot ser de dos tipus: d'acord voluntari o forçada. En el primer cas, l'administrador hauria d'esbrinar els motius de l'acomiadament; això es deu a l'atenció a la millora de la gestió de l'organització. Normalment en aquests casos és possible trobar informació útil que permet resoldre alguns problemes.

El tercer tipus és una conversa amb un empleat del qual es veuen obligats a separar-se. Per regla general, és molt difícil per a un líder. En el procés d'aquesta conversa, s'ha d'observar la delicadesa, però al mateix temps declarar correctament i justament les reclamacions contra ell. Hi ha regles i consells especials sobre com portar a terme aquesta conversa.

L'argumentació es pot basar en mètodes retòrics i especulatius. Els retòrics són:

• fonamental, consistent en una apel·lació directa a un soci;
• contradicció basada en trobar desacords en els arguments;
• una tècnica per destacar conclusions que condueixi als resultats desitjats mitjançant conclusions intermèdies;
• comparativa;
• mètode de desmembrament basat en la selecció de peces individuals;
• mètode boomerang;

• boicot;
• canviar l'èmfasi i posar en primer pla els seus interessos;
• mètode d'inferència basat en un canvi gradual en l'essència del problema;
• mètode d'enquesta, conclosa en preguntes preestablertes;
• tècnica d'assistència explícita.

Es poden considerar mètodes especulatius:

• tècnica d'exageració;
• anecdòtic;
• tecnologia d'ús de l'autoritat;
• la tècnica de dubtar de la identitat de l'interlocutor;
• un mètode d'aïllament, que consisteix a presentar expressions individuals de forma modificada;
• transformació de la direcció, a partir de la transició a una altra qüestió no relacionada amb la disputa;
• la repressió, que consisteix a exagerar problemes menors;
• una tècnica d'engany en la qual s'informa d'informació confusa;
• retard - retardar la conversa;
• una crida basada en una crida a la simpatia;
• tècnica de distorsió;
• preguntes trampa.

Els experts recomanen dur a terme converses empresarials de la següent manera: fer suggeriments o valorar alguna cosa en un formulari de pregunta-resposta que permeti mantenir una posició d'iniciativa, no permetre un to categòric, animar l'interlocutor a ser actiu i al mateix temps obtenir el necessari. informació. Per exemple, és adequat i racional utilitzar les frases:

• “Quina és la teva opinió sobre aquest tema? »;
• "Com creus?.. ";
• “He entès bé el teu punt de vista? »;
• "No hauríem de mirar una altra opció tu i jo? »;
• “No creus que ara la situació no està a favor teu? ".

Una conversa de negocis contribueix a fer realitat el desig de la gent de canviar la situació o establir relacions qualitativament noves entre els participants en el diàleg. Aquestes converses són una part important de les relacions empresarials i polítiques, i representen l'establiment de vincles entre socis autoritzats per les seves organitzacions per resoldre problemes. Necessites parlar breument.

Per obtenir més informació sobre les normes de comunicació empresarial, vegeu el següent vídeo.