ব্যবসায়িক যোগাযোগের মনোবিজ্ঞান

ব্যবসায়ীদের কাছে আজ গ্রাহক, সহকর্মী এবং অন্যান্য স্টেকহোল্ডারদের সাথে যোগাযোগ করার অনেক উপায় রয়েছে। ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রকৃতি বোঝা আপনাকে আপনার কোম্পানির লক্ষ্য এবং প্রতিদিনের ব্যবস্থাপনা অর্জনে সহায়তা করতে পারে।

মনোবিজ্ঞানে, "যোগাযোগ" শব্দের অর্থ প্রতীকগুলির একটি সাধারণ সিস্টেমের মাধ্যমে মানুষের মধ্যে তথ্য বিনিময়। যোগাযোগের এই সংজ্ঞা দুটি দিক অন্তর্ভুক্ত করে:

• প্রথমত, সেখানে যা জানানো হয়, যেমন তথ্য, অনুভূতি, ধারণা ইত্যাদি। এর মানে হল যে যোগাযোগের প্রক্রিয়ায়, কাউকে অবশ্যই প্রেরিত তথ্য গ্রহণ করতে হবে।
• দ্বিতীয়ত, উপরের সংজ্ঞাটি যোগাযোগের প্রক্রিয়ায় বোঝার উপাদানটির উপর জোর দেয়। বোঝা তখনই অর্জিত হবে যখন বার্তার প্রাপক এটি প্রেরকের মতো একই অর্থে বোঝে। সুতরাং, বার্তাটির সঠিক ব্যাখ্যা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

ব্যবসায়িক যোগাযোগ হল ব্যবসা সম্পর্কিত তথ্য, তথ্য এবং ধারণার আদান-প্রদান। বিশ্বায়নের এই যুগে, প্রতিটি ব্যবসা, বড় বা ছোট, অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিকভাবে সঠিক ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রয়োজন।

ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রধান বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে নিম্নলিখিত উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

• সেগমেন্টেশন। এমনকি ছোট প্রতিষ্ঠানেও, ব্যবসায়িক যোগাযোগের ক্ষেত্রে সমস্ত কর্মচারীদের একই চাহিদা, আগ্রহ এবং আকাঙ্ক্ষা আছে বলে ধরে নেওয়া ভুল হবে। কার্যকর ব্যবসায়িক যোগাযোগ নির্দিষ্ট শ্রোতাদের চাহিদা মেটাতে বিভক্ত করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি প্রশাসনিক পরিবেশে কর্মরত কর্মচারীদের বিভিন্ন প্রয়োজন এবং একটি উৎপাদন পরিবেশে কর্মরত কর্মীদের তুলনায় তথ্যের ভিন্ন অ্যাক্সেস থাকবে।
• জমাট. কার্যকরী ব্যবসায়িক যোগাযোগ অবশ্যই সুনির্দিষ্ট হতে হবে এবং এটি যত বেশি নির্দিষ্ট হবে, তত বেশি এটি তার নিজস্ব বৈশিষ্ট্যের সাথে খাপ খায়।
• সঠিকতা. তথ্য ভুল হলে, বিশ্বাসযোগ্যতা হারিয়ে যায়। এই তথ্যের প্রেরকও আস্থা হারিয়ে ফেলে। কার্যকরী ব্যবসায়িক যোগাযোগ অবশ্যই প্রকাশ করা বিষয়বস্তুর পরিপ্রেক্ষিতে এবং ব্যাকরণ, বানান এবং বিরাম চিহ্ন অন্তর্ভুক্ত সাধারণ জিনিসগুলির পরিপ্রেক্ষিতে সঠিক হতে হবে।
• সময়োপযোগীতা। কর্মচারীদের তাদের প্রতিষ্ঠানে এবং বাহ্যিক পরিবেশে কী ঘটছে সে সম্পর্কে সচেতন হতে হবে কারণ এটি তাদের প্রভাবিত করে। কর্মচারীদের সাথে সময়মত যোগাযোগ করা আগের চেয়ে আরও কঠিন, তবে কার্যকর ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য এটি অপরিহার্য।

• পুনরাবৃত্তিযোগ্যতা. যদি একটি বার্তা শুধুমাত্র একবার পাঠানো হয়, আপনি নিশ্চিত হতে পারবেন না যে এটি প্রাপকের কাছে পৌঁছেছে। কার্যকরী ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য ঘন ঘন যোগাযোগ করা প্রয়োজন যাতে নিশ্চিত করা যায় যে সমস্ত কর্মচারীদের তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য রয়েছে। উপরন্তু, কর্মচারী পরিবর্তন, কিছু ছুটি, অন্যরা কোম্পানি যোগদান, এবং এই সব তথ্য আপডেট করার প্রয়োজন হয়.
• মাল্টিচ্যানেল। ব্যবসার যোগাযোগের অনেক মাধ্যম রয়েছে প্রথাগত (প্রিন্ট, বার্তা বোর্ড, মিটিং) থেকে শুরু করে নতুন (ই-মেইল, ব্লগ, সামাজিক নেটওয়ার্কিং সাইট) পর্যন্ত।এই সমস্ত চ্যানেলগুলি নিশ্চিত করতে ব্যবহার করা উচিত যে কর্মচারীরা বিভিন্ন পরিস্থিতিতে তথ্য পান।
• তাৎক্ষণিকতা। মুখোমুখি যোগাযোগ এখনও সবচেয়ে কার্যকর, বিশেষজ্ঞরা বলছেন, এবং যখনই সম্ভব ব্যবহার করা উচিত। অবশ্যই, খুব বড় সংস্থাগুলিতে এটি কঠিন হতে পারে, তবে তারপরেও বিকল্পগুলির মধ্যে ভিডিও কনফারেন্সিং বা ওয়েবিনারের ব্যবহার অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
• প্রতিক্রিয়া উপস্থিতি. কর্মচারীদের তাদের প্রতিক্রিয়া, মতামত এবং চিন্তাভাবনাগুলি পরিচালক এবং নিয়োগকর্তাদের সাথে শেয়ার করতে সক্ষম হওয়া উচিত। কর্মচারী এবং নিয়োগকর্তা উভয়ের জন্যই দ্বিমুখী যোগাযোগ কার্যকর।

কখনও কখনও আপনাকে এমন কারও সাথে কাজ করতে হবে যাকে আপনি পছন্দ করেন না বা দাঁড়াতে পারেন না। কিন্তু আপনার কাজের স্বার্থে তাদের সাথে ব্যবসায়িক সম্পর্ক ভালো রাখা জরুরি। এই ক্ষেত্রে, ব্যক্তিটিকে আরও ভালভাবে জানার চেষ্টা করুন। তিনি সম্ভবত পুরোপুরি জানেন যে আপনি তাকে পছন্দ করেন না, তাই প্রথম পদক্ষেপ নিন: একটি গোপনীয় কথোপকথন শুরু করুন বা তাকে একসাথে ডিনারে আমন্ত্রণ জানান। কথোপকথনের সময়, আপনার মধ্যে মিল থাকতে পারে এমন জিনিসগুলির সন্ধানে ফোকাস করুন: পরিবার, আগ্রহ, অতীত সাফল্য সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন।

সফল ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য কর্পোরেট সংস্কৃতি অপরিহার্য। এটি কর্মক্ষেত্রে ব্যবসায়িক শিষ্টাচার রক্ষণাবেক্ষণে অবদান রাখে, উপরন্তু, এই ক্ষেত্রের অধ্যয়নগুলি কর্পোরেট সংস্কৃতি এবং কোম্পানিগুলির টার্নওভারের মধ্যে সরাসরি সম্পর্ক দেখায়।

বিশেষজ্ঞরা ব্যবসায়িক যোগাযোগের ছয়টি মৌলিক মনস্তাত্ত্বিক নীতির নাম দিয়েছেন:

• পারস্পরিকতা. ব্যবসায় পারস্পরিক অর্থ বিনিময়ের সময় পারস্পরিক প্রত্যাশা। যদি একজন ব্যক্তি কিছু দেয়, তবে প্রাপক তার বিনিময়ে কিছু দেবে বলে আশা করা হয়। পারস্পরিক সম্পর্ক অংশীদারদের মধ্যে আস্থা তৈরি করে এবং তাদের সম্পর্ক আরও উন্নত হয়।
• প্ররোচনা। পণ্য, প্রবণতা, আলোচনার গবেষণার ফলাফল জানা আপনাকে অনেক বেশি প্ররোচিত করে তুলবে। সঙ্গীর আস্থা অর্জনের জন্য আপনার সচেতনতা দেখানো গুরুত্বপূর্ণ।
• বাধ্যতামূলক. সর্বদা আপনার বাধ্যবাধকতা পূরণ করুন, শুধুমাত্র লিখিত নয়, মৌখিকভাবেও। মনে রাখবেন যে এমনকি একটি হ্যান্ডশেক চুক্তির একটি চিহ্ন। আপনি যদি এক সময় বা অন্য সময়ে যা বলেছিলেন তা মনে রাখতে অসুবিধা হয় তবে তা লিখুন। আপনি একটি আবদ্ধ ব্যক্তির ছাপ দিতে হবে.
• পরবর্তী. সর্বদা আপনার কাজ এবং কর্মের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ থাকুন এবং আপনার ব্যবসার নীতিগুলি কখনই পরিবর্তন করবেন না।
• ঐক্যমত্যের জন্য প্রচেষ্টা করা. সম্মতি বোঝায় যে সবাই সিদ্ধান্ত নেয় এবং সমর্থন করে এবং এটি করার কারণগুলি বোঝে। অংশীদারদের মধ্যে ঐকমত্য সম্ভব যদি তাদের সাধারণ মূল্যবোধ এবং লক্ষ্য থাকে এবং নির্দিষ্ট বিষয়ে তাদের মধ্যে চুক্তি এবং একটি সাধারণ দিকনির্দেশনা থাকে।
• ব্যক্তিগত স্নেহ। আমরা সেই সমস্ত লোকের সাথে যোগাযোগ করার সম্ভাবনা বেশি যারা এটা স্পষ্ট করে যে তারা আমাদের পছন্দ করে এবং যাদের উপস্থিতিতে আমরা তাৎপর্য বোধ করি। শারীরিক আকর্ষণ এতে একটি ভূমিকা পালন করে, তবে সাদৃশ্যও খুব কার্যকর। পোশাক, বয়স, আর্থ-সামাজিক অবস্থানে আমাদের মতো যারা তাদের কাছে আমরা আবেদন জানাই।

যোগাযোগ নৈতিক হয় যখন এটি সরাসরি, সৎ এবং পারস্পরিক হয়।যোগাযোগের অর্থ যদি সত্য লুকানো বা অন্য ব্যক্তির ক্ষতি করা হয় তবে তা নৈতিক হতে পারে না।

যদিও নীতিশাস্ত্র নৈতিকতার মতো নয়, তবে দুটি ধারণার মধ্যে একটি শক্তিশালী সম্পর্ক রয়েছে: নৈতিকতা হল সঠিক এবং ভুল সম্পর্কে ধারণা এবং নৈতিকতা হল আচরণগত নীতি যা নৈতিক বিশ্বাস দ্বারা প্রভাবিত হয়। অতএব, যোগাযোগের নৈতিকতা নৈতিক নীতির উপর অত্যন্ত নির্ভরশীল:

• সততা. সাধারণভাবে, নৈতিক যোগাযোগ হল সৎ যোগাযোগ। যদিও এমন সময় আছে যখন মিথ্যা বলা আরও নৈতিক হবে, উদাহরণস্বরূপ একজন অভিযুক্ত হত্যাকারীর কাছে, সম্ভাব্য শিকারের অবস্থান সম্পর্কে, এই ক্ষেত্রে নিয়মের পরিবর্তে ব্যতিক্রম। তা ছাড়া, সততা শুধু সত্যের চেয়ে বেশি; এর অর্থ খোলা থাকা, আপনার কাছে যা কিছু তথ্য আছে স্বেচ্ছাসেবী করা, এমনকি যদি তা আপনার স্বল্পমেয়াদী স্বার্থের সাথে আপস করে। মানুষের প্রতি বিশ্বাস সততার সাথে ওতপ্রোতভাবে জড়িত। বিশ্বাসের পরিবেশ তৈরি করা একটি ব্যবসায়িক পরিবেশে নৈতিক যোগাযোগের পথ।
• উন্মুক্ততা. উন্মুক্ততা নৈতিক যোগাযোগের মূল বিষয়গুলির মধ্যে একটি। যোগাযোগের ক্ষেত্রে, এর অর্থ হল বিভিন্ন ধারণা এবং মতামতের জন্য উন্মুক্ত হওয়া, সেইসাথে আপনার নিজস্ব মতামত প্রকাশ করতে ইচ্ছুক হওয়া, এমনকি যদি আপনি সেগুলি গ্রহণ করার আশা না করেন।

• আনুগত্য. ব্যবসায়িক যোগাযোগের পরিপ্রেক্ষিতে, আনুগত্য মানে সমস্যাগুলির একটি বিস্তৃত আলোচনার জন্য প্রয়োজনীয় সময় এবং সংস্থান বরাদ্দ করা। তবেই সবার কথা শোনার সুযোগ হবে।
• ঐক্যমত্য ভবন. নৈতিক যোগাযোগ স্থিতি ভিত্তিক না হয়ে লক্ষ্য ভিত্তিক। যোগাযোগের একটি শৈলী যেখানে বিভিন্ন গোষ্ঠী বিরোধী শিবিরে একত্রিত হয় এবং প্রাথমিকভাবে তাদের নিজস্ব স্বার্থ দ্বারা পরিচালিত হয়, সামগ্রিকভাবে সংগঠনের জন্য কিছুই অবদান রাখে না। একটি সংস্থার জন্য নৈতিক হল যোগাযোগের একটি স্টাইল যেখানে লোকেরা বিরোধীতা নয়, ঐক্যমত্য খোঁজে এবং কোম্পানির জন্য তারা যা করতে পারে তার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। সুতরাং, যেহেতু একটি সংস্থাকে সাহায্য করা একটি নৈতিক বাধ্যতামূলক, তাই ঐক্যমত পৌঁছানো হল যোগাযোগের একটি নৈতিক শৈলী।

এটি বিশ্বাস করা হয় যে ছয়টি প্রধান ধরণের কথোপকথন রয়েছে। গুরুত্বপূর্ণ কথোপকথনের জন্য আরও ভালভাবে প্রস্তুত করার জন্য, আপনি কী ধরনের তা জানা গুরুত্বপূর্ণ:

• প্রতিফলিত. যোগাযোগের প্রক্রিয়ায় আপনি যদি একজন অংশীদারের মেজাজ অনুভব করেন তবে আপনি একজন প্রতিফলিত কথোপকথন। আপনার বক্তৃতা নরম, শান্ত, আপনি সংবেদনশীল, কথোপকথনকে বোঝেন এবং আপনি অন্য লোকেদের সাথে সম্পর্ক গড়ে তুলতে পছন্দ করেন।
• বিচারক. আপনি একজন বিচারক-টাইপ কথোপকথন যদি আপনি বিষয় এবং সমস্যাগুলি বিশ্লেষণ করেন, মূল পয়েন্টগুলি বের করেন এবং তারপর অন্যদের কাছে কার্যকরভাবে ব্যাখ্যা করেন। আপনি কথোপকথনের নেতৃত্ব দেন এবং সরাসরি এবং প্ররোচিতভাবে এটি পরিচালনা করেন।
• উন্নতচরিত্র. আপনি যদি উন্মুক্ত যোগাযোগ পছন্দ করেন তবে আপনি একজন "উচ্চার্য" কথোপকথনের ধরন, এবং অন্য লোকেদের পক্ষে আপনার সাথে যোগাযোগ করা সহজ। আপনিও মনোযোগী, এবং সর্বদা সরাসরি লক্ষ্যে যান।
• এমপি. ডেপুটি-টাইপ ইন্টারলোকিউটর কূটনৈতিক এবং দ্বন্দ্ব শেষ করতে যোগাযোগ ব্যবহার করে। তিনি মৃদুভাষী, কমনীয় এবং মানুষকে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন।
• সক্রেটিস। সক্রেটিস ধরণের কথোপকথন সমস্যা সমাধানে এবং অন্যদের রাজি করাতে ভাল, তিনি দীর্ঘ বিতর্ক পছন্দ করেন।তিনি বিস্তারিত এবং ভালভাবে অবহিত, এবং তার মতামত অন্যদের দ্বারা মূল্যবান।
• দাপ্তরিক. এই ধরনের কথোপকথন তাদের স্বপ্ন উপলব্ধি করতে এবং কর্মক্ষেত্রে এবং বাড়িতে সফল হওয়ার জন্য যোগাযোগ ব্যবহার করে। এটি একজন বুদ্ধিমান এবং কৌশলগত চিন্তাবিদ।

বিশেষজ্ঞরা বলছেন যে চারটি প্রধান যোগাযোগ শৈলী রয়েছে: বিশ্লেষণাত্মক, স্বজ্ঞাত, কার্যকরী এবং ব্যক্তিগত। কোনো যোগাযোগ শৈলী অন্যের চেয়ে স্বাভাবিকভাবেই ভালো নয়। কিন্তু একটি নির্দিষ্ট শ্রোতাদের জন্য যোগাযোগের ভুল শৈলী নির্বাচন সমস্যার কারণ হতে পারে:

• বিশ্লেষণাত্মক শৈলী. বিশ্লেষণাত্মক যোগাযোগ হার্ড ডেটা এবং বাস্তব সংখ্যা নিয়ে কাজ করে। যারা এই শৈলীতে যোগাযোগ করে তারা কথা বলার সময় অনুভূতি এবং আবেগ প্রদর্শন এড়ায়। বিশ্লেষণাত্মক যোগাযোগ শৈলীর একটি বড় প্লাস হল যে আপনি সমস্যাগুলিকে যৌক্তিকভাবে এবং নিরপেক্ষভাবে বিশ্লেষণ করতে পারেন। এর মানে হল যে লোকেরা দেখতে পায় যে আপনি ভালভাবে অবহিত এবং দুর্দান্ত বিশ্লেষণাত্মক অভিজ্ঞতা রয়েছে। একটি বিশ্লেষণাত্মক যোগাযোগ শৈলী থাকার একটি সম্ভাব্য খারাপ দিক হল যে আপনাকে ঠান্ডা বা সংবেদনশীল হিসাবে দেখা যেতে পারে।
• স্বজ্ঞাত শৈলী. একটি স্বজ্ঞাত শৈলীতে যোগাযোগ করার সময়, আপনি পুরো ছবি নিতে পছন্দ করেন এবং তাদের মধ্যে আটকে পড়ার ভয়ে বিশদ বিবরণ এড়িয়ে যান। এটি আপনাকে পর্যায়ক্রমে সমস্যার মধ্য দিয়ে যাওয়ার পরিবর্তে সমস্যার হৃদয়ে যেতে দেয়। এই শৈলীর সুবিধা হল আপনি দ্রুত এবং নির্ভুলভাবে যোগাযোগ করতে পারেন, সহজেই বড় এবং জটিল সমস্যাগুলি খুঁজে বের করতে পারেন। যাইহোক, এমন একটি পরিস্থিতিতে যেখানে সত্যিই বিশদ বিবরণ প্রয়োজন, আপনার ধৈর্য নাও থাকতে পারে।

• কার্যকরী শৈলী. এই শৈলী পদ্ধতিগততা বোঝায়, বিস্তারিত পরিকল্পনার উপস্থিতি, সুনির্দিষ্ট সময়সীমা। যারা এই শৈলীতে যোগাযোগ করে তারা ভাল পারফর্মার যারা কখনও কিছু মিস করে না।একটি কার্যকরী যোগাযোগ শৈলীর একটি সম্ভাব্য নেতিবাচক দিক হল আপনি আপনার শ্রোতাদের মনোযোগ হারাতে পারেন, বিশেষ করে যখন আপনি স্বজ্ঞাত কথোপকথনের সাথে কথা বলছেন।
• ব্যক্তিগত শৈলী. ব্যক্তিগত শৈলীতে যোগাযোগ করার মাধ্যমে, আপনি আপনার সঙ্গীর সাথে একটি মানসিক সংযোগ অনুভব করেন এবং এটি আপনাকে সে আসলে কী মনে করে তা জানতে দেয়। আপনি একজন ভাল শ্রোতা এবং একজন ভাল কূটনীতিক, আপনি কীভাবে দ্বন্দ্ব মসৃণ করতে জানেন, আপনি অনেক লোকের সাথে ভাল সম্পর্ক বজায় রাখেন। এই শৈলী আপনাকে গভীর ব্যক্তিগত সম্পর্ক গড়ে তুলতে দেয়। লোকেরা প্রায়শই আপনার দিকে ফিরে আসে কারণ আপনি বিভিন্ন দলকে একত্রিত করতে সক্ষম হন। যোগাযোগের এই শৈলীর নেতিবাচক দিক হল যে আপনি কখনও কখনও বিশ্লেষণাত্মক ধরনের কথোপকথনকারীদের বিরক্ত করতে পারেন যারা কঠিন সংখ্যা এবং যৌক্তিক আলোচনা পছন্দ করেন।

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক যোগাযোগ দক্ষতার জন্য, নিচের ভিডিওটি দেখুন।