ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগ

টেলিফোন বর্তমানে যোগাযোগের সবচেয়ে জনপ্রিয় মাধ্যম। এটি বিভিন্ন সমস্যা সমাধানের জন্য প্রয়োজনীয় সময়ের ব্যবধান কমাতে সাহায্য করে এবং অন্যান্য শহর ও দেশে ভ্রমণে অর্থ সাশ্রয় করে। টেলিফোন কথোপকথনের জন্য আধুনিক ব্যবসাকে ব্যাপকভাবে সরলীকৃত করা হয়েছে, যা ব্যবসায়িক শৈলীতে দীর্ঘ লিখিত চিঠিপত্রের প্রয়োজনীয়তা দূর করে, দীর্ঘ দূরত্বে ব্যবসায়িক ভ্রমণে ভ্রমণ করে। উপরন্তু, টেলিফোন দূরবর্তী আলোচনার সম্ভাবনা প্রদান করে, গুরুত্বপূর্ণ বিষয় উপস্থাপনা এবং অনুসন্ধান.

যে কোনও উদ্যোগের সাফল্য সরাসরি টেলিফোন কথোপকথনের সঠিকতার উপর নির্ভর করে।, সর্বোপরি, কোম্পানি সম্পর্কে একটি সাধারণ ধারণা তৈরি করতে একটি কল করাই যথেষ্ট। যদি এই ছাপটি নেতিবাচক হয়ে ওঠে, তবে পরিস্থিতি সংশোধন করা অসম্ভব হবে। অতএব, ফোনে যোগ্য ব্যবসায়িক যোগাযোগ কী গঠন করে তা জানা গুরুত্বপূর্ণ।

ব্যবসায়িক যোগাযোগ হল পেশাগত কাজের পরিপূর্ণতা বা ব্যবসায়িক সম্পর্ক স্থাপন। ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগ একটি নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া যার জন্য আপনাকে সাবধানে প্রস্তুত করা উচিত।

একটি ফোন কল করার আগে, কিছু প্রাথমিক বিষয় সম্পর্কে পরিষ্কার হতে হবে।

• এই কল সত্যিই প্রয়োজনীয়?
• সঙ্গীর উত্তর জানা কি জরুরী?
• ব্যক্তিগতভাবে দেখা করা কি সম্ভব?

টেলিফোন যোগাযোগের নিয়মগুলি বেশ সহজ এবং অন্তর্ভুক্ত নিম্নলিখিত পদক্ষেপ:

• শুভেচ্ছা;
• কর্মক্ষমতা;
• কথোপকথনের জন্য বিনামূল্যে সময়ের প্রাপ্যতার স্পষ্টীকরণ;
• একটি সংক্ষিপ্ত আকারে সমস্যার সারাংশের বর্ণনা;
• তাদের প্রশ্ন এবং উত্তর;
• কথোপকথন শেষ।

টেলিফোন কথোপকথনের সংস্কৃতি ব্যবসায়িক যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। টেলিফোন যোগাযোগের নির্দিষ্টতা দূরবর্তী যোগাযোগের ফ্যাক্টর এবং কাজের মধ্যে শুধুমাত্র একটি তথ্য চ্যানেলের ব্যবহার দ্বারা নির্ধারিত হয় - শ্রুতি। অতএব, টেলিফোন যোগাযোগ পরিচালনাকারী নৈতিক মানগুলির সাথে সম্মতি হল এন্টারপ্রাইজের কার্যকারিতা এবং অংশীদারদের সাথে সম্পর্কের বিকাশ নির্ধারণের একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়।

আউটগোয়িং কলের জন্য ব্যবসায়িক টেলিফোন শিষ্টাচারে বেশ কিছু নিয়ম রয়েছে।

• ডায়াল করার আগে, আপনাকে ফোন নম্বরটি সঠিক কিনা তা পরীক্ষা করতে হবে। আপনি যদি ভুল করেন তবে বেশি প্রশ্ন করবেন না। গ্রাহকের কাছে ক্ষমা চাওয়া প্রয়োজন, এবং কল শেষ হওয়ার পরে, নম্বরটি আবার স্পষ্ট করুন এবং কল ব্যাক করুন।
• উপস্থাপনা একটি আবশ্যক. কথোপকথনের কাছ থেকে অভিবাদনের পরে, আপনাকে অভিবাদন শব্দ, এন্টারপ্রাইজের নাম, কলকারী কর্মচারীর অবস্থান এবং উপাধি ব্যবহার করে উত্তর দিতে হবে।
• এটি সুপারিশ করা হয় যে আপনি প্রথমে একটি পরিকল্পনা আঁকুন যা লক্ষ্যটি প্রকাশ করে (একটি গ্রাফ / ডায়াগ্রাম আকারে বা পাঠ্য আকারে)।আপনার চোখের সামনে কাজগুলির একটি বিবরণ থাকা প্রয়োজন যাতে আপনি একটি টেলিফোন কথোপকথনের সময় তাদের বাস্তবায়ন রেকর্ড করতে পারেন। এছাড়াও, একটি নির্দিষ্ট লক্ষ্য অর্জনের পথে যে সমস্যাগুলি তৈরি হয়েছে তা নোট করতে ভুলবেন না।

• 3-5 মিনিট হল একটি ব্যবসায়িক কথোপকথনের জন্য বরাদ্দ করা গড় সময়। যদি নির্দিষ্ট ব্যবধান যথেষ্ট না হয়, একটি যুক্তিসঙ্গত সমাধান হবে একটি ব্যক্তিগত মিটিং নির্ধারণ করা।
• সকালে, দুপুরের খাবারের বিরতির সময় বা কাজের দিন শেষ হওয়ার পরে আপনার কল দিয়ে লোকেদের বিরক্ত করা উচিত নয়।
• একটি স্বতঃস্ফূর্ত কলের ক্ষেত্রে যা অংশীদারের সাথে আগে থেকে সম্মত হয়নি, একটি পূর্বশর্ত হল কথোপকথকের জন্য বিনামূল্যে সময়ের প্রাপ্যতা স্পষ্ট করা এবং কলারের সমস্যা সমাধানের জন্য প্রয়োজনীয় আনুমানিক সময় নির্দেশ করা। যদি কথোপকথন কলের সময় ব্যস্ত থাকে, আপনি অন্য সময় নির্দিষ্ট করতে পারেন বা একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট করতে পারেন।
• কথোপকথন শেষ করে, সময় কাটানো বা প্রাপ্ত তথ্যের জন্য কথোপকথককে ধন্যবাদ জানাতে হবে।

ইনকামিং কলের জন্য টেলিফোন শিষ্টাচারের মধ্যে বেশ কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ও রয়েছে।

• কলগুলি অবশ্যই তৃতীয় রিংয়ের পরে উত্তর দিতে হবে।
• একটি প্রতিক্রিয়া তৈরি করার সময়, এটির নাম বা সংস্থার নাম দিতে হবে। একটি বড় কোম্পানিতে, কোম্পানির নয়, বিভাগের নাম রাখার প্রথা রয়েছে।
• ভুল করে করা একটি কলকে পরিস্থিতি পরিষ্কার করে বিনয়ের সাথে উত্তর দেওয়া উচিত।
• কাজের জন্য ব্যবহৃত উপকরণগুলি দৃশ্যমান হওয়া উচিত এবং কথোপকথনের পরিকল্পনাটি আপনার চোখের সামনে থাকা উচিত।
• একাধিক যুগপত সংযোগ এড়ানো উচিত। পালাক্রমে কল নিতে হবে।
• একটি পণ্য / পরিষেবা বা সামগ্রিকভাবে এন্টারপ্রাইজের কাজের সমালোচনা করার জন্য করা একটি কলের উত্তর দেওয়ার সময়, আপনাকে অবশ্যই কথোপকথনের অবস্থা বোঝার চেষ্টা করতে হবে এবং নিজের উপর কিছু দায়িত্ব নিতে হবে।
• কাজের সময়ের বাইরে, উত্তর দেওয়ার মেশিন চালু করার পরামর্শ দেওয়া হয়। বার্তাটিতে আপ-টু-ডেট তথ্য থাকা উচিত যা সমস্ত গ্রাহকদের জন্য উপযোগী হবে।
• যদি জিজ্ঞাসা করা ব্যক্তিটি উপলব্ধ না হয়, তাহলে তাকে তথ্য দেওয়ার জন্য আপনার সহায়তা প্রদান করা উচিত।

টেলিফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগ বাস্তবায়নের জন্য সাধারণ নীতিগুলি একক করা সম্ভব।

• লক্ষ্য, প্রধান পয়েন্ট, আসন্ন কথোপকথনের কাঠামো এবং কথোপকথনের সময় উদ্ভূত সমস্যাগুলি সমাধানের উপায়গুলি সহ একটি পরিকল্পনা তৈরি করে আপনাকে ক্লায়েন্টদের সাথে ফোনে কথোপকথনের জন্য আগাম প্রস্তুতি নিতে হবে।
• প্রথম বা দ্বিতীয় সিগন্যালের পরে আপনাকে আপনার বাম হাত দিয়ে ফোনটি তুলতে হবে (বাম-হাতে - ডানে)।
• কথোপকথনের বিষয় সম্পর্কিত তথ্য বিবেচনায় নেওয়া প্রয়োজন।
• গ্রাহকের বক্তৃতা মসৃণ এবং সংযত হওয়া উচিত। সঙ্গীর কথা মনোযোগ সহকারে শোনা এবং কথোপকথনের সময় তাকে বাধা না দেওয়া প্রয়োজন। ছোট ছোট মন্তব্যের মাধ্যমে কথোপকথনে আপনার নিজের অংশগ্রহণকে শক্তিশালী করার পরামর্শ দেওয়া হয়।
• একটি টেলিফোন কথোপকথনের সময়কাল চার থেকে পাঁচ মিনিটের বেশি হওয়া উচিত নয়।

• আলোচনার ক্ষেত্রে, উদীয়মান আবেগগুলি নিয়ন্ত্রণে নেওয়া প্রয়োজন। বিবৃতিগুলির অবিচার এবং অংশীদারের পক্ষ থেকে বর্ধিত স্বর সত্ত্বেও, একজনকে ধৈর্য ধরতে হবে এবং উত্থিত বিরোধটি শান্তভাবে সমাধান করার চেষ্টা করা উচিত।
• কথোপকথন জুড়ে, আপনাকে স্বর এবং কণ্ঠস্বর নিরীক্ষণ করতে হবে।
• অন্যান্য ফোন কলের উত্তর দেওয়ার সময় কথোপকথনে বাধা দেওয়া অগ্রহণযোগ্য। চরম ক্ষেত্রে, যোগাযোগে বিঘ্নিত হওয়ার জন্য গ্রাহকের কাছে ক্ষমা চাওয়া প্রয়োজন এবং তার পরেই দ্বিতীয় কলটির উত্তর দিন।
• টেবিলে কাগজ এবং একটি কলম রাখতে ভুলবেন না যাতে আপনি সময়মতো প্রয়োজনীয় তথ্য লিখতে পারেন।
• কলকারী কথোপকথন শেষ করতে পারেন।আপনি যদি পরবর্তী কয়েক মিনিটের মধ্যে কথোপকথনটি শেষ করতে চান তবে বিনয়ের সাথে এটি শেষ করুন। কথোপকথনের কাছে ক্ষমা চাওয়া এবং বিদায় জানানো প্রয়োজন, প্রথমে মনোযোগ দেওয়ার জন্য ধন্যবাদ।

ইতিমধ্যে উল্লিখিত হিসাবে, ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য অনেক সময় প্রয়োজন হয় না। নিয়ম অনুসারে, এই জাতীয় টেলিফোন কথোপকথন 4-5 মিনিটের বেশি স্থায়ী হতে পারে না। সমস্ত সমস্যা সমাধানের জন্য এটি সর্বোত্তম সময়কাল।

একটি ব্যবসায়িক ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগের সময়, কলের কাঠামো তৈরি করে এমন ধাপগুলির ক্রম অনুসরণ করা প্রয়োজন।

• দিনের যে সময়ে কল করা হয় সেই সময়ের সাথে সংশ্লিষ্ট বিশেষ বাক্যাংশের সাথে অভিবাদন।
• ভার্চুয়াল কথোপকথকের কাছে কল করা কর্মচারীর নাম এবং অবস্থানের পাশাপাশি তার সংস্থার নামও।
• কথোপকথনের অবসর সময়ের বিজ্ঞপ্তি।
• মৌলিক তথ্যের সংক্ষিপ্ত উপস্থাপনা। এই পর্যায়ে, একটি বা দুটি বাক্যাংশে সমস্যার সারাংশ নির্দেশ করা প্রয়োজন।
• তাদের প্রশ্ন ও উত্তর। কথোপকথনের প্রশ্নগুলিতে আগ্রহ দেখানো প্রয়োজন। তাদের উত্তর স্পষ্ট হতে হবে এবং নির্ভরযোগ্য তথ্য প্রদান করতে হবে। যে কর্মচারী কলটির উত্তর দিয়েছেন তিনি যদি এই বিষয়ে দক্ষ না হন তবে আপনাকে ফোনে এমন কাউকে আমন্ত্রণ জানানো উচিত যিনি সঠিক উত্তর দিতে পারেন।
• কথোপকথন শেষ। একটি টেলিফোন কথোপকথন তার সূচনাকারী দ্বারা সমাপ্ত করা হয়। এটি অবস্থান, বয়স এবং একজন মহিলার দ্বারাও করা যেতে পারে।

মোবাইল ফোনে কথোপকথনের দক্ষতা উন্নত করতে, আপনাকে সাধারণ সুপারিশগুলি অনুসরণ করতে হবে:

• প্রয়োজনীয় চিঠিপত্র প্রাক-প্রস্তুত করুন;
• কথোপকথনে ইতিবাচকভাবে সুর করুন;
• শান্ত থাকার সময় স্পষ্টভাবে চিন্তা প্রকাশ করুন;
• অর্থপূর্ণ শব্দ ঠিক করা;
• কথোপকথনের গতি পরিবর্তন করে একঘেয়েমি এড়ান;
• কথোপকথনের সঠিক মুহুর্তে বিরতি দিন;
• মুখস্থ করা তথ্য পুনরুত্পাদন;
• কঠোর অভিব্যক্তি ব্যবহার করবেন না;
• প্রত্যাখ্যান করার সময়, একজনকে বন্ধুত্বপূর্ণ থাকা উচিত এবং কথোপকথনের প্রতি শ্রদ্ধা প্রদর্শন করা উচিত।

টেলিফোন কথোপকথনের নিম্নলিখিত উদাহরণগুলি আপনাকে ব্যবসায়িক যোগাযোগের সারমর্ম বুঝতে সাহায্য করবে। ভুল বোঝাবুঝি এড়াতে ফোনে গ্রাহক বা ব্যবসায়িক অংশীদারের সাথে কীভাবে কথা বলতে হয় তা সংলাপগুলি স্পষ্টভাবে দেখায়।

ফোন কথোপকথন উদাহরণ # 1.

• হোটেল ম্যানেজার - শুভ সকাল! প্রোগ্রেস হোটেল, রিজার্ভেশন ডিপার্টমেন্ট, ওলগা, আমি তোমার কথা শুনছি।
• অতিথি - হ্যালো! এটি মারিয়া ইভানোভা, স্কাজকা কোম্পানির প্রতিনিধি। আমি আমার বুকিং পরিবর্তন করতে চাই.
• উঃ- হ্যাঁ, অবশ্যই। আপনি কি পরিবর্তন করতে চান?
• D - আগমন এবং প্রস্থানের তারিখ পরিবর্তন করা কি সম্ভব?
• উঃ- হ্যাঁ, অবশ্যই।
• D - বসবাসের সময়কাল 1 সেপ্টেম্বর থেকে 7 সেপ্টেম্বর নয়, 3 থেকে 10 সেপ্টেম্বর পর্যন্ত হবে।
• A - ঠিক আছে, রিজার্ভেশন পরিবর্তন করা হয়েছে. আমরা 3 সেপ্টেম্বর আমাদের হোটেলে আপনার জন্য অপেক্ষা করছি।
• জি - আপনাকে অনেক ধন্যবাদ. বিদায়!
• A - আপনার জন্য শুভকামনা। বিদায়!

ফোন কথোপকথন উদাহরণ # 2.

• সেক্রেটারি- হ্যালো। ছুটির কোম্পানি।
• সঙ্গী - শুভ বিকাল। এটি পেট্রোভা এলেনা, সৃজনশীল দল "ফ্লাইট অফ ফ্যান্টাসি" এর প্রতিনিধি। আমি কি আপনার পরিচালকের সাথে কথা বলতে পারি?
• S - দুর্ভাগ্যবশত, তিনি এই মুহূর্তে অফিসে নেই - তিনি একটি মিটিং এ আছেন। আমি কি আপনাকে সাহায্য করতে পারি? আপনি কি তাকে কিছু দিতে পারেন?
• P - হ্যাঁ, আমাকে বলুন, দয়া করে, তিনি কখন সেখানে থাকবেন?
• এস - সে বিকেল তিনটার মধ্যেই ফিরবে।
• P - আপনাকে ধন্যবাদ, আমি আপনাকে আবার কল করব। বিদায়!
• এস - বিদায়!

নীতিশাস্ত্র শুধুমাত্র ব্যবসার অংশীদারদের ব্যবসায়িক সম্পর্ক নিয়ন্ত্রণ করে না এবং প্রতিযোগীদের সাথে সংযোগ স্থাপন করে, তবে এটি একটি টেলিফোন কথোপকথন সঠিকভাবে সংগঠিত করার একটি মাধ্যমও। টেলিফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের নিয়মগুলির সাথে সম্মতি, যার মধ্যে প্রতিটি আইটেমের পুঙ্খানুপুঙ্খ অধ্যয়ন জড়িত, একটি কার্যকর ফলাফল এবং দীর্ঘমেয়াদী অংশীদারিত্ব নিশ্চিত করে।

একটি অনুস্মারক সবসময় আপনার চোখের সামনে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন টেলিফোনের মাধ্যমে দক্ষ ব্যবসায়িক যোগাযোগের নিয়মের কঠোর আনুগত্য।

• সর্বদা হ্যালো বলুন.
• আওয়াজ বাড়ানো, চিৎকার করা এড়িয়ে চলুন।
• বিন্দুতে কথা বলুন।
• কল করতে দেরি করবেন না।
• খুব ভোরে বা সন্ধ্যায় ফোন করবেন না।
• আপনি যদি একটি নম্বর ডায়াল করার সময় ভুল করে থাকেন, ক্ষমাপ্রার্থী।
• কোনো প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সময় সৌজন্য ও সদিচ্ছা প্রদর্শন করুন।

কাজের সমস্যায় কীভাবে কল করতে হয় সে সম্পর্কে তথ্যের জন্য, নিম্নলিখিত ভিডিওটি দেখুন।