ব্যবসায়িক আলোচনা: প্রকার, নিয়ম এবং পরিচালনার উদাহরণ

ব্যবসায়িক আলোচনা যেকোনো স্তরের প্রতিটি পরিচালকের জীবনে উপস্থিত থাকে। প্রকৃতপক্ষে, এটি একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন, যা বেশ কয়েকটি লোকের মধ্যে তথ্যের মৌখিক বিনিময়ের একটি রূপ। আনুষ্ঠানিক সিদ্ধান্তগুলি সর্বদা ব্যবসায়িক আলোচনার পরে নেওয়া হয় না, তবে কথোপকথনের সময় প্রাপ্ত তথ্যের কারণে সেগুলি কার্যকর হয়।

ব্যবসায়িক আলোচনা হল ব্যবসায়িক যোগাযোগ যা পক্ষের মধ্যে একটি চুক্তিতে পৌঁছাতে সাহায্য করে। অংশীদারের সাথে সমস্যা নিয়ে আলোচনা করতে সক্ষম হওয়ার জন্য এবং সমস্ত পক্ষকে সন্তুষ্ট করবে এমন একটি সমাধান খুঁজে বের করার চেষ্টা করার জন্য আলোচনার প্রয়োজন। আজ, একজন যোগ্যতাসম্পন্ন ম্যানেজারের জন্য ব্যবসায়িক আলোচনা পরিচালনা করতে সক্ষম হওয়া খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

আলোচনা নিম্নলিখিত ফাংশন বহন করতে পারে:

• তথ্যমূলক – যখন দলগুলি শুধুমাত্র মূল আলোচনার প্রস্তুতির জন্য বিভিন্ন দৃষ্টিভঙ্গি বিনিময় করতে চায়।
• যোগাযোগমূলক - এই ক্ষেত্রে, পক্ষগুলি নতুন বন্ধন, সম্পর্ক স্থাপন করতে পছন্দ করে।
• নিয়ন্ত্রণ, কর্মের সমন্বয়. এই ক্ষেত্রে, আলোচনাগুলি এমন অংশীদারদের দ্বারা পরিচালিত হয় যারা ইতিমধ্যে ব্যবসায়িক সম্পর্ক স্থাপন করেছে এবং তাদের শুধুমাত্র পূর্বে অর্জিত সম্পর্কের কিছু সূক্ষ্মতা স্পষ্ট করতে হবে।
• নিয়ন্ত্রক - এই ফাংশনটি প্রয়োজনীয় যদি আপনি সময়মত একটি সমস্যা বা দ্বন্দ্ব সমাধান করতে চান, সমস্ত বিরোধ বন্ধ করতে।

ব্যবসায়িক আলোচনাকে দুই ভাগে ভাগ করা যায় - অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক। অভ্যন্তরীণ আলোচনা আপনার দল বা কোম্পানির মধ্যে অনুষ্ঠিত হয়। বাহ্যিক আলোচনা হল সেইগুলি যেখানে আমন্ত্রিত পক্ষ উপস্থিত থাকে, এটি অংশীদার, প্রতিযোগী বা গ্রাহক হতে পারে। অভ্যন্তরীণ আলোচনা প্রায়শই পারস্পরিক চুক্তিতে শেষ হয়। এখানে, দুটি পক্ষ কোম্পানির জন্য একটি ইতিবাচক ফলাফল পাওয়ার জন্য কাজ করছে: তারা বিশ্লেষণ করে, উপসংহার টানে এবং বর্তমান পরিস্থিতি থেকে বেরিয়ে আসার জন্য সেরা বিকল্পগুলি অফার করে।

হার্ভার্ডে, প্রাক্তন ছাত্র এবং অধ্যাপকরা একটি নতুন ধরণের নীতিগত আলোচনা নিয়ে এসেছেন। এখানে, ছাড় এবং অবস্থানের দৃঢ়তা বিকল্প। আমরা এই পদ্ধতিটিকে "গাজর এবং লাঠি পদ্ধতি" হিসাবে জানি। এই নীতির সারমর্ম হল একটি শক্ত অবস্থান রাখা, যা আপনাকে প্রথম স্থানে শুধুমাত্র সমস্যার মূল সারমর্ম বা আলোচনার অধীন সমস্যাটি বিবেচনা করতে দেয়।

ব্যবসায়িক অংশীদারদের সাথে, ব্যবসায়িক পরিবেশে প্রতিষ্ঠিত নিয়মগুলি অনুসরণ করা ভাল। এটি আপনাকে ভবিষ্যতে ভাল, শক্তিশালী এবং পারস্পরিকভাবে উপকারী সম্পর্কের সুযোগ দেবে।

প্রাচীন বাইজেন্টিয়ামে, "মিনিট" ছিল নথির প্রথম অংশ, যেটিতে সাধারণত মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারীদের তালিকা থাকত। আজ এটি নিয়মের একটি সেট, যা অনুসারে বিভিন্ন অনুষ্ঠান করা উচিত, একটি পোষাক কোড, অফিসিয়াল চিঠির একটি ফর্ম ইত্যাদি স্থাপন করা উচিত।

প্রোটোকলের আইনের প্রতিটি লঙ্ঘনের অর্থ হবে যে যারা প্রোটোকল লঙ্ঘন করেছে তাদের সমস্যা হতে পারে। এই দলের তাদের ভুলের জন্য ক্ষমা চাওয়া উচিত। তারপর নজরদারি সংশোধন করা আবশ্যক. আলোচনা এবং শুভেচ্ছার সময় প্রোটোকল পালন করার জন্য ধন্যবাদ, নথি ব্যবস্থাপনা এবং বিভিন্ন চুক্তি পরিচালনার সাথে, ব্যবসায়িক মিটিংগুলি আরও গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে।

প্রতিটি দেশের নিজস্ব জাতীয় নৈতিক মান আছে। কিন্তু মূলত এই ধারণা সবার জন্য একই।

আলোচনার জন্য প্রায় সমস্ত প্রস্তুতি (অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক উভয়ই) কয়েকটি উপাদানে বিভক্ত। প্রধানগুলির মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

• সমস্যার সংজ্ঞা, যার জন্য আলোচনা করা প্রয়োজন;
• তাদের সন্ধান করুন যারা উদ্ভূত সমস্যাগুলি সমাধান করতে সহায়তা করবে;
• স্বার্থ নির্ধারণ (নিজের এবং অংশীদার);
• সভার পরিকল্পনা এবং কর্মসূচির একটি সুস্পষ্ট প্রণয়ন;
• যদি প্রয়োজন হয়, প্রতিনিধি দলের প্রতিনিধি নির্বাচন করা হয়;
• সাংগঠনিক মুহূর্ত - ডকুমেন্টেশন, টেবিল, নমুনা এবং অন্যান্য উপকরণের সংগ্রহ যা আলোচনায় কার্যকর হতে পারে।

মিটিং অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক, অফিসিয়াল এবং অনানুষ্ঠানিক হতে পারে। এই তাদের প্রধান শৈলী.তাদের মধ্যে পার্থক্য হল পৃথক পয়েন্টের ডকুমেন্টারি একত্রীকরণের উপস্থিতি, আলোচনার প্রোটোকল, আলোচিত বিষয়গুলির বৈশিষ্ট্য এবং এই কথোপকথনের বিষয়।

আলোচনার প্রকৃতি অনুযায়ী অংশীদারিত্ব ও পাল্টাভাগে ভাগ করা যায়। পাল্টা আলোচনা অনুষ্ঠিত হয় যদি পক্ষগুলির মধ্যে বিরোধ থাকে যার সমাধান করা প্রয়োজন। এই ক্ষেত্রে, সমাধান নিরপেক্ষ হওয়া উচিত এবং উভয় পক্ষের জন্য উপযুক্ত।. এই ধরনের কথোপকথন আক্রমণাত্মক হওয়ার জন্য পরিচিত, কারণ প্রতিটি পক্ষই আলোচনায় জয়ী হতে চায়। এই ধরনের কথোপকথনে সাধারণত দলগুলোর অংশীদারিত্ব, সহযোগিতা, উন্নয়ন নিয়ে আলোচনা হয়।

আলোচনার প্রক্রিয়াকে কয়েকটি পর্যায়ে ভাগ করা যায়। তাদের গঠন দীর্ঘ নির্ধারিত হয়েছে। আলোচনার প্রধান পর্যায়গুলির মধ্যে একটি হল একটি সূচনামূলক কথোপকথন, যার সময় আপনি সভার বিষয় স্পষ্ট করতে পারেন, আলোচনার সংস্থায় উদীয়মান সমস্যাগুলি সমাধান করতে পারেন। এটি বিশেষজ্ঞদের একটি বৈঠকও হতে পারে, যা সাধারণত নেতা এবং প্রতিনিধিদলের মধ্যে আলোচনা শুরুর আগে অনুষ্ঠিত হয়।

প্রধান ছয়টি পর্যায় হল:

• প্রশিক্ষণ। ব্যবসায়িক আলোচনার জন্য সঠিক প্রস্তুতি হল 90% সাফল্য। অবিলম্বে কাজ করার মহান ইচ্ছা থাকা সত্ত্বেও, সভার আগে এই পর্যায়ে উপেক্ষা করার সুপারিশ করা হয় না। এর পরে, আপনি ভিউগুলির একটি মধ্যবর্তী পর্যায় যোগ করতে পারেন।
• স্পষ্টীকরণ. অবিলম্বে কাজ করবেন না, বিডিং শুরু করবেন না। প্রযুক্তিগতভাবে অন্য পক্ষের সাথে যোগাযোগ স্থাপন করার চেষ্টা করুন, এর মান নির্ধারণ করুন। এর পরে, পূর্ব-প্রস্তুত প্রশ্নের সাহায্যে, অন্য পক্ষের কী আগ্রহ রয়েছে তা খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন।
• প্রস্তাব উত্থাপন. এই পর্যায়টি বিরোধ নিষ্পত্তির একটি উপায় হিসাবে সাধারণ।এখানে দলগুলি প্রস্তাব বিনিময় করতে পারে, কোথায় এবং কেন তাদের ভুল বোঝাবুঝি রয়েছে তা নির্ধারণ করতে পারে। সমস্ত মতবিরোধ এবং বিরোধ রেকর্ড করতে ভুলবেন না।
• দর কষাকষি। মিটিংয়ের এই অংশটি আপনি যা সম্মত হন তা প্রভাবিত করে। এখানে আপনি তথ্য বিনিময়, ছাড়ের মাধ্যমে সমস্ত মতবিরোধ মিটিয়ে ফেলতে পারেন। কার্যকরী দর কষাকষি হল এমন কিছুর বিনিময় যার প্রতিটি প্রতিপক্ষের জন্য আলাদা মূল্য এবং মূল্য থাকতে পারে।

• ন্তজ. আমরা ধরে নিতে পারি যে আপনি আলোচনার চূড়ান্ত পর্যায়ে আসছেন। যাইহোক, আপনার সময় নিন। নিজেকে প্রশ্ন করুন: "প্রস্তাবিত চুক্তিটি কি লাভজনক নাকি আরও ভাল বিকল্প নিয়ে আলোচনা করা যেতে পারে? »
• চুক্তি একত্রীকরণ - আপনার বৈঠকের চূড়ান্ত. এমন সময় আছে যখন বিরোধীরা সবকিছুতে একমত হয়ে ছত্রভঙ্গ হয়ে যায়। তবে চুক্তিগুলো বাস্তবায়নের পরের দিনই এমন পরিস্থিতি তৈরি হতে পারে যে, কেউ তাদের প্রতিপক্ষকে ভুলভাবে ভুল বুঝেছে। সেজন্য টেকনিক্যালি একেবারে সব চুক্তি এবং সভার ফলাফল ঠিক করা প্রয়োজন। এটি ভবিষ্যতে অস্পষ্ট পরিস্থিতি এড়াতে সাহায্য করবে।

একেবারে যে কোনো আলোচনার জন্য আগে থেকেই প্রস্তুত থাকতে হবে। প্রস্তুতি নেওয়ার সময়, অংশীদার সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করা বাঞ্ছনীয়, আপনার প্রস্তাবের যুক্তিগুলি আগে থেকেই চিন্তা করুন এবং ব্যবসায়িক কথোপকথনের ফলাফলের জন্য সমস্ত সম্ভাব্য বিকল্পগুলি আগে থেকেই চিন্তা করা এবং খেলার পরামর্শ দেওয়া হয়।

কঠিন আলোচনা পরিচালনার জন্য বিপুল সংখ্যক পদ্ধতি রয়েছে। বেশ কয়েকটি প্রধান।

এখানে কঠিন আলোচক প্রায় সঙ্গে সঙ্গে সব কার্ড টেবিলে রাখে। একই সময়ে, তিনি তার উপলব্ধ (বা না) সমস্ত সংস্থান ঘোষণা করেন।এই আলোচনার কৌশলের গণনাটি এই সত্যের উপর ভিত্তি করে যে অন্য পক্ষ প্রস্তুত করতে পারে এমন সমস্ত বিকল্পগুলিকে অবিলম্বে সহযোগিতার জন্য "ভুল" এবং "আকর্ষণীয়" হিসাবে বিবেচনা করা হয়।

হার্ড পক্ষের প্রতিপক্ষ যদি এই তথ্যটিকে সত্য হিসাবে উপলব্ধি করে, তবে তার কাছে সম্মত হওয়া বা চলে যাওয়া ছাড়া উপায় নেই। এই পদ্ধতির অসুবিধাগুলির মধ্যে একটি সম্ভাব্য অংশীদারের সম্ভাব্য ক্ষতি (সম্ভবত ভবিষ্যতে) অন্তর্ভুক্ত।

কঠিন প্রতিপক্ষ "শিকার" এর কাছে সমস্ত শর্ত ঘোষণা করার পরে, আপনি এই শর্তগুলি সম্পর্কে কথা বলতে রাজি হতে পারেন। এই ক্ষেত্রে, "শিকার" তার যুক্তি প্রদান করে প্রতিপক্ষকে তার প্রয়োজনীয় পরিস্থিতিতে নিয়ে যেতে পারে।

আপনি আপনার মাটি আরো দৃঢ়ভাবে দাঁড়াতে পারেন. এখানে, প্রতিপক্ষ ইতিমধ্যেই ভাবতে পারে যে সে ঠিক কী হারাবে এবং "ত্যাগের" শর্তগুলি মেনে নিতে পারে (তার পক্ষে কিছু সংশোধনী সহ)।

"হ্যাঁ, তবে শর্তে ..." এবং একটি বন্ধুত্বপূর্ণ কথোপকথনের সংমিশ্রণে, প্রতিপক্ষ কিছুটা শিথিল হতে পারে। আরও, "শিকার" আক্রমণাত্মক যেতে পারে। এই গেমের উদ্দেশ্য হল কথোপকথন চালিয়ে যাওয়া।

একজন শক্তিশালী আলোচক অন্য পক্ষের মেজাজ পরিবর্তন করবে। এখানে, একটি কঠিন আলোচকের কাছ থেকে, হয় মনোরম শব্দ বা অভিযোগ শোনা যায়। এক কথোপকথনের সময় একজন ব্যক্তির মুখ থেকে দ্বন্দ্বগুলি "শিকার" কে তার প্রস্তাব সম্পর্কে চিন্তা করতে বাধা দেবে। তিনি একটি বিভ্রান্ত অবস্থায় থাকতে পারে, মানসিক স্থিতিশীলতা হারাতে পারে।

এই ধরণের আলোচনায় একটি শক্তিশালী প্রতিপক্ষকে মোকাবেলা করার জন্য, "ভিকটিম" কে প্রথমে বুঝতে হবে যে এটি একটি খেলা এবং এটি শুধুমাত্র একটি উদ্দেশ্যে খেলা হয়। আক্রমণকারী পক্ষকে থামানোর জন্য, "মাপদণ্ডের সংঘর্ষ" পদ্ধতি ব্যবহার করে যে পরিস্থিতিটি ঘটেছে তা বোঝার জন্য মৃদুভাবে কিন্তু অবিরামভাবে জিজ্ঞাসা করা যথেষ্ট হবে। একটি পূর্বশর্ত হল যে "শিকার" অবশ্যই আত্মবিশ্বাসের সাথে এবং অ-আক্রমনাত্মকভাবে কথা বলতে হবে। এটি আক্রমণকারীকে একটি মৃত প্রান্তে নিয়ে যায় এবং অভদ্র আলোচনার জন্য প্রতিপক্ষকে তিরস্কার করার সুযোগ দেয় না।

এই কৌশলটি আগের দুটির একটি ভাল সমন্বয়। প্রথমত, একজন কঠিন আলোচক যোগাযোগ করেন, বিডিং পরিচালনা করেন এবং আরও অনেক কিছু। যখন "শিকার" তার চূড়ান্ত "হ্যাঁ" বলতে চায় ততক্ষণ পর্যন্ত সবকিছু ঠিকঠাক থাকে। এখানে, কঠিন পক্ষ ইতিমধ্যেই কাজের সাথে সম্পূর্ণভাবে জড়িত এবং আক্রমণে যায়, এই বলে: “এই প্রস্তাব আমাদের জন্য উপযুক্ত নয়। আমরা এতে আগ্রহী নই।"

গণনাটি এই সত্যের উপর করা হয় যে শিথিল "শিকার" কঠিন আলোচককে তাড়িয়ে দেবে না এবং প্রথম শর্তগুলি মেনে নিতে সক্ষম হবে যা কঠিন প্রতিপক্ষ প্রাথমিকভাবে আলোচনার শুরুতে নির্ধারণ করেছিল।

আলোচনার এই পদ্ধতির সময়, বেশ কয়েকটি শ্রেণীবদ্ধ নিষেধাজ্ঞা প্রযোজ্য:

• আপনি নিজের এবং প্রস্তাবের সাথে সম্পর্কিত কোনও বিবৃতি গ্রহণ করতে পারবেন না। যদি আপনার ব্যক্তিত্বের সাথে কোন কঠিন প্রতিপক্ষের কোন মন্তব্য থাকে তবে তিনি তা অবিলম্বে প্রকাশ করতেন।
• প্রথম প্রত্যাখ্যানের পরে কথোপকথনের এই পদ্ধতিটি শেষ হওয়া উচিত নয়। এই ক্ষেত্রে, দর কষাকষি উপযুক্ত।
• আপনাকে ক্ষমা চাইতে হবে না।
• অজুহাত তৈরি করবেন না।
• আপনার অবস্থান ছেড়ে দেবেন না।
• আপনারও জবাবে আক্রমণ করা বা আগ্রাসন দেখানো উচিত নয়।
• আপনার কথোপকথককে নেতিবাচক মূল্যায়ন করবেন না। তার মতো হবেন না।
• অপ্রীতিকর এবং নেতিবাচক শব্দগুলিকে নরম দিয়ে প্রতিস্থাপন করার চেষ্টা করুন।

এই ধরনের আলোচনায়, পরিস্থিতিকে আপনার অনুকূলে পরিণত করার জন্য আপনি বেশ কিছু পদক্ষেপ নিতে পারেন:

• স্পষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন. প্রতিটি পৃথক অবস্থানে কাজ করুন, যাকে কথোপকথন বলা হয়।
• মানদণ্ড সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন. উদাহরণস্বরূপ: "আমি কি সঠিকভাবে বুঝতে পারি যে ...", "আপনার জন্য কী গুরুত্বপূর্ণ, আমরা কথোপকথনে উল্লেখ করিনি? "
• আপনি প্রধান প্রশ্নগুলির সাথে কথোপকথনকে প্রকাশ করার চেষ্টা করতে পারেন: "আমি কি সঠিকভাবে বুঝতে পারি যে আপনি আমার সাথে দর কষাকষি করছেন? "," আমি মনে করি যে আমাদের প্রস্তাব উপযুক্ত নয়। আপনি ঠিক কি বিস্তারিত বলতে পারেন? "

আলোচনার শিষ্টাচারের কিছু নিয়ম অনুসারে, কথোপকথনের জন্য সময়সীমা রয়েছে, যা প্রাথমিক পর্যায়ে প্রাথমিকভাবে আলোচনা করা হয়। অতএব, যখন দলগুলি আলোচনায় আসে, তারা ইতিমধ্যে বুঝতে পারে তাদের জন্য কী অপেক্ষা করছে। এর উপর ভিত্তি করে, তারা একটি কথোপকথন পরিকল্পনা তৈরি করে, যুক্তি, কৌশল, তথ্য নির্বাচন করে। এই ক্ষেত্রে হার্ড দিকটি পুরো আলোচনার দৃশ্যকল্পটি ভেঙে ফেলার চেষ্টা করছে যা আপনি ইতিমধ্যেই আগাম প্রস্তুত করেছেন এবং আপনার নিজের চাপিয়েছেন।

বৈঠক শুরুর আগে, দলগুলো আলোচনায় আলোচনার বিষয়গুলির পরিসর নির্ধারণ করতে পারে। আলোচক মনে করেন বৈঠকটি কমপক্ষে 40 মিনিট স্থায়ী হবে। যাইহোক, বৈঠকের পরপরই, কঠিন পক্ষ ঘোষণা করে যে মাত্র 10-15 মিনিট আছে এবং আর কিছু নেই। "শিকার" কমপক্ষে 15 মিনিটের জন্য তার উপস্থাপনা প্রস্তুত করেছিল।

এটি তার দুর্বলতার দুর্বল দিকটি প্রদর্শন করার জন্য গণনা করা হয়। হয় "শিকার" নিয়ম এবং প্রয়োজনীয়তা মেনে চলবে, অথবা সে অবিলম্বে চলে যাবে।কোন অবস্থাতেই আপনার রাগান্বিত হওয়া উচিত নয়, কঠিন পক্ষের দ্বারা বলা সমস্ত কথাকে সত্য হিসাবে গ্রহণ করুন, বরাদ্দকৃত সময় পূরণ করার চেষ্টা করুন।

কি করা যেতে পারে:

• আপনি একমত হতে পারেন. যাইহোক, এটি উপেক্ষা করা ভাল। এমনভাবে আলোচনা করুন যেন কিছুই হয়নি।
• সভাটি সাধারণত এমন একজনের দ্বারা পরিচালিত হয় যে কীভাবে সঠিক প্রশ্ন শুনতে এবং জিজ্ঞাসা করতে জানে। সর্বোপরি, নিজের এবং আপনার প্রস্তাবের উপস্থাপনা দিয়ে অন্য পক্ষকে অভিভূত করবেন না। প্রথমে, তাকে তার প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন, তার জন্য কোন নির্বাচনের মানদণ্ড গুরুত্বপূর্ণ।
• একবার আপনি তার সমস্ত চাহিদা খুঁজে বের করার পরে, আপনি আপনার প্রতিপক্ষকে ঠিক যা চেয়েছিলেন তা দিতে পারেন।

পরবর্তী ভিডিওতে, আপনি ব্যবসায়িক আলোচনা পরিচালনার জন্য একটি পদ্ধতি খুঁজে পাবেন (প্রস্তুতি, ম্যানিপুলেশন কৌশল এবং কার্যকর ব্যবসায়িক যোগাযোগের উদাহরণ)।