ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের শিষ্টাচার

অফিসের চিঠিপত্র হল একটি বিশেষ ধারা যা আপনাকে অবশ্যই আয়ত্ত করতে হবে যদি আপনি কর্পোরেট সিঁড়িতে আরোহণ করতে যাচ্ছেন। ভাল ব্যবসায়িক লেখার দক্ষতা আপনাকে বিশ্বস্তভাবে পরিবেশন করবে: তারা আপনাকে অধস্তন, উর্ধ্বতন এবং অংশীদারদের সাথে যোগাযোগ করতে সাহায্য করবে, আপনার শিক্ষা এবং দৃষ্টিভঙ্গির উপর জোর দেবে। যোগাযোগের শৈলীটি প্রদত্ত বিষয় থেকে বিচ্যুত না হয়ে সংযত, উদ্দেশ্যমূলক হওয়া উচিত।

যে কোনো যোগাযোগ, ব্যক্তিগত এবং লিখিত উভয়ই, তথ্য বিনিময়, প্রভাবিত এবং আলোচনার জন্য মানুষের সাথে মিথস্ক্রিয়া। মানুষ কিছুই আমাদের কাছে বিজাতীয় নয়, আমরা কখনও কখনও আবেগকে প্রবাহিত করি, তবে ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে আমাদের অনুভূতি, চরিত্রের বৈশিষ্ট্য এবং মেজাজের হিংসাত্মক প্রকাশের জন্য কোনও স্থান থাকা উচিত নয়।

ব্যবসায়িক যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য হল এটি মধ্য-বাক্যে কাটা যাবে না। আপনি প্রাপ্ত প্রতিটি চিঠির জন্য, আপনাকে একটি উত্তর লিখতে হবে, এমনকি যদি আপনি এটি পছন্দ করেন না।আপনি যদি একটি কল পান এবং আপনার কাছে ফোন তোলার সময় না থাকে, তাহলে অবশ্যই কল ব্যাক করুন। অবশ্যই, কিছু লোকের সাথে যোগাযোগ অপ্রীতিকর। এই কারণেই একজন পরিচালকের বাধ্যতামূলক গুণাবলীর তালিকায় চাপ প্রতিরোধের অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

একটি ব্যবসায়িক মিটিং, একটি ফোন কথোপকথন বা একটি ব্যবসায়িক ই-মেইল চিঠিপত্রের অবশ্যই কিছু উদ্দেশ্য থাকবে। ফলস্বরূপ, দলগুলিকে অবশ্যই সিদ্ধান্তে আসতে হবে, প্রকল্প নিয়ে আলোচনা করতে হবে, একটি কৌশলগত অংশীদারিত্বে সম্মত হতে হবে এবং আরও অনেক কিছু।

লিখিত বক্তৃতায়, মৌখিক বক্তৃতার চেয়ে সম্ভবত আরও বেশি বিধিনিষেধ এবং নিয়ম রয়েছে। কথোপকথনের সাথে সরাসরি যোগাযোগ করে, একটি ব্যক্তিগত বৈঠকে, আমরা এই বা সেই সত্যটির উপর একটি আন্তর্জাতিক জোর দিতে পারি, যদি কথোপকথন আমাদের বুঝতে না পারে তবে কিছু স্পষ্ট করতে পারি। একটি বক্তৃতা ত্রুটি করা হলে, আমরা অবিলম্বে এটি সংশোধন করতে পারেন. কিন্তু একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে, আমাদের অবশ্যই অত্যন্ত স্পষ্ট এবং সুনির্দিষ্ট হতে হবে যাতে শব্দগুলি একটি দ্বৈত ব্যাখ্যাকে বোঝায় না।

তারা বলত: "কাগজ সবকিছু সহ্য করবে," এর অর্থ হল যে এমনকি অবিশ্বাস্য তথ্যও লেখা যেতে পারে। আমরা অভিমত যে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র যতটা সম্ভব সৎ হওয়া উচিত। যাইহোক, এখন কাগজের চিঠি কম কম পাঠানো হয়। মূলত, তারা চুক্তি এবং অন্যান্য নথি পরিবহন করে। এই ক্ষেত্রে, লেটারহেডগুলি সংস্থার উচ্চ মর্যাদার প্রমাণ হিসাবে ব্যবহৃত হয়।

আজকাল, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, ব্যবসায়িক চিঠিপত্র ভার্চুয়াল স্পেসে সঞ্চালিত হয় এবং এর নিজস্ব বৈশিষ্ট্য রয়েছে। যখন কথোপকথন সবে শুরু হয়, তখন শিষ্টাচার অনুসারে একটি অভিবাদন লেখার প্রথা রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ: "হ্যালো, প্রিয় ওলেগ সের্গেভিচ! " এবং কর্মদিবসের সময় পরবর্তী ঠিকানায়, শুভেচ্ছা বাদ দেওয়া যেতে পারে।

ই-মেইল সহ লিখিত যোগাযোগের জন্য ভাষার নিয়ম এবং অনবদ্য সাক্ষরতার আনুগত্য প্রয়োজন। সর্বোপরি, চিঠিপত্র একজন শিক্ষিত কথোপকথকের কাছে আপনার ফাঁকগুলি প্রকাশ করবে। অতএব, আমরা আপনাকে বিশেষ পরিষেবাগুলির সাহায্যে কী লেখা আছে তা পরীক্ষা করার পরামর্শ দিই, যদি আপনি নিজের জ্ঞান সম্পর্কে সম্পূর্ণরূপে নিশ্চিত না হন।

আমরা সাধারণ নিয়মগুলি তালিকাভুক্ত করি যার জন্য ইলেকট্রনিক যোগাযোগের নৈতিকতা প্রয়োজন৷ তারা বেশ সহজ, কিন্তু অনেক, হায়, তাদের অবহেলা:

• প্রতিটি বাক্যের শুরু বড় করা হয়;
• বাক্যাংশের শেষে একটি পিরিয়ড রাখা হয় যাতে যা পড়া হয় তার অর্থ স্পষ্ট হয়;
• সমস্যাটি বাছাই করতে এবং সমাধানের পরামর্শ দিতে, একটি বুলেটেড বা সংখ্যাযুক্ত তালিকা ব্যবহার করা দরকারী;
• স্বচ্ছতার জন্য, টেবিল, গ্রাফ, চার্ট ব্যবহার করা ভাল;
• বিশেষভাবে একজন বুদ্ধিমান, শিক্ষিত কথোপকথনের মতো মনে করার চেষ্টা করবেন না, অত্যধিক অংশগ্রহণমূলক এবং অংশগ্রহণমূলক বাঁক নিয়ে সাধারণ চিন্তাগুলিকে জটিল করবেন না;
• আপনি যত সহজে আপনার চিন্তা প্রকাশ করবেন, তত ভাল;
• যদিও দৈনন্দিন বক্তৃতা সংস্কৃতিতে শব্দবাক্য এড়ানো প্রয়োজন, ব্যবসায়িক পরিবেশে, পেশাদার ভাষা এবং ইংরেজি থেকে ধার নেওয়া এখন ভাল ফর্ম হিসাবে বিবেচিত হয় (তবে এটি অতিরিক্ত করবেন না!)

নিম্নলিখিত ধরনের বার্তা আছে:

• প্রচারমূলক অফার;
• ধন্যবাদ
• সহগামী;
• ওয়ারেন্টি
• অনুস্মারক;
• সতর্কতা
• সহযোগিতার প্রস্তাব।

সাধারণ নিয়মের পাশাপাশি ব্যবসায়িক লেখার কিছু বিবরণ জানা জরুরি।আমরা সেই নিয়মগুলি দেব যা বেশিরভাগ ক্ষেত্রে উপযুক্ত হবে।

ইমেইলের শুরুকে হেডার বলা হয়। এতে প্রতিষ্ঠানের লোগো রয়েছে। সর্বদা হাতে থাকা (অর্থাৎ আপনার কম্পিউটারের ডেস্কটপে) একটি টেমপ্লেট থাকা দরকারী যেখানে এই লোগোটি প্রবেশ করানো হয়েছে৷

অফলাইন যোগাযোগের বিপরীতে, আধুনিক নিয়মগুলি আপনাকে সম্বোধনকারীকে শুভেচ্ছা জানাতে বাধ্য করে না এবং আপনি অবিলম্বে তাকে নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতার মাধ্যমে ফোন করে বিষয়টির সারমর্ম বলতে পারেন। যাইহোক, অনেকে বার্তার শুরুতে লিখতে থাকে: “শুভ সকাল! ", "হ্যালো! ", "শুভ সন্ধ্যা! ' অথবা 'শুভেচ্ছা।' এবং এটিতেও, আদর্শ থেকে কোনও বিচ্যুতি নেই।

চিঠির মূল অংশের প্রয়োজনীয়তাগুলি পরামর্শ দেয় যে এটিতে চিঠিপত্রের অর্থ নিহিত রয়েছে। পাঠ্যটিকে অনুচ্ছেদে ভাগ করা ভাল ফর্ম হিসাবে বিবেচিত হয়, কথোপকথনের প্রতি মনোযোগী মনোভাবের লক্ষণ। প্রতিটি অনুচ্ছেদে, বিষয়ের এক বা অন্য একটি দিক নামকরণ করা হয়েছে এবং প্রকাশ করা হয়েছে। সমস্যা চিহ্নিত করার পাশাপাশি, এটি সমাধানের উপায়গুলি সুপারিশ করার প্রথাগত। সুতরাং কথা বলতে, ক্ষুদ্র আকারে একটি ব্যবসায়িক ধারণা প্রকাশ করা।

বার্তার শেষ অংশে, আপনি আনুষ্ঠানিক এবং আরও ব্যক্তিগত অনুভূতি উভয়ই প্রকাশ করতে পারেন। "সম্মান সহকারে...", "শুভেচ্ছা..." (ইংরেজিতে "শুভেচ্ছা") বা আরও আবেগপূর্ণ ইচ্ছা "একটা সুন্দর দিন কাটুক! "

একটি ব্যক্তিগত স্বাক্ষরে, শেষ নাম এবং প্রথম নাম (এবং কিছু চেনাশোনাতে, পৃষ্ঠপোষকও) নির্দেশ করা আবশ্যক। এছাড়াও ফোন নম্বর থাকা উচিত যেগুলি আপনি কল করতে পারেন: মোবাইল এবং অফিস সিটি। সম্প্রতি, একটি কোম্পানির লোগো সহ একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর ফ্যাশনে এসেছে।

প্রতিষ্ঠানের ইলেকট্রনিক পোর্টালের একটি অতিরিক্ত লিঙ্ক অতিরিক্ত বিজ্ঞাপন হিসাবে কাজ করে এবং ভবিষ্যতে এই সাইটে ট্রাফিক বাড়াতে পারে।

বেশিরভাগ অফিসের কর্মচারীদের ই-মেইল বক্সে চিঠির একটি খুব বিস্তৃত সংরক্ষণাগার থাকে। যাতে কথোপকথন দীর্ঘ চিঠিপত্রে বিভ্রান্ত না হয়, এটি একটি উত্তর আকারে একটি চিঠি পাঠানোর সুপারিশ করা হয়। আপনি যখন চিঠির বিষয়ের শুরুতে উপযুক্ত বাক্সে ক্লিক করেন, তখন ইংরেজি সংক্ষিপ্ত রূপ “Re…” উপস্থিত হয়। এটি খুব সুবিধাজনক, কারণ সম্বোধনকারী অবিলম্বে চিঠিপত্রের অগ্রগতি মনে রাখবেন।

আপনি এই কথোপকথনের সাথে ভার্চুয়াল যোগাযোগের পুরো ইতিহাস সংরক্ষণ করতে পারেন, অথবা আপনি শুধুমাত্র শেষ বা সবচেয়ে উল্লেখযোগ্য উদ্ধৃতিগুলি ছেড়ে দিতে পারেন। আধুনিক ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের জন্য আপনাকে ইমেলগুলিতে দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে। সর্বোপরি, আমরা একটি কাজের কম্পিউটারে আমাদের দিনের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ ব্যয় করি। এছাড়াও, মোবাইল ডিভাইস থেকে মেইল ​​চেক করা যেতে পারে।

যদি বার্তাটি বিশেষ গুরুত্ব এবং জরুরী হয়, তবে চিঠিটি স্মরণ করিয়ে দেওয়ার জন্য এসএমএস লিখতে বা একটি ফোন কল করার অনুমতি দেওয়া হয়।

সৃজনশীল পরিসংখ্যানগুলির মধ্যে, স্ট্যাম্পের ব্যবহার গৃহীত হয় না এবং তদ্ব্যতীত, উপহাস ও নিন্দা করা হয়। কিন্তু ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে, স্ট্যাম্প আদর্শ পরিস্থিতি প্রতিফলিত করতে সাহায্য করে।

সেট এক্সপ্রেশন এবং বাক্যাংশগুলির একটি ভার্চুয়াল পিগি ব্যাঙ্ক থাকা দরকারী৷ প্রকৃতপক্ষে, কাঠামোগত যোগাযোগ, অফিসের কাজ এবং আনুষ্ঠানিক সমস্যার সমাধান এই ক্লিচের উপর নির্মিত। উদাহরণস্বরূপ, টার্নওভার দ্বারা সহানুভূতি প্রকাশ করা হয় "দুর্ভাগ্যবশত, আমাদের আপনাকে জানাতে হবে ..."।কৃতজ্ঞতার অনুভূতি এই কর্তব্য সূত্রে প্রতিফলিত হয়: "আপনার অমূল্য অবদানের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ ..."। এবং, অবশেষে, আনন্দ: "আমরা আপনাকে জানাতে পেরে গর্বিত যে ..."। কিন্তু চূড়ান্ত বাক্যাংশ: "আমরা আরও ফলপ্রসূ সহযোগিতার জন্য উন্মুখ" আরও ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য আশা প্রকাশ করে।

সুতরাং, আমরা ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের শিষ্টাচার সম্পর্কে কথা বলেছি। যোগাযোগ যতটা সম্ভব আরামদায়ক এবং ফলপ্রসূ করার জন্য এই নিয়মগুলি প্রয়োজনীয়৷ সেগুলি ব্যবহার করুন এবং আপনি দেখতে পাবেন যে আপনার পরিষেবাতে কাজটি সুচারুভাবে হয়েছে!

ইমেল সহ ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়ম সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য, নিম্নলিখিত ভিডিওটি দেখুন।