ব্যবসায়িক কথোপকথন: নিয়ম, জাত এবং পর্যায়

ব্যবসায়িক সম্পর্কের ফলাফল প্রায়ই ব্যক্তিগত আলোচনা এবং সংলাপের উপর নির্ভর করে। ব্যবসায়িক যোগাযোগ, লিখিতভাবে বা টেলিফোনের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠিত, ব্যক্তিগত কথোপকথনে বিকশিত হয়। একই সময়ে, সাক্ষাত্কারে অংশগ্রহণকারীরা যোগাযোগের বিভিন্ন উপায় ব্যবহার করে: তারা কেবল বক্তৃতাই নয়, অঙ্গভঙ্গি, মুখের অভিব্যক্তি এবং ব্যক্তিগত প্রভাবও ব্যবহার করে।

একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন সাধারণত দুই কথোপকথনের মধ্যে একটি কথোপকথন, যার কারণে তাদের প্রতিপক্ষের ব্যক্তিগত বৈশিষ্ট্য, তার উদ্দেশ্য, বক্তৃতা বৈশিষ্ট্যগুলি বিবেচনা করা উচিত এবং শিষ্টাচার প্রয়োগ করা উচিত। আন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগে কথোপকথনকারীকে প্রভাবিত করার বিভিন্ন পদ্ধতি জড়িত।

একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন যার একটি নির্দিষ্ট বিষয় রয়েছে এবং এটি ব্যক্তিগতভাবে ভিত্তিক হয় প্রায়ই কর্মীদের মধ্যে একই সংস্থার মধ্যে বাহিত হয়।কথোপকথনের উদ্দেশ্য হ'ল যোগাযোগের একজন অংশগ্রহণকারীর কার্যকলাপ, বিদ্যমান কাজের পরিবেশ বা সম্পর্কের পরিবর্তন এবং তাদের গুণমান উন্নত করার জন্য শব্দের সাহায্যে অন্য বা পুরো কর্মচারীদের একটি গ্রুপকে প্রভাবিত করার ইচ্ছা।

ব্যবসায়িক কথোপকথনের আরেকটি লক্ষ্য হল কর্মীদের মতামত এবং যুক্তির উপর ভিত্তি করে সিদ্ধান্ত এবং সিদ্ধান্ত গঠনের জন্য ব্যবস্থাপনার প্রয়োজন।

অন্যান্য ধরনের মৌখিক যোগাযোগের তুলনায় ব্যবসায়িক কথোপকথনের সুবিধা হল:

• কথোপকথনকারীদের মন্তব্যের প্রতিক্রিয়ার গতিতে, যা পছন্দসই ফলাফল পেতে সহায়তা করে;
• সাক্ষাত্কারের সময় শোনা দৃষ্টিভঙ্গি, রায়, চিন্তাভাবনা, যুক্তি এবং সংশয়পূর্ণ বিবৃতিগুলি বিবেচনায় নেওয়া, নিয়ন্ত্রণ এবং পর্যবেক্ষণ করে প্রশাসকের সচেতনতা বৃদ্ধিতে;
• আলোচনার অধীন বিষয় অধ্যয়ন করার জন্য পদ্ধতির একটি নমনীয় যুক্তিসঙ্গত সেটের সুবিধার মধ্যে, যা সমস্যা এবং সমস্ত পক্ষের দাবির সমাধানের ফলাফল।

একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন নির্দিষ্ট ফাংশন বাস্তবায়নের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে:

• নতুন দিকনির্দেশ খোঁজা;
• প্রতিশ্রুতিশীল প্রকল্পের সূচনা;
• তথ্য বিনিময়;
• সূচিত কার্যক্রম নিয়ন্ত্রণ;
• একটি এন্টারপ্রাইজের কর্মীদের পারস্পরিক যোগাযোগ;
• প্রতিষ্ঠান, সংস্থা, শিল্পের মধ্যে ব্যবসায়িক যোগাযোগ সহজতর করা।

একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন এবং মিটিং এর ফলাফল শুধুমাত্র এটির জন্য প্রস্তুতি দ্বারা নির্ধারিত হয় না, তবে কথোপকথনের নির্মাণ দ্বারাও নির্ধারিত হয়।সাক্ষাত্কার পরিচালনার এবং তাদের নীতিগুলি পর্যবেক্ষণ করার সুপ্রতিষ্ঠিত পদ্ধতি দ্বারা অবিসংবাদিত ভুলগুলি এড়ানো যায়। সর্বদা সদিচ্ছার পরিবেশ থাকা উচিত - কঠোর বক্তব্য গ্রহণযোগ্য নয়।

যৌক্তিকতার নীতিটি আচরণের সংযম বোঝায়, বিশেষ করে সঙ্গীর ক্ষেত্রে আবেগপ্রবণতা দেখায়। আবেগের উপর নিয়ন্ত্রণের অভাব সাধারণত গৃহীত সিদ্ধান্তকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করে। যেমন একটি সমাধান সর্বোত্তম বলা যাবে না।

বোঝার নীতিটি প্রয়োজনীয় যাতে কথোপকথনকারীরা সংলাপে সাধারণ ভিত্তি খুঁজে পেতে এবং পছন্দসই প্রভাব অর্জন করতে পারে।

কথোপকথনের সময়, স্পিকারদের মনোযোগের ঘনত্ব এমনকি অপব্যয়কারী কারণগুলির অনুপস্থিতিতেও ওঠানামা করে। এই জাতীয় সূক্ষ্মতাগুলি বিবেচনা করে এবং লক্ষ্য করে, এই সময়ে আবার নিজের প্রতি দৃষ্টি আকর্ষণ করা এবং বাধাপ্রাপ্ত যোগাযোগ পুনরায় শুরু করা প্রয়োজন।

নির্ভরযোগ্যতার নীতিটি কথোপকথনকে অবহিত করার সত্যতার বাধ্যতামূলক পালনকে নির্দেশ করে - এমনকি যদি সে মিথ্যা তথ্য দেয়। এটি সংলাপের সুবিধা দেয় এবং কাঙ্ক্ষিত লক্ষ্য অর্জন করে।

একটি গুরুত্বপূর্ণ মনস্তাত্ত্বিক নীতি হল কথোপকথনের সাথে কথোপকথনের বিষয়ের মধ্যে পার্থক্য। প্রতিপক্ষের প্রতি একটি বিষয়গত মনোভাব সূচকের মূল্যায়নের বস্তুনিষ্ঠতাকে প্রভাবিত করতে পারে। একটি গঠনমূলক কথোপকথন দৃষ্টিভঙ্গি সহ ইভেন্ট এবং অভিজ্ঞতা সহ মতামতগুলির মধ্যে পার্থক্যের উপর ভিত্তি করে।

ব্যবসায়িক কথোপকথন পরিচালনার জন্য এই জাতীয় সাধারণ নীতিগুলির সংমিশ্রণ হ'ল তাদের বাস্তবায়নের নিয়ম, যা আলোচনার সুরক্ষা এবং দক্ষতায় অবদান রাখে।

দ্বৈত আগ্রহের নিয়মটি হল যে প্রতিটি ইন্টারভিউয়ারের দ্বিগুণ আগ্রহ রয়েছে: কথোপকথনের বিষয়ের সারমর্ম এবং বিষয়বস্তুই নয়, অংশীদারের সাথে সহযোগিতাও।ফলপ্রসূ সম্পর্ক বজায় রাখা তথ্য বিনিময়ের চেয়ে কথোপকথনে কম গুরুত্বপূর্ণ কাজ নয়।

বিশেষজ্ঞরা কথোপকথনটি এমনভাবে পরিচালনা করার পরামর্শ দেন যাতে এটি কর্মচারী এবং পরিচালকদের মধ্যে সম্পর্কের সাথে হস্তক্ষেপ না করে। এর জন্য আপনার প্রয়োজন:

• তাদের নিজস্ব অনুমানের উপর ভিত্তি করে কথোপকথনকারীদের উদ্দেশ্য এবং উদ্দেশ্য সম্পর্কে সিদ্ধান্তে ছুটে যাবেন না;
• প্রতিপক্ষের কথা মনোযোগ সহকারে শুনুন এবং দেখান যে তিনি বুঝতে পেরেছেন;
• অতীত সম্পর্কে তর্ক করার পরিবর্তে আপনার আগ্রহ এবং আপনার লক্ষ্যের কথা বলুন এবং চিন্তাগুলি স্পষ্টভাবে এবং স্পষ্টভাবে প্রকাশ করা উচিত;
• ভবিষ্যৎ কর্ম নিয়ে আলোচনা।

একজন অংশীদারের প্রতি আগ্রহের উপর জোর দেওয়া একটি উল্লেখযোগ্য নিয়ম হিসাবে বিবেচিত হয় যা উভয় কথোপকথনের কাজগুলিকে ব্যাপকভাবে সহজতর করতে সহায়তা করবে। বাক্যাংশ: "বোধগম্য", "আকর্ষণীয়", "জানে খুশি", স্বাভাবিকভাবেই কথোপকথনে সন্নিবেশিত, একটি স্বাচ্ছন্দ্যময় পরিবেশ তৈরি করবে এবং চুক্তি এবং পারস্পরিক বোঝাপড়া প্রকাশ করতে সহায়তা করবে। আপনি যদি কথোপকথনকে সম্বোধন করেন, তাকে নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা দিয়ে ডাকেন এবং উদ্বেগ এবং বিরক্তি না দেখান তবে একই সমস্যাটি সমাধান করা যেতে পারে।

অতিরিক্ত বা সহায়ক তথ্য স্পষ্ট করার ইচ্ছাও আগ্রহ বজায় রাখতে সাহায্য করবে।

প্রতিটি কথোপকথন সাধারণ ভিত্তি খুঁজে বের করার একটি উপায়। সংলাপ সফল হওয়ার জন্য, এটি দ্বন্দ্ব দিয়ে শুরু করার পরামর্শ দেওয়া হয় না। সাধারণত তারা এমন বিষয় দিয়ে শুরু করে যার মতামত একই, উদাহরণস্বরূপ, আবহাওয়া সম্পর্কে। এটি করা হয় যাতে প্রথম থেকেই কোনও নেতিবাচক উত্তর না থাকে এবং কথোপকথককে রাজি করাতে কোনও প্রচেষ্টা ব্যয় করতে হয় না।বিশেষজ্ঞরা সর্বদা কয়েকটি পূর্ব-প্রস্তুত বাক্যাংশ রাখার পরামর্শ দেন, যার উত্তর শুধুমাত্র ইতিবাচক।

একটি ব্যবসায়িক কথোপকথনের প্রস্তুতি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পর্যায় দিয়ে শুরু হয় - পরিকল্পনা, যা সভার সমস্যা এবং উদ্দেশ্য প্রণয়ন করে, সেইসাথে একটি আলোচনার পরিকল্পনা এবং এর বাস্তবায়নের জন্য পদ্ধতি তৈরি করে। পেশাদাররা পরামর্শ দেন:

• চিন্তা করুন এবং পরিকল্পিত কথোপকথনের প্রস্তাবিত প্রক্রিয়াটি ওজন করুন, এর প্রোগ্রামটি আঁকুন;
• সম্ভাব্য কথোপকথন সম্পর্কে সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করুন;
• তাদের বিশ্বাস এবং উদ্দেশ্যকে প্রমাণ করার জন্য প্রয়োজনীয় যুক্তিগুলির কার্যকারিতা পরীক্ষা করুন;
• তাদের সংজ্ঞা এবং চিন্তার সামঞ্জস্য পরীক্ষা করুন;
• কথোপকথনকারী বা প্রতিপক্ষের যুক্তির প্রতিক্রিয়ার বিকল্পগুলি নিয়ে চিন্তা করুন।

ভবিষ্যত কথোপকথনের সময় এবং স্থানের অ্যাপয়েন্টমেন্ট অংশগ্রহণকারীদের অবস্থান এবং মনোভাবের উপর নির্ভর করে। এটি নিজের, বিদেশী বা নিরপেক্ষ অঞ্চলে করা যেতে পারে। অপারেশনাল ট্রেনিং পরিচালনা করার পরে, সংগ্রহ করা এবং প্রস্তুত করা উপকরণগুলি পরীক্ষা করা এবং সম্পাদনা করা এবং ভবিষ্যতের সাক্ষাত্কারের পরিকল্পনাকে চূড়ান্ত রূপ দেওয়া প্রয়োজন।

একটি ব্যবসায়িক কথোপকথনের নির্মাণ 5 টি পর্যায় নিয়ে গঠিত:

• কথোপকথনের শুরু;
• তথ্য প্রদান;
• তর্ক
• প্রতিপক্ষের যুক্তি উল্টে দেওয়া;
• প্রস্তাব অনুমোদন।

এই প্রতিটি পদক্ষেপ পেশাদার জ্ঞান, স্বচ্ছতা, যুক্তির উপর ভিত্তি করে, যার সাথে ইন্টারভিউয়ারদের ব্যক্তিগত গুণাবলী যোগ করা হয়, যা কথোপকথনে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একটি কথোপকথন পরিকল্পনা তার ফলাফলের জন্য বিভিন্ন সম্ভাব্য বিকল্পের ভিত্তিতে তৈরি করা উচিত। কখনও কখনও আপনাকে কিছু যুক্তি পুনরাবৃত্তি করতে হবে।

প্রথম পর্যায়ে - সংলাপের শুরুতে - একজন অংশীদারের সাথে যোগাযোগ খুঁজে বের করা, একটি আকর্ষণীয় পরিবেশ সংগঠিত করা, কথোপকথনকারীকে আগ্রহী করা এবং উদ্যোগটি দখল করা গুরুত্বপূর্ণ। এটি বিশেষ কৌশল ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয় যা একটি সংলাপ শুরু করে। এর মধ্যে রয়েছে:

• উত্তেজনা মুক্ত করার একটি কৌশল, যা প্রতিপক্ষের সাথে ঘনিষ্ঠ যোগাযোগ স্থাপন করতে সহায়তা করে;
• কথোপকথনকে হুক করার একটি উপায়, আপনাকে দ্রুত সমস্যাগুলি আপ টু ডেট করতে দেয়;
• ফ্যান্টাসিকে উদ্দীপিত করার একটি পদ্ধতি, প্রচুর সংখ্যক প্রশ্নের উত্থান জড়িত;
• সরাসরি সমস্যার কাছে যান।

কথোপকথনের সঠিক সূচনা হ'ল পরিচিতি, এর লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্যগুলির সঠিক প্রণয়ন, বিষয়ের মনোনয়ন, বিষয়গুলি বিবেচনা করার নিয়মগুলির যোগাযোগ।

তথ্য প্রদানের পর্যায়ে, একজনকে অংশীদারের অনুরোধ এবং মতামত, তার প্রেরণা, যুক্তি এবং ইচ্ছাগুলি খুঁজে বের করা উচিত, পরিকল্পিত তথ্যের প্রতিবেদন করা এবং কথোপকথনের অবস্থান বিশ্লেষণ করা উচিত।

প্রতিপক্ষের রায় খণ্ডন করার পর্যায়ে, তার মন্তব্য নিরপেক্ষ করা উচিত। এটি করার জন্য, আপনার মতামতকে অস্বীকার করার সম্ভাবনাকে অনুমতি না দিয়ে, সন্দেহ ছাড়াই আপনার যুক্তিগুলিকে বিশ্বাসযোগ্যভাবে বর্ণনা করা প্রয়োজন। অস্বীকারের যুক্তি সন্দেহজনক তথ্যের বিশ্লেষণ, প্রকৃত কারণ অনুসন্ধান, ধারণা এবং পদ্ধতি নির্বাচনের মধ্যে রয়েছে। এই ক্ষেত্রে, বিভিন্ন কৌশল এবং কৌশল ব্যবহার করা হয়।

সিদ্ধান্ত গ্রহণের পর্যায়ে, কথোপকথনের দ্বারা গৃহীত এবং অনুমোদিত যুক্তির ফলাফলগুলি সংক্ষিপ্ত করা হয়, নেতিবাচক সূক্ষ্মতা এবং উপসংহারগুলি বাদ দেওয়া হয়, অর্জিত ফলাফল একত্রিত এবং নিশ্চিত করা হয়, আরও সহযোগিতার বিষয়গুলি প্রস্তাব করা হয়। এই পর্যায়ে, একজনকে অনিশ্চয়তা দেখানো উচিত নয় যাতে অংশীদারও সিদ্ধান্ত নিয়ে সন্দেহ করতে শুরু না করে।

স্বাধীন ধরনের ব্যবসায়িক কথোপকথন নিম্নলিখিত শ্রেণীবিভাগ দ্বারা চিহ্নিত করা হয়:

• চাকরির জন্য আবেদন করার সময়;
• বরখাস্তের উপর;
• সমস্যা সম্পর্কে;
• শৃঙ্খলামূলক প্রকৃতি

প্রথম জাতটি পরিচায়ক ধরণের, যার প্রধান কাজটি পদের জন্য আবেদনকারীর ব্যবসায়িক গুণাবলী নির্ধারণ এবং মূল্যায়ন করা। ম্যানেজারকে আবেদনকারীকে ব্যক্তি সম্পর্কে তথ্য সম্বলিত কয়েকটি প্রাথমিক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে হবে: শিক্ষার স্তর, কাজের অভিজ্ঞতা, বিদ্যমান দক্ষতা এবং ক্ষমতা, চাকরি খোঁজার কারণ, অর্থপ্রদানের দাবির স্তর। কখনও কখনও ব্যক্তিগত গুণাবলীও স্পষ্ট করা প্রয়োজন।

একজন কর্মচারীর প্রস্থান সংক্রান্ত একটি সাক্ষাৎকার দুই ধরনের হতে পারে: স্বেচ্ছায় নিষ্পত্তি বা জোরপূর্বক। প্রথম ক্ষেত্রে, প্রশাসকের বরখাস্তের কারণগুলি খুঁজে বের করা উচিত - এটি সংস্থার পরিচালনার উন্নতির দিকে মনোযোগ দেওয়ার কারণে। সাধারণত এই ধরনের ক্ষেত্রে দরকারী তথ্য খুঁজে বের করা সম্ভব যা কিছু সমস্যা সমাধানের অনুমতি দেয়।

তৃতীয় প্রকার হল একজন কর্মচারীর সাথে কথোপকথন যার সাথে তারা অংশ নিতে বাধ্য হয়। একটি নিয়ম হিসাবে, এটি একটি নেতার জন্য খুব কঠিন। এই ধরনের কথোপকথনের প্রক্রিয়াতে, একজনের সূক্ষ্মতা পর্যবেক্ষণ করা উচিত, তবে একই সময়ে তার বিরুদ্ধে সঠিকভাবে এবং ন্যায্যভাবে রাষ্ট্রের দাবি করা উচিত। এই ধরনের কথোপকথন কীভাবে পরিচালনা করা যায় সে সম্পর্কে বিশেষ নিয়ম এবং পরামর্শ রয়েছে।

আর্গুমেন্টেশন অলঙ্কৃত এবং অনুমানমূলক পদ্ধতির উপর ভিত্তি করে করা যেতে পারে। অলংকারমূলকগুলি হল:

• মৌলিক, একটি অংশীদার একটি সরাসরি আবেদন গঠিত;
• যুক্তিতে মতানৈক্য খোঁজার উপর ভিত্তি করে দ্বন্দ্ব;
• উপসংহার হাইলাইট করার একটি কৌশল যা মধ্যবর্তী সিদ্ধান্তের মাধ্যমে পছন্দসই ফলাফলের দিকে নিয়ে যায়;
• তুলনামূলক;
• পৃথক অংশ নির্বাচনের উপর ভিত্তি করে বিচ্ছেদ পদ্ধতি;
• বুমেরাং পদ্ধতি;

• বয়কট
• জোর দেওয়া এবং তাদের স্বার্থ সামনে আনা;
• সমস্যার সারাংশে ধীরে ধীরে পরিবর্তনের উপর ভিত্তি করে অনুমান পদ্ধতি;
• পোলিং পদ্ধতি, পূর্বনির্ধারিত প্রশ্নে সমাপ্ত;
• সুস্পষ্ট সহায়তা কৌশল।

অনুমানমূলক পদ্ধতি বিবেচনা করা যেতে পারে:

• অতিরঞ্জন কৌশল;
• উপাখ্যান
• কর্তৃত্ব ব্যবহারের প্রযুক্তি;
• কথোপকথকের পরিচয় সন্দেহ করার কৌশল;
• বিচ্ছিন্নতার একটি পদ্ধতি, যা একটি পরিবর্তিত আকারে পৃথক অভিব্যক্তি উপস্থাপন করে;
• বিবাদের সাথে সম্পর্কিত নয় এমন অন্য সমস্যায় স্থানান্তরের উপর ভিত্তি করে দিক পরিবর্তন;
• দমন, যা অতিরঞ্জিত ছোটখাটো সমস্যা নিয়ে গঠিত;
• বিভ্রান্তির একটি কৌশল যেখানে বিভ্রান্তিকর তথ্য জানানো হয়;
• বিলম্ব - কথোপকথন বিলম্বিত করা;
• সহানুভূতির আবেদনের ভিত্তিতে একটি আপিল;
• বিকৃত কৌশল;
• ফাঁদ প্রশ্ন

বিশেষজ্ঞরা নিম্নলিখিত উপায়ে ব্যবসায়িক কথোপকথন পরিচালনা করার পরামর্শ দেন: একটি প্রশ্ন-উত্তর আকারে পরামর্শ দিন বা এমন কিছু মূল্যায়ন করুন যা আপনাকে একটি উদ্যোগের অবস্থান বজায় রাখতে দেয়, একটি স্বতন্ত্র স্বরে অনুমতি দেয় না, কথোপকথনকে সক্রিয় হতে উত্সাহিত করে এবং একই সাথে প্রয়োজনীয়তা অর্জন করতে দেয়। তথ্য উদাহরণস্বরূপ, বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করা উপযুক্ত এবং যুক্তিসঙ্গত:

• “এই বিষয়ে আপনার মতামত কি? »;
• "তুমি কিভাবে চিন্তা করলে?.. ";
• "আমি কি আপনার দৃষ্টিভঙ্গি সঠিকভাবে বুঝতে পেরেছি? »;
• "আপনি এবং আমি অন্য বিকল্প পরীক্ষা করা উচিত নয়? »;
• “আপনি কি মনে করেন না যে পরিস্থিতি এখন আপনার অনুকূলে নেই? "

একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন পরিস্থিতি পরিবর্তন করতে বা সংলাপে অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে গুণগতভাবে নতুন সম্পর্ক স্থাপনের জন্য মানুষের আকাঙ্ক্ষার উপলব্ধিতে অবদান রাখে। এই ধরনের কথোপকথন ব্যবসা এবং রাজনীতির সম্পর্কের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ, সমস্যা সমাধানের জন্য তাদের সংস্থার দ্বারা অনুমোদিত অংশীদারদের মধ্যে লিঙ্ক স্থাপনের প্রতিনিধিত্ব করে। আপনাকে সংক্ষেপে কথা বলতে হবে।

ব্যবসায়িক যোগাযোগের নিয়ম সম্পর্কে আরও জানতে, নিম্নলিখিত ভিডিওটি দেখুন।