Видове бизнес комуникация

Бизнес комуникацията помага за изграждането на взаимоотношения с колеги, подчинени, партньори и клиенти. В процеса на общуване има обмен не само на информация, но и на опит и знания в определена област. Бизнес етикетът прониква в абсолютно всички сфери на живота, има различни видове бизнес комуникация.

Бизнес комуникацията е важна част от човешкия живот. Етикетът в бизнес средата служи като вид подкрепа. В бизнеса има няколко форми на комуникация. Подходящите варианти трябва да бъдат избрани, като се вземат предвид личните и психологически характеристики на участниците в дискусията. Могат да се разграничат следните форми на комуникация:

• Разговор - устният контакт между събеседниците се свежда до обсъждане на важни проблеми и задачи, изясняване на някои от нюансите, свързани с работата. Участниците в разговора в този случай трябва да имат право да се справят с различни задачи и да вземат решения. Статусите на събеседниците трябва да са равни.
• Преговори имат по-твърда структура. По правило в тях участват представители на различни компании или подразделения.Преговорите се използват за обединяване на усилия с партньори, които се интересуват от решаването на конкретен проблем.
• На срещата участва група или голям кръг от заинтересовани и ангажирани лица. Срещата включва събиране, анализ на информация, обмен на данни, както и вземане на решения по спорни въпроси.
• производителност - в този случай един човек или малка група споделя необходимата информация с аудиторията. В този случай съобщението не се свежда до обсъждане на темата, а се представя като информация. Тази форма на комуникация изисква от говорещия да притежава лидерски качества, способност да остане в обществото, както и ораторски умения.
• Кореспонденция - индиректен начин на комуникация, играе ролята на кореспондентска комуникация. Този вид комуникация включва заповеди, протоколи, резолюции, искания, доклади, официални писма, инструкции и др. Кореспонденцията се използва за комуникация между отдели или организации. Необходимо е да се спазват специфични правила при водене на кореспонденция.

Бизнес комуникацията трябва да се научи. В същото време личните качества и демонстрацията на собственото "аз" избледняват на заден план. Основното нещо остава способността да вземете предвид интересите и желанията на противника и да ги комбинирате със собствените си изисквания по такъв начин, че и двете страни да постигнат желания резултат.

Бизнес комуникацията се състои от няколко етапа:

• Формиране на мотив. Без него няма да е възможно да се постигне ефективно взаимодействие.
• Подготовка за общуване - това е изготвяне на план за разговор, изготвяне на аргументи и информация.Също така е необходимо да се подготви списък със задачи, които трябва да бъдат решени по време на дискусията.
• Започване на разговор. Необходимо е да се установи контакт, след което е необходимо да се създаде „климат на отношения“, благоприятен за разговора.
• Формулиране на проблема - очертаване на кръга от проблеми, представяне на тяхната позиция и визия за тази задача. Все пак, имайте предвид, че трябва предварително да подготвите резюмета по темата на разговора и да сте готови да отговорите на поставените въпроси.
• Обмен на информация - Изясняване на позицията на събеседника. Важно е да поддържате комуникация и да отговаряте на въпроси на достъпен официален език, като пропускате професионалната терминология, ако е необходимо.

• Убеждаване и аргументация - са необходими в случай на несъгласие и следват от предишния етап на комуникация. Необходимо е да се отбележат положителните аспекти на вашето виждане за ситуацията и разрешаването на спорния въпрос.
• Намиране на решение на проблем или проблем - края на дискусията, нейният резултат трябва да удовлетвори всички участници.
• Изготвяне на договор - това означава, че в резултат на срещата участниците в дискусията стигнаха до общ знаменател или получиха подкрепата на партньори за решаване на различни проблеми. Положителният резултат от обсъждането завършва с писмено потвърждение.
• Анализ на резултатите - демонстрира дали взетите решения са правилни.
• Вземане на решение – предполага съгласието на всички страни след анализа. В този случай участниците в дискусията вземат решение за по-нататъшно сътрудничество или прекратяване на контактите.

В съвременното общество хората съзнателно следват правилата на бизнес комуникацията, за да постигнат конкретни цели в корпоративната среда. В бизнеса не е достатъчно да заемате определена позиция, необходимо е и укрепване на връзки с различни хора. От голямо значение е следното:

• Способността да спечелиш хората и да останеш в обществото са важни аспекти на корпоративния диалог. За да направите това, трябва да можете ясно и ясно да формулирате мислите си, компетентно да аргументирате своята гледна точка.
• Аналитичните данни и способността за бързи решения са винаги на ваша страна. Когато общувате с партньори, не забравяйте, че всички страни са заинтересовани от бързо разрешаване на спорове.
• Важно е да се вземат предвид културните характеристики и националните традиции на събеседника: несъмнено някои обичаи и норми, приети в друга страна, може да изглеждат неприемливи или обидни.

Основните понятия и норми на бизнес етиката трябва да бъдат известни на всеки уважаващ себе си човек. Трябва да се разбере, че в бизнеса комуникацията между хората се изгражда не според взаимното улавяне на настроението на партньорите, а според определени стандарти. Има следните видове бизнес комуникация (по функционално предназначение):

• вербални и невербални - се състоят в необходимостта от наблюдение на речта, изражението на лицето, жестовете и позите. При невербалната комуникация позицията на ръцете, краката, погледът, накланянето на главата и неволните движения могат да разкажат много повече за чувствата и настроението на човека, отколкото устната реч. Струва си да се научите да контролирате изражението на лицето и жестовете.
• Писмено и устно. За всяка форма на комуникация се разграничават отделни понятия и норми.Всеки документ, заверен с подписи и печати, се отнася за писмена форма на комуникация. Към устни - планиране на срещи, срещи, преговори, доклади и други форми на бизнес комуникация.

• Монологични и диалогични - имат значителни езикови различия. Диалогът е междуличностна комуникация. Монологът отразява една единствена гледна точка; този вид комуникация включва презентация или тържествена реч, както и доклад или встъпителна реч.

• Дистанционно и лично. Дистанционната комуникация включва телефонни разговори, кореспонденция по пощата. Особено внимание се обръща на интонационния модел на речта, краткостта на съобщението. Не можете да използвате жестове.

Всеки стил има определени характеристики. Трябва да можете да ги разберете.

Стил класификация:

• Авторитарен. Тя се основава на безспорната власт на шефа и абсолютното подчинение на служителите. Всички решения се вземат еднолично и не се обсъждат със заинтересовани или замесени лица.
• Демократичен - основната характеристика е съвместното обсъждане на проблемите и желанието за взаимно разбиране. При общуването със събеседника се използва молба, препоръки и мотивация.
• подчинено или формално - определя се от минималното участие на ръководителя в управлението на персонала, преговорите и вземането на решения. Трудните случаи и рисковите решения се прехвърлят на други. Ефективността на такова управление вече не зависи от лидера, а от нивото на развитие на групата.
• Либерален - нещо средно между авторитарен и демократичен стил.Обсъждането на различни въпроси с партньори или колеги е сведено до минимум, но се използва в редки случаи и само с цел прехвърляне на отговорността върху опонента.
• Официален бизнес - предполага стриктно спазване на нормите за общуване, речеви клишета и правила на деловото общуване, където няма място за проява на индивидуалност.
• Научен - строга, кратка и сдържана реч, подходяща само в областта на науката и образованието. Използва се в изследователски или преподавателски дейности.

Бизнес комуникацията засяга всички външни аспекти на поведението и се разделя на няколко области:

• участниците в разговора имат общи цели и мотиви;
• разговорът се провежда в един пространствено-времеви интервал;
• изгражда се ясна йерархия на общуване между всички участници в дискусията, разпределят се социални статуси;
• участниците в комуникацията се придържат към общоприети правила и норми при общуване.

Бизнес комуникацията помага бързо да установите необходимите контакти, да привлечете подкрепата на надеждни покровители. Помага за постигане на взаимно разбиране.

Има 4 основни функции на бизнес комуникацията:

• Информация и комуникация - включва събиране и предоставяне на специфична информация, както и обмен на знания и опит.
• Интерактивен - поради процеса на взаимодействие между хората. Използва се в процеса на взаимодействие (поведение, дейности и решения на партньорите).
• Възприятие е да разбереш другия човек. Установяването или отслабването на контакта става на базата на взаимно разбиране.
• Нормативно-комуникационен - ви позволява да коригирате поведението на участниците в дискусията.За да направите това, трябва да владеете специални техники: да можете да убеждавате, да намирате компромиси и да правите отстъпки.

Освен това е необходимо да се вземат предвид специални правила при работа с бизнесмени. Всички призиви, съобщения и информация трябва да отговарят на трите стълба:

• по отношение на съдържанието - съобщенията и предоставената информация трябва да бъдат ясни и кратки;
• експресивната част се отнася до емоционалния компонент;
• мотивираща страна - насочена е към мислите и чувствата на събеседника.

Когато общува, човек обръща внимание на речта и гласа на събеседника. Оценява се по определени показатели:

• Речник - липсата на паразитни думи и компетентната, експресивна реч ни позволяват да кажем с увереност, че човекът е образован и културен.
• разбираема реч и правилното произношение на думите е ключът към успеха на всеки човек.
• интонация - ви позволява да поставите необходимите акценти.
• Скорост на речта - бавната реч ще предизвика меланхолия, а бързата реч няма да ви позволи да се концентрирате върху предоставената информация.
• Обсъждане на положителните и отрицателните качества на състезателите. Опитайте се да засягате подобни теми изключително тактично и внимателно. Това е един вид безвредна манипулация, която ще помогне да спечелите събеседника.
• Комбинация от дълги и кратки фрази. Тази техника ще ви помогне да запазите вниманието на събеседника.

За да постигнете уважение сред колеги и партньори, е необходимо да вземете предвид някои нюанси:

• Обсъждане на положителните и отрицателните качества на състезателите. Опитайте се да засягате подобни теми изключително тактично и внимателно. Това е един вид безвредна манипулация, която ще помогне да спечелите събеседника.
• Комбинация от дълги и кратки фрази. Тази техника ще ви помогне да запазите вниманието на събеседника.
• В бизнес среда не трябва да показвате личните си предпочитания и емоции при решаване на различни проблеми. Основна роля играят интересите на компанията, която представлявате и интересите на събеседника. Не трябва да преминавате към повишени гласове или да участвате в словесна престрелка: всяка проява на емоции ще се отрази негативно на вашата репутация и имидж.
• Не смесвайте работата и личния живот. Отношенията с колегите не трябва да влияят на решаването на проблемите на компанията. Ако не можете да изградите топла връзка с човек, това не означава, че трябва да пренебрегвате неговото мнение и съвети, когато решавате общи проблеми. Способността да отделяте личните отношения от бизнеса помага да се съсредоточите върху желаните задачи и да разрешите спорове.

• Подгответе се за дискусията: правете запитвания за събеседника и избирайте подходящите комуникационни тактики.
• Бъдете точни - не отнемайте време от бизнес партньори.
• Умение да слушате събеседника - вашето неоспоримо предимство. Без способността да общувате с клиентите, да разбирате техните нужди и желания е невъзможно да успеете.
• Приятелско отношение към всички събеседници. Дори нечестният партньор не трябва да се третира с пренебрежение. Забравете за враждебността и се опитайте да се отнасяте към събеседника благосклонно и любезно. Не забравяйте, че не трябва да обсъждате отношенията си с други хора в бизнес среда. Връзките, личният живот не трябва да се обсъждат с никого.
• Способността да се съсредоточите върху същественото. Опитайте се да разберете какво иска вашият събеседник. Съобразявайки се с неговите интереси, опитайте се да разрешите проблема и да стигнете до общ знаменател, без да губите желанията си.
• Способност да бъдеш честен. Ако информацията е ненадеждна, изкривена, тя може да бъде открита във всеки неподходящ момент и да повлияе на вашата репутация.
• Не забравяйте за правилата на добрия тон. Винаги се обръщайте към човека с малкото му име, усмихвайте се и се опитвайте да му правите комплименти, но избягвайте ласкателствата.

В следващото видео ще откриете най-важните умения за бизнес комуникация.