Психология на бизнес комуникацията

Бизнесмените днес имат много начини да общуват с клиенти, колеги и други заинтересовани страни. Разбирането на естеството на бизнес комуникацията може да ви помогне да постигнете целите на вашата компания и ежедневното управление.

В психологията терминът "комуникация" означава обмен на информация между хората чрез обща система от символи. Това определение за комуникация включва два аспекта:

• Първо, има това, което се предава, като факти, чувства, идеи и т.н. Това означава, че в процеса на комуникация някой трябва да получи предадената информация.
• На второ място, горното определение подчертава елемента на разбирателство в процеса на комуникация. Разбиране ще бъде постигнато само когато получателят на съобщението го разбира в същия смисъл като изпращача. Следователно правилното тълкуване на съобщението е от голямо значение.

Бизнес комуникацията е обмен на информация, факти и идеи, свързани с бизнеса. В тази епоха на глобализация всеки бизнес, голям или малък, изисква правилна бизнес комуникация, както вътрешна, така и външна.

Основните характеристики на бизнес комуникацията включват следните компоненти:

• Сегментиране. Дори в малки организации би било грешка да се приеме, че всички служители имат едни и същи нужди, интереси и желания, когато става въпрос за бизнес комуникация. Ефективната бизнес комуникация е сегментирана, за да отговори на нуждите на специфични аудитории. Например служителите, работещи в административна среда, ще имат различни нужди и различен достъп до информация от служителите, работещи в производствена среда.
• конкретност. Ефективната бизнес комуникация трябва да е специфична и колкото по-специфична е тя, толкова повече се вписва в собствената си специфика.
• точност. Когато информацията е неточна, доверието се губи. Подателят на тази информация също губи доверие. Ефективната бизнес комуникация трябва да бъде точна както по отношение на предаваното съдържание, така и по отношение на простите неща, които включват граматика, правопис и пунктуация.
• Навременност. Служителите трябва да са наясно какво се случва в техните организации и във външната среда, тъй като това ги засяга. Навременната комуникация със служителите е по-трудна от всякога, но е от съществено значение за ефективната бизнес комуникация.

• Повторяемост. Ако едно съобщение е изпратено само веднъж, не можете да сте сигурни, че е достигнало до получателя. Ефективната бизнес комуникация изисква често общуване, за да се гарантира, че всички служители разполагат с информацията, от която се нуждаят. Освен това служителите се сменят, едни напускат, други постъпват в компанията и всичко това налага актуализиране на информацията.
• Многоканален. Бизнесът разполага с много канали за комуникация, вариращи от традиционни (печат, табла за съобщения, срещи) до нови (електронна поща, блогове, сайтове за социални мрежи).Всички тези канали трябва да се използват, за да се гарантира, че служителите получават информация при различни условия.
• Непосредственост. Комуникацията лице в лице все още е най-ефективна, казват експертите, и трябва да се използва винаги, когато е възможно. Разбира се, в много големи организации това може да е трудно, но дори и тогава алтернативите могат да включват видеоконференции или използването на уебинари.
• Наличието на обратна връзка. Служителите трябва да могат да споделят своите отзиви, мнения и мисли с мениджъри и работодатели. Двупосочната комуникация е ефективна както за служители, така и за работодатели.

Понякога трябва да работите с някого, когото не харесвате или просто не понасяте. Но в името на работата ви е важно да поддържате добри бизнес отношения с тях. В този случай се опитайте да опознаете човека по-добре. Той вероятно знае много добре, че не го харесвате, така че направете първата стъпка: започнете поверителен разговор или го поканете на вечеря заедно. По време на разговора се съсредоточете върху търсенето на общи неща, които може да имате: попитайте за семейството, интересите, минали успехи.

Корпоративната култура е от съществено значение за успешната бизнес комуникация. Допринася за поддържането на бизнес етикета на работното място, освен това проучванията в тази област показват пряка връзка между корпоративната култура и оборота на компаниите.

Експертите посочват шест основни психологически принципа на бизнес комуникацията:

• Реципрочност. Реципрочността в бизнеса означава взаимни очаквания при обмен на стойност. Ако един човек даде нещо, тогава се очаква получателят да даде нещо в замяна. Реципрочността създава доверие между партньорите и отношенията им се развиват към по-добро.
• Убедителност. Познаването на продукта, тенденциите, резултатите от проучването на преговорите ще ви направи много по-убедителни. Важно е да покажете своята информираност, за да спечелите доверието на партньора.
• задължително. Винаги изпълнявайте задълженията си, не само писмени, но и устни. Не забравяйте, че дори ръкостискането е знак за съгласие. Ако ви е трудно да си спомните какво сте казали в един или друг момент, запишете го. Ще създадете впечатление на обвързващ човек.
• Последователност. Бъдете винаги последователни в делата и действията си и никога не променяйте бизнес принципите си.
• Стремеж към консенсус. Консенсусът предполага, че всеки взема и подкрепя решението и разбира причините за вземането му. Консенсусът е възможен между партньорите, ако имат общи ценности и цели и между тях има съгласие по конкретни въпроси и обща посока.
• Лична обич. Ние сме по-склонни да общуваме с онези хора, които ясно показват, че ни харесват и в чието присъствие се чувстваме значими. Физическата привлекателност играе роля в това, но приликата също е много ефективна. Обръщаме се към онези хора, които приличат на нас по дрехи, възраст, социално-икономически статус.

Комуникацията е етична, когато е директна, честна и реципрочна.Ако комуникацията има за цел да скрие истината или да навреди на друг човек, тя не може да бъде етична.

Въпреки че етиката не е същото като морала, съществува силна връзка между двете понятия: моралът е идеи за това кое е правилно и кое не, а етиката са поведенчески принципи, които са повлияни от моралните вярвания. Следователно етиката на общуването е силно зависима от моралните принципи:

• Честност. Като цяло етичната комуникация е честна комуникация. Въпреки че има моменти, когато би било по-етично да се излъже, например предполагаем убиец, за местонахождението на потенциална жертва, тези случаи са по-скоро изключение, отколкото правило. Освен това, честността е нещо повече от истината; това означава да бъдете отворени, да предоставяте доброволно каквато и да е информация, която имате, дори ако това компрометира собствените ви краткосрочни интереси. Доверието в хората е тясно свързано с честността. Създаването на среда на доверие е пътят към етичната комуникация в бизнес среда.
• откритост. Откритостта е една от ключовите точки на етичната комуникация. В комуникацията това означава да сте отворени към различни идеи и мнения, както и да сте готови да изразите собствените си мнения, дори и да не очаквате да бъдат приети.

• Лоялност. В контекста на бизнес комуникациите лоялността означава отделяне на необходимото време и ресурси за цялостно обсъждане на проблемите. Само така всеки ще има шанс да бъде чут.
• Изграждане на консенсус. Етичната комуникация е по-скоро ориентирана към целта, отколкото към статуса. Стил на комуникация, при който различни групи се обединяват в противоположни лагери и се ръководят предимно от собствените си интереси, не допринася с нищо за организацията като цяло. Етичен за една организация е стил на комуникация, при който хората търсят консенсус, а не противопоставяне, и са фокусирани върху това да направят каквото могат за компанията. По този начин, тъй като подпомагането на една организация е морален императив, постигането на консенсус е етичен стил на комуникация.

Смята се, че има шест основни типа събеседници. За да се подготвите по-добре за важни разговори, важно е да знаете какъв тип сте:

• отразяващ. Вие сте рефлексивен събеседник, ако в процеса на общуване усещате настроението на партньор. Речта ви е мека, спокойна, вие сте чувствителни, разбирате събеседника и обичате да изграждате отношения с други хора.
• Рефер. Вие сте събеседник тип съдия, ако анализирате теми и въпроси, разбирате основните моменти и след това ги обяснявате ефективно на другите. Вие водите разговора и го водите директно и убедително.
• Благороден. Вие сте тип „благороден“ събеседник, ако обичате откритото общуване и е лесно за другите хора да общуват с вас. Освен това сте концентрирани и винаги вървите право към целта.
• MP. Депутатският тип събеседник е дипломатичен и използва комуникацията, за да прекрати конфликтите. Освен това той е мек, очарователен и кара хората да се чувстват удобно.
• Сократ. Типът събеседник Сократ е добър в решаването на проблеми и убеждаването на другите, обича дългите спорове.Той е подробен и добре информиран и мнението му се цени от другите.
• Официален. Този тип събеседник използва комуникацията, за да реализира мечтите си и да постигне успех в работата и у дома. Това е проницателен и стратегически мислител.

Експертите казват, че има четири основни стила на комуникация: аналитичен, интуитивен, функционален и личен. Никой стил на комуникация не е по своята същност по-добър от друг. Но изборът на грешен стил на комуникация за определена аудитория може да причини проблеми:

• Аналитичен стил. Аналитичната комуникация включва работа с твърди данни и реални числа. Хората, които общуват в този стил, избягват да показват чувства и емоции, когато говорят. Голям плюс на аналитичния стил на комуникация е, че можете да анализирате проблемите логично и безпристрастно. Това означава, че хората виждат, че сте добре информиран и имате голям аналитичен опит. Потенциален недостатък на аналитичния стил на комуникация е, че може да ви възприемат като студени или безчувствени.
• Интуитивен стил. Когато общувате в интуитивен стил, предпочитате да възприемате цялата картина и избягвате детайлите от страх да не затънете в тях. Това ви позволява да стигнете право до сърцевината на проблема, вместо да го разглеждате на етапи. Предимството на този стил е, че комуникирате бързо и точно, като лесно навлизате в големи и сложни проблеми. Въпреки това, в ситуация, която наистина изисква подробности, може да нямате търпение.

• функционален стил. Този стил предполага методичност, наличие на подробни планове, точни срокове. Хората, които общуват в този стил, са добри изпълнители, които никога не пропускат нищо.Потенциален недостатък на функционалния стил на комуникация е, че можете да загубите вниманието на аудиторията си, особено когато говорите с интуитивни събеседници.
• Личен стил. Общувайки в личен стил, вие чувствате емоционална връзка с партньора си и това ви позволява да разберете какво наистина мисли той. Вие сте добър слушател и добър дипломат, умеете да изглаждате конфликтите, поддържате добри отношения с много хора. Този стил ви позволява да изградите дълбоки лични отношения. Хората често се обръщат към вас, защото можете да обедините различни групи. Недостатъкът на този стил на комуникация е, че понякога можете да дразните събеседниците от аналитичен тип, които обичат твърдите числа и логичните дискусии.

За най-важните умения за бизнес комуникация вижте следното видео.