Бизнес преговори: видове, правила и примери за провеждане

Бизнес преговорите присъстват в живота на всеки мениджър от всяко ниво. Всъщност това е делови разговор, който е форма на устен обмен на информация между няколко души. Официалните решения не винаги се вземат след делови преговори, но са полезни поради информацията, получена по време на разговорите.

Бизнес преговорите са бизнес комуникация, която помага за постигане на споразумение между страните. Преговорите са необходими, за да можете да обсъдите проблема с партньора, както и да се опитате да намерите решение, което да задоволи всички страни. Днес е много важно квалифицираният мениджър да може да води бизнес преговори.

Преговорите могат да изпълняват следните функции:

• Информационен – когато страните искат само да обменят различни гледни точки в подготовка за основните преговори.
• Комуникативен - в този случай страните предпочитат да установят нови връзки, отношения.
• контрол, координация на действията. В този случай преговорите се водят от партньори, които вече са установили бизнес отношения и те трябва само да изяснят някои от нюансите на вече постигнати отношения.
• Регулаторен - тази функция е необходима, ако трябва да разрешите проблем или конфликт навреме, за да спрете всички спорове.

Бизнес преговорите могат да бъдат разделени на два вида - вътрешни и външни. Вътрешните преговори се провеждат във вашия екип или компания. Външни преговори са тези, в които присъства поканената страна, тя може да бъде партньори, конкуренти или клиенти. Вътрешните преговори често завършват с взаимни споразумения. Тук две страни работят за получаване на положителен резултат за компанията: анализират, правят изводи и предлагат най-добрите варианти за излизане от настоящата ситуация.

В Харвард възпитаници и професори измислиха нов вид принципни преговори. Тук се редуват отстъпки и твърдост на позицията. Ние познаваме този метод като „метода на моркова и тоягата“. Същността на този принцип е да поддържате твърда позиция, която ви позволява да разгледате на първо място само ключовата същност на проблема или въпроса, който се обсъжда.

С бизнес партньорите е най-добре да следвате правилата, установени в бизнес средата. Това ще ви даде възможност да имате добри, силни и взаимноизгодни отношения в бъдеще.

В древна Византия "протоколът" е първата част от документа, която обикновено съдържа списък на участниците в срещата. Днес това е набор от правила, според които трябва да се провеждат различни церемонии, трябва да се установи дрескод, форма на официални писма и т.н.

Всяко нарушение на законите на протокола ще означава, че тези, които са нарушили протокола, могат да имат проблеми. Тази партия трябва да се извини за грешката си. След това пропускът трябва да бъде коригиран. Благодарение на спазването на протокола по време на преговори и поздрави, с управление на документи и провеждане на различни договори, бизнес срещите стават по-важни.

Всяка държава има свои национални етични стандарти. Но основно тази концепция е еднаква за всички.

Почти цялата подготовка за преговори (както вътрешни, така и външни) е разделена на няколко елемента. Основните включват следното:

• дефиниране на проблема, за който е необходимо да се преговаря;
• търсене на тези, които ще помогнат за решаването на възникналите проблеми;
• определяне на интереси (собствени и партньорски);
• ясно формулиране на плана и програмата на срещата;
• при необходимост се избират представители на делегацията;
• организационни моменти - събиране на документация, таблици, мостри и други материали, които могат да бъдат полезни при преговори.

Срещите могат да бъдат вътрешни и външни, официални и неофициални. Това са основните им стилове.Разликата в тях е наличието на документална консолидация на отделните точки, протокола от преговорите, особеностите на обсъжданите теми и предмета на този разговор.

Според естеството на преговорите могат да бъдат разделени на партньорски и насрещни. Контрапреговори се провеждат, ако между страните има конфликт, който трябва да бъде разрешен. В този случай решението трябва да е неутрално и да отговаря на двете страни.. Този тип разговор е известен с това, че е агресивен, тъй като всяка страна иска да спечели преговорите. В този тип разговор обикновено се обсъжда партньорство, сътрудничество, развитие на страните.

Процесът на преговори може да бъде разделен на няколко етапа. Тяхната структура е отдавна определена. Един от основните етапи в преговорите е встъпителен разговор, по време на който можете да изясните темата на срещата, да разрешите възникващи въпроси по организацията на преговорите. Това може да бъде и среща на експерти, която обикновено се провежда преди началото на преговорите между лидери и делегации.

Основните шест етапа са:

• обучение. Правилната подготовка за бизнес преговори е 90% от успеха. Въпреки голямото желание да действате импровизирано, не се препоръчва да пренебрегвате този етап преди срещата. След това можете да добавите междинен етап от изгледи.
• изясняване. Не действайте веднага, не започвайте да наддавате. Опитайте се технически да установите контакт с другата страна, определете нейните стандарти. След това се опитайте да разберете с помощта на предварително подготвени въпроси какви интереси има другата страна.
• Предлагане на предложения. Този етап е типичен като средство за разрешаване на спорове.Тук страните могат да обменят предложения, да определят къде и защо имат недоразумения. Не забравяйте да запишете всички разногласия и спорове.
• Сделка. Тази част от срещата засяга това, за което сте съгласни. Тук можете да разрешите всички разногласия чрез обмен на информация, отстъпки. Ефективното договаряне е размяната на нещо, което може да има различна цена и стойност за всеки противник.

• Взимам решения. Можем да предположим, че наближавате последния етап от преговорите. Все пак не бързайте. Задайте си въпроса: „Изгодно ли е предложеното споразумение или може да се договори още по-добър вариант? »
• Консолидиране на споразумения - финалът на вашата среща. Има моменти, когато опонентите се съгласиха за всичко и се разпръснаха. Но още на следващия ден, по време на изпълнение на договореностите, може да възникне ситуация, че някой не е разбрал погрешно опонента си. Ето защо е необходимо технически да се фиксират абсолютно всички договорки и резултати от срещата. Това ще помогне да се избегнат двусмислени ситуации в бъдеще.

Абсолютно всякакви преговори трябва да бъдат подготвени предварително. Когато се подготвяте, е желателно да съберете необходимата информация за партньора, да обмислите предварително аргументите за вашето предложение, а също така е препоръчително да обмислите и изиграете предварително всички възможни варианти за изхода на бизнес разговор.

Има огромен брой методи за водене на тежки преговори. Няколко основни.

Тук коравият преговарящ слага всички карти на масата почти веднага. В същото време той декларира абсолютно всички ресурси, с които разполага (или не).Изчислението в тази тактика на преговори се основава на факта, че всички опции, които другата страна може да подготви, веднага се считат за „грешни“ и „непривлекателни“ за сътрудничество.

Ако опонентът на твърдата страна възприеме тази информация като факт, той няма друг избор, освен да се съгласи или да си тръгне. Недостатъците на този метод включват възможната загуба на потенциален партньор (вероятно в бъдеще).

След като трудният противник обяви всички условия на „жертвата“, можете да се съгласите да говорите за тези условия. В този случай „жертвата“ може да доведе опонента до сценария, от който се нуждае, като предостави своите аргументи.

Можете да отстоявате позицията си по-твърдо. Тук противникът вече може да мисли какво точно ще загуби и може да приеме условията на „жертвата“ (с някои изменения в негова полза).

В комбинация с думите "Да, но при условие ..." и приятелски разговор, противникът може да се отпусне малко. Освен това "жертвата" може да премине в офанзива. Целта на тази игра е да продължите разговора.

Силният преговарящ ще промени настроението на другата страна. Тук от твърд преговарящ се чуват или приятни думи, или обвинения. Противоречията от устата на един човек по време на един разговор ще попречат на „жертвата“ да мисли за предложението си. Тя може да е в объркано състояние, може да загуби психологическа стабилност.

За да се противопоставите на силен противник в този тип преговори, "Жертвата" трябва първоначално да разбере, че това е игра и се играе само с една цел. За да поставите атакуващата страна в застой, ще бъде достатъчно внимателно, но настойчиво да поискате да разберете възникналата ситуация, като използвате метода „сблъсък на критериите“. Задължително условие е „жертвата” да говори уверено и неагресивно. Това води нападателя в задънена улица и не дава възможност да упрекне противника за груби преговори.

Тази тактика е добра комбинация от предишните две. Първо, твърдият преговарящ комуникира, провежда наддаване и т.н. Всичко върви добре до момента, в който „жертвата” иска да каже последното си „да”. Тук твърдата страна вече се включва напълно в работата и преминава в атака, като казва: „Това предложение не е подходящо за нас. Ние не се интересуваме от това."

Изчислението се прави на факта, че спокойната „жертва“ няма да отблъсне твърдия преговарящ и ще може да приеме първите условия, които твърдият противник първоначално постави в началото на преговорите.

При този метод на договаряне се прилагат редица категорични забрани:

• Не можете да приемате изявления по отношение на себе си и предложението. Ако корав опонент има някакви забележки към вашата личност, той веднага ще ги изрази.
• Този метод на разговор не трябва да приключва след първия отказ. В този случай договарянето е подходящо.
• Не е нужно да се извиняваш.
• Не се оправдавай.
• Не предавайте позициите си.
• Също така не трябва да атакувате в отговор или да проявявате агресия.
• Не давайте негативна оценка на събеседника си. Не бъди като него.
• Опитайте се да замените неприятните и негативни думи с по-меки.

При този тип преговори има няколко действия, които можете да предприемете, за да обърнете ситуацията във ваша полза:

• Задавайте уточняващи въпроси. Работете върху всяка отделна позиция, наречена събеседник.
• Попитайте за критериите. Например: „Правилно ли разбирам, че ...“, „Кое е важно за вас, което не споменахме в разговора? ".
• Можете да опитате да изложите събеседника с насочващи въпроси: „Правилно ли разбирам, че се пазарите с мен? "," Мисля, че нашето предложение не е подходящо. Можете ли да уточните какво точно? ".

Съгласно определени правила на преговорния етикет има времеви рамки за разговора, които първоначално се обсъждат на предварителния етап. Затова, когато страните дойдат на преговори, те вече разбират какво ги очаква. Въз основа на това те изграждат план за разговор, подбират аргументи, тактики, факти. Трудната страна в случая е да се опитате да разбиете целия сценарий на преговорите, който вече сте подготвили предварително и да наложите свой собствен.

Преди началото на срещата страните могат да уговорят кръга от въпроси, които ще бъдат обсъдени в преговорите. Преговарящият смята, че срещата ще продължи поне 40 минути. Веднага след срещата обаче коравата страна обявява, че има само 10-15 минути и не повече. „Жертвата“ е подготвила презентацията си поне 15 минути.

Това е изчислено, за да демонстрира слабата страна на неговата слабост. Или „жертвата” ще се подчини на правилата и изискванията, или ще си тръгне веднага.В никакъв случай не трябва да се възмущавате, приемайте всички думи, изречени от твърдата страна, като истина, опитайте се да спазите определеното време.

Какво може да се направи:

• Можете да се съгласите. Най-добре е обаче да го игнорирате. Преговаряйте все едно нищо не се е случило.
• Срещата обикновено се ръководи от някой, който знае как да слуша и да задава правилните въпроси. Преди всичко не затрупвайте другата страна с представяне на себе си и вашето предложение. Първо, попитайте го за нуждите му, за това какви критерии за подбор са важни за него.
• След като разберете всичките му нужди, можете да дадете на опонента си точно това, което иска.

В следващото видео ще намерите методология за водене на бизнес преговори (подготовка, техники за манипулиране и примери за ефективна бизнес комуникация).