етикет на бизнес кореспонденция

Служебната кореспонденция е много специален жанр, който трябва да усвоите, ако ще се изкачвате по корпоративната стълбица. Добрите умения за бизнес писане ще ви служат вярно: те ще ви помогнат да общувате с подчинени, началници и партньори, ще подчертаят вашето образование и мироглед. Стилът на общуване трябва да бъде сдържан, целенасочен, без отклонение от зададената тема.

Всяка комуникация, както лична, така и писмена, е взаимодействие с хора с цел обмен на информация, впечатляване и преговори. Нищо човешко не ни е чуждо, понякога даваме воля на емоциите, но в деловата сфера не трябва да има място за бурна проява на нашите чувства, черти на характера и темперамент.

Важна особеност на бизнес комуникацията е, че тя не може да бъде прекъсната по средата на изречението. За всяко писмо, което получите, трябва да напишете отговор, дори и да не ви се иска.Ако получите обаждане и нямате време да вдигнете телефона, не забравяйте да се обадите обратно. Разбира се, общуването с някои хора е неприятно. Ето защо списъкът със задължителни качества на мениджъра включва устойчивост на стрес.

Делова среща, телефонен разговор или служебна кореспонденция по имейл със сигурност ще има някаква цел. В резултат на това страните трябва да стигнат до заключения, да обсъдят проекта, да се договорят за стратегическо партньорство и т.н.

В писмената реч може би има дори повече ограничения и условности, отколкото в устната реч. Общувайки директно със събеседника, при лична среща, можем да направим интонационен акцент върху този или онзи факт, да изясним нещо, ако събеседникът не ни е разбрал. Ако бъде допусната грешка в речта, ние можем да я коригираме незабавно. Но в едно делово писмо трябва да сме пределно ясни и точни, за да не се тълкуват думите двойно.

Казваха: „Хартията ще изтърпи всичко“, което означаваше, че дори и недостоверни факти могат да бъдат написани. Ние сме на мнение, че бизнес кореспонденцията трябва да бъде възможно най-честна. Между другото, сега хартиените писма се изпращат все по-малко. По принцип транспортират договори и други документи. В този случай бланките се използват като доказателство за високия статус на организацията.

В днешно време в повечето случаи бизнес кореспонденцията се осъществява във виртуалното пространство и има своите особености. Когато диалогът едва започва, обичайно е да се пише поздрав според етикета, например: „Здравейте, скъпи Олег Сергеевич! ". А при последващ адрес през работния ден поздравът може да отпадне.

Писмената комуникация, включително чрез електронна поща, изисква спазване на езиковите норми и безупречна грамотност. В крайна сметка кореспонденцията ще разкрие пропуските ви пред образован събеседник. Затова ви съветваме да проверите написаното с помощта на специални услуги, ако не сте напълно сигурни в собствените си знания.

Ние изброяваме общите правила, които изискват етиката на електронната комуникация. Те са доста прости, но мнозина, уви, ги пренебрегват:

• началото на всяко изречение е с главна буква;
• в края на фразата се поставя точка, за да е ясен смисълът на прочетеното;
• за да сортирате проблема и да предложите решения, е полезно да използвате списък с водещи символи или номериран списък;
• за нагледност е добре да се използват таблици, графики, диаграми;
• не се опитвайте специално да изглеждате като интелигентен, образован събеседник, не усложнявайте прости мисли с прекомерни причастни и причастни завои;
• колкото по-просто изразявате мислите си, толкова по-добре;
• въпреки че в ежедневната реч култура изисква избягване на жаргон, в бизнес среда професионалният жаргон и заемките от английски вече се считат за добра форма (но не прекалявайте!).

Има следните типове съобщения:

• промоционални оферти;
• Денят на благодарността;
• придружаващ;
• Гаранция;
• напомняния;
• предупреждения;
• предложения за сътрудничество.

В допълнение към общите правила е важно да знаете някои подробности за бизнес писането.Ще дадем правилата, които ще бъдат подходящи в по-голямата част от случаите.

Началото на имейл се нарича заглавка. Има логото на организацията. Полезно е винаги да имате под ръка (т.е. на работния плот на вашия компютър) шаблон, в който е въведено това лого.

За разлика от офлайн комуникацията, съвременните правила не ви задължават да поздравявате адресата и можете веднага да заявите същността на въпроса, като го наречете по име и бащино име. Мнозина обаче продължават да пишат в началото на съобщението: „Добро утро! ", "Здравейте! ", "Добър вечер! ' или 'Поздрави.' И в това също няма отклонение от нормата.

Изискванията към тялото на писмото предполагат, че именно в него се крие смисълът на кореспонденцията. Разделянето на текста на параграфи се счита за добра форма, знак за внимателно отношение към събеседника. Във всеки параграф се назовава и разкрива един или друг аспект на темата. В допълнение към идентифицирането на проблема е обичайно да се предлагат начини за разрешаването му. Така да се каже, да разкриете бизнес идея в миниатюра.

Във финалната част на съобщението можете да изразите както официални, така и по-лични чувства. Текстът „С уважение…“, „С най-добри пожелания…“ („с най-добри пожелания“ на английски) или по-емоционално пожелание „Приятен ден! ".

В личен подпис е задължително да посочите фамилното и собственото име (а в някои кръгове и бащиното име). Трябва да има и телефонни номера, на които можете да се обадите: мобилен и офис град. Напоследък е на мода електронен подпис с фирмено лого.

Допълнителна връзка към електронния портал на организацията служи като допълнителна реклама и може да увеличи трафика към този сайт в бъдеще.

Повечето офис служители имат много обширен архив от писма в своята електронна поща. За да не се обърква събеседникът в дълга кореспонденция, се препоръчва да изпратите писмо под формата на отговор. Когато щракнете върху съответното квадратче в началото на темата на писмото, се появява английското съкращение „Re…“. Това е много удобно, защото адресатът веднага ще запомни хода на кореспонденцията.

Можете да запазите цялата история на виртуалната комуникация с този събеседник или да оставите само последните или най-значимите цитати. Съвременният бизнес етикет изисква да отговаряте бързо на имейли. В крайна сметка прекарваме значителна част от деня си на служебен компютър. Освен това пощата може да се проверява от мобилни устройства.

Ако съобщението е от особено значение и спешност, тогава е позволено да напишете sms или да направите телефонно обаждане, за да напомните за писмото.

Сред творческите фигури използването на печати не е прието и освен това се осмива и осъжда. Но в бизнес кореспонденцията печатите помагат да се отразят стандартни ситуации.

Полезно е да имате виртуална касичка от определени изрази и фрази. Наистина структурираната комуникация, работата в офиса и решаването на формални въпроси са изградени върху тези клишета. Например съчувствието се изразява чрез оборота "За съжаление, трябва да ви информираме ...".Чувството на признателност е отразено в тази дежурна формула: „Благодаря ви за безценния ви принос...“. И накрая радост: „Горди сме да ви съобщим, че ...“. Но последната фраза: „Очакваме с нетърпение по-нататъшно ползотворно сътрудничество“ изразява надежда за по-нататъшни бизнес контакти.

И така, говорихме за етикета на бизнес кореспонденцията. Тези правила са необходими, за да бъде комуникацията възможно най-удобна и ползотворна. Използвайте ги и ще видите, че работата ви в сервиза е минала гладко!

За повече информация относно правилата за бизнес кореспонденция, включително имейл, вижте следното видео.