Етапи на бизнес комуникацията

Комуникацията е процес на взаимодействие между хората, който включва обмен, оценка и разбиране на информация. Когато става въпрос за бизнес комуникация, се използват определени норми и правила, които помагат да се направи взаимодействието на партньорите възможно най-удобно. Отчитането на правилната последователност, която се състои в спазване на необходимите етапи на бизнес комуникацията, гарантира постигането на желания резултат, който е за предпочитане и за двамата партньори.

Бизнес комуникацията е многоетапен процес, който включва създаването и по-нататъшното подобряване на взаимоотношенията между хората, свързани със специфични нужди. Този процес включва предаване на важна информация, развитие на концепцията за взаимодействие, възприемане и разбиране на събеседника.

Бизнес комуникацията има редица характеристики, познаването на които ще помогне да се разбере същността на този тип взаимодействие:

• Стойност на репутацията. В бизнеса лицето на едно предприятие е неговата репутация, която е основата, върху която се гради бъдещият успех на компанията.Поради тази причина деловата комуникация е насочена към нейното поддържане и защита.
• Яснота и прецизност. Ясното и точно определяне на целите осигурява ефективно професионално развитие, което насърчава бързата самоорганизация и формирането на отговорност.
• Съвместна дейност, изгодна и за двете страни. При бизнес взаимодействие човек не може да се грижи за благополучието само на едната страна. Единството на партньорите и взаимноизгодната позиция гарантират успех и отлични резултати и за двете страни.

Резултатът от бизнес комуникацията зависи от това колко внимателно е организиран самият процес. В структурата на бизнес комуникацията могат да се разграничат определени етапи. Познаването на основните точки на такава комуникация и нормите на поведение, съответстващи на всеки етап, ще помогне за постигането на заветната цел.

Този етап включва директната организация на срещата. На първия етап е необходимо да се състави план с конкретни въпроси и няколко варианта за решаване на проблема. Необходимо е да се анализират гледните точки на партньора в преговорите и да се избере най-изгодната стратегия за взаимоотношения; препоръчва се да се направи прогноза за резултата от разговора. Организационните моменти завършват подготвителния етап: определяне на мястото и часа на срещата.

Психологическият портрет на събеседника, който се развива във вашите очи, зависи от определени обстоятелства, продължителността на познанството, информацията за лицето, получена от други служители. Разграничават се вербални и невербални актове на поведение, които позволяват да се състави психологически портрет на събеседника:

• начин на говорене (съдържание, последователност, продължителност, изразителност и особености на речта);
• жестове и изражения на лицето;
• специфични действия (движения и пози на човек, разстояние между събеседниците, докосвания);
• телесни движения (докосване, потупване, поглаждане).

Важна функция при създаването на психологически портрет изпълнява изследването на външния вид на събеседника. Това са предпочитания за облекло, чистота, спретнатост и безупречен външен вид, придържане към модните тенденции или пренебрегване на тях, копиране на дрехи, носени от други хора.

Определяйки психологическия портрет на служител, е необходимо да се съсредоточи върху неговата личност:

• характер (интереси, принципи, планове, предпочитания);
• поведение (компетентност, житейски умения, професионален опит);
• духовната страна на личността (уникални характеристики на процесите и свойствата на интелектуалната, когнитивната и емоционалната сфера);
• социални и психологически аспекти (статус, социална роля, начин на живот и специфика на работа);
• биопсихични свойства (темперамент, пол и възраст на събеседника, здравословно състояние);
• образуване на контакт.

За да установите бизнес комуникация, е необходимо да създадете атмосфера, благоприятна за сериозен разговор, което включва демонстриране на партньора на вашата добра воля и интерес. Това ще бъде улеснено от мека усмивка, учтив поздрав и пауза, която дава възможност на събеседника да се присъедини към разговора и да вземе пряко участие в него.

Стандартният разговор започва с изпълнението на следните действия: разкриване на целите, представяне на партньорите както от едната, така и от другата страна, изразяване на темата, представяне на лицето, което води разговора, обявяване на процедурата за проучване на въпроса.

Този етап е задължителен за определяне на подходящ план за преговори и повишаване на интереса към взаимодействието от страна на партньора. Тази процедура може да бъде улеснена с шега, която би била подходяща за мястото и времето.

Трябва също да вземете решение за ролите, които ще играят страните в хода на бизнес комуникацията. Ускоряването на процеса се улеснява от имитация на партньор, огледално отражение на неговата поза, пластичност, тон на гласа, жестове. След известно време (5-10 минути) е възможно да се премине към обявяване на условията. Това изисква равни позиции. Можете да преминете към друга позиция, което се проявява чрез невербална комуникация.

По време на тази фаза акцентът трябва да се постави върху приликите, а не върху разликите. Благодарение на това преговорите ще помогнат за постигане на желания резултат. При неразрешими разногласия се препоръчва преминаване към неутрална позиция, която не включва поставяне на собствена оценка.

Не забравяйте, че са необходими силни аргументи. В този случай трябва да се спазват определени правила:

• Представянето на мисли трябва да се извършва с прости, разбираеми, точни и убедителни фрази.
• Ще бъде подходящо да адаптирате аргументите към личността на партньора.
• Желателно е да представите своите доказателства ясно и кратко.
• Когато говорите за проблем, трябва да сте твърди: не можете да отстъпите, ако сте уверени в мнението си.
• Винаги трябва да има едно сериозно доказателство в подкрепа на тезата в резерв (в случай, че събеседникът започне да се съмнява в решението).
• Препоръчително е да използвате надеждни факти, които биха помогнали на събеседника да вземе решение без забавяне.
• Не се отказвайте, докато партньорът окончателно не потвърди отказа си.
• Трябва да използвате най-убедителните аргументи в полза на вашата позиция, опитвайки се да изразите мислите си по такъв начин, че те да се интересуват напълно от събеседника.

Когато общувате, винаги е трудно да избегнете различни дискусии. Основната задача, с която трябва да се справите в такава ситуация, е да докажете на партньора, че сте прави (чрез премахване на съмненията, определяне на мотивите на съпротива, защитна реакция, обмисляне на тактика). В същото време трябва да се избягват категоричните преценки, в противен случай всичко ще доведе до обратния ефект.

Ако постигнете разбирателство, по-нататъшното взаимодействие няма да причини сериозни затруднения. След това ще трябва да намерите обща полза. Дайте възможност на партньора си да поеме инициативата.

Необходимо е да се контролира участието му в постигането на желаната цел.Ако вашето собствено решение е много по-силно от това на събеседника, тогава трябва внимателно да обмислите неговото предложение и да обясните защо идеята трябва да бъде финализирана, на каква основа е по-изгодно да заемете различна позиция.

Формулираните критерии трябва да бъдат преведени в окончателен вариант. След това трябва да започнете споразумение. Препоръчително е да се опишат по-подробно задълженията, поети от всяка от страните. Веднага след като решението бъде взето, благодарността, изразена на събеседника, ще бъде подходяща.

Крайният етап на бизнес комуникацията играе много важна роля, така че трябва да му се обърне същото внимание като всички предишни. Крайното мнение оказва влияние върху имиджа на събеседника като цяло и върху партньорствата, които се поддържат в момента и се планират за в бъдеще. Доброжелателност, уважение и такт все пак трябва да бъдат проявени.

Бизнес комуникацията ще бъде от полза и гарантира добри резултати, когато се използва следните правила и насоки:

• Напитките (чай, кафе) се предлагат по преценка на собственика или при продължителни преговори.
• Не провеждайте телефонни разговори по време на бизнес преговори. По-добре е да изключите телефона за това време. Необходимо е да се прояви уважение към партньора и общия ред на бизнес взаимодействие.
• Напускането на помещенията по време на преговори е забранено. Изключителен случай е необходимостта от медицинска помощ.
• Воденето на работни записи е добре дошло, тъй като подчертава интереса и вниманието към партньора.
• Признак на добър вкус е да не задавате въпроси, свързани с търговската тайна на партньор.Това помага да се избегне неудобство и неудобно положение.

Всичко за важните умения за бизнес комуникация вижте в следващото видео.