Бизнес разговор: правила, разновидности и етапи

Резултатите от бизнес отношенията често зависят от лични преговори и диалози. Деловите контакти, установени писмено или по телефона, се развиват в лични разговори. В същото време участниците в интервюто използват цялото разнообразие от средства за комуникация: използват не само реч, но и жестове, изражения на лицето и лично влияние.

Деловият разговор обикновено е разговор между двама събеседници, поради което те трябва да вземат предвид личните особености на опонента, неговите мотиви, особености на речта и да прилагат етикет. Междуличностното общуване включва различни методи за въздействие върху събеседника.

Бизнес разговор, който има конкретна тема и е лично ориентиран, често се провежда в рамките на една и съща организация между служители.Целта на разговора е желанието на един участник в комуникацията да повлияе на друг или на цяла група служители с помощта на думи, за да стимулира активност, промени в съществуващата работна среда или взаимоотношения и да подобри тяхното качество.

Друга цел на деловия разговор е необходимостта ръководството да формира изводи и решения въз основа на мненията и разсъжденията на служителите.

Предимството на бизнес разговорите пред другите видове вербална комуникация е:

• в скоростта на реакция на забележките на събеседниците, което помага да се получи желаният резултат;
• в повишаване на информираността на администратора чрез отчитане, контролиране и наблюдение на гледните точки, преценки, мисли, аргументи и скептични твърдения, чути по време на интервюто;
• в целесъобразността на гъвкав разумен набор от методи за изучаване на обсъжданата тема, което е следствие от решаването на проблема и претенциите на всички страни.

Бизнес разговорът е фокусиран върху изпълнението на определени функции:

• намиране на нови посоки;
• стартиране на обещаващи проекти;
• обмен на данни;
• регулиране на започнати дейности;
• взаимно общуване на служители на едно предприятие;
• улесняване на бизнес контактите между институции, фирми, индустрии.

Резултатите от бизнес разговор и срещи се определят не само от готовността за него, но и от изграждането на самия разговор.Безспорните грешки могат да бъдат избегнати чрез утвърдени методи за провеждане на интервюта и спазване на техните принципи. Винаги трябва да има атмосфера на добронамереност - грубите изказвания са недопустими.

Принципът на рационалността предполага сдържаност на поведението, особено в случай на емоционалност на партньора. Липсата на контрол върху емоциите обикновено се отразява негативно на взетото решение. Такова решение не може да се нарече оптимално.

Принципът на разбирателство е необходим, за да могат събеседниците да намерят общ език в диалога и да постигнат желания ефект.

По време на разговор концентрацията на вниманието на говорещите варира дори при липса на разсейващи фактори. Имайки предвид и забелязвайки такива нюанси, е необходимо в този момент отново да привлечете вниманието към себе си и да възобновите прекъснатия контакт.

Принципът на достоверността диктува задължителното спазване на достоверността на информирането на събеседника - дори и да дава невярна информация. Това благоприятства диалога и постига желаните цели.

Важен психологически принцип е разграничаването на предмета на разговор със събеседника. Субективното отношение към опонента може да повлияе на обективността на оценката на показателите. Конструктивният разговор се основава на разграничаването на събития с гледни точки и мнения с опит.

Конкретизация на такива общи принципи за провеждане на делови разговори са правилата за тяхното прилагане, които допринасят за безопасността и ефективността на преговорите.

Правилото на двойния интерес е, че всеки от интервюиращите има двоен интерес: не само същността и съдържанието на темата на разговора, но и сътрудничеството с партньор.Поддържането на ползотворни взаимоотношения е не по-малко важна задача в разговора от обмена на информация.

Експертите препоръчват да насочите разговора така, че да не пречи на отношенията между служители и мениджъри. За целта са ви необходими:

• не бързайте да правите заключения за мотивите и намеренията на събеседниците въз основа на собствените си предположения;
• слушайте внимателно противника и покажете, че го разбирате;
• изразете интереса и целите си, вместо да спорите за миналото, а мислите трябва да бъдат изразени ясно и ясно;
• обсъдете бъдещи действия.

Акцентът върху интереса към партньора също се счита за важно правило, което ще помогне значително да се улеснят задачите и на двамата събеседници. Фрази: „разбираемо“, „интересно“, „радвам се да знам“, естествено вмъкнати в разговора, ще създадат спокойна атмосфера и ще помогнат за изразяване на съгласие и взаимно разбиране. Същият проблем може да бъде решен, ако се обърнете към събеседника, като го наричате по име и бащино име, а също така не проявявате безпокойство и раздразнителност.

Желанието за изясняване на допълнителна или спомагателна информация също ще помогне за поддържане на интереса.

Всеки разговор е начин за намиране на общ език. За да бъде диалогът успешен, не се препоръчва да го започвате с противоречия. Обикновено те започват с теми, по които мненията са еднакви, например за времето. Това се прави така, че от самото начало да няма отрицателен отговор и да не се харчат усилия за убеждаване на събеседника.Експертите препоръчват винаги да имате няколко предварително подготвени фрази, отговорите на които са само положителни.

Подготовката за делови разговор започва с най-важния етап - планирането, което се състои във формулиране на проблемите и целите на срещата, както и създаване на план за преговори и методи за неговото изпълнение. Професионалистите съветват:

• обмислете и претеглете предложения процес на планирания разговор, съставете неговата програма;
• съберете цялата необходима информация за евентуален събеседник;
• тестват ефективността на техните аргументи, необходими за обосноваване на техните вярвания и намерения;
• проверяват последователността на своите определения и мисли;
• обмислете вариантите за реакция на събеседника или опонента на представените аргументи.

Определянето на времето и мястото на бъдещия разговор зависи от позицията и отношението на участниците. Може да се извършва на собствена, чужда или неутрална територия. След провеждане на оперативно обучение е необходимо да се проверят и редактират събраните и подготвени материали и да се даде окончателен вид на плана за бъдещото интервю.

Изграждането на бизнес разговор се състои от 5 етапа:

• началото на разговора;
• предоставяне на информация;
• аргументация;
• отхвърляне на аргументите на опонента;
• одобрение на предложенията.

Всяка от тези стъпки се основава на професионални познания, яснота, логика, към които се добавят личните качества на интервюиращите, които са от голямо значение в разговора. Планът за разговор трябва да бъде изграден въз основа на различни възможни варианти за неговия резултат. Понякога трябва да повторите някои аргументи.

На първия етап - в началото на диалога - е важно да намерите контакт с партньор, да организирате привлекателна среда, да заинтересувате събеседника и да вземете инициативата. Препоръчително е да използвате специални техники, които започват диалог. Те включват:

• техника за освобождаване на напрежението, която помага за установяване на близки контакти с противника;
• начин да закачите събеседника, което ви позволява бързо да актуализирате проблемите;
• метод за стимулиране на фантазията, включващ появата на голям брой въпроси;
• подход директно към проблема.

Правилното начало на разговора е запознаването, точното формулиране на неговите цели и задачи, номинирането на темата, съобщаването на правилата за разглеждане на въпроси.

На етапа на предоставяне на информация трябва да разберете исканията и мненията на партньора, неговите мотиви, аргументи и желания, да докладвате планираната информация и да анализирате позицията на събеседника.

Във фазата на опровергаване на преценките на опонента, неговите забележки трябва да бъдат неутрализирани. За да направите това, е необходимо да изложите аргументите си убедително, без съмнение, без да допускате възможността да опровергаете вашето мнение. Логиката на отричането се състои в анализ на съмнителна информация, намиране на истинската причина, избор на концепции и методи. В този случай се използват различни трикове и трикове.

На етапа на вземане на решение резултатите от аргументацията, приета и одобрена от събеседника, се обобщават, отрицателните нюанси и заключения се елиминират, постигнатият резултат се консолидира и потвърждава, предлагат се теми за по-нататъшно сътрудничество. На този етап човек не трябва да показва несигурност, така че партньорът също да не започне да се съмнява в взетото решение.

Независимите видове бизнес разговори се характеризират със следната класификация:

• при кандидатстване за работа;
• при уволнение;
• относно проблема;
• дисциплинарен характер.

Първата разновидност е от въвеждащ тип, чиято основна задача е да определи и оцени бизнес качествата на кандидата за длъжността. Мениджърът трябва да зададе на кандидата само няколко основни въпроса, съдържащи информация за лицето: ниво на образование, трудов стаж, съществуващи умения и способности, причини за търсене на работа, ниво на искания за плащане. Понякога е необходимо да се изяснят и личните качества.

Интервюто относно напускането на служител може да бъде два вида: доброволно уреждане или принудително. В първия случай администраторът трябва да разбере причините за уволнението - това се дължи на вниманието към подобряване на управлението на организацията. Обикновено в такива случаи е възможно да се намери полезна информация, която позволява решаването на някои проблеми.

Третият вид е разговор със служител, с когото са принудени да се разделят. По правило на лидера му е много трудно. В процеса на такъв разговор човек трябва да спазва деликатност, но в същото време правилно и справедливо да излага претенции срещу него. Има специални правила и съвети как да се проведе такъв разговор.

Аргументацията може да се основава на реторични и спекулативни методи. Реторичните са:

• основен, състоящ се в пряко обжалване на партньор;
• противоречие, основано на намиране на разногласия в аргументите;
• техника за подчертаване на заключения, която води до желаните резултати чрез междинни заключения;
• сравнителен;
• метод на разчленяване въз основа на избора на отделни части;
• метод на бумеранга;

• бойкот;
• изместване на акцентите и извеждане на преден план на своите интереси;
• метод на извод, основан на постепенна промяна в същността на проблема;
• анкетен метод, заключаващ се в предварително зададени въпроси;
• явна помощна техника.

Могат да се разглеждат спекулативни методи:

• техника на преувеличение;
• анекдотичен;
• технология за използване на авторитета;
• техниката на съмнение в самоличността на събеседника;
• метод на изолиране, който се състои в представяне на отделни изрази в модифициран вид;
• трансформация на посоката, основана на прехода към друг въпрос, който не е свързан със спора;
• репресия, която се състои в преувеличаване на незначителни проблеми;
• техника на заблуда, при която се съобщава объркваща информация;
• забавяне - забавяне на разговора;
• призив, основан на призив за съчувствие;
• изкривяваща техника;
• капан въпроси.

Експертите препоръчват да провеждате бизнес разговори по следния начин: правете предложения или оценявайте нещо във формата на въпрос-отговор, което ви позволява да поддържате инициативна позиция, да не допускате категоричен тон, да насърчавате събеседника да бъде активен и в същото време да получавате необходимите информация. Например, подходящо и рационално е да се използват фразите:

• „Какво е вашето мнение по този въпрос? »;
• "Как смятате?.. ";
• „Правилно ли разбрах вашата гледна точка? »;
• „Не трябва ли ние с теб да проверим друг вариант? »;
• „Не мислите ли, че сега ситуацията не е във ваша полза? ".

Бизнес разговорът допринася за реализирането на желанието на хората да променят ситуацията или да установят качествено нови отношения между участниците в диалога. Такива разговори са важна част от взаимоотношенията в бизнеса и политиката, представляващи установяване на връзки между партньори, упълномощени от техните организации за разрешаване на проблеми. Трябва да говорите кратко.

За повече информация относно правилата на бизнес комуникация вижте следното видео.