أنواع الاتصالات التجارية

تساعد الاتصالات التجارية في بناء العلاقات مع الزملاء والمرؤوسين والشركاء والعملاء. في عملية الاتصال ، هناك تبادل ليس فقط للمعلومات ، ولكن أيضًا الخبرة والمعرفة في مجال معين. تخترق آداب العمل جميع مجالات الحياة تمامًا ، وهناك أنواع مختلفة من الاتصالات التجارية.

الاتصالات التجارية جزء مهم من حياة الإنسان. تعمل الآداب في بيئة الأعمال كنوع من الدعم. في مجال الأعمال ، هناك عدة أشكال من التواصل. يجب اختيار الخيارات المناسبة مع مراعاة الخصائص الشخصية والنفسية للمشاركين في المناقشة. يمكن تمييز أشكال الاتصال التالية:

• محادثة - يقتصر الاتصال الشفهي بين المحاورين على مناقشة المشاكل والمهام المهمة ، مع توضيح بعض الفروق الدقيقة المتعلقة بالعمل. يجب أن يكون للمشاركين في المحادثة في هذه الحالة الحق في التعامل مع المهام المختلفة واتخاذ القرارات. يجب أن تكون أوضاع المحاورين متساوية.
• تفاوض لديها هيكل أكثر صلابة. كقاعدة عامة ، يشارك فيها ممثلو الشركات أو الأقسام المختلفة.تُستخدم المفاوضات لتوحيد الجهود مع الشركاء المهتمين بحل مشكلة معينة.
• في الاجتماع تشارك مجموعة أو دائرة كبيرة من الأشخاص المهتمين والمشاركين. يتضمن الاجتماع جمع وتحليل المعلومات وتبادل البيانات ، فضلا عن اتخاذ القرار في القضايا المثيرة للجدل.
• أداء - في هذه الحالة ، يقوم شخص واحد أو مجموعة صغيرة بمشاركة المعلومات الضرورية مع الجمهور. في هذه الحالة ، لا يتم اختزال الرسالة في مناقشة الموضوع ، ولكن يتم تقديمها كمعلومات. يتطلب هذا النوع من الاتصال أن يتمتع المتحدث بصفات قيادية ، والقدرة على البقاء في المجتمع ، فضلاً عن مهارات الخطابة.
• مراسلة - طريقة اتصال غير مباشرة ، تلعب نوعًا من دور الاتصال بالمراسلات. يتضمن هذا النوع من الاتصالات الأوامر والبروتوكولات والقرارات والطلبات والتقارير والرسائل الرسمية والتعليمات وما إلى ذلك. تستخدم المراسلات للتواصل بين الإدارات أو المنظمات. من الضروري اتباع قواعد محددة عند إجراء المراسلات.

يجب تعلم الاتصالات التجارية. في الوقت نفسه ، تتلاشى الصفات الشخصية وإظهار "أنا" المرء في الخلفية. يبقى الشيء الرئيسي هو القدرة على مراعاة مصالح ورغبات الخصم ودمجها مع متطلباتك الخاصة بحيث يحقق كلا الطرفين النتيجة المرجوة.

تتكون الاتصالات التجارية من عدة مراحل:

• تشكيل الدافع. بدونها ، لن يكون من الممكن تحقيق تفاعل فعال.
• الاستعداد للتواصل - هذا هو إعداد خطة المحادثة ، وإعداد الحجج والمعلومات.من الضروري أيضًا إعداد قائمة بالمهام التي يجب حلها أثناء المناقشة.
• بدء محادثة. من الضروري إقامة اتصال ، بعد ذلك من الضروري خلق "مناخ من العلاقات" ملائم للمحادثة.
• صياغة المشكلة - إبراز نطاق المشكلات وعرض موقفها ورؤيتها لهذه المهمة. ومع ذلك ، يرجى ملاحظة أنه يجب عليك إعداد ملخصات حول موضوع المحادثة مسبقًا والاستعداد للإجابة على الأسئلة المطروحة.
• تبادل المعلومات - توضيح موقف المحاور. من المهم الحفاظ على التواصل والإجابة على الأسئلة بلغة رسمية يسهل الوصول إليها ، مع حذف المصطلحات المهنية إذا لزم الأمر.

• الإقناع والجدل - ضرورية في حالة الخلاف والمتابعة من مرحلة الاتصال السابقة. من الضروري ملاحظة الجوانب الإيجابية في رؤيتك للوضع وحل القضية الخلافية.
• إيجاد حل لمشكلة أو مشكلة - في نهاية المناقشة ، يجب أن تناسب نتيجتها جميع المشاركين.
• صياغة العقد - هذا يعني أنه نتيجة للاجتماع ، توصل المشاركون في المناقشة إلى قاسم مشترك أو حشدوا دعم الشركاء في حل المشكلات المختلفة. تنتهي النتيجة الإيجابية للمناقشة بتأكيد مكتوب.
• تحليل النتائج - يوضح ما إذا كانت القرارات المتخذة كانت صحيحة.
• صناعة القرار - يعني موافقة جميع الأطراف بعد التحليل. في هذه الحالة ، يقرر المشاركون في المناقشة المزيد من التعاون أو إنهاء الاتصالات.

في المجتمع الحديث ، يتبع الناس بوعي قواعد الاتصالات التجارية من أجل تحقيق أهداف محددة في بيئة الشركة. في مجال الأعمال ، لا يكفي شغل منصب معين ، بل من الضروري أيضًا تقوية العلاقات مع أشخاص مختلفين. ما يلي له أهمية كبيرة:

• تعد القدرة على كسب الناس والبقاء في المجتمع من الجوانب المهمة لحوار الشركات. للقيام بذلك ، يجب أن تكون قادرًا على صياغة أفكارك بوضوح ووضوح ، ومناقشة وجهة نظرك بكفاءة.
• دائمًا ما تكون البيانات التحليلية والقدرة على اتخاذ قرارات سريعة في صفك. عند التواصل مع الشركاء ، تذكر أن جميع الأطراف مهتمة بحل النزاعات بسرعة.
• من المهم مراعاة الخصائص الثقافية والتقاليد الوطنية للمحاور: لا شك أن بعض العادات والأعراف المعتمدة في بلد آخر قد تبدو غير مقبولة أو مسيئة.

يجب أن تكون المفاهيم والمعايير الأساسية لأخلاقيات العمل معروفة لكل شخص يحترم نفسه. يجب أن يكون مفهوما أنه في الأعمال التجارية ، لا يتم بناء الاتصال بين الناس وفقًا للاستحواذ المتبادل على مزاج الشركاء ، ولكن وفقًا لمعايير معينة. هناك الأنواع التالية من الاتصالات التجارية (حسب الغرض الوظيفي):

• اللفظية وغير اللفظية - تتمثل في الحاجة إلى مراقبة الكلام وتعبيرات الوجه والإيماءات والمواقف. في التواصل غير اللفظي ، يمكن أن تخبر وضعية الذراعين والساقين والنظرة وإمالة الرأس والحركات اللاإرادية الكثير عن مشاعر الشخص ومزاجه أكثر من الكلام الشفهي. يجدر تعلم التحكم في تعابير الوجه والإيماءات.
• كتابية وشفوية. لكل شكل من أشكال الاتصال ، يتم تمييز المفاهيم والقواعد المنفصلة.يشير أي مستند معتمد بالتوقيعات والأختام إلى الشكل الكتابي للاتصال. إلى اجتماعات التخطيط الشفوية والاجتماعات والمفاوضات والتقارير وغيرها من أشكال الاتصالات التجارية.

• مناجاة وحوار - لديهم اختلافات لغوية كبيرة. الحوار هو التواصل بين الأشخاص. يعكس المونولوج وجهة نظر واحدة. يتضمن هذا النوع من الاتصال عرضًا تقديميًا أو خطابًا رسميًا ، بالإضافة إلى تقرير أو خطاب تمهيدي.

• بعيد وشخصي. يشمل الاتصال عن بعد المحادثات الهاتفية والمراسلات عن طريق البريد. يتم إيلاء اهتمام خاص لنمط التجويد للكلام ، وقصر الرسالة. لا يمكنك استخدام الإيماءات.

كل نمط له ميزات معينة. يجب أن تكون قادرًا على فهمها.

تصنيف النمط:

• سلطوي. إنه يقوم على سلطة الرئيس التي لا يمكن إنكارها والتبعية المطلقة للموظفين. يتم اتخاذ أي قرارات منفردة ولا تتم مناقشتها مع الأشخاص المهتمين أو المعنيين.
• ديمقراطي - السمة الرئيسية هي المناقشة المشتركة للقضايا والرغبة في التفاهم المتبادل. عند التواصل مع المحاور ، يتم استخدام طلب وتوصيات ودافع.
• متواطئة أو رسمية - يتم تحديده من خلال الحد الأدنى من مشاركة الرئيس في إدارة شؤون الموظفين والتفاوض واتخاذ القرار. يتم نقل القضايا الصعبة والقرارات الخطرة إلى الآخرين. لم تعد فعالية مثل هذه الإدارة تعتمد على القائد ، ولكن على مستوى تطور المجموعة.
• ليبرالية - شيء بين الأنماط الاستبدادية والديمقراطية.يتم تقليل مناقشة القضايا المختلفة مع الشركاء أو الزملاء ، ولكن يتم استخدامها في حالات نادرة وفقط بهدف تحويل المسؤولية إلى الخصم.
• عمل رسمي - يتضمن التقيد الصارم بمعايير الاتصال ، والكلمات المبتذلة وقواعد الاتصال التجاري ، حيث لا يوجد مكان للتعبير عن الفردية.
• علمي - كلام صارم وقصير ومنضبط ، ولا يصلح إلا في مجالات العلم والتعليم. يتم استخدامه في أنشطة البحث أو التدريس.

تتعلق الاتصالات التجارية بجميع الجوانب الخارجية للسلوك وتنقسم إلى عدة مجالات:

• المشاركون في المحادثة لديهم أهداف ودوافع مشتركة ؛
• تجري المحادثة في فاصل زمني واحد ؛
• يتم بناء تسلسل هرمي واضح للتواصل بين جميع المشاركين في المناقشة ، ويتم توزيع الأوضاع الاجتماعية ؛
• يلتزم المشاركون في التواصل بالقواعد والمعايير المقبولة عمومًا عند التواصل.

تساعد الاتصالات التجارية على إنشاء جهات الاتصال الضرورية بسرعة ، والحصول على دعم مستفيدين موثوق بهم. يساعد على تحقيق التفاهم المتبادل.

هناك 4 وظائف رئيسية لاتصالات الأعمال:

• المعلومات والاتصال - ينطوي على جمع وتوفير معلومات محددة ، وكذلك تبادل المعرفة والخبرة.
• تفاعلي - بسبب عملية التفاعل بين الناس. يتم استخدامه في عملية التفاعل (سلوك وأنشطة وقرارات الشركاء).
• الإدراك الحسي هو فهم الشخص الآخر. يحدث إنشاء الاتصال أو إضعافه على أساس التفاهم المتبادل.
• التواصل التنظيمي - يسمح لك بتعديل سلوك المشاركين في المناقشة.للقيام بذلك ، يجب أن تكون طليقًا في التقنيات الخاصة: أن تكون قادرًا على الإقناع ، والعثور على حلول وسط ، وتقديم التنازلات.

بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري مراعاة القواعد الخاصة عند التعامل مع رجال الأعمال. يجب أن تتوافق أي نداءات أو رسائل أو معلومات مع الركائز الثلاث:

• من حيث المحتوى - يجب أن تكون الرسائل والمعلومات المقدمة واضحة وموجزة ؛
• يشير الجزء التعبيري إلى المكون العاطفي ؛
• الجانب التحفيزي - يهدف إلى أفكار ومشاعر المحاور.

عند التواصل ، ينتبه الشخص إلى كلام المحاور وصوته. يتم تقييمه وفقًا لمؤشرات معينة:

• مفردات - يسمح لنا غياب الكلمات الطفيلية والكلام المعبر المختص أن نقول بثقة أن الشخص مثقف ومثقف.
• كلام واضح والنطق الصحيح للكلمات هو مفتاح نجاح أي شخص.
• ترتيل - يسمح لك بوضع اللكنات اللازمة.
• تقييم الخطاب - سوف يتسبب الكلام البطيء في حزن ، ولن يسمح لك الكلام السريع بالتركيز على المعلومات المقدمة.
• مناقشة الصفات الإيجابية والسلبية للمنافسين. حاول التطرق إلى مثل هذه المواضيع بلباقة وحذر شديد. هذا نوع من التلاعب غير المؤذي الذي سيساعد في كسب المحاور.
• مزيج من الجمل الطويلة والقصيرة. ستساعد هذه التقنية في جذب انتباه المحاور.

لتحقيق الاحترام بين الزملاء والشركاء ، من الضروري مراعاة بعض الفروق الدقيقة:

• مناقشة الصفات الإيجابية والسلبية للمنافسين. حاول التطرق إلى مثل هذه المواضيع بلباقة وحذر شديد. هذا نوع من التلاعب غير المؤذي الذي سيساعد في كسب المحاور.
• مزيج من الجمل الطويلة والقصيرة. ستساعد هذه التقنية في جذب انتباه المحاور.
• في بيئة الأعمال يجب ألا تظهر تفضيلاتك وعواطفك الشخصية عند حل المشكلات المختلفة. يتم لعب الدور الرئيسي من خلال مصالح الشركة التي تمثلها ومصالح المحاور. يجب ألا تتحول إلى الأصوات المرتفعة أو الدخول في مناوشات لفظية: أي مظهر من مظاهر المشاعر سيؤثر سلبًا على سمعتك وصورتك.
• لا تخلط بين العمل والحياة الشخصية. يجب ألا تؤثر العلاقات مع الزملاء على حل مشاكل الشركة. إذا لم تتمكن من بناء علاقة دافئة مع شخص ما ، فهذا لا يعني أنه يجب عليك تجاهل رأيه ونصائحه عند حل المشكلات الشائعة. تساعد القدرة على فصل العلاقات الشخصية عن العمل على التركيز على المهام المطلوبة وحل النزاعات.

• استعد للمناقشة: استفسر عن المحاور واختر أساليب الاتصال المناسبة.
• كن دقيقا - لا تأخذ وقتا من شركاء العمل.
• القدرة على الاستماع إلى المحاور - ميزتك التي لا يمكن إنكارها. بدون القدرة على التواصل مع العملاء وفهم احتياجاتهم ورغباتهم ، يكون من المستحيل تحقيق النجاح.
• الموقف الودي تجاه جميع المحاورين. حتى الشريك المخادع لا يجب أن يعامل بازدراء. انسَ العداء وحاول معاملة المحاور بشكل إيجابي ولطيف. تذكر أنه لا ينبغي عليك مناقشة علاقتك مع أشخاص آخرين في بيئة العمل. لا ينبغي مناقشة العلاقات والحياة الشخصية مع أي شخص.
• القدرة على التركيز على الأساسيات. حاول معرفة ما يريده محاورك. مع مراعاة اهتماماته ، حاول حل المشكلة وتوصل إلى قاسم مشترك ، لا تفقد رغباتك.
• القدرة على الصدق. إذا كانت المعلومات مشوهة وغير موثوقة ، فيمكن اكتشافها في أي لحظة غير مناسبة وتؤثر على سمعتك.
• لا تنسى قواعد الأخلاق الحميدة. خاطب دائمًا الشخص باسمه الأول وابتسم وحاول أن تكمله ، لكن تجنب الإطراء.

ستجد في الفيديو التالي أهم مهارات الاتصال التجاري.