علم نفس الاتصالات التجارية

يمتلك رجال الأعمال اليوم طرقًا عديدة للتواصل مع العملاء والزملاء وأصحاب المصلحة الآخرين. يمكن أن يساعدك فهم طبيعة الاتصالات التجارية في تحقيق أهداف شركتك والإدارة اليومية.

في علم النفس ، يعني مصطلح "الاتصال" تبادل المعلومات بين الناس من خلال نظام مشترك من الرموز. يتضمن هذا التعريف للاتصال جانبين:

• أولاً ، هناك ما يتم نقله ، مثل الحقائق والمشاعر والأفكار وما إلى ذلك. هذا يعني أنه في عملية الاتصال ، يجب أن يتلقى شخص ما المعلومات المنقولة.
• ثانيًا ، يؤكد التعريف أعلاه على عنصر الفهم في عملية الاتصال. لن يتحقق الفهم إلا عندما يفهمها متلقي الرسالة بنفس معنى المرسل. وبالتالي ، فإن التفسير الصحيح للرسالة له أهمية كبيرة.

الاتصال التجاري هو تبادل المعلومات والحقائق والأفكار المتعلقة بالأعمال. في عصر العولمة هذا ، تتطلب كل شركة ، كبيرة كانت أم صغيرة ، اتصالات تجارية مناسبة ، داخليًا وخارجيًا.

تشمل الخصائص الرئيسية لاتصالات الأعمال المكونات التالية:

• تجزئة. حتى في المؤسسات الصغيرة ، سيكون من الخطأ افتراض أن جميع الموظفين لديهم نفس الاحتياجات والاهتمامات والرغبات عندما يتعلق الأمر بالاتصالات التجارية. الاتصالات التجارية الفعالة مجزأة لتلبية احتياجات جماهير محددة. على سبيل المثال ، سيكون للموظفين الذين يعملون في بيئة إدارية احتياجات مختلفة وإمكانية وصول مختلفة إلى المعلومات عن الموظفين العاملين في بيئة إنتاج.
• واقعية. يجب أن يكون الاتصال التجاري الفعال محددًا ، وكلما كان أكثر تحديدًا ، كلما كان مناسبًا لخصوصياته.
• دقة. عندما تكون المعلومات غير دقيقة ، تفقد المصداقية. كما يفقد مرسل هذه المعلومات الثقة. يجب أن يكون الاتصال التجاري الفعال دقيقًا من حيث المحتوى المنقول ومن حيث الأشياء البسيطة التي تشمل القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم.
• توقيت. يحتاج الموظفون إلى أن يكونوا على دراية بما يحدث في مؤسساتهم وفي البيئة الخارجية لأنه يؤثر عليهم. يعد التواصل مع الموظفين في الوقت المناسب أكثر صعوبة من أي وقت مضى ، ولكنه ضروري للتواصل التجاري الفعال.

• التكرار. إذا تم إرسال رسالة مرة واحدة فقط ، فلا يمكنك التأكد من وصولها إلى المستلم. تتطلب الاتصالات التجارية الفعالة التواصل بشكل متكرر لضمان حصول جميع الموظفين على المعلومات التي يحتاجونها. بالإضافة إلى أن الموظفين يتغيرون ، والبعض يغادر ، والبعض الآخر ينضم إلى الشركة ، وكل هذا يتطلب تحديث المعلومات.
• متعدد القنوات. تمتلك الشركات العديد من قنوات الاتصال التي تتراوح من التقليدية (المطبوعة ، ولوحات الرسائل ، والاجتماعات) إلى القنوات الجديدة (البريد الإلكتروني ، والمدونات ، ومواقع الشبكات الاجتماعية).يجب استخدام جميع هذه القنوات لضمان حصول الموظفين على المعلومات في ظروف مختلفة.
• الوساطة. لا يزال التواصل وجهًا لوجه هو الأكثر فعالية ، كما يقول الخبراء ، ويجب استخدامه كلما أمكن ذلك. بالطبع ، قد يكون هذا صعبًا في المؤسسات الكبيرة جدًا ، ولكن حتى ذلك الحين ، قد تشمل البدائل مؤتمرات الفيديو أو استخدام الندوات عبر الإنترنت.
• وجود ردود الفعل. يجب أن يكون الموظفون قادرين على مشاركة ملاحظاتهم وآرائهم وأفكارهم مع المديرين وأصحاب العمل. الاتصال ثنائي الاتجاه فعال لكل من الموظفين وأصحاب العمل.

في بعض الأحيان يتعين عليك العمل مع شخص لا تحبه أو لا تستطيع تحمله. ولكن من أجل عملك ، من المهم الحفاظ على علاقة عمل جيدة معهم. في هذه الحالة ، حاول التعرف على الشخص بشكل أفضل. من المحتمل أنه يعرف جيدًا أنك لا تحبه ، لذا اتخذ الخطوة الأولى: ابدأ محادثة سرية ، أو ادعوه لتناول العشاء معًا. أثناء المحادثة ، ركز على البحث عن الأشياء المشتركة بينكما: اسأل عن العائلة والاهتمامات والنجاحات السابقة.

ثقافة الشركة ضرورية للاتصال التجاري الناجح. يساهم في الحفاظ على آداب العمل في العمل ، بالإضافة إلى أن الدراسات في هذا المجال تظهر علاقة مباشرة بين ثقافة الشركة ودوران الشركات.

يسمي الخبراء ستة مبادئ نفسية أساسية لاتصالات الأعمال:

• تبادل. المعاملة بالمثل في العمل تعني التوقعات المتبادلة عند تبادل القيمة. إذا أعطى شخص ما شيئًا ، فمن المتوقع أن يعطي المستلم شيئًا في المقابل. تخلق المعاملة بالمثل الثقة بين الشركاء ، وتتطور علاقتهم للأفضل.
• الإقناع. إن معرفة المنتج والاتجاهات ونتائج أبحاث التفاوض ستجعلك أكثر إقناعًا. من المهم إظهار وعيك من أجل كسب ثقة الشريك.
• واجب. احرص دائمًا على الوفاء بالتزاماتك ، ليس فقط المكتوبة ، ولكن أيضًا اللفظية. تذكر أنه حتى المصافحة هي علامة على الاتفاق. إذا وجدت صعوبة في تذكر ما قلته في وقت أو آخر ، فقم بتدوينه. سوف تعطي انطباعًا بوجود شخص ملزم.
• اللاحقة. كن دائمًا متسقًا في أفعالك وأفعالك ، ولا تغير مبادئ عملك أبدًا.
• السعي لتحقيق التوافق. الإجماع يعني أن الجميع يتخذ القرار ويدعمه ويتفهم أسباب اتخاذه. الإجماع ممكن بين الشركاء إذا كانت لديهم قيم وأهداف مشتركة ، وكان هناك اتفاق بينهم على قضايا محددة واتجاه مشترك.
• المودة الشخصية. من المرجح أن نتفاعل مع هؤلاء الأشخاص الذين يوضحون أنهم يحبوننا والذين نشعر بالأهمية في وجودهم. تلعب الجاذبية الجسدية دورًا في هذا ، لكن التشابه فعال أيضًا. نحن نناشد أولئك الأشخاص الذين يشبهوننا في الملابس والعمر والوضع الاجتماعي والاقتصادي.

التواصل أخلاقي عندما يكون مباشرًا وصادقًا ومتبادلًا.إذا كان التواصل يهدف إلى إخفاء الحقيقة أو إيذاء شخص آخر ، فلا يمكن أن يكون أخلاقيًا.

على الرغم من أن الأخلاق ليست مثل الأخلاق ، إلا أن هناك علاقة قوية بين المفهومين: الأخلاق هي أفكار حول ما هو صواب وما هو خطأ ، والأخلاق هي مبادئ سلوكية تتأثر بالمعتقدات الأخلاقية. لذلك ، فإن أخلاقيات الاتصال تعتمد بشكل كبير على المبادئ الأخلاقية:

• أمانة. بشكل عام ، التواصل الأخلاقي هو تواصل صادق. في حين أن هناك أوقاتًا يكون فيها الكذب أكثر أخلاقية ، على سبيل المثال على قاتل مزعوم ، حول مكان وجود ضحية محتملة ، فإن هذه الحالات هي الاستثناء وليس القاعدة. إلى جانب ذلك ، فإن الصدق هو أكثر من مجرد الحقيقة ؛ هذا يعني أن تكون منفتحًا ، وأن تتطوع بأي معلومات لديك ، حتى لو كانت تهدد اهتماماتك قصيرة المدى. ترتبط الثقة في الناس ارتباطًا وثيقًا بالصدق. خلق بيئة من الثقة هو الطريق إلى التواصل الأخلاقي في بيئة الأعمال.
• الانفتاح. الانفتاح هو أحد النقاط الرئيسية للتواصل الأخلاقي. في التواصل ، هذا يعني الانفتاح على الأفكار والآراء المختلفة ، بالإضافة إلى الاستعداد للتعبير عن آرائك ، حتى لو كنت لا تتوقع قبولها.

• وفاء. في سياق الاتصالات التجارية ، الولاء يعني تخصيص الوقت والموارد اللازمة لمناقشة شاملة للقضايا. عندها فقط ستتاح للجميع فرصة لسماع صوتهم.
• بناء المشورة. التواصل الأخلاقي موجه نحو الهدف أكثر من كونه موجهًا نحو الحالة. إن أسلوب الاتصال الذي تتحد فيه المجموعات المختلفة في معسكرات متعارضة وتسترشد في المقام الأول بمصالحها الخاصة لا يساهم بأي شيء في المنظمة ككل. الأخلاق للمؤسسة هي أسلوب تواصل يسعى فيه الناس إلى الإجماع ، وليس المعارضة ، ويركزون على فعل ما في وسعهم لصالح الشركة. وبالتالي ، نظرًا لأن مساعدة منظمة ما هو واجب أخلاقي ، فإن التوصل إلى توافق في الآراء هو أسلوب أخلاقي للتواصل.

يُعتقد أن هناك ستة أنواع رئيسية من المحاورين. للاستعداد بشكل أفضل للمحادثات المهمة ، من المهم أن تعرف نوعك:

• عاكس. أنت محاور عاكس إذا شعرت في عملية الاتصال بمزاج الشريك. كلامك رقيق وهادئ وحساس وتفهم المحاور وترغب في بناء علاقات مع الآخرين.
• حكم. أنت محاور من نوع القاضي إذا قمت بتحليل الموضوعات والقضايا ، واكتشفت النقاط الرئيسية ، ثم اشرحها بشكل فعال للآخرين. أنت تقود المحادثة وتقودها بشكل مباشر ومقنع.
• النبيل. أنت من نوع المحاور "النبيل" إذا كنت تحب التواصل المفتوح ، ومن السهل على الآخرين التواصل معك. أنت أيضًا تركز ، وتذهب دائمًا مباشرة إلى الهدف.
• النائب. المحاور من نوع نائب هو دبلوماسي ويستخدم الاتصالات لإنهاء النزاعات. إنه أيضًا لطيف الكلام وساحر ويجعل الناس يشعرون بالراحة.
• سقراط. المحاور من نوع سقراط جيد في حل المشكلات وإقناع الآخرين ، فهو يحب المناقشات الطويلة.إنه مفصل وواسع الاطلاع ، ويقدر الآخرون آراءه.
• الرسمية. يستخدم هذا النوع من المحاورين التواصل من أجل تحقيق أحلامهم والنجاح في العمل والمنزل. هذا مفكر داهية واستراتيجي.

يقول الخبراء أن هناك أربعة أنماط اتصال رئيسية: تحليلية ، وبديهية ، وعملية ، وشخصية. لا يوجد أسلوب تواصل أفضل بطبيعته من أسلوب آخر. لكن اختيار أسلوب الاتصال الخاطئ لجمهور معين يمكن أن يسبب مشاكل:

• الأسلوب التحليلي. يتضمن الاتصال التحليلي التعامل مع البيانات الثابتة والأرقام الحقيقية. يتجنب الأشخاص الذين يتواصلون بهذا الأسلوب إظهار المشاعر والعواطف عند التحدث. ميزة كبيرة لأسلوب الاتصال التحليلي هي أنه يمكنك تحليل المشاكل بشكل منطقي ونزيه. هذا يعني أن الناس يرون أنك على اطلاع جيد ولديك خبرة تحليلية كبيرة. الجانب السلبي المحتمل لامتلاك أسلوب اتصال تحليلي هو أنه قد يُنظر إليك على أنك بارد أو غير حساس.
• أسلوب بديهي. عند التواصل بأسلوب حدسي ، تفضل التقاط الصورة بأكملها وتجنب التفاصيل خوفًا من الوقوع في المستنقع فيها. يتيح لك ذلك الوصول إلى لب المشكلة بدلاً من المرور بها على مراحل. ميزة هذا الأسلوب هي أنك تتواصل بسرعة وبدقة ، وتتعمق بسهولة في القضايا الكبيرة والمعقدة. ومع ذلك ، في موقف يتطلب حقًا تفاصيل ، قد لا تتحلى بالصبر.

• أسلوب وظيفي. هذا الأسلوب يعني المنهجية ، ووجود خطط مفصلة ، ومواعيد نهائية دقيقة. الأشخاص الذين يتواصلون بهذا الأسلوب هم مؤدون جيدون ولا يفوتهم أي شيء أبدًا.من الجوانب السلبية المحتملة لأسلوب الاتصال الوظيفي أنك قد تفقد انتباه جمهورك ، خاصةً عندما تتحدث إلى محاورين بديهيين.
• أسلوب شخصي. من خلال التواصل بأسلوب شخصي ، تشعر بعلاقة عاطفية مع شريكك ، وهذا يسمح لك بمعرفة ما يفكر فيه حقًا. أنت مستمع جيد ودبلوماسي جيد ، وتعرف كيفية تسوية النزاعات ، وتحافظ على علاقات جيدة مع العديد من الأشخاص. يتيح لك هذا الأسلوب بناء علاقات شخصية عميقة. غالبًا ما يلجأ الناس إليك لأنك قادر على جمع مجموعات مختلفة معًا. الجانب السلبي لهذا النمط من الاتصال هو أنه يمكنك أحيانًا إزعاج المحاورين من النوع التحليلي الذين يحبون الأرقام الصعبة والمناقشات المنطقية.

لمعرفة أهم مهارات الاتصال التجاري ، شاهد الفيديو التالي.