الاتصالات التجارية: المبادئ والخصائص

الاتصالات التجارية هي عملية تواصلية في مجالات عمل مختلفة ، ونتيجة لذلك يتم نقل المعلومات والأنشطة والخبرات بين المشاركين فيها من أجل إيجاد حلول لبعض القضايا وتحقيق النتائج اللازمة.

تتميز الاتصالات التجارية ، على عكس الاتصالات اليومية ، على وجه التحديد بالمهام المحددة والبحث عن حلها. مثل هذا المفهوم له خصائص وميزات محددة.

• الاتصالات التجارية ليست عملية منفصلة ، ولكنها جزء من التفاعل المشترك بين الناس. وبالتالي ، فهو ينظم هذا النشاط بالذات.
• يتم تحديد محتوى المحادثة حسب موضوع الاتصال. يمكن للموضوعات إنشاء بعض الخدمات (على سبيل المثال ، الإعلانات أو الاقتصادية) ؛ مناقشة قضية مهمة (سياسية ، علمية ، إلخ) ؛ إنتاج هذا المنتج أو ذاك ، وتطوير المشاريع ، ورسم الخطط للعمل المستقبلي ، وتبادل الخبرات.
• في الاتصالات التجارية ، تؤثر الموضوعات (المرؤوسون والرؤساء) على بعضهم البعض بمساعدة أنواع مختلفة (الإقناع والاقتراح وغيرها).
• يعتمد هذا الاتصال على مجموعة من معارف وقدرات المشاركين فيه. في عملية المحادثة ، لا يتم اكتساب هذه المعرفة فحسب ، بل يتم تطويرها أيضًا. وبالتالي ، بفضل التفاعل التجاري ، تزداد الكفاءة المهنية لكل موظف.
• يتم تحديد التفاعل التجاري من خلال المعايير الأخلاقية وتقاليد الأعمال للمؤسسة وإطار الحالة والرمز.

يشير الرمز في هذا المجال إلى القواعد التي تتضمن عدة مبادئ.

• التعاون ، أي تقديم المساهمة اللازمة لكل موظف.
• كفاية المعلومات. ليست هناك حاجة للبقاء صامتًا ، لكن لا ينبغي للمرء أيضًا أن يسحب المونولوج.
• جودة المعلومات ، مما يعني الصدق.
• انتفاع. الشيء الرئيسي هو التمسك بالاتجاه المحدد للمحادثة ، دون الانحراف عنه.
• إقناع الحجج.
• الادب. عدم وجود نبرة مهينة وملاحظات ساخرة عن الموظفين الآخرين.
• القدرة على الاستماع وفهم أفكار المحاور مع مراعاة خصائصه الفردية. هذا ضروري من أجل منع حالة الصراع المحتملة.
• القدرة على التعبير عن الأفكار بوضوح ودقة. يجب على كل مشارك في الاتصالات التجارية تطوير الكلام الصحيح ، والذي سيساعد على وضع اللهجات بشكل صحيح بمساعدة التنغيم.
• القدرة على قبول النقد وتصحيح أوجه القصور التشغيلية.

الاتصالات التجارية موجودة لغرض تنظيم علاقات مثمرة بين الموظفين وإدارة هذا النشاط المشترك.

تم تصميم هذا النوع من الاتصال لأداء ثلاث وظائف:

• التواصلية ، والتي تتمثل في حقيقة أن المشاركين في المحادثة يتبادلون المعلومات مع بعضهم البعض ؛
• تفاعلية ، حيث ، بالإضافة إلى تبادل المعلومات ، هناك أيضًا تبادل للعمل ؛
• الإدراك الحسي ، حيث يتعرف المشاركون على بعضهم البعض ويتوصلون إلى اتفاق.

تستند عملية الاتصال التجاري على المبادئ التي هي أسس التعاون الناجح.

• مبدأ العلاقات الشخصية. على الرغم من حقيقة أن الاتصال في مجال الأعمال يهدف في المقام الأول إلى حل بعض المشكلات ، إلا أنه بطريقة أو بأخرى اتصال شخصي بين الأشخاص. ترتبط الصفات الشخصية لكل موظف وموقف الموظفين تجاه بعضهم البعض ارتباطًا وثيقًا بأنشطتهم المشتركة.
• مبدأ الغرض. الاتصالات التجارية دائما لها هدف نهائي. ولكن إلى جانب الهدف المفتوح (لإيجاد حل للمشكلة) ، قد تكون هناك أهداف شخصية لكل مشارك في المحادثة. على سبيل المثال ، يقرأ الموظف تقريرًا حول موضوع معين ، ولكنه يريد أيضًا "إظهار الذكاء والبلاغة" أمام زملائه.
• مبدأ الاستمرارية. الاتصالات التجارية في سياق الأنشطة المشتركة تحدث بشكل مستمر. يتم نقل المعلومات من موظف إلى آخر حتى بشكل غير لفظي ، أي عناصر سلوكية مهمة. حتى الصمت يتحدث عن الكثير. من المهم مراقبة رد فعل المشاركين في المحادثة من أجل قراءة كل من الرسائل الصريحة والمخفية.
• مبدأ تعدد الأبعاد. في الاتصالات التجارية ، لا يتم تبادل المعلومات فحسب ، بل يتم أيضًا تنظيم العلاقات.يمكن أن تكون ردود الفعل العاطفية على المحاور إيجابية وسلبية.

هناك مبادئ أخلاقية في طبيعتها وجزء لا يتجزأ من الاتصالات التجارية.

• مبدأ الحشمة. يجب على كل شخص أن يتصرف وفقًا لقناعته ، وإلا فسيبدو الأمر نفاقًا. في مجال الأعمال ، من المهم الوفاء بالوعود المقطوعة ، لمساعدة الزملاء دون تركهم في موقف صعب.
• مبدأ المسؤولية. يجب أن يكون كل موظف على دراية بالمسؤوليات الموكلة إليه وأن يكون قادرًا على التعامل معها دون خذلان المدير أو الزملاء أو المنظمة ككل.
• مبدأ العدالة. إنه مهم بشكل خاص للقائد. لا يمكنك التحيز تجاه أي موظفين وتكوين رأي حول عملهم بناءً على ذلك. مثل هذا التقييم منحاز بداهة. من المهم الاستماع وقبول أي منصب آخر. هذا يتحدث أولاً وقبل كل شيء عن احترام جميع شركاء الأعمال.

لكل بلد خصائصه الخاصة في الآداب ، والتي تعتمد على عقلية الناس. بالطبع ، هناك معايير عالمية لجميع البلدان ، على سبيل المثال ، المصافحة أثناء اجتماع عمل ومفاوضات ناجحة. لكن النداء إلى الأشخاص غير المألوفين أو إلى القائد بالاسم والعائلة هو أمر نموذجي فقط بالنسبة لروسيا. يتمتع الشعب الروسي بسمات خاصة في آداب العمل.

• الأشخاص الذين يتمتعون بالدقة في المواعيد يقدرون في روسيالذا فإن تأخير أحد الشركاء للمفاوضات حتى لمدة خمس دقائق يمكن أن يعطل الصفقة المخطط لها. بعد كل شيء ، يعتبر التأخير عدم احترام ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالعمل. تظهر هذه القاعدة بوضوح في الوحدة اللغوية "الوقت هو المال" ، مما يشير إلى كيفية تقدير رجال الأعمال الروس لكل دقيقة.
• يمتد آداب العمل إلى الملابس. في شركة جادة ، هناك متطلبات عالية للمظهر: يجب أن تكون صارمة (التنانير القصيرة أو الفساتين ، وكذلك الأحذية ذات الكعب العالي غير مقبولة).

• العلاقات التجارية في روسيا مستحيلة بدون التقيد بقواعد آداب الكلام. هذا ينطبق بشكل خاص على القدرة على الاستماع. من الضروري الاستماع إلى خصمك ، وعندها فقط تحدث نفسك. عند قراءة التقرير الأكثر مملًا ، يجب على أحد الموظفين بالضرورة أن يصور نظرة مهتمة ، وإلا فإن الآخرين سيعتبرون عدم الانتباه بمثابة عدم احترام لزميل.
• في مجال الأعمال التجارية الروسي ، فهم يأخذون الأمر على محمل الجد حفظ الأسرار التجارية. إذا "سرب" أحد الموظفين هذا السر أو ذاك من سر منظمته ، فسوف تتضرر سمعته بشكل لا يمكن إصلاحه. إفشاء الأسرار يهدد بالفصل.
• إذا كانت المفاوضات التجارية مع وفد مهم قادمة في روسيا ، فإن جميع الموظفين يستعدون تمامًا لوصولهم. ينتهي اجتماع العمل بطاولة بوفيه تشهد على كرم ضيافة الشعب الروسي. واتساع نطاق الاستقبال يعتمد بشكل مباشر على أهمية الضيوف.
• التبعية هي قاعدة مهمة من قواعد آداب العمل في روسيا. هناك خط صارم بين الرئيس والمرؤوس ، والذي لا يتسامح مع أي ألفة. يجب على المدير عدم إلقاء أي نكات عن عماله ، تمامًا كما يجب على الموظفين معاملة رئيسهم باحترام.
• يعمل الرجال والنساء في مجال الأعمال التجارية على قدم المساواةلا توجد امتيازات لكلا الجنسين. الشيء نفسه ينطبق على الفروق العمرية. يحدث أن يكون القائد أصغر من بعض مرؤوسيه ، لكن هذا لا يعني أنهم يجب أن يتصرفوا معه بعدم احترام ورفض.

هذه هي قواعد العلاقات التجارية في روسيا. أما بالنسبة للبلدان الأخرى ، فلديها سمات غريبة ومثيرة للاهتمام في آداب السلوك تختلف عن تلك التي اعتاد عليها الشعب الروسي.

• في امريكا، على سبيل المثال ، الاتصالات التجارية أكثر طلاقة. عند الاجتماع ، يمكن للموظفين التحدث عن مواضيع مجردة لا تتعلق بالعمل ، بينما ينادون بعضهم البعض بأسمائهم الأولى فقط. يمكن أن يتحول الاحتفال بصفقة ناجحة إلى رحلة إلى الطبيعة أو المنتجع.
• إنجليزي لا تستعد جيدًا لمفاوضات العمل القادمة ، لأنهم يعتقدون أنه فقط في محادثة مباشرة يمكنك العثور على الحل الصحيح. هؤلاء الناس مقيّدون في سلوكهم ، بينما يعتزون بألقابهم ورتبهم. لا يقدم البريطانيون هدايا لبعضهم البعض بعد مفاوضات العمل ، لكنهم لن يرفضوا القيام برحلة مشتركة إلى مطعم.
• في ألمانيا تخضع العلاقات التجارية لقوانين صارمة. من غير المقبول مخاطبة المعارضين بـ "أنت" ، وكذلك التأخير. أما بالنسبة للمظهر ، بخلاف البدلة ذات ربطة العنق ، بالنسبة للرجال ، لا يُستثنى من أي شكل آخر من الملابس.في هذه الحالة ، لا يمكنك حتى فك الزر الموجود على ياقة القميص. الألمان حريصون على الاستعداد للمفاوضات التجارية. إنهم يحبون التخطيط لكل نقطة من المحادثة ، مع إيلاء اهتمام خاص للوثائق. ينص العقد بوضوح على البنود المتعلقة بانتهاك بعض الالتزامات ، وكذلك الغرامات اللاحقة.

• في فرنسا ليس هناك بدعة خاصة في الالتزام بالمواعيد. بالطبع ، لا أحد يحب أن يتأخر ، لكن الفرنسيين أكثر ولاء لهم. في الوقت نفسه ، من المهم تحديد هوية الموظف الراحل حسب الحالة الرسمية. إذا كان هذا شخصًا متفوقًا ، فلن يُنظر إلى افتقاره إلى الالتزام بالمواعيد على أنه إهانة شخصية أو عدم احترام. في مفاوضات الأعمال ، يقدر الفرنسيون الأسلوب الجميل في الكلام وعرض الأفكار المثير للاهتمام. أما الهدايا فهي ليست ممنوعة. لكن من المستحسن إعطاء شيء فكري ، على سبيل المثال ، نشر كتاب.
• ناس ايطاليين مزاجي تمامًا ويستخدمون للتعبير عن مشاعرهم علانية. لذلك ، عند مقابلة الموظفين ، لا تعتبر المصافحة النشطة وحتى الطويلة انتهاكًا لآداب العمل. ضبط النفس أثناء المفاوضات أمر غير معهود من الإيطاليين. تتميز بالكلام العالي والإيماءات النشطة. لكن متطلبات المظهر صارمة - يجب أن تكون الملابس أنيقة ، ليس فقط في اجتماع العمل ، ولكن أيضًا في الحياة اليومية.
• الاسبان لا تعتبر التأخر في شكل سيء. تستمر اجتماعات عملهم لفترة طويلة ، وفي بعض الأحيان يمكن أن تذهب المحادثة في اتجاه مختلف. غالبًا ما يدعو الموظفون بعضهم البعض للزيارة.أما الهدايا فهي مقبولة.

• علاقة عمل في الصين تستند إلى التقيد الصارم بقواعد الالتزام بالمواعيد. عند لقاء الشركاء الانحناء لبعضهم البعض أو المصافحة. الهدايا في الاجتماع ليست ممنوعة فحسب ، بل تعتبر أيضًا القاعدة. في الوقت نفسه ، يكون تقديم الهدية مصحوبًا بطقوس أصلية - أولاً ، يجب على الموظف رفض الهدية ، ولكن إذا أصر الزميل ، فلا يزال يقبلها. أما بالنسبة للمفاوضات نفسها ، فهي تجري في جو ودي ، لكنها يمكن أن تستمر لفترة طويلة.
• عند الاجتماع في اليابان ينحني الموظفون لبعضهم البعض (المصافحة أقل). يحظر لمس شركاء العمل من الكتف أو الاتصال بهم بالاسم عند الاجتماع. الالتزام بالمواعيد قاعدة ثابتة في اليابان. تجري المفاوضات بطريقة مقيدة و "جوهرية". اليابانيون بخيلون بالعواطف ، لكنهم دقيقون جدًا عند إبرام صفقة ، لذلك يسألون دائمًا الكثير من الأسئلة.
• بخصوص الهند، ثم عند مقابلة رجل ، من المعتاد أن تصافح يده ، وأن تنحني ذراعيها عند صدرها. يعتبر التأخر عن اجتماعات العمل أمرًا سيئًا ، لذا فإن الهنود دائمًا ما يلتزمون بالمواعيد في هذا الصدد. يُعقد الاجتماع نفسه دائمًا في جو ودي. الدعوات للزيارة شائعة في الهند وتعتبر علامة على الاحترام.

• في تركيا يتم إيلاء اهتمام كبير لظهور شركاء الأعمال. لا تستبعد المفاوضات تقديم العطاءات ، لذلك قد تكون الأسعار مع المتطلبات مرتفعة للغاية في البداية. عند دعوتك لزيارة الأتراك ، يتم أيضًا مراعاة القواعد ، على سبيل المثال ، يجب خلع الأحذية قبل دخول المنزل. كهدية ، من الأفضل تقديم شيء من الحلويات أو الزهور.
• بخصوص الدول الشرقية، فليس من المعتاد أن تتأخر عن اجتماعات العمل.المفاوضات نفسها حيوية ومكثفة ، ويمكن أن تكون عدة مواضيع في مجال الرؤية في وقت واحد ، ومن المهم متابعة تطور أفكار الشركاء. ميزة مثيرة للاهتمام هي أن تقاطع الأرجل في الاتصالات التجارية يعتبر موقفًا غير محترم. لا يحرم تقديم هدية للمسلمين - من الأفضل أن تكون نوعًا من المنتجات الفضية أو قلمًا أصليًا أو مجموعة أطباق خزفية.
• ذوي الأصول الأسبانية نقدر الالتزام بالمواعيد والمظهر الصارم (البدلة وربطة العنق). عند الاجتماع ، يقتصر الأمر على المصافحة ، ولكن في الاجتماع التالي يمكنك معانقة شريك العمل وحتى التقبيل على الخد. يحب الأمريكيون اللاتينيون الهدايا ، خاصة في العبوات الجميلة.

يخضع فن الاتصالات التجارية للمعايير الأخلاقية. يجب أن يتبعهم كل من رئيس المنظمة والمرؤوسين.

وهم على النحو التالي.

• من المهم أن تفتخر المنظمة بفريق متماسك ، والذي يتحقق بفضل اجتهاد القائد. يجب أن يخلق بيئة مريحة للموظفين ، ويحترم كل منهم.
• من المهم مساعدة الموظفين في الوقت المناسب في تنفيذ مهام معينة. إذا تم تنفيذ المهمة بسوء نية ، فلا تنتقد المرؤوس على الفور ، مع التركيز على عيوبه. ربما لم يفهم الموظف تمامًا جوهر المهمة. أنت بحاجة لمعرفة الأسباب.
• إذا لم يتم الوفاء بالطلب ، يجب على المدير تقديم ملاحظة مناسبة للموظف ، وهذا جزء من القاعدة الأخلاقية لاتصالات العمل. في الوقت نفسه ، من الأفضل أن يتحدث الرئيس في جلسة فردية حتى لا يتم التعدي على كرامة الموظف علنًا.

• عند الانتقاد ، لا يمكنك أن "تصبح شخصيًا" ، وإلا فهناك خطر الإساءة إلى المرؤوس وإثارة الصراع. عند الانتقاد ، من الأفضل استخدام طريقة "الشطيرة" ، والتي تتكون من قول مجاملة أولاً ، ثم ملاحظة ، ثم مجاملة مرة أخرى.
• من المهم أن يكون القائد عادلاً - تشجيع الموظف ومكافأته على أي ميزة ، ليس فقط من الناحية المالية ، ولكن أيضًا من الناحية الأخلاقية (على سبيل المثال ، الثناء العلني أو تقديم مثال للآخرين).
• من أجل تجنب حواجز الاتصال ، يجب أن تثق بفريقك ، ومن المهم أن يثق الفريق بالقائد. لذلك ، يجب استبعاد جميع أنواع التلاعبات وغيرها من أشكال التأثير المخزي على الشخص من التفاعل التجاري.
• يجب أن يكون المدير قادرًا على اختيار أشكال الأوامر ظاهريًا. على سبيل المثال ، يجب استخدام الطلبات في المواقف القصوى ، وكذلك مع موظف غير أمين أو آخر.

الطلبات هي نماذج إدارية أكثر ثقة. هنا يحق للموظف إبداء رأيه في المهمة. قد يبدو الأمر في شكل سؤال ، والذي بدوره سيحث أحد المرؤوسين على تولي هذه المهمة.

القواعد التالية مميزة.

• في التعبير عن رأي المرء ، يحتاج القائد إلى اللباقة واللياقة. الأمر والفرض هو أمر مستبعد.
• يجب أن يكون القائد على دراية بجميع الأحداث الجماعية المبهجة أو غير السارة ، لذلك يجب على المرؤوسين إبلاغه عنها.
• لا أحد يحب المتملقين ، لذلك قد يساء فهم الموافقة المستمرة على الرئيس ، وسوف تتدهور العلاقات معه. في الوقت نفسه ، يجب ألا تذهب إلى المبالغة وأن تكون صارمًا للغاية. الفشل الأبدي لن يضمن سمعة طيبة.
• إذا احتاج المرؤوس إلى المساعدة والمشورة من القيادة ، فأنت بحاجة إلى تقديم طلب للحصول عليها مباشرة إلى رئيسك في العمل ، وليس إلى شخص أعلى. خلاف ذلك ، هناك خطر من فضح قائدك على أنه غير كفء ، مما سيؤثر سلبًا على سلطته.
• إذا أعطى المدير تكليفًا مسؤولًا لأحد مرؤوسيه ، فيجب على الموظف مناقشة "حرية التصرف" الممنوحة له وما هي الحقوق التي يتمتع بها في هذه الحالة.

عليك أن تعرف ما يلي.

• من المهم أن تكون ودودًا مع جميع أعضاء المنظمة. على الرغم من المنافسة ، فإن الموظفين هم فريق واحد مشترك.
• في علاقة العمل ، الأسئلة الشخصية غير اللباقة غير مقبولة. إذا كان الموظف يعاني من مشاكل ، يمكنه أن يطلب النصيحة بنفسه ، ولا يمكنك فرض رأيك عليه.
• في العلاقات مع الزملاء ، لا يجب أن تتظاهر بأنك شخص آخر. إذا انحرفت المحادثة إلى اتجاه يكون فيه أحد الموظفين غير كفء ، فلا جدوى من محاولة التألق بالعقل ، فهناك خطر أن يقدم المرء نفسه في ضوء غير موات.
• يجب التعامل مع الزملاء من خلال الاسم الأول أو الاسم الأول والعائلة (حسب العمر ودرجة التعارف مع موظف معين).
• في الاتصالات التجارية مع الموظفين ، يتم استبعاد أي تحيز أو تحيز. لذلك ، يجب ألا تستمع إلى ثرثرة عن زملائك ، علاوة على ذلك ، لا يجب أن تنشرها بنفسك.
• يمكنك التعبير عن التعاطف مع موظف معين بمساعدة التواصل غير اللفظي - نظرة ، إيماءة. يكفي أن تبتسم له دون النظر بعيدًا.

• من غير الأخلاقي استخدام أحد الموظفين كوسيلة لتحقيق هدف أناني. بالطريقة نفسها ، لا يمكنك "إعداد" موظف من أجل الحصول على ميزة. كما تعلم ، "حفر حفرة لآخر" هو دائمًا قرار خاطئ.
• إذا كلف القائد بمهمة جماعية ، فيجب عليك فصل واجباتك الخاصة عن واجبات زميل لك حتى لا تتقاطع مع بعضها البعض. إذا كان من الصعب القيام بذلك بنفسك ، فيمكنك حينئذٍ أن تطلب المساعدة من رئيسك في العمل.
• يجب أن تكون على دراية بمسؤوليتك عن تنفيذ مهمة مشتركة ، وفي حالة الفشل ، لا تضع اللوم كله على زملائك.

تنقسم الاتصالات التجارية إلى عدة أنواع ، يمكن من خلالها تتبع العلاقة.

• لفظي، أي التفاعل اللغوي. يتم الاتصال بمساعدة الكلام ، والتعبيرات الصيغية ، والمنشآت المستقرة ، والمنعطفات اللغوية المتأصلة في مجال الأعمال.
• غير اللفظية، أي تفاعل غير لغوي. يتم التواصل بمساعدة الإيماءات والمواقف والآراء. تنقل الإشارات غير اللفظية المشاعر والعواطف.

هناك عدة أنواع من الاتصالات التجارية.

• محادثةعندما يتبادل الموظفون المعلومات مع بعضهم البعض ويعبرون عن آرائهم حول قضية أو مشكلة معينة. عادة ، المحادثة تسبق المفاوضات أو جزء منها.هذا هو الشكل الأكثر شيوعًا للتفاعل. يمكن للمدير التحدث مع المرؤوسين والزملاء. لا تتطلب المحادثة دائمًا إعدادًا رسميًا.
• تفاوض. يتم الاحتفاظ بها لغرض محدد وهو إبرام صفقة أو عقد أو اتفاق معين بين الأطراف المعنية (يمكن أن يكون هذا شركاء ومنافسين). لا تتطلب المفاوضات دائمًا اجتماعًا شخصيًا ، وأحيانًا يمكنك قصر نفسك على المراسلات أو المكالمات الهاتفية.
• خلاف. في هذا الشكل من التواصل الشفهي ، تتعارض الآراء حول قضية ما. هذا نوع من الصراع لوجهات نظر مختلفة والدفاع عن موقف المرء. أشكال النزاع هي نزاع ومناقشة وجدل وغيرها.
• لقاء. يهدف هذا النوع من التفاعل في الفريق إلى مناقشة القضايا التي يشارك فيها المتخصصون.
• الخطابة. كقاعدة عامة ، هذا جزء من حدث جماهيري حيث يقدم المتحدث تقريره حول موضوع معين. يتميز هذا النوع من الاتصالات التجارية بحد زمني ، كما أن المهارات الخطابية للمتحدث مهمة أيضًا.
• مراسلة. يتضمن المستندات التالية: خطاب ، طلب ، إشعار ، إشعار ، بريد إلكتروني ، تأكيد ، وغيرها.

في شكل أو آخر من أشكال الاتصالات التجارية (على سبيل المثال ، المفاوضات أو الاجتماع) ، يمكن استخدام وسائل اتصال مختلفة ، على سبيل المثال ، الهاتف أو البريد الإلكتروني أو Skype. هذه تقنيات سريعة وبأسعار معقولة تساعد الموظفين على إتمام الصفقات ومناقشة القضايا المهمة عن بُعد. لكن باللجوء إلى هذه الوسائل ، لا ينبغي لأحد أن ينسى خصوصيات الآداب: أن تكون مهذبًا ومختصًا.

إذا كان المترجم موجودًا في اجتماع عمل دولي ، فسيكون للتواصل مع شريك أجنبي خصائصه الخاصة:

• يجب أن يكون الكلام بطيئًا ، فمن الأفضل أن تكون الجمل قصيرة ؛
• يجب استبعاد استخدام التلميحات والنكات والتعبيرات الوطنية التي يصعب ترجمتها إلى لغة أخرى ؛
• من الناحية المثالية ، يجب أن يكون المترجم على دراية بالجوانب الرئيسية للمحادثة حتى قبل أن تبدأ ، حتى يسهل عليه التنقل.

سيكون التواصل بين الأشخاص في العمل ناجحًا عندما تتحقق الثقة أثناء المحادثة. عدة نقاط تساهم في زيادة مستوى الثقة.

• موقف ودود. سيصبح الجو المتوتر في العمل عائقًا خطيرًا أمام إقامة علاقة ثقة مع شريك تجاري.
• اختصاص المحاور في القضايا التي تمت مناقشتها. مع سوء التوجيه في الموضوع ، يمكن للموظف أن يعطي انطباعًا خاطئًا ، بينما تفقد الثقة ليس فقط فيه ، ولكن في المنظمة ككل. من المهم أن تكون قادرًا على الإجابة على أي أسئلة حتى لا يكون لدى المعارضين أي شكوك حول التعاون.
• الكلام الصحيح ، عرض واضح لأفكار المرء. يجب أن تكون الكلمات واضحة ، فمن الأفضل التحدث بعبارات لا لبس فيها يمكن تفسيرها بشكل مختلف عن المقصود.
• إظهار مفتوح لكل نية. يجب أن يكون الاتصال موثوقًا به دون أي مناورات تشتت الانتباه ، وإلا فلن يثق المحاورون في بعضهم البعض.

أثناء محادثة عمل ، يجدر التخلي عن العبارات السلبية حول المحاور ، وكذلك الاعتدال في كبريائك. عند التواصل ، يمكنك الدفاع عن معتقداتك ، لكن لا تنس أن الطرف الآخر له أيضًا موقفه الخاص ، والذي يجب أن يؤخذ في الاعتبار.

في الاتصالات التجارية ، لا يتم استبعاد المواقف العصيبة. بمساعدة الإجهاد ، يدافع الجهاز العصبي عن نفسه من المحفزات. يمكن أن ينشأ الإجهاد في هذه المنطقة بسبب:

• عدم تناسق المتطلبات ؛
• سوء فهم دورهم في المشاركة في القضية المشتركة (ما هو بالضبط "دوري" و "مساهمتي") ؛
• اللامبالاة بالنشاط (العمل غير المثير للاهتمام هو مصدر للحالة العصبية المزمنة) ؛
• العوامل الخارجية التي تتداخل مع العمل المثمر (قد يكون ذلك ضوضاء وبرودة وغير ذلك من الظروف غير المريحة التي تتداخل مع التركيز) ؛
• كمية كبيرة من العمل
• الخوف من ارتكاب خطأ ، أو تدمير السمعة ، أو أن تكون أقل فائدة من جميع الموظفين الآخرين.

ينشأ التوتر عادة من نزاع عملي بين المشاركين في الاتصالات التجارية. هناك تكتيك خاص لكل من القائد والمرؤوس. إنه مصمم للوقاية من الأمراض العصبية وفي نفس الوقت يحقق نتيجة فعالة.

يحتاج القائد:

• محاولة تقييم مرؤوسيهم بدقة ، وإعطائهم مهام تتناسب من حيث التعقيد مع قدراتهم ؛
• لا تنزعج عندما يرفض الموظف إكمال مهمة معينة ، سيكون من الأنسب مناقشة سبب الرفض معه ؛

• من الضروري تحديد وظائف وسلطات كل موظف بوضوح من أجل منع التعارضات المحتملة ؛
• لا تنس التنازلات والاعتذارات والتنازلات. يجب التخلي عن السخرية والسخرية تجاه المرؤوسين ؛
• ليس من الضروري الالتزام بنفس أسلوب القيادة ، بل يجب أن يكون مناسبًا ، مع مراعاة خصائص الموظفين ؛
• يجب أن يكون انتقاد المرؤوس بناءً ، ولا ينبغي بأي حال من الأحوال إذلاله أو التشكيك في صفاته الشخصية ؛
• تحتاج إلى علاقة ثقة مع الموظفين ودعم مبادرتهم. هناك دليل من دراسة أمريكية على أن المرؤوسين كانوا أقل عرضة للإصابة بالأمراض إذا شعروا أن المدير يدعمهم في ظروف عصبية.

يحتاج المرؤوسون إلى:

• في حالة عدم الرضا عن ظروف العمل والأجور ، من الضروري أولاً تقييم ما إذا كان بإمكان المنظمة تحسين هذه المعايير ، يجدر مناقشة هذه المشكلة مع المدير. في الوقت نفسه ، من المهم ألا يبدو المونولوج شكوى أو اتهامات. الشيء الرئيسي هو التوصل إلى حل للمشكلة ، وليس تفاقم العلاقات بين الأشخاص ؛
• عندما تكون مثقلًا بالعمل ، يجب ألا تتولى مهام إضافية ، وأحيانًا تحتاج إلى أن تكون قادرًا على الرفض. الشيء الرئيسي هو أن الرفض لا يبدو مفاجئًا ، فمن المهم أن توضح أنه يمكنك إكمال مهمة جديدة إذا تم تسريحك من العديد من الواجبات الحالية ؛
• إذا كان الأمر غير واضح ، فلا تخف من طلب التوضيح. سيؤدي ذلك إلى تخفيف الضغط غير الضروري عند إكمال مهمة غير واضحة تمامًا ؛
• من الأفضل التخلص من المشاعر السلبية بشكل مقبول. يجب ألا تتعارض مع رئيسك في العمل أو زملائك ، فمن الأفضل أن تمزق الأوراق القديمة ، وفي يوم إجازتك اذهب لممارسة رياضة نشطة (كرة القدم ، التنس) أو قم بزيارة غرفة اللياقة البدنية. هذه منافذ أكثر منطقية للغضب.
• إذا كان العمل مرهقًا جدًا ، فيجب أن تأخذ استراحة منه بشكل دوري. عشر إلى خمس عشرة دقيقة خلال اليوم للاسترخاء كافية للحفاظ على إنتاجية العمل ؛

• من الأفضل التخطيط لأنشطتك مسبقًا ، بما في ذلك الخطط الاحتياطية في حالة الفشل. يمكن أن يثير شرود الذهن التوتر ، وإذا كانت لديك خطة إضافية ، فيمكنك عزل نفسك عن الأعصاب غير الضرورية ؛
• عند التفاوض ، من الأفضل التفكير بعناية في الإستراتيجية ، بما في ذلك اعتراضات الخصم ، من أجل التنقل بسرعة في الحوار. هناك قانون في علم النفس - إذا كنت مستعدًا لا شعوريًا لنتيجة سلبية وتنجو منها عقليًا ، فعندئذ إذا حدث فشل في الواقع ، فسيكون من الأسهل التعامل معه ؛
• يميز بين العمل والعلاقات الشخصية. يحدث أن يعمل الأقارب أو الأزواج في نفس المنظمة ، لذلك من الأفضل في هذه الحالة الموافقة مسبقًا على مراعاة آداب العمل.

معرفة آداب العمل هو نصف المعركة فقط. من المهم أيضًا معرفة كيف يمكنك تحسين فعالية نوع معين من الاتصالات التجارية. العوامل الرئيسية التي تساهم في نجاح العمل الجماعي.

• يجب على المدير خلق ظروف مواتية للموظفين ليشعروا بالراحة عند مناقشة مشاكل معينة. ستساهم هذه البيئة في تطوير العلاقات الودية في الفريق.
• من المهم تنظيم الاجتماع في الوقت المحدد ، بينما من المهم أن يكون الموظفون مستعدين له.
• من أجل تجنب حالات الصراع (النقد ، الشكاوى ، اللوم ضد بعضنا البعض) ، يجب على القائد خلق جو مريح ولكن عملي. من المهم أن يشعر كل مشارك في العملية بأهميته. لكن الشيء الرئيسي هنا هو عدم المبالغة في ذلك بسهولة ، وإلا فإن اجتماع العمل سيشبه اجتماع الأصدقاء.
• من الضروري الاحتفاظ بالسجلات. يمكن للمدير تدوين الملاحظات في دفتر ملاحظات حول مقترحات محددة ومن طرح هذه المقترحات. خلال الاجتماع ، سيتم تجميع المعلومات اللازمة كتابيًا ، والتي يمكن بعد ذلك تطبيقها في العمل.

• يجب أن يشارك كل موظف في العملية. يجب على الجميع التحدث علانية ، ومن الأفضل إعطاء الكلمة من الموظفين المبتدئين إلى كبار الموظفين. لن يشعر العمال عديمي الخبرة بالخوف من التحدث بعد إبداء رأي الإدارة ، لذلك من الأفضل منحهم الكلمة أولاً.
• يجب على القائد أن يأخذ في الاعتبار رأي كل عضو في المجموعة. إذا كان الرأي خاطئًا ، فمن المنطقي فهم سبب ظهور هذا المنصب ، وإلا فلن يغيره الموظف.

للتفاعل الناجح بين الموظفين ، تحتاج إلى تعلم القواعد الأساسية لآداب العمل اليومية. ويجب أن تنطبق على كل شخص ، وليس فقط على الرئيس. يعد وجود الصيغ القياسية الثابتة جزءًا لا يتجزأ من بناء العلاقات الجماعية في أي وظيفة.

التواصل في اجتماع العمل هو كما يلي:

• يأتي أولا التحية.يجب أن يحيي الرجال النساء أولاً ، وأولئك الأصغر سنًا في السن أو المكانة يرحبون بالجيل الأكبر سنًا أو القادة ؛
• للتعرف على بعضكما البعض ، عليك تقديم نفسك. عادةً ما يكون هذا المخطط مثل "مرحبًا ، أنا (اسم) ، سعدت بلقائك" ؛
• يمكن استكمال التحية بمجاملة عمل (هذا ليس مدحًا أو تملقًا) من أجل كسب المحاور ؛
• لكي تسير محادثة العمل بشكل جيد ، يجب أن تكون مستعدًا لها وتفكر في خطابك. من المهم أن يسود جو من الثقة والود ؛
• بعد العثور على حل ، يجب الانتهاء من اجتماع العمل. الشيء الرئيسي هو أنه لا يجب أن تقول وداعًا إلى الأبد ، فمن الأفضل التلميح إلى المحاور لمواصلة التعاون.

إذا فقد موظف أحد أفراد أسرته أو مرض شخص من بيئته ، فمن المهم في هذا الموقف التعبير عن التعاطف. لكن يجب تقييد شكل إظهار التعاطف. من المهم مراعاة ردود الفعل العاطفية للرجال والنساء. يحتاج الرجل إلى التعاطف ببضع كلمات أو مصافحة أو لمسة متعاطفة على كتفه. من المهم أن تسأل المرأة عما حدث وأن تستمع إليها.

أما بالنسبة لأشكال الكلام التي يمكنك التعبير عن التعاطف بها ، فإن الشكل الأمثل هو التعبير: "أنا أتعاطف معك" أو "أتعاطف معك" أو "أنا آسف". يمكنك اللجوء إلى المزيد من النماذج المفتوحة ، على سبيل المثال: "كيف حدث هذا؟ " "كيف يمكنني مساعدك؟ أو "ما هو شعورك الآن؟ »

من الضروري معرفة هذه القواعد حتى لا تتجاوز الاتصالات التجارية ، ولا تثير حالات الصراع.

في الفيديو التالي ستجد أسرار الاتصال من Radislav Gandapas.