آداب العمل: قواعد السلوك الأساسية

من المهم أن يعرف كل شخص المبادئ الأساسية للآداب عند التعامل مع الناس. هذا ضروري لخلق بيئة مواتية في المجتمع والعلاقات الودية. آداب العمل ذات أهمية خاصة. إنه ينطوي على إجراء ثابت للتواصل والسلوك في مجال العلاقات التجارية والتجارية. ستساعدك المعرفة في هذا المجال على إثبات نفسك في العمل بشكل جيد في أعين رؤسائك وزملائك ، بالإضافة إلى الحصول على منصب أعلى بخطوة.

غالبًا ما يحدث أن موظفي الشركة ليس لديهم فكرة عن قواعد الاتصال فيما بينهم في الفريق ، وهذا يستلزم عدم القدرة على الاتصال بالرؤساء والزملاء. في هذه الحالة ، يشعر الموظف في طريق مسدود عندما يصبح من الضروري طلب زيادة في الراتب ، وتقديم نفسه بكفاءة للموظفين الجدد أو المدير.

مما سبق يمكن استنتاج أن معرفة قواعد الاتصال الصحيح للأعمال هي مفتاح نجاح الأعمال والمؤشر الرئيسي للمهارات المهنية للموظف.

لذلك ، من أجل الخوض في هذا الموضوع واكتساب معرفة وقواعد جديدة ، تحتاج إلى معرفة ميزات هذا المجال.

تنقسم آداب العمل إلى الفئات التالية:

• السلوك غير اللفظي - الإيماءات ، الأخلاق (المصافحة ، طريقة الجلوس ، التمركز بين الزملاء).
• قضايا البروتوكول: الاجتماع الأول ، مقدمة للزملاء أو الرؤساء ، موقع الشخص في فندق.
• سلوك الرئيس والموظف.
• قواعد الاستقبال لأصحاب وزوار المطاعم والمقاهي وما إلى ذلك (إعداد الطاولة ، النصائح ، موقع الضيوف على الطاولة).
• اللباس الواجب ارتداؤه. ويعني قواعد اختيار الزي وتصميم المظهر وفقًا للمعايير الرئيسية.

• قواعد شرب المشروبات الكحولية.
• ملامح السلوك في بلدان مختلفة (الصين واليابان وألمانيا والهند والعديد من البلدان الأخرى تتطلب سلوكيات مختلفة تتوافق مع التقاليد الوطنية).
• محادثات هاتفية.
• قواعد المحادثة عبر الإنترنت.
• قواعد الاتصال اللفظية - طريقة لبناء الجمل ، واستخدام كلمات معينة ، وتنظيم التنغيم ، وما إلى ذلك.

يشمل مفهوم آداب العمل جميع قواعد ومجموعات السلوك في المكتب.

قد يبدو أن قواعد الاتصال الحالية التي يجب مراعاتها في المجتمع مناسبة أيضًا لقطاع الأعمال. من أجل اتخاذ قرار بشأن هذه المسألة وتبديد الشكوك حول الحاجة إلى المعرفة في مجال آداب العمل ، سننظر أولاً في وظائفها.

آداب العمل هي أحد الجوانب الرئيسية للنشاط المهني. غالبًا ما يكمن جزء كبير من احتمالية إجراء معاملة في القدرة على ترك الانطباع الصحيح على الشخص.

وإدراكًا منهم للأهمية الكبيرة للسلوك الصحيح في الأعمال التجارية ، ينفق اليابانيون مليارات الدولارات سنويًا.هذا لا يعني أن هذا الاستثمار لا معنى له: يعتمد نجاح الشركة والمعاملات على مهارات الموظف للتفاعل في مجال الأعمال واستثمار الجهود في الشركة المشتركة.

لسوء الحظ ، فإن عددًا كبيرًا من رواد الأعمال المحليين في روسيا ليسوا على دراية بالآداب المهنية. هذا ليس بسبب عدم رغبة الفرد في تعلم أشياء جديدة ، ولكن بسبب الجهل بحجم أهمية قواعد السلوك. وتجدر الإشارة إلى أن اجتماعات رواد الأعمال المحليين والأجانب غالبًا ما تُعقد. من أجل إجراء المعاملات بنجاح في مثل هذه الظروف ، من الضروري معرفة تعقيدات التفاعل مع المواطنين الأجانب.

آداب السلوك الحديثة هي نفسها تقريبًا في العديد من البلدان ، على الرغم من اختلاف ثقافتهم. عند تشكيل هذه القواعد ، يتم أخذ جميع مكونات الثقافة الوطنية في الاعتبار.

فيما يلي بعض القواعد التي ستكون بمثابة أساس لبناء العلاقات مع الزملاء والرؤساء في العمل:

• القاعدة الذهبية للأخلاق: "تعامل مع الآخرين كما تحب أن يفعلوا لك". في الحقيقة ، هذه هي القاعدة الأساسية للتواصل في جميع مجالات الحياة. يدرك الشخص دون وعي مزاجك من خلال الإشارات اللفظية وغير اللفظية. لذلك ، يشعر بالمواقف الإيجابية والسلبية تجاهه. إذا استقبلت شخصًا بابتسامة دافئة ، فمن المؤكد أنه سيجيب عليك بنفس الطريقة. تعمل نفس القاعدة مع لفتة غير رسمية أو تحية باردة.
• لا ينبغي أن تلفت ملابسك الكثير من الانتباه.. الجميع يريد أن يكون جميلًا ، ولكن في بعض الحالات ، قد تتعارض وفرة من الإكسسوارات ، أو خط العنق الفاضح ، أو البدلة شديدة السطوع.لن يتمكن المحاور من التركيز على جوهر المحادثة أو أخذك على محمل الجد. الأسلوب البسيط هو الأنسب لإعداد الأعمال.

• الالتزام بالمواعيد هو القاعدة الأساسية للعمل الناجح. لا تتأخر ولا تؤجل العمل لفترة طويلة. تُظهر القدرة على القيام بكل شيء في الوقت المحدد موقفًا جادًا في العمل ويحظى باحترام الزملاء والرؤساء. من المرجح أن يتم ترقية الموظف الملتزم بالمواعيد والبقاء في وضع جيد مع رؤسائه.
• احترس دائمًا من خطابك. يجب أن تعبر عن نفسك بوضوح وكفاءة. تم تقدير القدرة على التحدث بشكل جميل على مستوى عالٍ منذ العصور القديمة. يجب أن تكون الملاحظات والمذكرات التي تكتبها على علم ومرتبة.

• التبعية أمر ضروري. لا يمكنك الخلط بين العلاقات الشخصية والرسمية ، وإلا فإنه سيؤدي إلى عواقب وخيمة على كل من العلاقات الأولى والثانية.
• ترتبط هذه القاعدة بالقاعدة السابقة: لا تتحدث كثيرا عن نفسك. يجب أن تكون دائمًا قادرًا على الحفاظ على مسافة مع الشخص. خلاف ذلك ، سيكون هناك عصيان مع الزملاء أو الرؤساء ، أو حتى وفرة من الشائعات التي نشأت من قصصك الخاصة.

يجب أن يكون كل حرف تكتبه بأسلوب العمل. الكلمات الطفيلية ، والاستعارات ، والاستطراد الغنائي ، والعرض الطويل للأشياء "ليست في الجوهر" غير مقبولة على الإطلاق. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يتم تنسيق الجمل بشكل صحيح من حيث القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم. عند إنشاء مستند ، استخدم فقط الورق المناسب ، والورق ذي الرأسية ، وأدخل عنوانًا صالحًا. سيظهر التصميم المناسب للرسالة احترامك للمرسل إليه.

أهم قاعدة هي إظهار الاحترام للمحاور. من الضروري تحديد جميع الموضوعات التي يمكن أن تخرج المحادثة من شبق إيجابي. مناقشة الغرباء والتركيز على مظهرهم أو حالتهم الاجتماعية أو إشاعاتهم أو أمراضهم أمر غير مقبول على الإطلاق. في هذه الحالة ، قد يُشتبه في قيامك بالتشهير ، مما يتسبب في شعور المحاور بمشاعر سلبية تجاهك.

تحدث بهدوء ، وحاول تجنب الإيماءات والمواضيع التعبيرية التي يمكن أن تحول محادثتك إلى مناقشة نشطة. إذا شعرت أن موضوعًا مثيرًا للجدل على وشك الظهور ، فحاول تغيير موضوع المحادثة بأدب ودون تمييز. إذا كنت تريد الاعتراض على المحاور ، فعليك القيام بذلك بنبرة هادئة ومتساوية.

هناك نوع من الناس ، بسبب مزاجهم ، يبطلون على الفور جميع حجج الخصم ويسارعون لإقناعه بخلاف ذلك ، حتى دون السماح للمحاور بالتحدث بشكل كامل. هذا خطأ فادح. لا تحاول توجيه وجهة نظرك إلى رأس خصمك ، فقط قلها بهدوء وبشكل كامل ، ومن ثم هناك احتمال كبير أنه سيدعمك. لكن لا يجب أن تتصرف بالعكس: توافق على عجل مع كل ما يقوله الشخص ، لأن هذا مزعج تمامًا مثل الخلاف المستمر.

تعرف على كيفية التوقف في الاتصال ، ركز كل انتباهك على المحاور.استمع جيدًا لما يقوله ، يمكنك الرد بمداخلات ناعمة أو إيماءة في الرأس. في هذه الحالة ، سيكون من دواعي سرور المتحدث التواصل معك ، وسيتم بالفعل إنشاء جهة اتصال.

يجب ألا يكون صوتك مرتفعًا أو هادئًا ، فمن غير المقبول رفعه إلى المحاور ، والتحدث بنبرة تهديد أو ساخرة. يُنصح بعدم تأخير المحاور لأكثر من 10 دقائق ، وإلا فقد تتسبب المحادثة في الملل. قم بتغيير المحاورين ، وقم بتوسيع دائرة جهات الاتصال - في هذه الحالة ، سيتم ملاحظة المقياس المؤقت الصحيح للمحادثة.

إذا استمرت المحادثة ، وانتهت موضوعات المحادثة ، وكنت تتوقع توقفًا محرجًا ، فإن الطريقة الجيدة لإنهاء المحادثة هي سكب الماء ، وإجراء مكالمة هاتفية عاجلة ، وما إلى ذلك.

يعد التحدث عبر الهاتف ذا أهمية كبيرة عند إجراء محادثات العمل ، حيث تتيح لك هذه الأداة تقديم الطلبات وطلب شيء ما وإجراء محادثة عمل. المحادثات الهاتفية مفيدة بشكل خاص في الحالات التي يكون فيها المحاور بعيدًا. تحدد المحادثة الهاتفية مدى رغبة الشخص في التعامل معك في الوقت الفعلي ، لذلك ، يجب أخذ هذا الجزء من الآداب على محمل الجد.

ميزة إجراء المحادثات الهاتفية هي القدرة الإلزامية على توضيح الفكرة الرئيسية بإيجاز ووضوح والحصول على إجابة. في الوقت نفسه ، كلما قل الوقت الذي تستغرقه من المشترك ، كان ذلك أفضل. على سبيل المثال ، الموظف في شركة يابانية ملزم بحل جميع المشكلات التي نشأت عبر الهاتف في غضون ثلاث دقائق ، وإلا فإنه سيترك ببساطة بدون عمل.

أساس المحادثات الهاتفية الناجحة هو اللباقة وحسن النية (وهذا لا ينطبق فقط على الكلمات والتعبيرات ، ولكن أيضًا على نبرة صوتك) ، والرغبة في مساعدة المحاور على الفور في حل مشكلته. من المهم بناء الثقة المتبادلة ، والتي تقوم بشكل أساسي على موقفك الإيجابي.

دائمًا ما يكون المزاج الحقيقي للمتحدث ملحوظًا ، بغض النظر عن مدى صعوبة محاولته إخفاءه.

لا حاجة للتحدث ببطء وهدوء. يلعب التعبير المعتدل في هذه الحالة دورًا كبيرًا. تعتمد عليه القدرة على جذب اهتمام المحاور ولفت انتباهه إلى موضوع المحادثة. تحتاج إلى التحدث بشكل مقنع وثقة كاملة في معرفتك وكفاءتك.

لا تهمل معنى التنغيم: يقول علماء النفس أن الشخص يدرك ما يقرب من نصف المعلومات بمساعدة نغمة المحاور. تحدث بهدوء وبشكل متساو ، لا تحاول مقاطعة المحاور.

إذا كان المحاور في حالة مزاجية سيئة ويحاول الرد عليك من خلال توجيه اتهامات لا أساس لها وبدء مناقشة ، فلا ترد عليه بنفس الطريقة. أتفق مع رأيه جزئيًا وحاول أن تفهم دوافعه. حاول تجنب التعبيرات المهنية الضيقة التي يمكن أن تقود المحاور إلى طريق مسدود: اذكر كل شيء بوضوح ووضوح قدر الإمكان ، ولكن بنبرة عملية.

قد يكون التحدث على الهاتف معقدًا بسبب حقيقة أن الاستماع إلى أسماء المدن والأسماء والمصطلحات المعقدة قد يكون أمرًا صعبًا.تحدث الكلمات الطويلة ببطء وفي مقاطع لفظية ، إذا كتب المشترك العنوان أثناء المحادثة ، فيمكنك تهجئته - من الواضح أن هذا لن يؤذي أي شخص.

فيما يلي قائمة قصيرة بالعبارات التي قد تحتاجها عند التواصل عبر الهاتف.

الطلبات:

• "معذرة ، هل يمكنك الاتصال بنا بعد قليل؟ »
• "من فضلك كرر مرة أخرى ، إذا كنت لا تمانع."

اعتذارات:

• "أعتذر عن المكالمة المتأخرة".
• "آسف للمحادثة الطويلة القسرية."

اِمتِنان:

• "شكرًا لك على نصيحتك ، سنأخذ اقتراحاتك بعين الاعتبار بالتأكيد".
• "شكرًا لك على اهتمامك بنا".

التمنيات:

• "أتمنى لك كل خير".
• "عمت مساء".

إجابات على أي طلبات:

• "بالطبع سنساعدك".
• "نعم من فضلك".

ردود الاعتذار:

• "لا تعتذر ، لا بأس".
• "لا تقلق".

شكرا لك الردود:

• "كان من دواعي سروري أن أكون في خدمتك."
• "حسنًا ، هذا هو عملي."

الأخطاء التي يمكن ارتكابها أثناء التحدث في الهاتف:

• إذا كنت تشك في أن المشترك الذي تريده على اتصال ، فمن الأفضل تحديده: "أنا آسف ، هل هذا هو الرقم 536-27-679؟ لا داعي لأن تسأل ، "هل وصلت إلى هناك؟ " "من أنت؟ »إذا اتصلت بمشترك ، وكانت هناك حاجة ملحة لإلهاء المكالمة ، أخبره أنك ستعاود الاتصال في غضون دقيقتين. لا تبقي الشخص على الطابور منتظراً.
• حاول طلب رقم تم التحقق منه بدقة. لا تسأل أسئلة مثل ، "ماذا تفعل ليلة الجمعة؟ »هذه ليست صياغة صحيحة للسؤال ، مما سيجبر المشترك على بيان شؤونه الشخصية أو الاعتراف بأنه غير مشغول بأي شيء. من الأفضل توضيح ما إذا كان لن يكون من الصعب عليه الاجتماع في هذا الوقت بالذات.

• اتصل في الوقت المناسب. من المؤكد أن وقت الليل أو الغداء سيعقد المحاور. قبل بدء المحادثات الهاتفية ، ضع خطة محادثة قصيرة حتى لا تخرج المحادثة عن مسارها. لا تجري حوارات متوازية.
• تجنب المونولوجات الطويلة ولا تنس الاستماع إلى المحاور. أسئلة مثل "مع من أتحدث؟ " "ماذا تحب؟ يبدو وقحًا للغاية ويحول محادثة العمل إلى استجواب كلاسيكي.

لا تكمن سمات التفاوض مع الأجانب في اختلاف العادات فحسب ، بل تكمن أيضًا في سمات الشخصية الوطنية. على سبيل المثال ، يتمتع الأمريكيون والإيطاليون بحرية التحدث بنبرة مرتفعة ، بينما يحاول البريطانيون الحفاظ على محادثة هادئة. يميل المحاورون من أصل إسباني إلى أن يكونوا قريبين من بعضهم البعض أثناء تبادل المعلومات ، بينما بالنسبة للجنسيات الأخرى ، من المهم الحفاظ على مسافة.

التحية في كل بلد مختلفة. في بعض البلدان ، تعتبر مصافحة النساء غير مناسبة ، لذلك من المنطقي الانتظار حتى تمد المرأة يدها إليك. يجب ألا تكون المصافحة قوية جدًا. في أمريكا اللاتينية ، عادةً ما يستقبلون بالعناق ، وفي البلدان الآسيوية غالبًا ما ينحنون. في فرنسا ودول البحر الأبيض المتوسط ​​، ليس من غير المألوف التحية بقبلة على الخد.

في أغلب الأحيان ، تكون المهمة الرئيسية في تبادل المعلومات هي التفسير الصحيح للجمل من قبل المترجم. من الضروري تجنب استخدام العبارات الغامضة ، والتحدث ببطء وبشكل مقروء. لا تقتبس من القصائد والوحدات اللغوية والتعبيرات المماثلة - سيكون من الصعب ترجمتها ، لأن ترجمة مثل هذه التعبيرات تستغرق وقتًا طويلاً.

إذا كان لديك شعور بأن الموقف لم يكن وديًا للغاية ، بدلاً من ذلك ، بسبب سوء فهم مرتبط بالترجمة ، فلا تدع الأمور تأخذ مجراها. قد يطلب منك المترجم الفوري ومن المحاور التعبير مرة أخرى عن وجهة نظرك من أجل اتخاذ قرار بشأن جميع الأسئلة التي ظهرت وتخفيف الاحراج المحتمل.

لا يمكنك إهمال مظهرك ، لأنه الانطباع الأول الذي يشكل الموقف تجاه الشخص:

• الدعوى هي العنصر الرئيسي لرجل الأعمال. الشخص الذي يبدو أنيقًا ومهذبًا يلهم الثقة ، ويتولد لدى الشخص انطباع بأنه في الأمور المهنية لا يكون الشخص أقل دقة وانتباهًا.
• لا تدمج بدلة العمل مع الأحذية الرياضية أو الحقيبة. هذا الخيار يفسد أسلوب العمل الرسمي بالكامل. أما إذا دعت الحاجة إلى استخدام حقيبة رياضية ، فاختر حقيبة تتناسب مع لون البذلة.

• ربطة العنق هي سمة إلزامية لأسلوب العمل الرسمي. لا تهمل عنصر الملابس هذا. غالبًا ما يتم ارتداء بعض السترات بدون ربطة عنق ، لكن هذا الخيار لا ينتمي إلى أسلوب العمل الرسمي.
• اختر ألوان البدلة الكلاسيكية وربطة عنق غير ملحوظة بدون نقش مشرق. يجب أن تكون الجوارب داكنة اللون أيضًا. هذه هي الصورة المثالية لرجل أعمال.
• يجب أن تكون ربطة العنق متوسطة الطول: تصل إلى نهاية إبزيم الحزام.
• يجب ألا تجمع بين عنصرين يحتويان على نمط في صورتك. يجب تقليل الزخارف إلى الحد الأدنى.
• لا ينبغي أن يجذب مظهر المرأة الكثير من الاهتمام. من غير المقبول خط العنق أو الأزياء الجذابة ، ويجب أن يكون المكياج بظلال هادئة. يجب إزالة الشعر بدقة واستخدام الإكسسوارات بكميات محدودة.

القدرة على التصرف بكرامة ، والتعبير عن نفسك بوضوح ، وتجنب حالات الصراع بشكل غير ملحوظ ، وأن تبدو جذابة أمرًا ضروريًا لشخص ناجح. نأمل أن تساعدك القواعد المذكورة أعلاه على الانضمام بنجاح إلى الفريق وإجراء الكثير من الصفقات الناجحة.

في المقابلة ، تحتاج إلى الاستماع بعناية إلى أسئلة القائد. الخوض في تقنية الاتصال في الفريق ومحتواها. اكتشف ما إذا كان من الشائع أن يقدم المرؤوسون الهدايا لبعضهم البعض وللرؤساء. ستساعدك كل هذه التوصيات على الاندماج في الفريق وفهم قواعد بروتوكول الشركة.

في إنجلترا وإيطاليا والولايات المتحدة الأمريكية ، تختلف متطلبات آداب العمل تمامًا عما هي عليه في روسيا. الشركات العربية ، على سبيل المثال ، لا تقبل الهدايا أبدًا. لكن جوهر آداب العمل وتعريفه يظلان دائمًا كما هو. المتطلبات هي نفسها للجميع.

لمزيد من المعلومات حول آداب العمل ، انظر الفيديو التالي.